Канбан в Битрикс24: обзор и настройка

Что такое канбан в битрикс24 

Kanban, как способ организации трудовой деятельности, был создан в конце 50-х годов прошлого века, японской автомобильной корпорацией Toyota. Мастера, отвечающие за разные этапы производства, перечисляли с помощью бумажных карточек предстоящие операции и крепили их на общую доску рядом с фамилиями рабочих.  С тех пор многое изменилось. Обычные доски и бумагу мало кто использует, им на смену пришло специальное программное обеспечение.  

Канбан доска в Битрикс 24 —  эффективный способ визуализации рабочих процессов. Первоначально, он получил широкую популярность среди производств, которым необходимо на регулярной основе отслеживать технологические и производственные операции, оперативно выявлять и исправлять возникающие ошибки. Позднее канбан Битрикс начал использоваться и в других бизнес-направлениях. 

Для лучшего понимания, что такое канбан в Битрикс 24, предлагаем сделать небольшое отступление. Любую деятельность можно, представить, как поток или конвертер. Не важно, идет речь о производственном предприятии или фирме из сферы услуг. Поступивший заказ последовательно проходит определенные этапы, начиная от формирования заявки и заканчивая закрытием сделки. 

Методология кабан в Битрикс 24 реализована с помощью виртуальной доски с колонками и карточками, которые отображают сколько сделок и на какую сумму находятся на той или иной стадии работы. Каждая колонка показывает определенный этап задачи, производственного или технологического процесса, процедуры создания и согласования сделки и т.д. По мере необходимости пользователи могут добавлять или удалять колонки, изменять их порядок и названия — все изменения, происходящие на доске, будут сразу же видны остальным участникам проекта или группы. 

Канбан доска Битрикс 24 значительно облегчает процесс планирования и управления рабочими процессами компании. Ее функционал и возможности позволяют:

• создавать и настраивать воронки продаж;
• оперативно выявлять перегруженность на определенных этапах воронки;
• равномерно распределять нагрузки между сотрудниками;
• контролировать процесс выполнения задач конкретными специалистами;
• выявлять и устранять проблемы, возникающие в работе команды. 

Возможности Канбана 

Канбан Bitrix24 особенно полезен для компаний, чьи менеджеры одновременно ведут несколько сделок. Естественно, что при таком объеме работы запомнить информацию по всем клиентам невозможно. Благодаря виртуальной доске в СРМ сотрудник держит руку на пульсе и всегда знает, что нужно сделать в конкретный момент времени, имеет возможность быстро оценить и проанализировать текущую ситуацию. 

Возможности канбан доски в Битрикс 24 представлена несколькими опциями. 

Настройка стадий сделки

Настройки канбан в Битрикс24 позволяют визуализировать все стадии сделок, в соответствии с утвержденной воронкой продаж. Принцип работы со сделками на виртуальной доске предельно простой — карточки последовательно перемещаются по этапам (стадиям) до тех пор, пока не достигнут логичного финала в виде продажи. 

Для настройки стадий сделки наведите мышку на выбранный элемент и кликните по карандашу для перехода в режим редактирования. Выберите цвет, укажите название, переместите или удалите стадию. 

Перемещение сделок на другие стадии

Непосредственно на канбан Доске Битрикс24 сделку можно перенести из одной стадии в другую. Сделать это можно простым перетаскиванием карточки с одного места на выбранное поле. 

Отображение только выбранных полей 

Для максимального удобства работы с виртуальной доской пользователь может вручную выбрать поля, которые будут выводиться на экран при создании сделок и в режиме просмотра карточки канбана. Алгоритм действий будет следующим:

1. Откройте “Настройки канбана” и выберите один из двух вариантов: “Настройка карточки просмотра” или “Настройка карточки создания”. 
2. В открывшемся на экране окне отметьте обязательные для отображения поля;
3. Сохраните изменения. 

Настройка фильтра 

В настройках канбан Битрикс 24 можно искать и фильтровать сделки по определенным условиям и полям. Например, с помощью фильтров руководитель можно запросить в СРМ информацию по сделкам определенного сотрудника. 

Задать параметры для поиска, выполнить сортировку по группам стадий и конкретным стадиям, ответственным сотрудникам или собственным полям можно с помощью специального всплывающего поля. 

Отслеживание и планирование дел

Функционал канбана Bitrix позволяет отслеживать запланированные дела по конкретной сделки. Для этого в каждой карточке есть специальная кнопка “Дела”. Кликнув по ней, вы увидите все дела, которые были запланированы в рамках данной сделки. Чтобы спланировать новые дела, выберите команду “Запланировать”, укажите тип дела и его детали (например, тему и время звонка контрагенту). 

Обратите внимание, что планирование дел также возможно в автоматическом режиме с помощью роботов. В качестве триггера в данном случае, например, может выступать смена стадий в сделке или появление карточки в воронке продаж.  

Настройка канбана 

Чтобы начать работать с канбан доской Битрикс 24 перейдите в группу или проект: “Главное меню” — “Задачи и Проекты” — “Проекты или Главное меню” — “Группы”. 

Как создать канбан

Первым шагом станет создание нового канбана для вашего проекта. Сделать это можно следующим образом:

1. В разделах “Задачи” или “Проекты” кликните по кнопке “Создать проект”;
2. Укажите название проекта;
3. Настройте параметры доступа к проекту и сохраните заданные настройки;
4. Откройте вкладку канбан.

Каждая задача на канбан-доске — это отдельная карточка. По умолчанию карточки поделены на колонки — стадии: Новые, Выполняются и Сделаны. 

Настройка для сделок и лидов

Обратите внимание, что для настройки канбана сотрудники компании должны обладать соответствующими правами. 

Лиды

В лидах канбан представлен горизонтальной раскладкой, на которой отражаются все этапы воронки продаж. По умолчанию используются стандартные настройки с универсальным набором стадий для лидов. Но пользователи могут вручную изменять количество, порядок и название стадий, выбирать их цвет. 

Например, типичная воронка продаж в лидах выглядит следующим образом: Новый лид > Взяли в работу > Квалифицирован. 

Для удобства визуального восприятия информации каждая стадия лида подсвечивается своим цветом. Для создания новых стадий — колонок необходимо:

1. Перейти в режим редактирования канбана;
2. Добавить новые колонки, нажав на “+”. Например, это могут быть стадии “На рассмотрении”, “На проверке документов” и т.д.;
3. Настройте параметры колонки: название, описание, цвет и т.д.

После настройки колонок можно переходить к добавлению и управлению карточками задач в вашем канбане. Каждая карточка — это отдельная задача или проект. Порядок действий включает несколько этапов:

1. Кликните по кнопке “Добавить карточку” в нужной колонке;
2. Укажите название, задайте сроки выполнения и ответственных сотрудников, добавьте описание к задаче. 
3. Чтобы отслеживать текущее состояние и прогресс перетаскивайте карточки между колонками. 

Сделки

Сделка попадает в канбан после воронки лидов. Ее также можно создать ручным способом, без прохождения обязательных стадий формирования на этапе работы с лидами. В целом работа со сделками в канбан Битрикс аналогична взаимодействию с лидами. Пользователь также передвигает карточки по стадиям, чтобы в итоге довести их до логического завершения сделки. 

Канбан для работы разделе “Задачи и проекты”

Канбан Битрикс отлично подходит для работы не только с CRM, но и для постановки и контроля выполнения задач. Этот функционал реализован через раздел “Задачи и Проекты”. С его помощью можно настроить эффективный контроль за решением задач с конкретными статусами. Для отслеживания сроков задач имеет смысл воспользоваться диаграммой Ганта. 

Как быстро создать элемент и редактировать набор полей

Интересной особенностью Битрикс24 CRM является возможность быстрого создания новых карточек элемента в Канбане. При этом пользователю не нужно тратить время на запуск формы создания и заполнение всех полей, что очень удобно, если, например, нужно срочно записать где-то ФИО и номер телефона клиента. Дополнительно вы можете настроить поля, которые будете заполнять при быстром создании элемента. 

Для быстрого создания элемента:

1. Перейдите на вкладку “Канбан”;
2. Нажмите на кнопку “Быстрый лид”;
3. Укажите название лида, добавьте компанию или контакт;
4. Сохраните лид и продолжайте общение с клиентом. 

Чтобы настроить поля в карточке для быстрого создания элемента в самой карточке кликните на “Выбрать поле” — “Настройка полей для быстрой формы создания”. Выберите нужные поля и сохраните настройки. 

Подводим итоги

Канбан — это простой и удобный способ визуализации различных рабочих процессов. Для эффективного использования инструмента необходимо выполнить грамотную настройку канбан Битрикс 24 в соответствии со спецификой бизнеса: грамотно составить и распределить этапы воронки продаж и сделок, оставить в карточках только нужные поля, подобрать приятные для глаз расцветки и т.д. 

Если у вас имеются вопросы по настройке и использованию виртуальной канбан доски на портале Bitrix24 обратитесь за консультацией и профессиональной помощью к специалистам Деломатики. Мы знаем, как решить любые вопросы, связанные с автоматизацией вашего бизнеса, повышением информативности и качества контроля за любыми рабочими процессами и операциями.