Шаблоны документов в Битрикс24
Среди модульных сервисов, предназначенных для автоматизации рабочих процессов бизнеса, Битрикс24 остается одним из уверенных лидеров. В рамках онлайн-портала собран полный комплекс инструментов для оптимизации и решения разных задач: конструктор сайтов, CRM, социальная сеть, сквозная аналитика и бизнес-процессы, аудиозвонки и видеоконференции – малая часть доступных пользователям системы функций. Представленные в Битрикс24 шаблоны документов – готовые макеты, которые используют для составления коммерческих договоров, счетов и иных видов документации. О преимуществах и особенностях этого компонента онлайн-системы стоит рассказать подробнее.

Шаблоны документов в Битрикс24
Готовые шаблоны представляют собой макеты документов, в которые можно добавить реквизиты компании и использовать в дальнейшей работе. Так можно быстро оформлять счета на оплату для клиентов и акты по оказанию услуг, за считанные минуты составлять договора о приеме на работу, предоставлении очередного отпуска, переводе на новую должность, и даже производить оформление контрактов.
В Bitrix24 шаблоны документов представлены во всех разделах сервиса, пользователю остается отыскать нужный макет и внести персональную информацию. Оптимальный вариант поиска нужного шаблона – через соответствующие карточки элементов. Если необходимо оформить новый контракт, выставить счет на оплату или сформировать договор на сделку, следует перейти в карточку соответствующего элемента.
Управлять доступными макетами можно с помощью кнопки «Добавить новый шаблон», при нажатии на которую открывается список доступных элементов. После выбора достаточно настроить бланк, внеся в него информацию об организации и иные данные, документ будет готов к дальнейшей работе. Ценными шаблоны оказываются для бизнеса, работа которого связана с повседневным совершением продаж. Подготовка документов для очередной сделки занимает считанные секунды, составление бумаг для сделки никогда не было таким простым.
Стандартные шаблоны документов в Битрикс24
Встроенные в Битрикс 24 шаблоны документов доступны пользователям по умолчанию, воспользоваться этими бланками могут все. Преимущество документов заключается в том, что они уже выполнены по заданной форме и готовы к использованию. Дополнительная настройка не нужна, использовать шаблон можно сразу же после внесения данных организации и необходимых реквизитов. Все предустановленные шаблоны находятся в разделах, поиск необходимого производят через кнопку «Документ». Чаще всего используют бланки, представленные в разделах:
- сделка;
- контракт;
- счет;
- компания;
- предложение;
- лид.
Готовые бланки можно использовать для проведения текущих рабочих задач, а если есть необходимость скорректировать уже имеющийся документ, поработать в нем можно в текстовом редакторе. Все готовые бланки доступны для скачивания в формате .doc или .pdf.
Производить коррекцию шаблона можно, не покидая системы, для этого предусмотрена функция общего редактирования. Действия просты: кнопка «Документ», далее выбор из списка строки «Добавить новый шаблон», а после выбор и коррекция имеющихся бланков. Доступный редактор тоже отличается функциональностью, он позволяет проводить изменения любого уровня: от коррекции названия документа, добавления подписи и печати, до привязки к CRM и настройкам права доступа.
Как добавить свой шаблон документа в CRM Битрикс24?
Встроенные шаблоны договоров Битрикс 24 и другие предустановленные бланки не всегда удовлетворяют требованиям конкретных задач. Имеющиеся макеты можно обрабатывать через редактор, а еще пользователь может добавить в систему собственный бланк необходимого документа. Создание шаблона мало отличается от коррекции уже существующего, работа предусматривает следующие этапы:
- Зайти в необходимый раздел портала;
- Нажать на кнопку «Документ» с последующим выбором пункта меню «Добавить новый шаблон».
- Выбрать кнопку «Загрузить» (расположена в верхнем правом углу рабочего окна) и добавить шаблон (файл .doc).
- Если загрузка прошла успешно, автоматически произойдет открытие встроенного редактора Битрикс.
- После добавления бланк будет отображаться в общем списке шаблонов, доступных для редактирования в рамках портала.
Работать с генератором шаблонов удобно и быстро, поскольку у него есть функция автоматического переноса данных, ранее заданных в полях сущности CRM. Пользователь загружает новый бланк, после чего определенная часть документа оказывается заполнена автоматически. Такие нюансы кажутся мелочью, но только не для организаций, документооборот которых составляет сотни и даже тысячи единиц в день.
На скрупулезное заполнение персональных реквизитов сотрудники тратят значительную часть рабочего времени, при внесении персональных данных нередко возникают ошибки. Автоматическая подстановка в Битрикс исключает такие проблемы, достаточно воспользоваться шаблонами, для которых прописаны коды с данными для подстановки. Это можно сделать, воспользовавшись готовыми бланками или использовать справочник символьных кодов, который является частью конструктора документов системы (Документ –> Добавить новый шаблон –> Список полей).
Печать и подпись в документах Битрикс24
Когда настройка шаблонов Битрикс 24 завершена, остается завизировать документ – поставить печать организации и подпись ответственного лица. Эти функции система тоже позволяет выполнить автоматически, достаточно выбрать на бланке подходящие места для размещения реквизитов.
Принцип добавления изображений с реквизитами идентичен ному, который используется в популярных текстовых редакторах Microsoft. Открыв готовый шаблон, следует переключить редактор на вкладку «Формат» в верхней панели, после чего выбрать пункт «Специальные возможности». Вкладка «Замещающий текст» даст возможность вставить картинку с параметрами печати, положение которой на поле документа можно корректировать.
Чтобы поставить подпись на бланк, тоже достаточно осуществить всего пару кликов: в пункте «Настройки» перейти на вкладку «Реквизиты ваших компаний» и выбрать кнопку «Добавить компанию». В открывшемся окне доступна загрузка иконок с изображением не только логотипа организации и печатью, но и подписями руководителей. В дальнейшем количество изображений можно редактировать и дополнять.
Отправка документов из Битрикс24
Онлайн-сервис дает возможность использовать шаблон договора Битрикс24 не только внутри системы, сформированные бланки используют как любой текстовый документ. Просмотр и коррекция в текстовом редакторе, пересылка по электронной почте и распечатка, обзор через интернет-браузер, отправка по ссылке и различные варианты форматирования – малая часть доступных для выполнения задач.
В процессе работы часто используется просмотр и редактирование готовых файлов в формате PDF или DOC. Коррекция вне рамок CRM системы требуется и в случае, когда необходимо отредактировать или заполнить реквизиты организации. У Битрикс24 фактически нет ограничений по отправке сформированных документов, тогда как возможности по формированию и коррекции шаблонов превосходят все существующие текстовые редакторы.
Почему стоит обратиться за настройкой Битрикс24 к нам
Не получается самостоятельно настроить шаблон документа Битрикс24, условие чекбокс в doc и отредактировать другие бизнес-процессы? Правильным решением будет обращение к профессиональному интегратору, он поможет адаптировать все необходимые инструменты и параметры для индивидуальных нужд компании. Воспользовавшись услугами специалистов компании Delomatika, вы сможете оценить ряд преимуществ:
- Полное понимание архитектуры Битрикс 24, быстрые и точные решения для вашего бизнеса.
- Настройка портала не только с технической стороны, но и с позиции построения процессов и консалтинга.
- Обучение клиентов работе с необходимыми в повседневной деятельности сценариями.
- Поддержка и сопровождение системы после проведенных настроек.
- Постоянное сопровождение, обновление и коррекция в соответствии с новыми требованиями по ведению бизнеса.
Заручившись поддержкой профессионального интегратора, вы сможете эффективно использовать все возможности Битрикс24, сделать ведение бизнеса оптимальным и нацеленным на новые высокие результаты.