Все об отчетах в Битрикс24

Настройка отчетов в Битрикс24

Настройка отчетов в Битрикс 24 доступна только пользователям с правами администратора и сотрудникам со следующим перечнем установленных ролей:

• Полный доступ;
• Отдел кадров;
• Руководство. 

Для настройки рабочей отчетности в Битрикс 24 перейдите в раздел “Компания” — “Время и отчеты” — “Рабочие отчеты”. Отчеты можно настраивать для конкретных сотрудников или целых структурных подразделений фирмы. Сделать это можно в режиме редактирования. Чтобы получить доступ к нему необходимо кликнуть по шестеренке рядом с названием отдела или сотрудником. 

Затем выберите интересный для вас отчетный период: день, неделя или месяц. Укажите день и время отправки отчета. Сохраните все изменения. В дальнейшем, как только подойдет, заданное в настройках время, система напомнит пользователям о необходимости подготовки отчетного документа. От руководителя требуется лишь проверить его и оставить комментарии. 

Как перейти в конструктор отчетов 

Конструктор отчетов Битрикс 24 — инструмент, с помощью которого сотрудники формируют отчетность, а руководство компании анализирует эффективность и результативность их работы. Он представлен отдельно в CRM и отдельно в разделе “Задачи и Проекты”. 

Чтобы перейти в Конструктор отчетов необходимо:

• Открыть раздел “Задачи и Проекты”, зайти во вкладку “Еще” — “Отчеты”. 
• Открыть раздел “CRM”, выбрать вкладку “Аналитика” — “Конструктор отчетов”. 

При переходе в Конструктор пользователь видит перечень с предустановленными вариантами отчетной документации. 

Как добавить отчет 

В целом, процесс создания нового отчета в Битрикс 24 схож, независимо от того используем мы конструктор CRM или конструктор, реализованный в “Задачах и Проектах. Для добавления документа можно воспользоваться подходящим шаблоном или создать новый, кликнув на кнопку “Добавить отчет”. Затем от вас требуется:

• Указать название отчета, добавить его краткое описание и задать отчетный период.
• Настроить колонки для отображения нужной информации в документе: Название отчета, ФИО ответственного должностного лица, статус, важность и т.д.
• Чтобы отразить в конкретной колонке суммы или количество уникальных значений следует поставить галочку напротив функции “Вычислить колонку”. 

• для изменения порядка колонок в документе используйте кнопки со стрелками;
• для удаления или изменения названия колонки выберите соответствующую опцию — кнопки с крестиком или карандашом;
• для настройки параметров фильтрации воспользуйтесь кнопками “+” или “-” в блоке с фильтром. 

Как добавить пользовательские поля в отчет 

По умолчанию отчеты формируются по стандартным полям. Но, если их недостаточно и нужна дополнительная информация перейдите в раздел “CRM” — “Настройки” — Настройки форм и отчетов” — “Аналитические отчеты”. Здесь вам будет доступен список со всеми элементами CRM (лиды, сделки, контакты, компании, предложения и заказы), для которых можно задать собственные пользовательские поля. Далее:

• Разверните блок с нужным вам элементом: например, “Сделки”.
• Нажмите по кнопке “Добавить” во вкладке “Пользовательские поля”: например, вы можете добавить поле с паспортными данными клиента. 
• Сохраните выбранные настройки и произведите обновление статистики по элементу для корректного отображения отчетов за прошлые периоды. 

Как поделиться отчетом 

Если вам необходимо поделиться отчетом Битрикс 24 с коллегами, кликните по кнопк “Добавить еще” и выберите сотрудников, который будет доступен документ. При этом обратите внимание, что вы не делитесь данными, а передаете лишь шаблон. Чтобы поделиться сведениями из отчета его потребуется сначала экспортировать в Excel, а после отправить электронную таблицу коллегам. 

Отчетный период 

Отчетный период в Bitrix — один из основных параметров для создания отчетов. С его помощью выполняется отслеживание элементов, с которыми проводится реальная работа. 

Например. Менеджеры отдела продаж регулярно созваниваются и списываются с клиентами. Руководитель хочет понять, сколько на самом деле сделок находилось в работе в течение месяцев. Для этого ему нужно выставить отчетный период — март 2024 года. В этом случае при создании отчета в него будут добавлены следующие сделки:

• созданные, измененные или завершенные в марте 2024 года;

• завершенные ранее, но менеджерам были выполнены какие-либо действия в карточке сделки: отправлены акты, сделан звонок для контроля качества и т.д. 

• которые находятся в работе: созданы в январе 2024 года, но до сих пор не закрыты. 

Если вы планируйте включить в отчет, только те элементы, которые были созданы в конкретный временной промежуток, то задайте в фильтре поля “Дата создания” и “Дата завершения”. 

Пример настройки отчета в Битрикс24

Для лучшего понимания вопроса рассмотрим пример настройки отчета по целевым действиям менеджеров отдела продаж за определенный период. За целевые действия примем входящие и исходящие звонки и электронные письма. Руководителю нужно узнать, сколько звонков и писем обработал конкретный сотрудник за день, неделю, месяц. 

1. В данном случае при настройке рабочего отчета в Битрикс 24 будем использовать следующие поля:

• Ответственный сотрудник;
• ID — с его помощью производится подсчет количества целевых действий;
• Категория дел — целевые действия, по которым формируется отчет (входящие и исходящие звонки, входящие и исходящие письма). 

2. Устанавливаем сортировку по ID, благодаря чему менеджеры в отчете будут распределены по уровню активности (от большего к меньшему). 
3. Теперь нам нужно задать значение каждой колонки — сумма или количество уникальных. 

• Поле с ФИО ответственного сотрудника оставляем как есть. 
• В случае с ID нам необходимо получить общее число дел (целевых действий) для каждого сотрудника. Соответственно для удобства эту колонку переименуем в “Общее количество дел”. В значении колонки укажем “количество уникальных”. 
• В колонках с делами “целевыми действиями” зададим значение “сумма”. Здесь будет отображаться общее количество дел по каждой категории. Например, исходящих звонков. 

4. На следующем этапе настройки удалим из отчета запланированные, но фактически не совершенные дела. Для этого выставляем фильтр по статусу дела. 
5. Укажем отчетный период. Но сделаем это не с помощью поля “Отчетный период”, а через фильтры объекта, так как нас интересует дата фактического завершения дела:

• задаем параметр “Должны выполняться все перечисленные условия”;
• последовательно добавляем поле “Дата завершения” сначала с условием “Больше или равно”, затем — “Меньше или равно”. 

Опцию “Изменять фильтр в отчете” не трогаем, так как это позволит нам задавать разные временные промежутки при формировании отчетной документации. Дополнительно можно задать фильтр по ответственному лицу с опцией “Выбор”, чтобы иметь возможность просматривать активность разных сотрудников, из числа пользователей порта Битрикс. 

Как работать со стандартными отчетами по задачам

Пользователям Битрикс 24 доступно два типа отчетов: личные и стандартные. Последний вариант отчетности нельзя редактировать, только копировать, удалять или экспортировать. Чтобы выполнить перечисленные действия достаточно нажать на соответствующую кнопку напротив отчета. 

Всего в Bitrix24 реализовано шесть видов стандартных отчетов. 

Занятость по проектам 

Из этого отчета руководитель получает информацию о количестве задач в проектах и группах, которые выполняют сотрудники. Здесь также отражаются сведения о том, сколько времени выделено на выполнение задач. При необходимости в блок можно на постоянной основе добавлять новые проекты и контролировать их реализацию. 

Задачи на месяц 

В отчет включаются все задачи, которые должны быть выполнены в текущем месяце и имеют следующие статусы: Ждет выполнения, Выполняется, Просрочена или Закрыта. Для каждой задачи имеются собственные дедлайны и сроки. 

Отчетность по эффективности 

С помощью этого отчета можно оценить эффективность работы сотрудника за определенный период. Документ формируется на основании данных о новых, выполняющихся и закрытых задачах. Расчет эффективности производится по следующим параметрам:

• Просрочено — процент невыполненных в срок задач по отношению к общему числу текущих задач. 
• Оценено — процент задач, по которым была выставлена оценка по отношению к общему числу текущих задач. 

Задачи за прошлый месяц

В отчетный документ заносятся задачи за прошлый месяц, независимо от их статуса. Чтобы задать настройки отчета вы можете воспользоваться фильтрами. Например, в поле “Ответственный” выберите менеджера, а в поле “Статус” — “Закрыто”. 

Ресурсный отчет по задачам

С помощью данного отчета руководитель может получить информацию о том, сколько времени менеджеры потратили на выполнение задач по проектам за указанный период. 

Ресурсный отчет по исполнителям 

В этом стандартном отчете отражается время, затрачиваемое каждым менеджером на решение задач. При необходимости документ можно сформировать в разрезе конкретных проектов. 

Штатные отчеты CRM аналитики 

Штатный набор отчетов предназначен для оценки результатов работы менеджеров, анализа конверсии, рентабельности и эффективности рекламных кампаний, решения многих других вопросов. С их помощью руководитель получает представление о том, кто и чем занят, насколько грамотно распределяется нагрузка, с каким количеством сделок работают сотрудники фирмы в настоящий момент. 

Для доступа к полному списку предустановленных в Битрикс24 отчетов перейдите в раздел “CRM” — “Аналитика”. 

1. Продажи. Для принятия объективных управленческих решений необходимо понимать, как протекает процесс продажи товаров и услуг в компании: от нового лида до закрытия сделки. В этом разделе представлены следующие отчеты:

• Классическая воронка продаж: помогает выявить этапы продаж, на которых чаще всего уходят клиенты. При построении графика учитываются только фактические этапы, пройденные лидом или сделкой. 
• Конверсионная воронка продаж: отражает стадии — этапы, после которых лиды или сделки сливаются чаще всего. При формировании отчета предполагается, что элемент прошел все этапы воронки продаж, даже если на самом деле он их пропускал. 
• План продаж: предназначен для оценки результатов работы компании или отдельных сотрудников. 
• Динамика продаж: показывает процент успешно закрытых и слитых сделок за заданный период времени. 
• Сравнение период: полезный отчет, позволяющий сравнивать продажи за разные отчетные периоды.

2. Эффективность менеджеров. В отличие от воронки продаж в этом штатном отчете руководитель может оценивать рейтинг сотрудников по количеству закрытых ими сделок. Для более углубленного анализа работы менеджеров можно сформировать таблицу “Вклад в продажи”. В ней будут отражены конкретные цифры по количеству закрытых и проваленных сделок определенными сотрудниками, конверсия и средний чек. 

3. Клиенты. Набор штатных отчетов из раздела “Клиенты” будет полезен компании, если она работает над повышением числа повторных продаж. Здесь также имеется два подраздела:

• Постоянные клиенты — отчет показывает с кем из постоянных заказчиков в отчетном периоде было заключено наибольшее число сделок. 
• Финансовый рейтинг — в этом документе рейтинг клиентов выстраивается по объемам прибыли, которые они принесли фирме. 

4. Сквозная аналитика. Раздел, как правило, используют организации, продвигающие товары и услуги с помощью интернет-рекламы. Данный блок отчетов позволяет контролировать освоение маркетинговых бюджетов, сопоставлять расходы на рекламные каналы и доходы, которые они приносят. 

5. Аналитика звонков. Достаточно объемный блок штатных отчетов, предназначенный для отслеживания работы отдела продаж. С его помощью руководитель просматривает входящий и исходящий трафик: кто и сколько разговаривал по телефону, сколько входящих звонков было пропущено и кем, кто перезвонил клиенту и т.д. Анализ статистики звонков также позволяет получать реальную картину загрузки рабочего времени менеджеров: в какое время дня ими совершается наибольшее и наименьшее количество разговоров. 

6. Аналитика диалогов. В этой вкладке пользователям доступен набор диаграмм, графиков и таблиц для максимально наглядного представления работы сотрудников отдела продаж. Например, здесь можно посмотреть, каким образом распределяются обращения клиентов по разным каналам коммуникации. Если же администратор настроил обратную связь, система может дополнительно рассчитывать процент довольных общением заказчиков. 

Отчеты в Битрикс 24 — полезный и востребованный среди пользователей инструмент. Его грамотная настройка позволит менеджерам улучшить собственную эффективность и повысить продажи, руководителям — оперативно получать объективную и достоверную аналитику для принятия верных управленческих решений. Для получения квалифицированной консультации и помощи с настройками отчетности в Битрикс 24 обратитесь к специалистам Деломатики.