Потоки в Битрикс24: для чего нужны и как настроить

Как Битрикс24 Потоки помогают работать с задачами 

Битрикс24 Потоки — уникальная методология организации работы с задачи в соответствии с теорией ограничений Голдратта. Она направлена на выявление узких и проблемных мест, устранение ограничений, мешающих бизнесу достигать поставленных целей. 

Согласно теории ограничений Голдратта, современные коммерческие организации, собственно, как и любые другие сложные системы, состоят из множества процессов, каждый из которых обладает собственной пропускной способностью. Из-за различных ограничений процессы начинают отставать, превращаясь в узкое место, которое тормозит пропускную способность всей системы. Соответственно, чтобы решить проблему достаточно устранить ее первопричину — ограничения. 

Для лучшего понимания о чем идет речь, рассмотрим пример. Компания занимается оптовыми поставками канцелярских принадлежностей. Работает на индивидуальных условиях с каждым заказчиком. В отдел продаж ежедневно поступают новые лиды, однако, до закрытия сделки доходят единицы. Как показал анализ воронки продаж, основная проблема кроется в юристах компании — получая новые заявки от продажников они долго готовят и согласовывают договора о сотрудничестве. В итоге заявки копятся, работа стоит, а большинство клиентов устает ждать и уходит к более расторопным конкурентам. Устранение ограничения в виде потери потенциальных заказчиков на этапе составления и согласования договора юристами позволило фирме выйти на новый уровень доходов. 

Новый инструмент Битрикс 24 Потоки поможет своевременно выявить узкое место в сложной и многокомпонентной системе. С его помощью также можно:

• осуществлять сбор всех задач в одном месте, а затем распределять его между исполнителями;
• отслеживать загруженность каждого сотрудника;
• контролировать сроки и скорость выполнения задач.

Потоки Битрикс 24 покажут, какие задачи и при каких условиях не закрываются вовремя и копятся, позволят работать и внедрить изменения для устранения выявленной проблемы. 

Основные преимущества Битрикс24 Потоков:

К преимуществам Битрикс24 Потоки можно отнести:

• Автоматическое распределение задач. Руководителю компании, начальникам отделов больше не придется вручную распределять задачи между исполнителями. Система все сделает за вас — назначит задачу ответственному лицу в порядке очереди или в зависимости от степени загруженности менеджеров. 
• Моментальная оценка эффективности. Опция позволяет вести мониторинг результатов и качества работы с задачами в каждом потоке в режиме реального времени. Такой подход обеспечивает быстрое выявление проблем и их устранение без негативных последствий. 
• Уведомление о снижение эффективности. Как только системой обнаружено падение эффективности в потоке она в автоматическом режиме уведомляет об этом ответственного сотрудника (администратора, руководителя и т.д.).
• Рост производительности. Благодаря наглядной визуализации рабочих процессов, руководители получают возможность в моменте принимать управленческие решения для ускорения и улучшения общей производительности команды. Когда все задачи решаются в сроки, а цели достигаются без нареканий, значит все отделы работают эффективности, но что позитивно отражается на прибыльности бизнеса. 

Отдельно стоит отметить отличную адаптивность инструмента. Его функционал доступен не только в десктопной версии Bitrix24, но и в мобильном приложении. Сотрудники в отъезде теперь не будут “выпадать” из рабочего процесса — работать с задачами в Потоке они могут прямо с мобильного приложения в смартфоне. 

Для каких отделов будет полезен инструмент

Внедрение Битрикс24 Потоки позволяет отслеживать результативность и продуктивность работы маркетологов, продажников, рекрутеров, бухгалтеров, юристов. В частности, использование инструмента полезно для:

• Отдела маркетинга: здесь с помощью Потоков можно отслеживать размещение баннеров и отзывов, актуализацию информации на сайте;
• АХО: ремонт оборудования, создание новых рабочих мест, мебель и освещение;
• IT-отдела: разграничение прав доступа, обслуживание офисной техники, настройка и администрирование ПО, мониторинг безопасности и пр;
• Бухгалтерии: подготовка справок 2 НДФЛ, справок о средней заработной плате и пр;
• HR: профессиональное обучение, размещение вакансий о найме персонала;
• Юристов: согласование договоров, подготовка ответов на претензии и пр.

У руководителя Потока всегда и все под контролем. Как только падает эффективность или на выполнении скапливается большое количество задач корпоративный портал незамедлительно уведомит об этом заинтересованных должностных лиц. 

Как создать Поток в Битрикс24?

Создать Поток можно несколькими способами:

1. Добавить новый Поток с нуля;
2. Выбрать готовый шаблон из примеров, настроить его в соответствии со своими потребностями и ожиданиями. 

Для создания Потока перейдите в раздел “Задачи и проекты” — “Потоки” — “Создать Поток”. Как правило, созданием новых Потоков занимается руководитель отдела или ответственный за это сотрудник. Все Потоки отображаться в общем списке вместе с основной информацией: проект, сроки выполнения задач, количество задач и исполнителей на каждой стадии, эффективность. 

Заполнение формы

На следующем этапе необходимо заполнить форму Потока, указав следующую информацию:

• Уникальное название Потока, которое позволит выделить и быстро найти его в списке других;
• Описание Потока: должно быть кратким, четким и емким. 
• Кто может добавлять задачи в Поток: в этом поле нужно выбрать из представленного списка сотрудников, которые будут видеть Поток и смогут добавлять в него новые задачи. 
• Укажите сроки, за которые исполнители должны решить задачу. Это могут быть часы, дни или даже месяцы. Указанный срок автоматически применяется в отношении всех задач, добавленных в Поток. 

Настройки потока

Грамотная настройка Потока в Битрикс24 — важный этап работы с инструментом. Прежде всего, необходимо указать, каким образом будет происходить распределение задач:

• Вручную: каждая задача поступает ответственному должностному лицу (например, начальнику отдела), который ручным способом назначает на нее исполнителя;
• По очереди: система автоматически назначает на задачу свободного в настоящий момент сотрудника, стоящего следующим в очереди;
• Самостоятельно: освободившиеся сотрудники сами разбирают задачи. 

Также требуется настройка следующих опций Потока:

• Разрешить исполнителю изменять крайний срок. Активация этой функции позволяет менеджерам самостоятельно сдвигать дедлайн, если в этом имеется необходимость. 
• Уведомлять исполнителя на половине срока. Например, если до дедлайна остается 3 дня из 6 исполнитель получает соответствующее уведомление. 
• Отправлять на проверку постановщику. Полезная опция, которая позволяет контролировать качество решения поставленных задач руководителем отдела. 
• Выбор проекта для работы с задачами. Пользователю доступно не только создание нового проекта, но и выбор одного из ранее созданных проектов. В рамках одного проекта система позволяет создавать любое количество Потоков. 
• Создавать задачи только по шаблону. Активация настройки позволит использовать для постановки задачи только существующие шаблоны. 

Как только настройка завершена выбираем “Продолжить” и переходим к заключительному этапу на вкладку “Управление”. 

Настройка контроля 

На этом этапе необходимо назначить администратора Потока — сотрудника, который сможет изменять его настройки, получать уведомления по добавленным в Поток задачам. 

Основные настройки на вкладке “Управление”:

• Назначение администратора;
• Оповещение о скоплении в очереди большого числа задач. При активации этого чек-бокса соответствующие уведомления будут  направляться руководителю или администратору;
• Оповещении о скоплении в работе большого количества задач. Уведомление автоматически формируется направляется и отправляется руководителю, если на исполнении оказывается большое число невыполненных задач. 
• Оповещение о снижении эффективности Потока. 

Как только все поля будут заполнены, нужные чек-боксы активированы нажимаем на кнопку “Создать поток”.  

Как создать задачу в Потоке Битрикс24?

В Потоках Битрикс 24 можно создавать задачи для конкретных отделов или процессов, например, для HR для организации профессиональной переподготовки новых сотрудников. Создать задачу можно несколькими способами:

1. В разделе Потоки: перейдите в “Задачи и Проекты”, выберите “Потоки”, отметьте нужный Поток в списке и нажмите на “Создать задачу”. 
2. В других инструментах корпоративного портала. Например, в онлайн-чате, можно нажать на “Создать задачу”, а затем выбрать Поток в верхнем меню. 

Укажите название задачи и ее описание, задайте дополнительные настройки: учет времени, напоминание о сроках и т.д. Крайние сроки, исполнитель и проект назначаются в автоматическом режиме. Сохраните настройки, кликнув по “Поставить задачу”. 

Совет! Для отслеживания задач, добавленных в Поток вами или задач, которые необходимо принять в работу, зайдите в раздел “Мои задачи”. Рядом с каждым Потоком есть цифра, которая означает количество задач с вашим участием. Фильтр действует автоматически, сортируя задачи по Потокам и статусам.  

Как оценить эффективность в Потоках задач Битрикс24?

Одно из главных преимуществ Битрикс 24 Потоков заключается в том, что руководитель сразу видит, если эффективность работы какого-то сотрудника или отдела падает. То есть, ни одно узкое или проблемное место не останется без внимания. Расчет эффективности выполняется на основе общего числа задач, исполненных своевременно. Пределы эффективности устанавливает создатель Потока или ответственное должностное лицо. Как только параметр падает ниже заданной цифры, строчка с Потоком окрашивается в красный цвет. 

В ближайшее время разработчики Битрикс 24 планируют добавить для оценки эффективности Потоков BI-аналитику, которая обеспечит полную картину по всем рабочим процессам в одной вкладке. Это позволит получать детализированную информацию о том, сколько задач завершено, сколько просрочено, кто из исполнителей пропустил дедлайн для принятия обоснованных и целесообразных управленческих решений. 

Закажите настройку Битрикс24 в компании Деломатика

Расширение функционала Битрикс 24 таким инструментом, как Потоки, стало серьезным шагом на пути к повышению удобства и результативности использования корпоративной платформы. Теперь у пользователей системы имеются недоступные ранее возможности по автоматизации бизнес-процессов, повышению общей эффективности работы всех отделов и соответственно наращиванию прибыли компании. 

Если у вас имеются проблемы с созданием и настройкой Потоков Битрикс24, требуется обучение сотрудников работе с новыми инструментами корпоративного портала обратитесь за помощью к специалистам Деломатики. Они обязательно ответят на все ваши вопросы, расскажут, как оптимизировать процессы и улучшить работу компании в соответствии с вашими ожиданиями и планами стратегического развития.