Мой склад: обмен данными с 1С:Бухгалтерия

Преимущества обмена данными через экспорт/импорт 

Использование интеграции МойСклад и 1С.Бухгалтерия имеет следующие преимущества для бизнеса:

• Автоматизация обмена данными между системами. Ручное введение информации, банальное перепечатывание цифр и текстовых сведений из одной программы в другую — все эти операции, которые раньше отнимали массу времени и сил, благодаря интеграции выполняются автоматически, позволяя сотрудникам сосредоточиться на более важных и значимых задачах. 
• Уменьшение ошибок при ручном вводе информации. Если данные внесены в систему некорректно это может привести к проблемами при составлении финансовых отчетов и ведения аналитики. Неточности и опечатки в заказах негативно скажутся на взаимоотношениях с клиентами. 
• Актуальность данных в обеих системах. Автоматический обмен информацией между 1С и МойСклад обеспечивает эффективное управление запасами и остатками. К тому же имея на руках достоверную информацию о реальном положении дел руководство компании может принимать обоснованные решения, анализировать результаты, прогнозировать продажи, вести стратегическое планирование бизнеса.

Синхронизация МойСклад с 1С – это не просто модернизация и улучшение процессов, а качественный скачок в эффективности вашего бизнеса, залог успешной работы и конкурентоспособности компании. 

Подготовка систем для обмена данными 

Обмен данными между МойСклад и 1С требует тщательной подготовки, призванной облегчить процесс интеграции, сделать его максимально безопасным и эффективным. На этом этапе настройки синхронизации необходимо:

1. Проверить совместимость версий программ. Изучить официальную документацию программных продуктов, уделить внимание особенностям актуальных версий и существующим ограничениям. Для бесшовного обмена данными обновить ПО до последних версий. Организовать тестирование в локальной среде, чтобы убедиться в корректной работе интеграции. 
2. Создание резервных копий данных. При наличии резервных копий в случае ошибок или сбоев во время обмена можно быстро восстановить утраченные сведения и избежать потери важной информации. 
3. Настройка прав доступа и ролей пользователей. Ключевой аспект информационной безопасности при экспорте/импорте данных. Чтобы ограничить доступ третьих лиц к критически важным сведениям роли и права в корпоративных программах назначают в зависимости от должности и обязанностей сотрудников. Дополнительно рекомендуется вести учет действий пользователей в системе для контроля за тем, кто и какие операции выполняет. Все это повысит безопасность данных и упростит их аудит.

Тщательная подготовка к интеграции МойСклад с 1С позволяет бизнесу эффективно использовать средства автоматизации и при этом минимизировать риски, связанные с обменом данными. 

Настройка экспорта данных из «МойСклад»

Для экспорта данных из МойСклад в 1С.Бухгалтерия:

1. В облачном сервисе МойСклад перейдите в раздел “Настройки” в пользовательском меню. 
2. Выберите “Обмен данными” — “Экспорт”. 
3. Кликните по кнопке “Экспортировать” и выберите пункт “Бухгалтерия 3.0” в выпадающем списке. 
4. Сервис создаст архив с XML-файлом для загрузку в программу 1С.БП 3.0.
5. Определите, какие данные данные следует выгрузить:

• Все данные — выгрузка всей справочной информации (контрагенты, номенклатура) и документов;
• Документы — выгрузка выбранных пользователем документов;
• Справочники — выгрузка справочной информации. 

5.1. Настройте типы документов – снимите или поставьте галочки рядом с нужными документами. 

5.2. Задайте период выгрузки и/или изменения документов. При выборе периода выгрузки выполняется обмен документами, которые относятся к конкретному временному промежутку. Если задан период изменения документов, в файл попадают все документы, которые создавались или редактировались в указанном периоде. 

Обратите внимание! Если осуществляется обмен справочной информацией и документами за большой период времени (несколько месяцев, год и т.д.), перенос лучше выполнять частями. Это позволит избежать ошибок при загрузке данных в 1С. 

5.3. Задайте организацию, по которой выгружаются документы. 

1. Нажмите на “Сохранение данных”, чтобы сохранить заданные настройки для следующих обменов.
2. Выберите команду “Экспортировать”. 
3. Экспорт может занять некоторое время, в зависимости от объема загружаемой информации. После завершения операции нажмите на кнопку “Скачать файл” и сохраните его на компьютер. 

Импорт данных в 1С:Бухгалтерия 3.0

Следующим этапом выгрузки данных из МойСклад в 1С.Бухгалтерия станет импорт подготовленного XML файла в 1С.

Загрузка данных в локальную версию 1С.Бухгалтерия осуществляется посредственном встроенного в конфигурацию модуля “Универсальный обмен данными в формате XML”. Алгоритм действий включает следующие шаги:

1. Откройте в 1С раздел “Сервис и настройки” – Функции для технического специалиста”.
2. Выберите “Обработки” – Универсальный обмен данными в формате XML”. 
3. Запустите режим работы “На клиенте”. 
4. Кликните по кнопке “Загрузить данные” и выберите архивный файл, ранее скачанный с сервиса МойСклад. 
5. Дождитесь появления на экране системного сообщения о завершении загрузки. 
6. Проведите в 1С загруженные документы. 

Чтобы загрузить данные из МойСклад в облачную версию 1С:

1. Перейдите в Личный кабинет системы. 
2. На вкладке “Сервисы” базы, в которую будет выполняться загрузка данных, подключите сервис “Инструменты бухгалтера”. 
3. Перезагрузите базу и перейдите в раздел “Инструменты бухгалтера”. 
4. Выберите “Запустить инструменты бухгалтера” – “Универсальный обмен в формате XML”. 
5. Укажите путь к скачанному из программы МойСклад файлу на вашем компьютере. 

Особенности и рекомендации

Чтобы настроить обмен данными между МойСклад и 1С.Бухгалтерия учитывайте следующие моменты:

• При большом объеме данных рекомендуется выгружать их частями (например, по месяцам) для предотвращения ошибок при загрузке в 1С.​
• Идентификация товаров и групп товаров в системе 1С происходит по коду. Если код пустой, используется наименование, поэтому оно также должно быть уникальным. 
• При появлении ошибок экспорта/импорта рекомендуется использовать режим отладки с выводом системных сообщений в окно сообщений.

Преимущества интеграции для бизнеса

Синхронизация 1С и МойСклад обеспечивает:

• Централизацию данных. Информация о ценах, складских остатках, характеристиках всегда актуальна в обеих системах, обновление сведений происходит автоматически. 
• Быстрое оформление и обработка заказов. Повышение качества обслуживания клиентов и их удовлетворенности;
• Расширение возможностей для планирования, создания сводных отчетов на основе сведений из двух систем, принятия обоснованных и соответствующих реальному положению дел стратегических решений. 
• Уменьшение количества ошибок, которые неизбежны при ручном вводе данных. 
• Повышение прозрачности бизнес-процессов, создание благоприятных условий для дальнейшего развития предприятия. 

Получить профессиональную консультацию по настройке интеграции МойСклад и 1С.Бухгалтерия вы можете у специалистов компании Деломатика. В зависимости от поставленных задач, особенностей и специфики бизнеса заказчиков мы используем разные сценарии синхронизации систем: установка и настройка готовых API решений со стандартным функционалом, разработка индивидуального решения для настройки автоматического обмена данными под нужды конкретной организации.