Интеграция 1с документооборот и CRM Bitrix24

Для чего может потребоваться интеграция

В средних и крупных компаниях ежедневно создается, принимается и подписывается множество документов, таких как заявления на отпуск и командировки, договоры с клиентами и поставщиками, отчеты о продажах и отчеты о расходах.

В какой-то момент огромный объем этих документов и сложность логистического сегмента начинают вызывать проблемы:

• документы «теряются» (невозможно точно определить, на каком этапе согласования находится документ);
• трудности при передаче документов между отделами (например, у менеджера по продажам есть контракт, но финансовому отделу нужно срочно его проанализировать);
• документы неприемлемо долго «проходят» все стадии утверждения;
• нарушаются вопросы защиты данных (слишком много людей имеют доступ к документам, что снижает уровень безопасности данных); и т.д.

Отдел продаж работает с клиентами только через сервис «Битрикс24». Все коммуникации с клиентами, включая заявки, поступающие на сайт, рекламные баннеры и телефонные контакты, фиксируются в специальной форме – Сделки. В транзакцию менеджер вносит информацию о клиенте и описывает статус общения с ним. Для этого можно провести в 1с документооборот битрикс24 интеграцию.

Достоинства решения

Когда все сотрудники в компании подключаются через корпоративный портал, используется единственная лицензия на «1С:Документооборот».

Вы можете установить лимиты на права доступа сотрудников к документации. Настройки прав доступа к документации для сотрудников выполняются в «1С:Документообороте».

Внешние пользователи фирмы (поставщики, дистрибьюторы, внешние сотрудники) могут просматривать внутренние данные в своих персональных кабинетах на сайте фирмы или на портале компании через «1С:Документооборот».

Сотрудники портала компании могут получить нужные им документы без знания интерфейса и функций «1С:Документооборота».

Вся требуемая потребителям информация доступна в единой системе «1С-Битрикс24». Документы закрыты в «1С-Битрикс24», чтобы их можно было редактировать.

Клиенты, продающие товары через Интернет, используют программы управления товарами, ценами и запасами, с которыми работает администратор. Наиболее популярными являются «1С-Предприятие» и его конфигурации для различных видов деятельности и «МойСклад».

Перенос информации из учетной системы в Битрикс осуществляется с помощью стандартного модуля обмена. Однако у этого модуля есть существенный недостаток: он не позволяет наладить документооборот между системами.

Обычно за выполнение задач, стоящих перед предприятием, отвечают несколько утилит. Например, 1С:Бухгалтерия нужна для ведения учета и отчетности, 1С:УТ – для контроля заказов и запасов у поставщиков, Битрикс24 – для создания автоматической системы в CRM – customer onboarding, инструменты Storefront, Product и Enterprise Portal – для формирования информационного сегмента и коммуникации между сотрудниками и т.д. При этом они должны быть интегрированы, чтобы одни и те же данные не вводились дважды в разные системы. Поэтому приложения 1С интегрированы в Битрикс24. Какие данные будут обмениваться между системами, зависит от самих систем.

После того как все данные подготовлены, информация о товарах и сделках, а также любая другая необходимая номенклатура внесена в базу данных, можно приступать к конфигурированию. Для этого необходимо перейти на рабочий стол программы на вкладку Admin – Data Synchronisation – Exchange Nodes with Sites. На этой вкладке необходимо создать новый узел обмена. Рекомендуется создавать разные узлы обмена для продуктов и заказов. Поскольку заказы обновляются чаще, чем продукты, лучше управлять этими данными в отдельной базе данных.

Конфигурация решения

Для начала ознакомьтесь с перечнем доступных конфигураций на сайте «1С-Битрикс». Каждое решение 1С имеет свою функцию обмена.

1С:Бухгалтерия: выгружает информацию о торговом партнере (контакт, компания, реквизиты), счет (счет-фактуру) и номинацию (товар).

1С:Управление торговлей: выгружает информацию о торговых партнерах (контакт, компания, реквизиты), заказы (на торговлю) и наименования (на товары). Обмен заказами в интернет-магазине также возможен, но работает в тестовом режиме.

Что с чем взаимозаменяется?

С технической точки зрения, взаимообмен всегда происходит между 1С и Битрикс24. Инициатором обмена всегда является 1С! Другими словами, именно 1С непосредственно управляет процессом загрузки/выгрузки данных. Битрикс оптимально знает, какая 1С подключена и какие манипуляции отправлять и получать, сама 1С «получает» изменения от Битрикс24 с помощью запросов и затем отправляет их обратно в 1С, которая, в свою очередь, отправляет их в Битрикс24, который, естественно, отправляет обратно свои изменения.

Разумеется, существует режим обмена в реальном времени, который поддерживает непрерывную связь с Битрикс24 и немедленное получение изменений, но в итоге сразу после внесения изменения сообщение передается из Битрикс в 1С и 1С его тут же «получает». Строго говоря, выгрузку все равно осуществляет 1С.

В компании Деломатика вы сможете заказать услугу интеграции 1с документооборота и Битрикс 24. Специалисты быстро проведут необходимые операции и расскажут про особенности работы с установленной системой. Все решения подбираются в индивидуальном порядке в зависимости от требований заказчика.