Бронирование ресурсов в Битрикс24

Преимущества системы бронирования 

Бронирование ресурсов Битрикс представляет собой узкоспециализированную систему, с помощью которой пользователи могут управлять доступом к разным ресурсам компании. Например, это могут быть переговорные комнаты, транспорт, оборудование, а также иные активы, которые используются в процессе работы. 

Преимущества системы бронирования Битрикс 24:

• Повышение эффективности совместной деятельности: сотрудники получают возможность заблаговременно планировать свое рабочее время, что позволяет им максимально сконцентрироваться на решении текущих задач;
• Улучшение коммуникаций и исключение непредвиденных ситуаций: ориентируясь на календарь бронирования, менеджеры точно знают, чем они будут заниматься сегодня или завтра, не возникнет ли у них проблем из-за отсутствия доступа к нужному оборудованию или рабочему месту;
• Максимальная эффективность при использовании ресурсов: система способствует предотвращению конфликтов и появлению дублей в рабочем расписании. После ее внедрения, руководитель получает более четкое понимание, например, относительно того, какие услуги реально востребованы у клиентов, а от каких лучше всего отказаться.
• Улучшение организации работы: деятельность всех отделов фирмы становится более слаженной, четкой и структурированной. Руководитель избавляется от необходимости тратить свое время на координацию многочисленных внутренних процессов.
• Сокращение времени и сил на организацию повседневной работы: больше не нужно звонить или писать на e-mail для согласования рутинных моментов. Достаточно всего лишь нескольких кликов мыши, чтобы зарезервировать нужные ресурсы, при этом полностью исключены досадные сбои и ошибки. 
• Легкость использования: Битрикс 24 предоставляет пользователям предельно простой и интуитивно понятный процесс бронирования, доступ к которому имеют все заинтересованные сотрудники компании. Освоить систему и применять ее при решении ежедневных задач может каждый менеджер, независимо от уровня навыков и специальных знаний.

Система бронирования также может использоваться руководителем фирмы для оценки загруженности специалистов в коридоре дат (по конкретной дате, неделе, заданному периоду). 

Функции бронирования ресурсов 

Задействуя Битрикс24 для управления ресурсами компаниями, можно существенно повысить эффективность их использования, оперативно реагировать на изменения в потребностях сотрудников или покупательском спросе. Функционал системы включает:

• Календарь бронирования. При запуске систем бронирования вы попадаете в календарь, в котором можно посмотреть все доступные и зарезервированные ресурсы. В нем отображается занятость ресурсов на определенные даты, здесь же можно уточнить детали их бронирования, вести поиск и фильтрацию данных. 
• Уведомления и напоминания. Чтобы менеджеры не забыли о предстоящих бронированиях система заблаговременно направляет напоминания и уведомления о них. Соответствующие сообщения сотрудники получают через внутренние чаты СРМ, на личную или корпоративную почту. 
• Гибкие настройки. В Bitrix24 реализовано огромное количество настроек, позволяющих адаптировать систему бронирования ресурсов под запросы и потребности конкретного бизнеса. Например, пользователь может задать минимальные и максимальные часы сохранения резерва, правила изменения или отмены брони. 

Бронирование ресурсов на примере

Бронирование ресурсов в Битрикс 24 реализовано в формате пользовательского поля. С его помощью фиксируют данные о видах услуг, месте и длительности их оказания, дате и времени. Заполнять это поле может не только ответственный сотрудник компании (например, администратор салона красоты), но и сами клиенты. В последнем случае его нужно добавить в CRM-форму на сайте. 

Как настроить бронирование ресурсов в лидах и сделках

Для создания поля типа “Бронирование ресурсов” необходимо открыть карточку лида или сделки, кликнуть по кнопке “Создать поле” и выполнить необходимые настройки:

• Придумать уникальное название поля. Оно отображается в карточке СРМ. Должно быть кратким и понятным. 
• Выбрать ресурсы и пользователей. Укажите, что именно можно забронировать. Например, если услуга — стрижка волос, то ресурс — место в салоне красоты, а пользователи — мастера, которые будут стричь. 
• Ресурсы. Перечислите, что именно подлежит резервированию. Поле появится, если на предыдущем шаге были выбраны “Ресурсы и пользователи”.
• Сотрудники. Добавьте специалистов, которые будут предоставлять услуги. Поле также появится при выборе “Ресурсов и пользователей” на предыдущем шаге.  
• Включить опцию “Только дата без времени”, если реализуете посуточные услуги. Например, сдаете в аренду номера в гостинице. При предоставлении клиентам почасовых услуг активировать опцию не нужно. 
• Задать настройки часового пояса. 
• Добавить услуги и длительность. Опция будет полезна, если вы оказывайте несколько видов услуг. Например, в фитнес-зале могут проходить индивидуальные и групповые тренировки. 
• Разрешить или запретить бронировать занятие ресурсы. Используйте опцию, если планируйте записывать на одно и тоже время нескольких клиентов. Например, уроки французского языка можно проводить для 3-5 учащихся. 

Поле можно задать, как “Обязательное для заполнения”. В этом случае сотруднику не удастся закрыть карточку, пока не определится с бронированием ресурсов. При включении опции “Показывать всегда”, поле будет отображаться в карточке лида или сделки, независимо от того заполнено оно или нет. 

Бронирование ресурсов через CRM-форму

Как только в карточке лида или сделки будет добавлено новое поле “Бронирование ресурсов” его можно вставить в СРМ-форму. Для этого:

1. Открываем раздел “CRM” и подраздел “Формы”. 
2. Нажимаем на “Создать форму” и добавляем в нее поле “Бронирование ресурсов”. 
3.  Чтобы задать настройки кликаем по иконке с шестеренкой. 

Готовую форму с возможностью самостоятельной записи можно вставить на сайт, использовать в Битрикс или отправлять клиенту ссылку на нее. 

Настройка Битрикс24 в компании Деломатика

Бронирование ресурсов в Битрикс 24 — это мощный и функциональный инструмент для небольших и средних фирм, индивидуальных предпринимателей, позволяющий эффективно управлять имеющимися ресурсами, оптимизировать их использование. Гибкие настройки и простой интерфейс системы заметно упрощают процесс оказания самых разных услуг: аренда автомобилей или недвижимости, репетиторство, косметологических и пр.

Чтобы получить профессиональную консультацию о возможностях применения бронирования ресурсов, адаптации системы под запросы, специфику и направление вашего бизнеса обратитесь к специалистам Деломатики.