Планирование задач в Битрикс24

Возможности планирования в Битрикс24

Работа офисного сотрудника это не только звонки, личные встречи, презентации и отчеты, но и срывы, опоздания, различные накладки, неожиданное наступление конца квартала и года. С помощью инструментов планирования Битрикс 24 можно раз и навсегда упорядочить рутинные процессы и разложить все по полочкам. 

1. Календарь 

Календарь — планировщик Битрикс24 — электронная альтернатива устаревшим бумажным блокнотам и записным книжкам. Пользователям корпоративного портала доступны общие и групповые, персональные календари. В личном кабинете можно настроить отображение любого набора календарей, задать для них персональные настройки. 

В разделе “Мой календарь” пользователи составляют рабочее расписание, планируют встречи с коллегами, отслеживают сроки выполнения задач в одном окне. Для планирования событий, которые относятся ко всей фирме, задействуются возможности “Календаря компании”. Работать с ними сотрудники могут в соответствии с имеющимися у него права доступами. 

События между ними распределяются по смыслу. Например, празднование юбилея компании будет отнесено к общему календарю, еженедельная планерка в отделке продаж — событие рабочей группы, а созвон с покупателем — это персональная задача сотрудника, а значит, ее место в личном календаре. 

Обратите внимание! Планирование в Битрикс24 не ограничивается лишь корпоративным порталом. При необходимости вы можете синхронизировать календарь в системе с внешними сервисами Google, Microsoft, iCloud, установленными на ноутбуке, ПК, смартфоне или планшете. 

2. Простое управление задачами 

В течение дня сотрудники помимо выполнения основных должностных обязанностей сталкиваются со многими другими задачами — подготовить презентацию, посетить совещание, составить срочный отчет. Чтобы не забыть об этих событиях — информацию о них стоит занести в планировщик задач Битрикс 24. Для этого перейдите в панель “Рабочий день”, расположенную в верхнем меню корпоративной платформы. 

Далее:

• В поле “Задачи на день” — “Выбрать из списка” кликните по задаче, которую нужно добавить в планировщик. 

Или

• Создайте новую задачу: укажите ее название в соответствующем поле и нажмите на значок “+”. 

После того, как задача появится в списке, нажмите на нее, чтобы добавить описание, назначить ответственное должностное лицо. Приостановить или завершить выполнение задачи также можно через панель “Рабочий день”. Здесь же отображается количество нерешенных задач по состоянию на текущий момент времени. 

Обратите внимание! С помощью панели “Рабочий день” также можно спланировать встречу в удобном для клиенте месте. Для этого в поле “Новое событие” укажите его название, нажмите на “+” и поставьте галочку “Вне офиса”. В этом случае событие появится с пометкой Отсутствую” в вашем персональном календаре и в графике отсутствий. 

Диаграмма Ганта 

Диаграмма Ганта в Битрикс 24 — это удобный способ отображения запланированных задач в виде календарной сетки, на которой отображаются все взаимосвязанные проекты. Каждая задача представлена в виде визуального блока, у которого имеются конкретные сроки начала и завершения работ. Посредством режима Ганта можно спланировать реализацию зависимых друг от друга задач в рамках одного проекта, с плавающими сроками выполнения. 

Для работы с диаграммой Ганта в Битрикс 24 перейдите в раздел “Задачи” и выберите вид отображения Гант. На экране появятся блоки задач, с которыми вы работайте в настоящий момент. Блоки можно перетаскивать по сетке, чтобы задать или изменить сроки старта и финиша каждой задачи. 

Обратите внимание! Если при планировании задач в Битрикс 24 пользователь изначально указывает сроки выполнения задачи, ее блок автоматически будет расположен в сетке с такими же Датами старта и финиша. Но, если сроки не заданы в качестве даты старта программа установить дату создания задачи, а дату финиша нужно установить вручную.

Чтобы просмотреть краткую информацию о задачи, наведите курсор мыши на ее блок в сетке диаграммы. Для получения доступа к более подробному описанию или редактированию задачи кликните дважды на блок. 

Как связать задачи в Ганте

Зависимости — это специальный инструмент, реализованный в диаграмме Ганта, с помощью которого выполняется связь задач между собой. С его помощью устанавливается порядок выполнения работ в рамках единого проекта, осуществляется контроль изменения сроков задачи. 

Чтобы связать задачи в Ганте:

1. Определите основную задачу. Основная задача (А) и зависимая задача (Б) будут связаны между собой. 

2. Укажите тип связи. Он определяет отношение задачи А к задаче Б:

• Финиш — старт — при изменения даты финиша задачи А переносится дата старта задачи Б.
• Старт-Старт — изменение даты старта задачи А автоматически переносит дату старта задачи Б.
• Финиш-Финиш — изменение даты финиша задачи А приводит к изменению финиша задачи Б.
• Старт-Финиш — изменение даты старта задачи А переносит дату финиша задачи Б. 

3. Установите связь между задачами. Для этого наведите на край блока задачи А курсор мыши, где начало задачи — это старт, а конец — финиш. Кликните по кругу или же перетяните на старт или финиш других зависимых задач.   

Обратите внимание! Если установленные связи будут противоречит логике зависимость не сохранится, а на экране появится ошибка “Нельзя создавать циклические связи”.

Отчеты по задачам

Для формирования отчета о проделанной работе отмечайте в планировщике Битрикс 24 выполненные за день задачи и проведенные встречи. В конце недели информация из ежедневных отчетов автоматически переносится в отчет за неделю. 

Шаблоны для повторяющихся задач

На создание каждой задачи сотрудник тратит определенное время в течение дня. При этом чаще всего настройки и параметры большинства ежедневных задач повторяются из раза в раз. Для компаний, которые активно используют инструменты планирования Битрикс 24, на портале предусмотрена возможность создания шаблонов задач. Сделать это можно несколькими способами:

• Добавление нового шаблона задачи через “Задачи и проекты” — Еще” — “Шаблоны”. Задайте название шаблона, пропишите его описание, определите сроки и выберите ответственного исполнителя. 

Обратите внимание! Редактировать и удалить шаблон может только его создатель или администратор портала. 

• Создание шаблона из уже созданной, поставленной или выполненной задачи. Для этого перейдите в режим редактирования задачи и поставьте галочку напротив поля “Сохранить как шаблон”. 

Мой план 

“Мой план” — персональный вариант электронной доски задач (канбан) в Битрикс 24, с которым работает конкретный пользователь. Он самостоятельно задает этапы (стадии) решения задач, использует удобные для него варианты указания сроков и приоритетов выполнения. 

Стадии

Стандартные стадии для задач в режиме “Мой план”: «Не спланированы», «Сделаю на неделе», «На следующую неделю». Если их недостаточно можно создать новые. 

• Для работы с режимом перейдите в раздел “Задачи” — “Мой план”;
• Текущие задачи пользователя будут находиться на стадии “Не спланированы”;
• Отредактируйте задачи, создавайте новые стадии или переименовывайте уже имеющиеся;
• Перемещайте задачи по стадиям по мере их выполнения. 

Как создать новую стадию

Для максимально эффективного планирования создавайте новые стадии. Для этого наведите курсор мыши на колонку и кликните по “Добавить (+)”. Укажите название стадии. 

В Битрикс 24 нет ограничений относительно стадий для задач в “Моем плане”. Например, вы можете планировать решение задач:

• по направлениям деятельности: “Маркетинг”, “Бухгалтерия”, “Юристы” и т.д. 
• по периодам: “Сделаю за 2 дня”, “Сделаю на неделе”, Сделаю в течение месяца”;
• по срочности: “Срочно”, “Не терпит задержки” и т.д.;
• по количеству исполнителей: “Персональные”, “Совместно с коллегами” и пр. 

Как перенести задачу на другую стадию

После того, как стадии созданы распределите в соответствии с ними задачи. Для этого просто перетащите блок задачи из одной колонки в другую. Сам по себе факт перемещения задачи по стадиям никак не влияет на срок ее выполнения, а коллеги или руководитель не получают никаких уведомлений. 

Как изменить или удалить стадию

Вы можете изменить название стадии или ее цветовое оформление. Для этого наведите курсор на нужную колонку и кликните по кнопке “Редактировать”. Чтобы удалить ненужное больше стадию нажмите на крестик (х). 

Режим сроки

Режим “Сроки” широко применяется сотрудниками, которым важно все делать вовремя. При его использовании все задачи автоматически распределяются по колонкам, в зависимости от крайнего срока их выполнения. 

Как перейти в режим Сроки

Для доступа к режиму перейдите в раздел “Задачи” — “Сроки”. 

Какие стадии задач есть в режиме Сроки

В режиме “Сроки” задачи распределяются по шести колонкам в зависимости от дедлайна:

• На сегодня;
• На этой неделе;
• На следующей неделе;
• Просрочено;
• Без срока;
• Больше двух недель. 

Для просмотра, редактирования или добавления комментариев дважды кликните по задаче в нужной колонке. 

Как создать задачу в режиме Сроки

В колонке, соответствующей нужной стадии нажмите на “+ Быстрая задача”, укажите ее название и описание. Чтобы создать более подробную и детализированную задачу необходимо кликниту по “Создать” и задать необходимую информацию. Новая задача автоматически будет отнесена к той стадии, которой соответствует крайний срок ее решения. 

Дела

В СРМ Битрикс 24 Дела могут использоваться в рамках решениях любых задач по работе с клиентами: встречи, созвоны, согласование документов и т.д. Ознакомиться с завершенными и запланированными делами можно в разделе “CRM” — “Еще” — Мои дела”. 

Корпоративный портал Битрикс 24 предоставляет своим пользователям внушительный перечень инструментов и режимов для планирования, упорядочения работы с текущими делами. Чтобы по максимуму использовать возможности и функционал вашего Bitrix обратитесь за помощью и консультацией к специалистам Деломатики.