Контакты в Битрикс24

Где находяться контакты в «Битрикс 24»

На корпоративном портале Bitrix24  для доступа к «Контактам» необходимо перейти во вкладку  «CRM»  и выбрать «Клиенты» → «Контакты». В разделе представлен полный перечень всех объектов, занесенных в систему. Для удобства пользователей клиентская база данных выводится в виде списка с краткой информацией по каждому контакту: ФИО, дата создания карточки.

Внимание! Отображаемые на экране поля с характеристиками контактов, установленные по умолчанию, можно перенастроить по своему усмотрению: добавлять и удалять поля, изменять их расположение, название, ширину. 

Чтобы перейти в карточку контакта в Битрикс24 достаточно кликнуть по имени мышкой. Здесь можно изменять уже занесенные сведения, дополнять информацию новыми данными. В частности, помимо ФИО клиента или контрагента в карточку можно внести:

• Название фирмы, которая привязана к человеку;
• Адрес: фактический, доставки, регистрации;
• Паспортные данные;
• Способ связи: звонок по телефону, письма на e-mail, сообщения в Telegram или WhatsApp.

В разделе с дополнительной информацией можно указать источник лида, выбрать тип контакта и добавить любые комментарии. 

Обратите внимание! Чтобы в дальнейшем контакт можно было выгружать из базы Битрикс на сторонние сервисы нужно в его карточке отметить опцию “Участвует в экспорте Контактов”. 

В карточке Контакта в Битрикс24 можно выполнять внушительный перечень операций:

• Привязывать сделки;
• Ставить задачи исполнителям;
•  Формировать коммерческие предложения, счета на оплату и многие другие документы;
• Планировать звонки и встречи;
• отправлять сообщения в мессенджерах, СМС на телефон, письма на электронную почту.

Существует, несколько вариантов, как добавить контакт в Битрикс 24: вручную, путем выгрузки из сторонних приложений. 

Как добавить контакт в «Битрикс 24» вручную

Вручную заводить контакты и компании в Битрикс 24 удобно только, если их несколько. Для этого:

1. перейдите в раздел “Контакты”;
2. нажмите на кнопку “Добавить”, чтобы внести новые сведения в общую базу;
3. на экране компьютера откроется карточка, которую нужно заполнить в соответствии с имеющейся информацией о клиенте. 

Для беспроблемного поиска контакта в дальнейшем в карточке необходимо указать, как минимум, его номер телефона и/или e-mail. Если контактов много, то ручной способ создания карточек не подойдет. Для оперативного добавления в базу большого объема данных следует воспользоваться одним из способов экспорта контактов в Битрикс 24. 

Как объединить контакты в «Битрикс 24»

Нередко случается такое, что пользователи ошибочно добавляют в базу несколько карточек одного и того же покупателя или контрагента. Чтобы не тратить время на ручное удаление ненужных карточек можно объединить их с помощью соответствующей функции. 

Как объединить контакты в Битрикс 24:

• Перейдите в раздел “Контакты”;
• Отметьте повторяющиеся контакты в представленном списке;
• В нижней части экрана нажмите на команду “Выберите действие” — “Объединить”;
• Укажите основную карточку, которая сохранится в базе данных, отметьте сведения, которые нужно перенести в нее из дублей.

После объединения система удалит задвоенные карточки. 

Как выгрузить контакты из «Битрикс24» в Excel и наоборот

С помощью экспорта общих контактов в Битрикс24 можно всего в несколько кликов мыши перенести клиентскую базу из CRM в любую другую систему, сторонние сервисы и приложения. Например, опция может быть полезной в ситуации, когда нужно оперативно создать резервную копию данных. Выгружать контакты из Bitrix можно в одном из двух форматов:

1. CSV — файл, с которым можно работать в любом текстовом редакторе. Все значения в нем разделены запятыми. 
2. XLS — стандартная таблица Excel. В ее строках перечисляются выгруженные из CRM контакты, в столбцах — их адреса, номера телефонов, e-mail. 

В отличие от любых других элементов СРМ в Контактах имеется опция “Участвует в экспорте контактов”. Это значит, что система разрешает экспортировать только те контакты, в которых она включена. 

Обратите внимание! Чтобы изменить набор полей, которые будут добавлены в таблицу Excel необходимо кликнуть по шестеренке в БД Битрикс, отметить нужные позиции и нажать на “Применить”. Только после этого можно приступать к экспорту. 

Алгоритм экспорта контактов из CRM Битрикс 24 в Excel будет следующим:

1. Откройте раздел с “Контактами”;
2. Нажмите на шестеренку в углу таблицы, чтобы выбрать формат экспорта: все поля или с детализацией по отдельным позициям;
3. Кликните по команде “Экспорт контакт в Excel” — “Выполнить”. 

Дождитесь завершения операции. Для выгрузки больших баз данных может потребоваться несколько минут. 

Импорт контактов в Битрикс 24 может осуществляться только в текстовом формате .csv. Но здесь есть хорошая новость, этот формат удобен для хранения любых элементов, их значений и атрибутов, при необходимости он также может использоваться для представления табличных данных. Это значит, что вы можете экспортировать в файл CSV таблицу из Microsoft Excel, чтобы затем импортировать данные в базу CRM. 

Для импорта контактов в Битрикс24 из Excel:

1. Перейдите в CRM — “Клиенты” — “Контакты”.
2. Кликните по шестеренке и выберите “Импорт из CSV со своими настройками”. Это самый популярный способ импорта, при котором пользователь настраивает файл во время операции в соответствии с указаниями системы. 
3. Так как файл CSV отличается от обычной таблицы, воспользуйтесь заранее подготовленным шаблоном. Заполните его сведениями и загрузите в Битрикс: на странице с настройками импорта в поле “Файл данных”. 
4. Задайте все обязательные настройки и перейдите к следующему шагу кликнув по “Далее”. 
5. СРМ в автоматическом режиме проверит соответствие системных (поля в Битрикс24) и пользовательских (поля, которые загрузились из файла) полей. 
6. При выявлении расхождений ошибки нужно исправить вручную. 

Как проверить на дубликаты 

Очевидно, что при работе с большими клиентскими данными многие элементы могут повторяться. Именно для таких ситуаций в Битрикс 24 предусмотрена проверка на дубликаты контактов. 

Для поиска и объединения дублей:

• Зайдите в раздел с “Контактами”
• Выберите “Контроль дубликатов”;
• В открывшемся на экране окне укажите реквизиты, по которым будет осуществляться поиск повторяющихся контактов: Ф.И.О., телефон, email и т.д. 
• Дождитесь завершения сканирования;
• Нажмите на команду “Выполнить объединение”. Те дубликаты, которые не отличаются между собой объединяются автоматически. Для объединения оставшихся элементов потребуется вручную отметить данные, которые должны сохраниться в результате операции. 

После объединения в базе остается один контакт, в карточке которого представлена максимально полная информация о клиенте.   

Синхронизация с телефоном

В Битрикс 24  возможна синхронизация контактов с телефонной книгой в смартфоне на Android. Функция работает в автоматическом режиме. От пользователя требуется просто запустить приложение CRM на телефоне и нажать на “Да”, когда система предложит синхронизировать список контактов. 

Если вы нажали “Нет”, а позднее вам все же потребовалась синхронизация контактов Битрикс 24 с телефоном соответствующие настройки можно выполнить самостоятельно:

1. В настройках смартфона перейдите в раздел “Аккаунты” и создать новый аккаунт Bitrix24;
2. Укажите УРЛ портала, логин и пароль от аккаунта;
3. Если все действия выполнены правильно, синхронизация запустится автоматически. В будущем на этой же странице с настройками можно посмотреть дату и время последней синхронизации данных с порталом Битрикс 24. 

В телефонном книге смартфона появится отдельная группа из СРМ, в которой можно посмотреть все контакты из системы. 

Как удалить контакт

Чаще всего пользователи задумываются о том, как удалить контакт в Битрикс 24, если информация, содержащаяся в карточке больше не нужна или стала неактуальной. Для выполнения операции:

1. Зайдите в “Контакты”;
2. Найдите в списке контакт, которую нужно удалить;
3. Кликните по контакту, чтобы попасть в карточку;
4. В правом верхнем углу найдите “Удалить” или иконку корзины;
5. Подтвердите действие, выбрав “Переместить в корзину” или “Удалить безвозвратно”. 

Удаленные контакты не отображаются в общем списке, их нельзя редактировать или просматривать. 

Подводим итоги

Контакты в Битрикс24 — обязательный элемент, который используется всеми сотрудниками компании. Чтобы повысить эффективность работы с клиентскими базами данных необходимо уделять максимум внимания заполнению карточек ее покупателей, контрагентов, поставщиков, представителей сторонних организаций. Ведь, как известно, если вы не беспокоитесь о клиенте, за вас это сделают конкуренты… При появлении вопросов или проблем в процессе ручного создания новых контактов, экспорта данных в Битрикс24 или импорта информации в сторонние сервисы обратитесь за помощью к специалистам Деломатики. Огромный опыт и специальные знания позволяют нам в кратчайшие сроки решать практически любые задачи, связанные с настройкой и доработкой CRM Bitrix24. Звоните — мы рады предоставить вам бесплатную консультацию!