Карточка компании в Битрикс24

Что такое карточка контакта-компании

Карточка компании Битрикс 24 — экранная форма с обязательными и дополнительными полями, в которые заносится информация об организациях (ИП, ООО, муниципальных и ведомственных учреждениях и т.д.), с которыми вы работайте. При постоянном обновлении карточек поиск актуальных сведений о контрагентах, партнерах и инвесторах существенно упрощается. В процессе работы с карточками возможно формирование задач, напоминаний, добавление комментариев. 

Преимущества инструмента

Карточка компании в Битрикс 24 является важным стратегическим инструментом управления бизнесом. С помощью этого элемента CRM системы выполняется централизованное хранение данных, персонализируется взаимодействие с поставщиками, партнерами и клиентами, автоматизируются рутинные процессы и улучшается координация между структурными подразделениями. 

Плюсы инструмента:

• Карточки клиентов в Битрикс 24 можно настраивать под конкретные нужды разных менеджеров и специалистов;
• При необходимости менеджеры могут в несколько кликов мыши находить нужные им сведения;
• Специалистам больше не нужно тратить время на поиск данных, поэтому они могут сосредоточиться на решении более важных задач;
• Уменьшение объема ручных операций, например, отправки уведомлений и писем, создания задач, обновления статуса сделок, позволяет уменьшить вероятность ошибок, повысить эффективность и производительность менеджеров;
• Карточки клиентов в Битрикс 24 является важным источником информации для аналитики.

Отдельно стоит отметить удобство использования инструмента. Интуитивно понятный интерфейс экранных форм в сочетании с возможностью группировки полей карточек по категориям облегчают навигацию и упрощают поиск информации. 

Настройка карточки компании (подробная инструкция)

Настройка карточек компании в CRM — важный и ответственный процесс, требующий вдумчивого подхода. Битрикс 24 предоставляет своим пользователям гибкие возможности для настройки и работы с карточками, что позволяет адаптировать их под потребности и запросы конкретной фирмы. 

Добавление новой карточки компании

В меню корпоративной платформы выберите раздел “CRM” — “Компании”. Кликните по команде “+Добавить компанию”. Этот способ добавления новой карточки в систему используется, если, например, в офис пришел представитель потенциального клиента и нужно быстро сохранить его данные. По умолчанию для создания компании достаточно указать ее название. 

Обратите внимание! Добавлять компании в СРМ могут только сотрудники, которые имеют соответствующие права. 

• Также создать компанию можно в карточке сделки или лида. Этот вариант задействуют, если в базе уже есть определенный элемент СРМ и в связке с ним нужно добавить карточку компании. 
• Еще один способ — создание компании в карточке контакта. Например, если менеджер уже работает с частным лицом, которое внезапно сообщает, что в рамках дальнейшего сотрудничества он будет выполнять роль представителя некой организации. 
• Если в фирме уже имеется большая база данных поставщиков, клиентов или партнеров ее можно быстро перенести в CRM, воспользовавшись опцией импорта компаний (находится в шестеренке в разделе Компании). 

Поля 

Карточка компании в CRM Bitrix 24 состоит из стандартных и пользовательских полей, куда заносится информация об организации, истории взаимодействия с ней. Чтобы упростить работу с карточками возможно применение различных решений для автоматизации процессов. Например:

• Информация из полей карточки может в автоматическом режиме переноситься из сделки в сделку при выполнении определенных условий;
• Можно задать автоматический расчет значения числовых полей при тех или иных условиях. В частности, это удобно, если необходимо зафиксировать общую сумму всех сделок или рассчитать скидку от этой суммы. 

Обратите внимание! Внедрение решений автоматизации возможно в коробочной версии на тарифе Профессиональный.  

Стандартные

Для каждой карточки компании разработчики предусмотрели набор стандартных полей Битрикс 24, которые можно использовать без дополнительных настроек. Они представляют собой универсальные поля, которые могут быть полезны 99 пользователям из 100:

• Сфера деятельности: производство, развлечения, НКО и другие;
• Годовой оборот компании;
• Контакт: здесь необходимо выбрать человека, который является представителем организации из раздела Контакты;
• Реквизиты: ИНН, ОГРН, ОКПП и другие;
• Количество сотрудников, которые трудятся в компании;
• Банковские реквизиты и т.д. 

При желании стандартные поля можно скрыть. Для этого достаточно навести курсор на выбранное поле, кликнуть по шестеренке и выбрать во всплывающем меню “Скрыть”. 

Совет! Несмотря на то, что в настройках присутствует возможность изменения названия стандартных полей, делать это не рекомендуется, так как подобные действия способны привести к путанице и потере важной информации. 

Пользовательские 

Пользовательские поля в Битрикс24 — это дополнительные поля, которые пользователь может создавать и настраивать самостоятельно в разных модулях систем. Они предназначены для хранения специфической информации, которая не предусмотрена стандартными поля. Например, имя главного бухгалтера или генерального директора. 

Для создания нового поля в карточке компании выбираем команду “Создать поле” и выполняем его настройку:

• выбираем тип поля;
• отмечаем галочками параметры “Обязательное” и “Множественное” — если в этом имеется необходимость;
• задаем настройки видимости и отображения. Пункт “Показывать всегда” закрепляет отображение стройки, даже если она не заполнена. Опция “Ограничить видимость поля” позволяет показывать информацию только определенным менеджерам. 

Индивидуальные пользовательские поля также можно создать через настройки корпоративного портала. Для этого заходим в раздел настроек во вкладку с формами и отчетами, выбираем “Пользовательские поля” — “Компании” и жмем на “Добавить”. Далее переходим в окно с настройками и определяемся со следующими параметрами:

• Сортировка: назначаем приоритетность и очередность созданного поля при сортировке данных;
• Название на разных языках: полезный параметр, если название поле нужно продублировать на нескольких иностранных языках;
• Название: имя поля, которое будет указано в карточке элемента СРМ;
• Обязательное: если отметить этот пункт галочкой, поле нельзя будет оставить пустым при заполнении карточки;
• Множественное: в одной строке можно будет указывать сразу несколько значений;
• Отображение в списке и фильтре: два параметра, которые помогают задать положение поле в процессе фильтрации объектов и его видимость при просмотре компаний в разделе “Список”;
• Тип поля. 

Совет! Чтобы удалить ненужные больше поля переходим в раздел “Настройки” — “Настройки форм и отчетов” — “Пользовательские поля” — “Список полей”. Находим поле и удаляем его. После удаления поля, уже записанная в нем информация восстановлению не подлежит. 

Типы полей

В карточке компании Битрикс 24 возможно использование разных типов полей:

• Строка: предназначен для текстовой информации — имя, адрес, описание и т.д.
• Список: позволяет выбирать одно значение из установленного заранее набора опций. 
• Дата/Время: для указания точной даты и времени используется встроенный календарь.
• Дата: тип предназначен для ввода даты. Например, даты заключения договора с клиентом. 
• Бронирование ресурсов: бронирование возможно на определенное время. 
• Адрес: поле для хранение адресной информации. 
• Ссылка: УРЛ веб-страницы.
• Файл: позволяет загружать в карточку различные файлы: документы, презентации, таблицы, изображения и пр.
• Деньги: предназначенное для ввода точных денежных сумм и валюты.
• Да/Нет: поле выглядит, как переключатель, позволяющий выбирать одно из двух значений.
• Число: поле только для ввода числовых данных. 
• Дополнительные поля: с его помощью возможно создание кастомизированного поля любого типа. 

Смарт-процессы 

Смарт-процессы — инструмент, позволяющий создавать в CRM-системе новые элементы и выполнять их настройку под пользовательские задачи. Например, для агентства недвижимости можно создать процессы для аренды или продажи квартир. При этом каждой квартиры формируется своя карточка, в полях которой прописываются основные характеристики объекта. 

Как создать смарт процесс

Для создания смарт-процесс переходит в раздел “CRM” — “Смарт-процессы” — “Список смарт-процессов”. Нажимаем на кнопку “Создать” и выбирает один из предустановленных сценариев: “Список”, “Все включено”, “С чистого листа”. Каждый из этих сценариев можно настраивать под задачи пользователя. 

Настройка карточки элемента

Чтобы вся необходимая информация была перед глазами нужно выполнить настройку карточки элемента смарт-процесса:

1. В режиме просмотра “Канбан” или “Список” открываем “Настройки” и выбираем “Настройку полей”.
2. Создаем поля, которые нужны будут для сценария. При использовании нескольких смарт-процессов, поля создаются для каждого из них. 
3. Задаем название поля, его тип и другие параметры. 
4. Добавляем поля в карточку смарт-процесса. Для этого открываем карточку, внизу находим кнопку “Выбрать поле”, после чего отмечаем галочками нужные. 
5. Задаем порядок расположения полей. Для удобства их можно группировать по категориям и разделам. 

Сохраняем настройки. 

Настройка прав доступа

Чтобы смарт-процессы могли использовать только определенные сотрудники необходимо настроить права доступа. Переходим в раздел “CRM” — “Настройки” — “Права доступа CRM”. 

Дополнительные возможности карточки

С помощью карточек компаний в CRM можно планировать всю работу с клиентом: ставить задачи, оставлять комментарии, добавлять дела. Менеджерам также доступна возможность отслеживания связей объекта, например, истории взаимодействия компании с коммерческими предложениями. 

Заказать настройку Битрикс24 в компании Деломатика

Карточка компании СРМ Битрикс 24 — полезный инструмент широко используемый в повседневной работе менеджеров. Элемент призван упростить поиск нужной информации о клиентах, поставщиках и партнерах, вести централизованную базу данных по контрагентам. Если у вас имеются сложности с настройкой карточек CRM под потребности фирмы или появились вопросы по использованию карточек обратитесь за помощью к специалистам Деломатики.