Полный обзор системы «МойСклад»: функциональность, возможности и интеграции

Регистрация и начальная настройка 

Важный плюс облачной платформы «МойСклад» – моментальный старт работы в системе. Логика и интерфейс сервиса максимально простые, при этом ничего не нужно устанавливать на компьютер. Фактически, чтобы начать использовать «МойСклад» пользователю нужно выполнить 4 основных шага.

Шаг 1. Регистрация в системе. 

Процесс регистрации в программе предельно прост и занимает всего несколько минут. Пользователю необходимо перейти на официальный сайт сервиса и нажать на кнопку “Регистрация”. В форме для ввода информации указать имя, электронную почту и номер телефона. Пароль для последующих входов в систему будет сгенерирован автоматически и отправлен на e-mail. 

Шаг 2. Добавление юридического лица и сотрудников.

После регистрации в программу заносятся данные о компании: “Настройки” – “Справочники” – “Юрлица” и заполнить карточку с информацией о предприятии пользователя (название, контактные данные, банковские реквизиты и т.д.). Добавить новых пользователей можно во вкладке “Сотрудники”. 

Шаг 3. Настройка прав доступа и ролей пользователей. 

Для каждого сотрудника заполняется анкета (ФИО, телефон, должность, ИНН, комментарии), выбирается его роль в системе и настраиваются права доступа. 

Шаг 4. Импорт данных: товары, контрагенты, остатки.

На заключительном этапе начальной настройки облачной системы требуется импортировать в нее товары, остатки, списки контрагентов и прайс-листы из Excel, а также перенести приемки из электронного документооборота и банковские выписки из 1С. 

Основные разделы и функциональность 

В рамках большого обзора программы «МойСклад» рассмотрим основные разделы и функции сервиса. 

Показатели 

Большой раздел включает несколько подразделов:

1. Показатели – предназначен для анализа статистики по таким важным метрикам, как: 

• продажи (за сегодня, неделю, месяц, год);
• просроченные заказы с разбивкой по контрагентам, заказам и суммам;
• просроченные счета с разбивкой по контрагентам, счетам и суммам;
• деньги – с указанием статистики по приходу, расходу и остаткам;
• список последних документов, с которыми пользователь работал в программе. 

2. Документы – в подразделе представлены все электронные документы, которые создавались и обрабатывались в системе. С помощью встроенных фильтров можно быстро найти конкретные документы. Для создания нового документа достаточно кликнуть по кнопке “+Документ”, выбрать нужный из представленного списка, внести в карточку обязательные сведения и сохранить изменения. 

3. Корзина – здесь хранятся удаленные документы. При необходимости их можно восстановить в течение 7 дней с момента удаления. По завершению этого периода документы безвозвратно удаляются из Корзины.

4. Аудит – в подразделе фиксируются все важные события с момента создания нового аккаунта. Удалить события не получится. По умолчанию доступ к списку имеют только администраторы, но если нужно, соответствующие права можно предоставить и другим сотрудникам компании. 

5. Файлы – пользователи могут загружать в систему любые файлы: например, сканы документов, шаблоны этикеток и ценников, фотографии товаров. Посмотреть все загруженные файлы можно в этом подразделе. Для поиска объектов можно воспользоваться фильтрами. Ненужные файлы можно удалять, чтобы освободить место в хранилище. 

Закупки 

Раздел отвечает за взаимодействие с поставщиками. С его помощью компания планирует новые закупки с учетом текущей загруженности склада и статистики продаж, работает со счетами, управляет приемкой и возвратом брака поставщикам. 

Основные подразделы:

1. Заказы поставщикам – функционал «МойСклад» позволяет формировать заявки поставщикам для планирования будущих закупок товаров и услуг. Для этого необходимо нажать на “+Заказ” и заполнить обязательные поля в открывшемся окне (организация, контрагент, склад, валюта документа). Товар в заявку добавляют через поиск, справочник, сканер штрихкодов или импорт. Созданный заказ можно поставить в ожидание, распечатать, отправить по электронной почте, сформировать на его основании новый счет или другой документ.

2. Счета поставщиков – здесь представлен список счетов к оплате. Для создания нового счета требуется кликнуть по “+Счет”, указать организацию, контрагента, склад и заполнить другие поля.

3. Приемки – важный подраздел, с помощью которого ведется учет остатков при закупке новых позиций.

4. Возвраты поставщикам – оформление возврата возможно на основании документов приемки или же без документа-основания.

5. Счета фактуры полученные – создаются на базе приемок и в будущем хранятся в данном разделе.

6. Управление закупками – в этом подразделе можно проанализировать продажи, использование сырья, материалов и полуфабрикатов на производстве за заданный период. Отчеты по Управлению закупками формируется в нескольких вариантах:

• по продажам – строится на основе информации о товарах, которые были проданы за конкретный период;
• по использованию – содержит сведения о товарах, которые использовались на производстве в качестве сырья и материалов.

Обратите внимание! Все документы из раздела “Закупки” можно распечатывать, отправлять по e-mail, добавлять в них дополнительные поля и статусы, создавать на базе них другие документы. 

Продажи 

Раздел «Продажи» в системе «МойСклад» направлен на взаимодействие с покупателями. В нём создаются заказы, выставляются счета, контролируются отгрузки, оформляются возвраты и другие операции. Раздел помогает автоматизировать процесс продажи товаров и услуг, контролировать финансовые поступления, работать с клиентской базой данных. 

Основные подразделы:

1. Заказы покупателей – нужен для планирования продаж, резерва товаров, фиксации достигнутых с клиентом договоренностей, создания счета. Новый заказ можно сформировать вручную непосредственно на вкладке или посредством интеграции из интернет-магазина, из магазинов в социальных сетей, с маркетплейсов.

2. Счета покупателям – его можно создать вручную или на основании заказа покупателя. В дальнейшем на базе счета формируются документы “Входящий платеж”, “Отгрузка”, “Приходной ордер”.

3. Отгрузки – завершающий этап продажи. В подразделе отражаются все отгрузки с указанием организации, контрагента, статуса операции.

4. Отчет комиссионера – подраздел будет полезен компаниям, которые специализируются на реализации комиссионных товаров. 

5. Возвраты покупателей – создаются на основании документов отгрузки или без основания.

6. Счета-фактуры выданные – электронные версии документов, переданные покупателю. 

7. Прибыльность – содержит график показателей прибыли, полученной компанией. Статистика предоставляется по товарам, сотрудникам, покупателям и каналам продаж. 

8. Товары на реализации – тут можно посмотреть товары, принятые и переданные в магазин для продажи. 

9. Воронка продаж – вкладка с таблицей по статусам, количеству заказов, времени. Можно оценить конверсию и суммы, проанализировать информацию по заказам и контрагентам. 

Товары 

Раздел предназначен для добавления, списания, перемещения и других операций с товарами.

Один из самых больших разделов в программе «МойСклад». Содержит следующие вкладки:

1. Товары и услуги – список товаров и услуг, которые реализует компания. Здесь же можно создать новые карточки товаров, заполнив обязательные поля предложенной формы.
2. Оприходование – предназначен для учета излишек товаров, выявленных во время инвентаризации, занесения начальных остатков, поступивших на складское хранение. 
3. Списание – позволяет списывать со склада испорченные или недостающие товары. Списание, как правило, осуществляется по результатам инвентаризации. 
4. Инвентаризация – включает результаты плановых и внеплановых инвентаризаций. Позволяет выявлять разницу между учетными и фактическими остатками. 
5. Внутренние заказы/Перемещения – подраздел предназначен для планирования закупок и перемещения товарных позиций внутри одной организации. 
6. Прайс-листы – заполняются вручную или автоматически с помощью функционала сервиса. Прайсы необходимы для быстрого и удобного назначения цен в документах. 
7. Остатки – включают товарные остатки, которые числятся на складском хранении.

8. Обороты – приход и расход товар за конкретный период времени. Статистика по оборотам формируется по складам, проектам, поставщикам и пр.

9. Серийные номера/Коды маркировки/Маркировка – в разделе содержится информация, позволяющая идентифицировать товар и отслеживать его перемещение. Данные можно использовать, в том числе для работы с системой “Честный знак”. 

Контрагенты 

Раздел предназначен для работы и ведения документооборота с поставщиками и покупателями, выстраивания с ними долгосрочных и взаимовыгодных отношений. 

В разделе представлен три вкладки:

1. Контрагенты – ведение и актуализации базы данных клиентов, поставщиков. 
2. Договоры – создание новых соглашений, хранение договоров с поставщиками и покупателями. На основании документов из этого подраздела можно создавать многие другие документы, вести электронный документооборот с контрагентами. 
3. Звонки – функционал «МойСклад» позволяет звонить контрагентам прямо из программы. Для этого требуется провести ее интеграцию с сервисом IP-телефонии. В подразделе фиксируются все звонки с возможностью прослушать их в записи. 

Деньги 

Раздел позволяет вести учет всех доходов и расходов, фиксировать платежи. Его назначение – финансовый учет для эффективного ведения бизнеса. 

Основные подразделы:

1. Платежи – здесь собраны все входящие и исходящие платежи организации. Первые формируются на основании таких документов, как: “Входящий платеж” и “Приходный ордер”, вторые – “Исходящий платеж” и “Расходный ордер”. 
2. Движение денежных средств – показывает, сколько компания тратит и получает денег. 
3. Прибыли и убытки – важный отчет, отражающий финансовые результаты производственно-хозяйственной деятельности компании за выбранный период. В качестве источника информации о доходах система использует документы “Отгрузки”, “Розничные продажи”, “Комиссионные продажи”, сведений о расходах – “Исходящий платеж”, “Списание”, “Расходный ордер”, Кассовый расход”. 
4. Взаиморасчеты/Начисление зарплаты – отчет включает данные о расчетах с контрагентами и сотрудниками за выбранный временной промежуток. Подраздел необходим для контроля объемов кредиторской и дебиторской задолженности, мониторинга движения денежных средства. 
5. Корректировки – здесь можно изменять начальный баланс, вручнуе синхронизировать учетные данные по финансовым результатам работы компании. 

Розница 

Раздел предназначен для управления розничной торговлей. Система позволяет вести учет по категориям товаров, отслеживать остатки, устанавливать минимальные объемы запасов, получать уведомления о необходимости их пополнения.

Для настройки раздела:

1. Необходимо создать новую точку продаж: указывается наименование, головная организация, канал продаж, описание, адрес, система налогообложения. 
2. Далее прописываются настройки для кассиров: формируется список сотрудников, которые получают право оформлять продажи в данной точке. 
3. Выполняется настройка цен: в зависимости от выбранного типа цены кассир сможет редактировать стоимость товара при его продаже или пробивать его за фиксированной цене. 
4. Задаются основные настройки продаж и скидок: возможность удаления кассиром отдельных позиций из чека, разрешение на скидки и указание максимального процента скидки. 
5. Определяются настройки хранения и учета товаров: склад, с которого списываются товары, учет остатков и резервов, возможность создания новых карточек товаров непосредственно в торговой точке. 
6. Проводится настройка процесса взаимодействия с покупателями: в программе можно разрешить добавление покупателя в базу данных непосредственно на кассе в процессе оформления покупки. 
7. Задаются параметры формирования кассовых чеков: обязательное формирование кассовых чеков, автоматическая печать товарных чеков при проведении отдельных операций, разрешение на тестирование разных режимов печати чека и использование шаблонов. 
8. Настраиваются смены: автоматическое создание входящего платежа или ПКО при закрытии смены. 
9. Включаются настройки возвратов: разрешение возвратов в закрытых сменах и возвратов без основания. 

Вся работа с онлайн-кассами в облачном сервисе «МойСклад» осуществляется в строгом соответствии с положениями 54-ФЗ. 

Производство 

Раздел необходим для планирования производства товаров, управления технологическими процессами, учета результатов. 

Содержит следующие вкладки:

1. Техкарты – детализированное описание процесса изготовления конкретного товара. Технологические карты позволяют многократно воспроизводить утвержденную последовательность действий в рамках производственного процесса. 
2. Заказы на производство – предназначен для планирования выпуска определенных товаров, резервирование под них комплектующих, сырья и материалов. 
3. Техоперации – здесь фиксируются все сборочные и производственные операции, реализуемые компанией в соответствии с технологическими картами. 
4. Производственные задания – подробное описание всего процесса производства: используемые техкарты, наименование выпускаемых товаров и их объемы, сырье и материалы, необходимые для выполнения задания. 

В разделе также имеются и другие модули, позволяющие контролировать и управлять производством на предприятии: “Выполнение этапов”, “Оплата труда” “Техпроцессы”, “Статус производства”. 

Задачи 

Это один из важнейших инструментов программы «МойСклад». Он предназначен для управления и структурирования рабочих операций. Задачи можно ставить себе или коллегам непосредственно в разделе, в карточке контрагента или в документах, а после отслеживать их выполнение посредством уведомлений. 

Для создания новой задачи следует подробно описать ее, назначить исполнителя, задать дедлайн, выбрать тип задачи. Если в этом имеется необходимость задачу можно связать с конкретным документом или контрагентом. Дополнить ее комментарием и файлами. 

Интеграции и расширения 

Возможности программы «МойСклад» позволяют подключать готовые интеграции с популярными сервисами для ведения бизнеса, разрабатывать собственные решения на открытом API. Доступные пользователям интеграции собраны в разделе “Решения” и сгруппированы по нескольким категориям:

• CMS, конструкторы сайтов и соцсети – Tilda, Онлайн-заказ, 1С-Битрикс, OpenCart и др. 
• CRM – Битрикс24, amoCRM, SberCRM;
• Email, SMS, мессенджеры – Whatsapp, Telegram и пр.;
• Банки – Точка-Банк, Т-Банк, Альфа-Банк и многие другие;
• Бухгалтерия – 1С.Бухгалтерия, Моё Дело;
• Доставка – СДЭК, Яндекс.Доставка, Почта России, Деловые линии и пр.;
• Маркетплейсы – Озон, Вайлдберриз, Яндекс.Маркет и пр.;
• Онлайн-кассы – Эватор, Атол и др.
• Платежные системы – ЮКасса, Прием оплаты через СБП и т.д.
• IP-телефония – Манго Телеком, Билайн, Простые звонки и пр.
• ЭДО – Такском, Диадок, 1С ЭДО и пр. 

В каталоге решений имеются интеграции рассчитанные на предпринимателей из России, Белоруссии, Казахстана и Узбекистана. 

Тарифные планы и стоимость 

После регистрации новым пользователям сервиса предоставляется бесплатный пробный период на 14 дней. Он позволяет добавлять в программу до 10 юридических лиц, 5 точек продаж и 5 пользователей., работать с шаблонами документов, CRM, маркировкой, управлять маркировкой, распределять роли и права сотрудников. 

Платные тарифы «МойСклад»:

Программа также поддерживает возможность приобретения дополнительных опций по желанию пользователя. Например, за подключение дополнительного сотрудника, интернет-магазина, точки продаж придется доплатить 650 руб в мес, модулей “Производство”, “Финансы”, “Автоматические сценарии” – 1300 руб в мес., в зависимости от тарифа. 

Поддержка и обучение 

Облачный сервис «МойСклад» предлагает своим пользователям всестороннюю поддержку для быстрого старта и последующей работы с онлайн-инструментами. Воспользоваться помощью персонального менеджера можно сразу после регистрации в программе через чат в Личном кабинете. Для связи со специалистами техслужбы также доступны телефон и e-mail. Такие варианты общения обычно используется для решения сложных вопросов, требующих безотлагательного внимания разработчиков. 

Чтобы познакомиться с основными возможностями прямо на платформе можно пройти ускоренное интерактивное обучение. Более подробная информация содержится в записях вебинаров, документации и видеокурсах из Базы знаний ПО. У «Моего Склада» имеется собственный Учебный центр, который организует платные и бесплатные курсы по работе с программой. 

Заключение 

Функционал и возможности «МойСклад» рассчитаны на:

• Малый и средний бизнес – сервис станет надежным помощником для компаний, нуждающихся в автоматизации процессов управления продажами и складом. 
• Розничные оффлайн-магазины – торговым точкам программа предлагает удобные и простые в освоении инструменты управления запасами, продажами, быстрые интеграции с кассовым оборудованием. 
• Интернет-магазины – ПО поддерживает интеграции с популярными сервисами разработки и запуска интернет-магазинов ( Tilda, WooCommerce и другими), что способствует автоматизации работы платформ e-commerce любого масштаба. 
• Оптовые компании – организациям, занимающимся оптовыми продажами, «МойСклад» предоставляет доступ к инструментам учета крупных партий товаров, управления закупками, поставками, продажами. 
• Производственные предприятия – программный продукт позволяет организовать ведение учета сырья и материалов, полуфабрикатов, готовой продукции, контролировать запасы, планировать и управлять технологическими процессами. 

В чем причина популярности сервиса «МойСклад»? Преимущества программного продукта, прежде всего, кроются в его интуитивно понятном интерфейсе, отсутствии необходимости в установке ПО на компьютере, наличии iOS и Android приложений, позволяют получать актуальную информацию о бизнесе в режиме 24/7. 

Хотите, чтобы учет стал проще, а бизнес – эффективнее? «МойСклад» – это облачный сервис для автоматизации торговли и складского учета, который поможет навести порядок в процессах. А чтобы внедрение и настройка программы прошли без досадных ошибок и оплошностей поручите решение поставленной задачи специалистам Деломатика. Мы реализуем полный комплекс услуг по интеграции «МойСклад»: консультации по выбору оптимального тарифного плана, настройка системы и подключение сторонних решений для расширения ее возможностей, обучение сотрудников работе с «МойСклад», техническая поддержка и сопровождение после внедрения.