Электронная подпись в Битрикс24

Преимущества «Битрикс24 Подпись»

ЭЦП в Битрикс — появившийся несколько лет назад инструмент, использование которого в разы облегчает работу с документами. Фактически речь идет о простой электронной подписи, которая обеспечивает надежный способ удостоверения личности и подтверждения авторства электронных документов. Ее внедрение в CRM существенно упрощает и ускоряет процессы подписания и согласования, избавляет от необходимости тратить время и ресурсы на распечатку бумажных копий. Все операции выполняются в режиме онлайн, без привязки ко времени или точке на карте. 

Безопасность ЭП

Одним из важнейших моментов практического использования электронной подписи Битрикс 24 является ее безопасность. Высокий уровень защиты подписанных документов от внесения изменений и подделки обеспечивается за счет специальных ключей и криптографических методов. 

Комбинация из открытых и закрытых ключей является уникальной и связана только с конкретной ЭЦП, что делает практически невозможным фальсификацию или подмену данных. Дополнительные процедуры идентификации гарантируют, что использовать подпись может только человек, на имя которого она выдана. 

Совет! Для еще большей безопасности рекомендуем использовать процедуру двухфакторной аутентификации при подписании документа, регулярно обновлять ключи ЭП. 

Универсальность ЭП

Не менее значимое преимущество электронной подписи Битрикс 24 — ее универсальность. Применение ЭП возможно в большом количестве специализированных бизнес-приложений и модулей, интегрированы в СРМ и другие сервисы. По отзывам экспертов, появление инструмента Битрикс 24.Подпись стало логичным продолжением уже имеющегося у корпоративного портала функционала создания документов на основании шаблонов. При этом пользователи получили возможность для упрощения и повышения удобства электронного документооборота в компании. 

Юридическая значимость ЭП 

Под юридической значимостью электронной подписи Bitrix понимается ее свойство обеспечивать условия признания подписанного ЭП цифрового документа равнозначным документу на бумажном носители, удостоверенном собственноручной подписью. Таким образом, любой договор, счет, акт выполненных работ или квитанция об оплате, созданные в Битрикс 24 и подписанные ЭП могут использоваться для совершения любых юридически значимых действий: поставки товара, предоставление гарантийных обязательств, обращение в суд и т.д. 

Преимущества в сравнении с бумажным оборотом

Почему вам понравится использовать Битрикс 24.Подпись?

• Больше не нужно отправлять курьера или менеджера с документами к клиенту. 
• Вся информация о вашей фирме и контрагенте подгружается в шаблоны из CRM, пользователю не нужно ничего заполнять руками.
• Отправить документ на подпись руководителю или ответственному должностному лицу можно непосредственно из сделки в CRM.
• На канбан доске можно посмотреть на какой стадии подготовки, согласования, подписания и заверения находится каждый документ. 
• Отправить документ на подпись можно по e-mail или SMS.
• Чтобы получить и подписать документы контрагентам не обязательно использовать СРМ Битрикс 24.
• Даже на бесплатном тарифе отсутствуют ограничения по количеству подписанных документов. 
• Процесс отправки документов на заверение можно автоматизировать. 
• Пользователь может быть уверен в том, что перед в подписанный клиентом документ не внесены изменения и правки. 
• Документы, заверенные Битрикс 24.Подпись имеют юридическую силу. 

Как создать электронный документ 

Для создания электронного документа в Битрикс24 перейдите в раздел главного меню “Подпись” и кликните по кнопке “Подписать”. Далее алгоритм действий будет следующим:

1. Добавьте новый документ. Это может быть изображение в формате jpeg или png; файл PDF или Doc. Также возможно использование загруженных ранее шаблонов. Нажмите на “Продолжить”. 

2. Внимательно заполните основные поля:

• Кто подписывает с вашей стороны. Здесь необходимо указать должностное лицо, которое имеет право ставить подписи на документе от лица компании. 
• Ваша сторона. Сюда заносятся реквизиты фирмы пользователя. 
• Контрагент. Для заполнения поля достаточно выбрать контакт в базе данных CRM, с которым планируется подписание (согласование) документа. 

Нажмите на “Продолжить”. 

3. Добавьте в документ дополнительные элементы (если необходимо). Для этого кликните по кнопке “Изменить” и воспользуйтесь блоками редактора, расположенными справа:

• Ваша сторона. Блок позволяет вносить корректировки в реквизиты юрлица. Сделать это можно не только заранее при подготовке документа, но и уже в процессе его подписания. 
• Контрагент. С помощью этого блока контрагенту направляется запрос на уточнение реквизитов, получение подписи и печати. 
• Общее. Блок позволяет добавлять в документ различную текстовую информацию. Например, это может быть более подробное описание предмета договора, порядок и условия внесения оплаты. Также вы можете указать вручную дату подписания договора, сроки поставки товара, регистрационный номер документа. 

4. Настройте местоположение печатей и подписей в электронном документе: поставьте курс в ту часть файла, где планируйте разместить элемент и кликните по кнопке “В документ”. 

5. Настройке в редакторе цвет, который будет использоваться для обозначения подписей сторон в документе. В дальнейшем он будет отображаться не только в итоговом файле, но и в сертификате его подписания. 

После того, как документ поступит на подпись контрагенту, он сразу увидит, какую информацию ему нужно заполнить. 

Как отправить документ на подпись 

Прежде чем отправить документ на подпись, проверьте еще раз основные моменты в тексте, реквизиты вашей компании и контрагента, контактные данные. В правом меню находится предварительный просмотр документы с выделенными полями, в которых стороны должны поставить подписи, печати и другие элементами. Для файлов на несколько страниц можно воспользоваться функцией постраничного просмотра. 

1. Если какие-то данные в электронном документе нужно отредактировать — нажмите на “Изменить”. Все верно? Выберите способ отправки запроса на подписания: по SMS или e-mail. 
2. Нажмите на команду “Отправить на подпись”. 
3. Сотрудника контрагента, ответственные за подписание, получать соответствующие уведомления на телефон или почту. 

Отследить статус согласования документа сторонами можно в его карточке в разделе “Подпись”. 

Если у вас имеются вопросы относительно того, как как настроить подпись в Битрикс24, использовать ЭЦП и многие другие инструменты корпоративного портала обратитесь за помощью к специалистам Деломатики.