Списки Битрикс24

Преимущества и возможности списков в Битрикс24

Главное преимущество списков Битрикс24 заключается в их гибкости и возможности настройки под потребности конкретных компаний. В числе других особенностей и возможностей инструмента отметим:

• Хранение любой информации: даты, файлы, числа, текстовые названия, макеты, скан-копии и многое другое. 
• Совместное редактирование и обновление данных: с учетом имеющихся прав доступа пользователи корпоративного портала могут принимать участие в актуализации, корректировке сведений в универсальных списках. 
• Создание отчетов и фильтров: это позволяет сортировать и анализировать информацию с использованием определенных критериев для получения объективной и достоверной информации о текущем положении дел и принятии обоснованных управленческих решений. 
• Автоматическое заполнение и обновление данных: в случае редактирования списка пользователем в нем отображаются его имя и фамилия, дата внесения изменений.
• Автоматическая обработка документов: списки можно привязывать к бизнес-процессам, созданным на корпоративном портале. Например, в рамках работы над крупным проектом. Такой подход существенно облегчит поиск данных и упорядочит их хранение в системе. 
• Распределение прав доступа: администратор портала может разрешить редактирование и просмотр полей списка конкретному кругу лиц. Это необходимо для достижения высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности при работе с внутренней документацией фирмы. 
• Интеграция с другими инструментами: список Битрикс 24 может интегрироваться со многими другими инструментами СРМ. В частности, можно создать уведомление или задачу на основе конкретных изменений или событий в списке. Это обеспечит единый рабочий процесс и оперативное реагирование на важные событие. 

Штатный инструментарий Битрикс 24 станет более современной и функциональной заменой электронных таблиц Excel или Google Sheets. При этом сотрудникам фирмы больше не придется использовать разные программы для решения различных рабочих задач. 

Как связать списки?

Связанные списки Битрикс24 — основной инструмент автоматизации, позволяющий синхронизировать элементы из разных массивов данных через настройку зависимости полей. С помощью зависимых списков при взаимодействии с одним элементом в системе отображающие данные о связанной с ним ячейке из другого списка. Например, в карточке сделки можно создать поле “Связанный контакт”, в котором будет отображаться покупатель из этой сделки. По аналогии в карточке контакта можно создать поле “Связанная сделка”, в которой будут отображаться сделки с участием этого контакта — покупателя. 

Использование связанных списков обеспечивает простое и удобное управление взаимосвязанной информацией, способствует созданию гибкой структуры хранения больших массивов информации в Битрикс24. С их помощью выстраиваются прозрачные, логические связи между разными объектами, расширяются возможности фильтрации, поиска и отображения данных в системе. 

Соединение списков Битрикс24 выполняется путем организации необходимого числа вложенных друг в друга списков, где каждый последующий уровень привязан к определенному элементу предыдущего. В итоге выбор одного элемента приводит к автоматическому выбору связанного подэлемента. 

Элементы списка

Каждый универсальный список Битрикс 24 — это систематизированный и структурированный перечень нескольких элементов, состоящих из полей. Например, у нас есть список всех сотрудников компании. В этом списке карточка каждого специалиста — это отдельный элемент, а информация об этом человеке (его ФИО, должность, контактные данные) занесены в поля. Другой пример — список договоров, заключенных за прошедший месяц. Договора в списке являются элементами, а данные о каждом документе (номер, реквизит, ответственные лица) — поля. 

Изменения элемента списка

Чтобы изменить значение полей внутри элемента универсального списка необходимо дважды кликнуть по заголовку списка или элемента для вызова вкладки “Настройка параметров действия” и выбрать (указать):

• ID элемента — элемент, который будет изменений. Например, это может быть текущий элемент {{ID элемента}};
• Тип документа — это может быть список, процесс, список групп/проектов;
• Выбрать поле — здесь нужно отметить одно или несколько полей, которые будут изменены в выбранном выше элементе/документе. 

Перед закрытием вкладки нужно кликнуть по кнопке Сохранить. 

Чем отличается список Битрикс 24 от обычного списка в Excel

Сравнение списков Битрикс 24 и Excel обычно проводят по нескольким критериям. 

Во-первых, в случае с универсальными списками Bitrix24 администратор корпоративного портала может разграничивать права доступа к ним, при этом работать с полями и элементами могут несколько сотрудников. Например, администратор может для кого-то вообще закрыть доступ ко всем спискам, для других — предоставить возможность их просматривать и лишь ограниченный круг лиц получит возможность редактировать и добавлять информацию. 

Во-вторых, списки Битрикс 24 могут использоваться для размещения и хранения самой разной информации: обычный текст, даты, файлы (например, скан-копии документов, макеты рекламных листовок и пр). 

В-третьих, в списки Битрикс 24 поддерживает автоматическую обработку документов с помощью предварительно настроенных бизнес-процессов. 

Отдельно стоит отметить широкие возможности для соединения списков Битрикс 24, создания связанных и вложенных списков с целью систематизации и структуризации информации, упрощения ее поиска в системе.

Пример использования списков

Для создания нового списка перейдите в раздел “Автоматизация” — “Списки” и выберите команду “Создать новый”. На экране появится страница создания и настройки параметров нового списка. 

Перейдите на вкладку с основными настройками:

1. Укажите название списка: например, “Список клиентов”.

2. Пропишите описание списка. 

Дополнительно можно загрузить картинку, которая будет отображаться около названия списка в общем блоке. 

3. Чтобы автоматизировать работу с клиентами отметьте галочкой опцию “Включить поддержку бизнес-процессов”. 

Если необходимо, чтобы изменения в элементы вносились конкретным сотрудником в определенный момент времени, активируйте опцию “Включить функционал автоблокировки элементов при редактировании”. 

4. Перейдите на вкладку “Подписи”. Здесь необходимо задать названия элементов (в нашем случае это “Список клиентов” и разделов списка. 

Разделы — это папки, в которых хранятся элементы. Например, если компания работает по нескольким направлениям деятельности, всех клиентов для простоты и удобства поиска можно распределить по разделам (папкам), соответствующим этим направлениям. 

5. Перейдите на вкладку “Доступ”, чтобы настроить права доступа к списку для сотрудников компании:

• Нет доступа — пользователь не видит список. 
• Чтение — специалист может только просматривать список. 
• Просмотр в панели — с этим уровнем доступа пользователь может просматривать элементы списка.
• Добавление — пользователь может добавлять в список новые элементы. 
• Изменение — можно добавлять элементы, разделы, редактировать список, запускать для него бизнес-процессы.
• Полный доступ. 

Например, для “Списка клиентов” мы предоставляем доступ “Добавление” и “Изменение” для всех сотрудников отдела продаж. 

6. Нажмите на кнопку “Сохранить”. В разделе “Списки” системы должен появиться новый блок “Список клиентов”. 

Следующим этапом создания нового списка станет настройка его полей.

1. Откройте созданный список, кликните по “Действия” — “Настроить поля”. 

По умолчанию в каждом списке есть одно поле “Название”. Оно не подлежит удалению, но может быть отредактировано. Например, его можно переименовать в “ФИО клиента”. Для этого необходимо выбрать “Редактирование”, прописать новое название поля и сохранить изменения.

2. Добавьте дополнительные поля, кликнув по кнопке “Добавить поле”. Для каждого поля укажите название и тип, выбрать нужные опции:

• Показывать в форме добавление — заполнение поле осуществляется при создании элементов. 
• Показывать в форме редактирования — поле заполняется в режиме редактирования элементов. 
• Только для чтения (в форме добавления или форме редактирования) — соответственно поле нельзя редактировать в процессе создания или редактирования элемента. 

Поле можно сделать обязательным для заполнения. В этом случае карточка элемента не сохранится до тех пор, пока поле остается пустым. При активации опции “множественное” в поле можно хранить несколько значений. 

3. Для автоматического добавления информации о том, кто добавляет и редактирует информацию в списке в него можно добавить поля “Кем создано” с типом “Кем создан”. Сведения о пользователе, который добавил материал будут сохраняться в этом поле автоматически. 

Для поля “Кем создано” следует снять галочки с опций “Показывать в форме добавления” и “Показывать в форме редактирования”, чтобы не перегружать форму. 

На этом основные настройки для “Списка клиентов” заданы. Теперь сотрудники отдела продаж могут добавлять в него информацию. Для этого им нужно зайти в список, нажать на кнопку “Добавить материал” и заполнить поля. 

Закажите настройку Битрикс24 в компании Деломатика

Универсальные списки — функциональный инструмент, существенно упрощающий обработку данных внутри Битрикс24, облегчающий работу сотрудников, позволяющий уменьшить количество ошибок при решении различных задач. Если у вас возникли вопросы по созданию новых списков, их настройке под потребности компании обратитесь за помощью к специалистам Деломатики. Они предоставят профессиональные консультации, расскажут о крутых фишках и возможностях использования отдельных опций и функций Битрикс 24.