Управление проектами в Битрикс24
Проектный подход позволяет бизнесу оперативно реагировать на меняющиеся условия рынка, соблюдать сроки, использовать имеющиеся ресурсы и возможности, укладываться в запланированный бюджет. Но даже самые талантливые и гениальные руководители, не способны уследить за всеми нюансами и важными моментами, возникающими в процессе реализации полноценного проекта. А как быть, если таких проектов несколько? И здесь на помощь приходит такой полезный инструмент Битрикс 24, как “Проекты”. Он позволяет контролировать, планировать и управлять работой команд при решении практически любых задач.
Что из себя представляют проекты в Битрикс24
Проекты Битрикс24 — это единое цифровое пространство, объединяющее связанные между собой задачи, встречи, беседы и файлы. Применение модуля позволяет организовывать совместную и эффективную работу нескольких сотрудников, которые трудятся над одним проектом.
Например, несколько специалистов рекламного агентства трудятся над созданием корпоративного сайта. Каждый из них выполняет определенную задачу, которая имеет конкретный срок и запланированный результат. При этом они тесно сотрудничают и взаимодействуют в чате, обмениваются важными файлами и различной информацией. Чтобы контролировать работу всех специалистов, стоящие перед ними задачи, используемые материалы, чаты можно объединить в единый проект в системе Битрикс 24.
Благодаря возможностям и функционалу Битрикс 24 управление проектами становится максимально простым, так как вся информация находится в одном месте. Руководитель в любом момент может проверить, кто уже выполнил задание, а кто не укладывается в сроки и нуждается в помощи, организовать срочную планерку, оценить промежуточные результаты, оставить важные рекомендации и комментарии.
Преимущества Битрикс24 для работы с проектами?
Ведение проектов в Битрикс 24 имеет целый ряд преимуществ:
- Простые и открытые коммуникации с заказчиками.
- Полный контроль над реализуемыми бизнес-процессами, прозрачность сроков выполнения задач.
- Учет рабочего времени в сочетании с чек-листами позволяет оптимизировать трудозатраты, повысить производительность специалистов.
- Постоянный контроль со стороны руководителя и обратная связь от заказчика способствуют улучшению качества работ.
- Минимальный риск срыва сроков и несовременного соблюдения договорных обязательств.
- Широкие возможности для анализа деятельности отдельных сотрудников, отделов и всей компании.
Использование инструментов Битрикс 24 Управление проектами обеспечивает эффективные коммуникации между всеми участниками команды, улучшает их производительность и качество работы.
Как создать проект в Битрикс24
Создание проекта Битрикс 24 предусматривает выполнение следующих шагов:
- Входим в учетную запись в CRM.
- На панели навигации выбираем раздел “Проекты”.
- Последовательно выбираем “Создать проект” — “Добавить проект”.
- В открывшейся на экране форме заполняет основную информацию о проекте: название, сроки выполнения, описание, ответственное должностное лицо. Если необходимо можно задать дополнительную информацию: связанные задачи, приоритеты, подгрузить файлы.
- Кликаем на кнопку “Создать” и сохраняем изменения.
Новый проект должен появиться в списке проектов в учетной записи пользователя. Теперь в него можно приглашать участников, ставить перед ними задачи, контролировать их выполнение и выполнять многие другие действия.
Как скопировать проект в Битрикс24
Благодаря интуитивно понятному интерфейсу платформы, у руководителей и менеджеров обычно не возникает вопросов, как вести проекты в Битрикс 24. При желании созданный и настроенный проект можно продублировать.
Чтобы скопировать проект в Битрикс 24:
- В личном профиле пользователя открываем группу.
- В правом верхнем углу находим иконку “О проекте”.
- Выбираем “Действия” — “Скопировать проект”.
- Если нужно измените название проекта, скорректируйте настройки, добавьте или удалите участников.
- Нажмите на команду “Копировать”.
Функция может пригодиться, если в компании регулярно реализуются типовые проекты с похожими задачами и этапами.
Как удалить проект в Битрикс24
Подведение и оценка достигнутых результатов — логичное завершение работы, важный этап жизненного цикла любого проекта. На платформе Bitrix этот процесс организован предельно просто, поэтому с тем, как закрыть проект в Битрикс24 обычно не возникает проблем или сложностей:
- Авторизуемся в учетной записи СРМ.
- Переходим в модуль “Проекты”, находим в списке активных проектов тот, который нужно закрыть.
- Запускаем карточку выбранного проекта.
- Проверяем отсутствие незакрытых задач, требующих внимания.
- Находим в карточке команду “Архивировать” или “Закрыть проект”.
- Создаем отчет о завершении проекта. Включите в него цели, достижения, задачи, использованные ресурсы.
Распределение ролей в команде проекта
Реализуя проекты в Битрикс 24, вы получаете возможность распределять роли между специалистами команды проекта. В частности, в зависимости от функций, задач и обязанностей в проектной деятельности участвуют:
- Исполнители — отвечают за полное и своевременное решение конкретной задачи.
- Ответственный — сотрудник, который несет ответственность за выполнение задачи.
- Автор — должностное лицо, которое создает задачу, следит за ходом ее выполнения, оценивает результат. Он также зачастую выступает в роли Постановщика задачи непосредственному Исполнителю.
- Наблюдатель — следит за ходом выполнения задачи, при этом не принимает непосредственного участия в проводимых операциях.
- Участник — работает над проектом, но не несет ответственности за результаты.
- Координатор — контролирует работу специалистов, может вносить изменения в стоящие перед ними задачами.
Правильное распределение ролей в процессе ведения проектов Битрикс 24 позволяет команде взаимодействовать более эффективно, гарантированно достигать общих целей.
Как контролировать ведение проекта
Одним из главных преимуществ ведения проектов в Битрикс24 является продуманный функционал для аналитики и подготовки отчетов. С его помощью руководитель может контролировать выполнение работ, в режиме реального времени просматривать различные сводные данные.
В отчетах, подготовленных системой, можно наблюдать за деятельностью каждого сотрудника, скоростью и качеством выполнения заданий и процессом воплощения проекта в жизнь в целом. Для подготовки и просмотра отчетов по текущим проектам необходимо перейти в раздел “Проекты”, выбрать “Руковожу” — “Еще” — “Отчеты”.
Что такое скрам в Битрикс24 и как с ним работать
Летом 2023 года команда Bitrix24 Управление проектами представила своим пользователям новый раздел для работы с задачами по методу Скрам. В нем имеется все необходимое для организации деятельности скрам-команд с помощью онлайн-встреч и чатов.
SCRUM — наиболее эффективный и гибкий метод организации рабочего процесса команды. Например, с его помощью можно настроить коммуникации между программистами, тестировщиками, отладчиками, архитекторами, менеджерами проекта, которые трудятся над разработкой и запуском нового программного продукта. Суть метода заключается в делении крупного проекта на более мелкие задачи (спринты). При этом команда регулярно собирается, обсуждает промежуточные результаты, вносит изменения в первоначальные планы, доработки и усовершенствования в продукт.
Создание скрам-команды
Для создания скрам-команды в Битрикс24:
- В разделе “Проекты” выберите пункт “Скрам” — “Создать новую скрам-команду”.
- Укажите название команды, выберите для нее аватар и предпочтительную схему оформления.
- Задайте уровень конфиденциальности: кому будет видна работа команды? При выборе закрытого уровня коллеги будут видеть команду в системе, но не смогут заходить в нее без приглашения или просматривать информацию.
Пригласите участников скрам-команды, сохраните изменения. Распределите роли среди участников команды: команда разработки (специалисты, которые участвуют в создании продукта), владелец продукта (менеджер проекта), скрам-мастер (руководитель компании, приглашенный эксперт и т.д.), заинтересованные лица (клиенты компании, заказчики продукта и т.д.).
Создание встречи и чатов
После создания и настройки скрам-команды можно приступать к планированию встреч, чтобы все участники были в курсе текущих дел. В настройках Битрикс24 для этих целей предусмотрено четыре типа встреч:
Ежедневный скрам — короткие 15-минутные встречи, которые проходят каждый день. Такие планерки позволяют обсуждать текущие дела, оперативно выявлять и устранять мелкие проблемы и сложности.
Планирование спринта — регулярные встречи, на которых можно обсудить задачи, стоящие перед сотрудниками в рамках очередного спринта.
Обзор спринта — подведение итогов завершившегося спринтов, обсуждение, анализ и оценка достигнутых результатов.
Ретроспектива — периодические встречи, во время которых команда обсуждает текущую работу, выдвигает предложения для улучшения различных процессов.
Чтобы организовать встречу выберите удобное время и создайте событие.
Бэклог
Следующим этапом настройки и запуска скрам-команды в Битрикс 24 становится заполнение бэклога задачами. Пополнять блэклог могут все участники команды, однако, запускать задачи в работу должен только руководитель. Для более удобной систематизации и классификации задач не забывайте указать их темы, большую цель, контекст с помощью такого полезного инструмента, как Эпики.
Критерии завершения задач
Полезная опция самоконтроля для сотрудников. При создании задачи можно добавить список критериев и обязательных условий, при выполнении которых работа может считаться завершенной. Таким образом, прежде чем закрыть задание участник скрам-команды проверяет, что он действительно справился с порученными ему операциями, ничего не забыл и не пропустил. Например: загрузил созданные и согласованные файлы в программу, передал информацию коллегам, сохранил копию материалов в архиве и т.д.
Этапы жизни проекта
Независимо от того, какая методология используется для управления проектной деятельности, у каждого из них всегда имеется начало, середина и завершение. Этапы жизни проекта в Битрикс24 включают:
- Инициацию — старт работы, проработка концепции, подготовка к планированию.
- Планирование — создание дорожной карты, к которой каждый участник команды может обращаться время от времени, чтобы уточнить важные детали, свериться с ожидаемыми результатами, сроками и целями.
- Исполнение — на этом этапе разворачивается работа над проектом.
- Контроль — несмотря на то, что данный этап рассматривается только сейчас, он начинается одновременно с инициацией проекта и завершается одновременно с окончанием всех работ.
- Завершение — подготовка отчетной документации, передача продукта заказчика, подведение итогов, оценка достигнутых результатов и т.д.
При грамотном и ответственном подходе инструменты и опции Битрикс 24, предназначенные для управления проектами позволят вам получить массу конкурентных преимуществ. В рамках одной платформы вы можете добавлять задачи, контролировать их выполнение, приглашать в команду внешних пользователей, оптимизировать бизнес-процессы. Если у вас имеются сложности с настройкой системы при использовании модуля Проекты и Задачи, появились вопросы по работе СРМ в целом, обратитесь за помощью к специалистам компании Деломатика.