BI аналитика в Битрикс24

Что такое BI аналитика 

Система BI аналитики выполняет сбор информации из неограниченного числа источников: баз данных, внешних и внутренних сервисов и т.д. Затем она производит обработку, систематизацию и классификацию поступивших сведений, выводит ее в доступном и понятном для пользователя виде: графики, диаграммы, таблицы, дашборды и т.д. 

Конкретные параметры работы BI аналитики настраиваются в зависимости от задач компании и/или конкретного структурного подразделения. Например, если речь идет об отделе продаж, то система оценивает количество поступивших звонков и лидов, текущих сделок в работе менеджеров, средний чек и другие параметры. В случае с маркетинговым отделом анализироваться могут источники лидов, трафик, конверсия и т.д. 

IB аналитика в Битрикс 24 реализована с целью определения факторов, влияющих на бизнес, повышения качества аналитики и управленческих решений. Инструмент позволяет оперативно реагировать на различные внутренние и внешние изменения, определять тренды, максимально кастомизировать отчеты CRM под потребности и ожидания фирмы. 

В коробочной версии использовать BI-аналитику можно, но с небольшими ограничениями. У пользователей бесплатного тарифа доступа к инструменту нет. Для платных тарифов возможности применения BI аналитики ограничены максимальным количеством строк в отчетной документации:

• Базовый и стандартный — 10.000;
• Профессиональный — 100.000;
• Энтерпрайз — 250/500/1000 — 250.000/500.000/1.000.000 строк соответственно. 

При достижении максимального числа строк пользователь получает уведомление о необходимости перехода на старший тариф. Ограничение в 10.000 строк также действует на BI аналитику, используемую в демо-режиме.

DataLens, Power BI и Looker Studio

Важным преимуществом системы BI аналитики Битрикс 24 стала возможность подключения к CRM таких мощных и современных инструментов, как:

• Google Looker Studio — предназначен для создания интерактивных отчетов и дашбордов пользователями независимо от имеющихся у них навыков в области бизнес-аналитики. 
• Microsoft Power BI — позволяет создавать сложнейшие отчеты, многомерные дашборды и аналитические приложения. 
• Yandex DataLens — открывает широкие возможности для визуализации данных, выполнения глубокого анализа для выявления ключевых паттернов и трендов непосредственно в рабочем пространстве системы. 

Готовые шаблоны отчетов

В разделе BI аналитики Битрикс 24 представлены готовые шаблоны отчетов для различных сфер и направлений бизнеса. Все они предварительно настроены и готовы к применению. 

Например, готовые шаблоны для отчетов будут полезны, если нужно отслеживать эффективность звонков менеджеров, контролировать сделки конкретных исполнителей. 

Настройка BI аналитики 

В настройках BI аналитики пользователи могут добавлять новые отчеты, распределять роли и права доступа, управлять ключами, отслеживать статистику применения инструмента. 

Где находятся настройки 

Для получения доступа к настройкам перейдите в раздел CRM корпоративного портала. Затем последовательно выберите вкладки “Аналитика” — “BI аналитика” — “Настройки BI аналитики”.

Управление отчетами 

В этом подразделе вы можете просматривать все отчеты, которые уже имеются на портале, добавлять новые отчеты и распределять права доступа к ним. Для добавления нового отчета:

1. Кликните по кнопке “Добавить отчет”.
2. Кликните по кнопке “Добавить новый отчет”.
3. Укажите название отчета, прикрепите ссылку на него, перечислите пользователей, которые могут просматривать и редактировать документ, оставлять к нему комментарии. 

Сохраненный отчет должен появиться в общем списке. 

Управление ключами 

С помощью этого подраздела можно просматривать ключи к приложениям, распределять и настраивать права доступа к ним. Ключи предназначены для выгрузки информации из Битрикс 24 в сторонние аналитические сервисы. Они также необходимы для отправки различных запросов в BI-коннектор. 

Использование BI — коннектора

Еще один полезный подраздел с настройками, в котором можно просматривать статистику применения BI-коннектора сотрудниками компании, контролировать превышение лимитов по тарифу. Для удобства пользователей сведения отображаются в виде таблицы с детализированной статистикой по всем источникам, количеством загруженных строк и объемом данных. Чтобы проверить лимиты можно воспользоваться кнопкой “Показать превышения”. 

Использование BI Конструктора

BI-Конструктор — инструмент для создания аналитических отчетов на основании данных из CRM компании. По функционалу он похож на популярные системы аналитики (в частности, Google Looker Studio), при этом функционирует исключительно внутри инфраструктуры Bitrix24. Это значит, что для формирования отчетной документации и отслеживания любых показателей пользователям не придется докупать лицензии, передавать информацию в сторонние сервисы и системы. 

Как начать работать с BI конструктором

Чтобы просматривать отчеты и проводить анализ необходимо перейти в раздел CRM и выбрать вкладку IB-конструктор. Здесь доступно 5 шаблонов отчетных документов:

• Аналитика сделок — для оценки эффективности продаж.
• Динамика лидогенерации — отчет отражает динамику и текущие тенденции генерации лидов для оптимизации и улучшения показателей работы маркетингового отдела. 
• Динамика продаж — позволяет отслеживать изменения в продажах для оперативного принятия важных бизнес-решений. 
• Структура продаж — с помощью этого отчета вы сможете выявлять слабые и сильные стороны своего бизнеса. 
• Аналитика звонков — отчет позволяет выявлять ошибки, которые допускают менеджеры при коммуникации с клиентами. 

Выбирайте нужный вам отчет и приступайте к анализу работы компании. 

Возможности BI конструктора

BI Конструктор открывает перед пользователями недоступные ранее возможности для аналитики в рамках корпоративного портала Битрикс24. Пожалуй, его главной особенностью является уникальная гибкость и адаптивность. Пять готовых отчетов с предустановленными настройками обеспечивают моментальный старт работы с инструментом. Пользователям также доступно копирование и добавление стандартных отчетов, вставка в них графиков, диаграмм и таблиц. 

Еще одним плюсом BI конструктора стала возможность обработки информации в режиме реального времени. Благодаря этому бизнес может своевременно реагировать на меняющиеся рыночные условия, выявлять актуальные тренды, составлять реалистичные прогнозы на будущее. 

Пример создания аналитического отчета с помощью BI конструктора

Для лучшего понимания особенностей работы с BI конструктором разберем на конкретном примере процесс создания нового аналитического отчета. Для этого скопируем стандартный отчет, дополним его таблицами и графиками:

1. Перейдите в раздел IB конструктор — Мои отчеты;
2. Выберите отчет и кликните по “Меню” — “Редактировать”. 
3. Задайте “Период отчета”. Имейте в виде, что скорость выгрузки данных и работы конструктора напрямую зависит от выбранного временного промежутка — чем он больше, тем медленнее будет загружаться информация. 
4. Перейдите во вкладку Datasets, чтобы наполнить отчет информацией. Вы можете выбрать готовый набор данных или создать новый, кликнув по “+Датасет”. 
5. Укажите в каком виде представить информацию и нажмите на “Создать новый график”. 
6. Откройте отчет в режиме предварительного просмотра. Выберите расположение графика, если нужно измените его оформление. Добавьте дополнительные графики. 
7. Сохраните настройки и вновь откройте отчет. 

Внимание! Внести изменения в системные отчеты не получится. Чтобы настроить шаблон под потребности компании необходимо создать его копию. 

Чем вам поможет подключение BI аналитики

Современные компании работают с огромными массивами данных. Использование BI-решения от Битрикс24 существенно облегчает процессы сбора и обработки широкого перечня финансовых показателей, упрощает оценку результатов производственной, маркетинговой и любого другого направления деятельности. 

Использование BI-аналитики позволяет успешно решать следующие задачи:

• хранение и систематизации сведений в рамках одного виртуального пространства;
• принятие важных управленческих решений, разработка стратегий развития бизнеса;
• повышение качества планирования и прогнозирования;
• подготовка сложных отчетов, выявление слабых и уязвимых мест в деятельности фирмы. 

Если у вас имеются сложности с настройкой и освоением BI аналитики от Битрикс 24 обратитесь за помощью к специалистам Деломатики. Опытные и квалифицированные интеграторы помогут вам в кратчайшие сроки получить практичный и функциональный инструмент, отвечающий потребностям и ожиданиям именно вашего бизнеса.