Структура компании в Битрикс24

Организационная структура компании в Битрикс24

Организационная структура компании отражает ее иерархию — существующие структурные подразделения, кто и за что отвечает, кому подчиняется. Фактически, она визуально и на словах описывает, как организация устроена изнутри. Грамотно спланированная оргструктура обеспечивает слаженную и стабильную работу всех подразделений. 

Задачи и возможности структуры компании Битрикс 24:

• Управление правами и доступом. С помощью структуры компании руководитель и/или администратор могут разграничивать уровни доступа и права для разных пользователей и отделов Bitrix. 
• Организация и управление командами и проектами. С помощью структуры компании можно создавать команды с конкретными участниками, делегировать задачи, назначать руководителей проектов, отслеживать прогресс по проектам, управлять коммуникациями и ресурсами внутри проектных команд. 
• Организация и управление отделами и службами. Через структуру компании можно закреплять за отдельными отделами определенную специализацию, процессы и задачи. 
• Коммуникация и сотрудничество. Раздел способствует эффективной и легкой коммуникации между сотрудниками и отделами. Пользователи могут использовать встроенные чаты, обсуждения, комментарии для быстрого обмена информацией. 
• Отчетность и аналитика. Посредством оргструктуры Битрикс 24 руководитель получает возможность собирать и анализировать данные о работе отделов, команд, проектов. Создавать отчеты, мониторинговые панели и аналитические дашборды для контроля производительности менеджеров и подразделений. 
• Централизация данных и информации. Структура помогает централизовать хранение информации, обеспечивает доступ сотрудников, отделов и команд к общим базам данных, файловому хранилищу, документам, гарантирует более легкий поиск сведений и их единообразное применение. 

Организационная структура компании в Битрикс 24 упрощает и повышает эффективность координации и взаимодействие внутри организации. 

Типы организационной структуры в Битрикс24

Как правило, в маленьких компаниях действует линейная иерархия. То есть в организации есть руководитель, которому подчиняются заместители и обычные сотрудники. В более крупных фирмах при построении организационной структуры отталкиваются от функциональных обязанностей, в соответствии с которыми на предприятии создаются профильные отделы — бухгалтерия, кадры, продажники, маркетинг и реклама и пр.  

Когда деятельность компании предусматривает работу в разных городах, субъектах РФ и даже государств, для каждой локации может создаваться отдельный коллектив специалистов. Реже встречается деление организации по “продуктовому принципу”. В этом случае для разработки и выпуска определенной группы товаров формируется  собственная команда. 

В СРМ Битрикс24 имеются инструменты для создания любого типа оргструктуры с необходимым уровнем детализации. Трудности обычно возникают лишь при взаимодействии с матричной структурой, когда специалист, который официально закреплен за одним из подразделений, по факту трудится в другом месте, например,- над реализацией проекта и подчиняется одновременно нескольким руководителям.  

На что влияет структура компании в Битрикс24

В Битрикс24 реализован специальный раздел, позволяющий визуализировать организационную структуру практически любой сложности, а затем привязывать к ней различные модули, опции и инструменты CRM. 

Новости

По функционалу и внешне Новости Битрикс24 схожи с классической лентой в популярных соцсетях. Здесь можно размещать объявления о предстоящих событиях,  доводить до персонала приказы и распоряжения руководства, поздравлять с личными, профессиональными и корпоративными праздниками. Но случается и такое, что информацию требуется донести только до ограниченного круга лиц. Благодаря настройкам структуры компании, сообщения в новостной ленте можно адресовать конкретному подразделению или участникам команды. В этом случае получателей информации не нужно будет добавлять вручную, а количество спама и посторонней информации в Новостях резко уменьшится. 

Проекты и группы

При подключении к оргструктуре компании модуля Проекты и группы расширяются возможности для эффективной организации совместной деятельности команд, то есть здесь подключать к проектам не конкретных специалистов, а целые подразделения. Например, если на работу будет принят новый менеджер руководителю фирмы нужно будет лишь закрепить его за структурным подразделениям. Далее система автоматически добавит его во все группы и проекты, в которых участвует отдел.

Задачи

Доступ к задачам, которые закреплены за коллегами, в Битрикс 24 зависит от места пользователя в иерархии компании. Например, руководитель фирмы контролирует все задачи, которые ведет персонал. Рядовым сотрудникам может быть предоставлен доступ только к задачам, решением которых занимаются его соратники по подразделению. 

Очередь открытых линий

Открытые линии — модуль, который собирает все обращения клиентов с подключенных к Битрикс 24 каналов связи и распределяет их между менеджерами. В соответствии с организационной структурой руководитель выполняет настройку очереди открытых линий, за счет чего поступающие сообщения оперативно направляются свободным в настоящий момент менеджером. Доступность специалиста определяется в соответствии с установленным им статусом в системе: “Онлайн”, “Отсутствую”, “Не беспокоить” и т.д. 

Рабочие отчеты 

В Битрикс 24 отчеты, которые формируются сотрудником, автоматически направляются его непосредственному руководителю, указанному в структуре. К конкретным подразделениям также можно привязать настройки рабочего времени, сроки создания отчетных документов с анализом различных параметров. 

Примеры создания структуры компании 

Рассмотрим пошаговую инструкцию, как настроить структуру компании в Битрикс 24. Она должна максимально полно отражать управленческую иерархию, действующую в организации в настоящий момент. 

Как настроить структуру

В облачной версии корпоративного портала Битрикс 24 настроить организационную структуру компании может только администратор системы. В коробочной версии — помимо администратора соответствующими правами доступа можно наделить сотрудника HR-отдела. 

Для настройки оргструктура компании в Bitrix 24 можно:

1. Перейти в раздел “Компания” , расположенный в меню слева. 

или

2. Кликнуть по кнопке “Пригласить” в правом верхнем углу и перейти к настройке оргструктуры компании. 

Во вкладке, которая откроется на экране, будет представлена простейшая, преднастроенная структура предприятия. Далее ее нужно изменить в соответствии с реальной иерархией, действующей в организации. Логика базовой структуры логична и понятна: во главе компании стоит руководитель или отдел управления, от которых вниз отходят ветви подведомственных подразделений (маркетинг, продажи и бухгалтерия). 

Как добавить новый отдел или подразделение

Если у вас крупная компания, нужно будет добавить в предустановленную организационную структуру новые подразделения. Для этого:

1. Нажмите на кнопку “Добавить подразделение”. 
2. Укажите название подразделение.
3. Выберите из предложенного списка вышестоящее подразделение и руководителя. 
4. Кликните по кнопке “Добавить”, чтобы сохранить изменения и настройки. 

Учитывайте, что отдел может иметь только одного руководителя. При необходимости место подразделения в иерархии компании можно изменить, путем его перетаскивания мышкой. 

Как закрепить сотрудника в отделе

В большинстве случаев структура компании создается и визуализируется в Битрикс24 еще на этапе внедрения CRM. Это позволяет добавлять сотрудников и сразу же закреплять их за соответствующими отделами, в которых они работают. 

Если структурное подразделение сразу не указано, новые пользователи попадают в головной отдел. В этом случае, чтобы переместить специалиста в отдел, нужно отредактировать его карточку, указав необходимую информацию в поле “Подразделение”. Более простой способ — закрепления сотрудника за подразделением, заключается в его перетаскивание мышкой в соответствующий блок схемы. 

Сотрудник в нескольких отделах

В отличие от руководителя, сотрудников в отделах может быть сколько угодно. Более того, случается и такое, что за одним подразделением нужно закрепить одного и того же специалиста. Сделать это можно, кликнув мышкой по пользователю, зажав на клавиатуре Shift, а затем перетащив его в дополнительный блок. 

Закажите настройку Битрикс24 в компании Деломатика 

Создание продуманной организационной структуры компании в Битрикс 24 — это залог стабильной и эффективной работы всей команды. Грамотная настройка коммуникаций и взаимодействия между отделами, распределение прав доступа, использование инструментов автоматизации и управления проектами способствует оптимизации бизнес-процессов, улучшению производительности специалистов. Если самостоятельно настроить структуру, подключить к ней нужные модули и опции CRM не получается — обратитесь за консультацией к интеграторам Деломатики.