Формы документов в МойСклад: создание, настройка и автоматизация

Общие возможности работы с документами в МойСклад

МойСклад – облачное решение, предназначенное для автоматизации различных аспектов бизнеса, включая продажи, закупку сырья и материалов, ведение финансовой и бухгалтерской отчетности, инвентаризацию. Работа с документами является одним из важнейших компонентов системы, который позволяет выстраивать взаимодействие с контрагентами и между структурными подразделениями, успешно решать многие другие задачи:

• автоматизировать процесс оформления первой бухгалтерской документации: накладных, счетов, актов;
• вести учет движения денежных средств, контролировать взаиморасчеты с поставщиками и покупателями;
• управлять складскими запасами и остатками;
• анализировать важнейшие бизнес-показатели для принятия важных управленческих решений. 

Создание документов — основная операция, на которой строится работа в программе МойСклад. Она доступна практически во всех разделах программы: “Заказы покупателей”, “Счета поставщиков”, “Платежи”, “Оприходования”, “Списания” и другие. 

Перечень документов, с которыми можно работать в сервисе, включает:

• Первичные документы: накладные, счета-фактуры, акты выполненных работ;
• Кассовые документы: приходные и расходные ордера, кассовые книги;
• Складская документация: прием товаров, акты списания, инвентаризации, перемещения;
• Финансовые документы: счета на оплату, платежные поручения, выписки банка;
• Отчеты: анализ прибыли, финансовых потоков, рентабельности. 

Каждый документ имеет свой шаблон, который содержит обязательные поля и дополнительные опции, облегчающие ввод данных. 

Создание и печать отдельных документов

Работа с шаблонами печатных форм документов в разных разделах облачного сервиса МойСклад строится по схожим принципам. Разберем алгоритм создания и печати отдельного документа на примере стандартного заказа покупателя:

1. После авторизации в системе, перейдите в раздел “Продажи” — “Заказы покупателей”.

2. В представленном списке найдите нужный заказ. 

3. Кликните по кнопке “Печать” в верхнем меню. 

4. Выберите необходимый документ или нажмите на кнопку “Настроить”, чтобы добавить шаблон документа. 

5. В выпадающем списке выберите способ печати:

• открыть в браузере – файл откроется в новой вкладке, где его можно просмотреть, скачать или распечатать;
• скачать в формате – файл загрузится на компьютер с сохранением структуры в формате PDF, DOC, XLS и др.

6. Поставьте флажок “Запомнить выбор”, чтобы ускорить последующую печать документов. 

7. Нажмите “Да”. Дождитесь загрузки документа на ПК или когда он откроется в новой вкладке. 

Обратите внимание! При необходимости вы можете отправлять счета, договоры, накладные и многие другие документы контрагентом прямо из программы МойСклад. 

Комплекты документов

Комплект документов в системе МойСклад – набор взаимосвязанных документов, объединенных одним процессом или общей задачей. Например, для юридического закрепления факта передачи товара покупателю компания оформляет счет-фактуру, товарную накладную, акт оказанных услуг. Облачный сервис позволяет объединить все эти документы в единый комплект для автоматизации и ускорения операции, упрощения дальнейших расчетов. 

Сценарии использования комплектов документов в МоемСкладе могут быть разными: от подготовки пакета документов для учета доходов и расходов компании до документального сопровождения поставки сырья и материалов на склад. 

Чтобы распечатать комплект документов (на примере стандартного заказа покупателя):

1. Перейдите в раздел “Продажи” — “Заказы покупателей”.
2. Найдите нужный заказ в представленном списке.
3. Кликните по кнопке “Печать”.
4. В выпадающем списке нажмите на “Комплект…”. 
5. Отметьте галочками документы, которые нужно распечатать. Укажите количество экземпляров для печати. 
6. Нажмите на кнопку “Распечатать”. 
7. На ПК загрузится файл PDF, в котором будут собраны все документы, добавленные в комплект. 

Связанные документы

Функционал МойСклад позволяет связывать документы между собой. Например, заказ покупателя можно связать со счетом на оплату, актом отгрузки и входящим платежом. Для создания новой связи нажмите на кнопку “Привязать документ” и отметьте флажком нужный документ в форме выбора. 

Чтобы посмотреть связи, заданные для документа:

1. рядом со вкладкой “Главная” перейдите на вкладку “Связанные документы”.
2. дождитесь загрузки схемы документов;
3. для просмотра документа в схеме кликните по нему мышью. 

Для удаления связи в схеме документов наведите на нее курсор мыши и нажмите на крестик. Учитывайте, что система не поддерживает удаление связи со счетами-фактурами и предоплатами. 

Настройка редактирование шаблонов

Шаблон документа в МойСклад – это файл Excel формата xls, сочетающий в себе текст, функционал электронных таблиц и специальные формулы библиотеки jXLS. В каждом шаблоне имеется постоянный текст и переменные – именно они реализуются благодаря специальным формулами. 

Например. В шаблоне товарной накладной есть строка: Покупатель: ООО “АвтоЭксперт”. “Покупатель” в ней – постоянный текст, который остается неизменным для всех заказов, где используется данный шаблон. “ООО “АвтоЭксперт” – переменная, которая будет уникальной для каждого заказа. 

Для создания и редактирования шаблона печатной формы документов в сервисе МойСклад нужно четко понимать, какие поля и сведения в нем будут постоянными, а какие переменными. 

Чтобы создать новый шаблон можно взять за основу один из уже существующих и внести в него корректировки: прикрепить логотип компании, изменить шрифт, добавить или удалить поля. Все это можно выполнить путем простейшего редактирования файлов Excel в любом базовом редакторе (например, MS Office Excel). 

Для добавления нового шаблона в МойСклад:

1. Подготовьте файл XLS с шаблоном на компьютере;
2. В системе МойСклад перейдите в нужный раздел: “Список документов”, “Отчет, “Документ”. 
3. В меню выберите “Печать” — “Настроить”. В правой части экрана появится окно “Настройка шаблонов”. 
4. Нажмите на кнопку “Добавить шаблон в нужном разделе”. 
5. Выберите и добавьте файл XLS, подготовленный на шаге 1. 

После добавления нового шаблона он будет доступен в меню “Печать” в документах всем пользователям программы. Чтобы скрыть шаблон необходимо в окне настройки убрать галочку для поля “Видимость”. 

Переменные и формулы

МойСклад поддерживает ряд переменных, призванных упростить и повысить скорость подготовки новых документов. Например пользователи могут добавить в договор или накладную поля с такими переменными, как:

• Контрагент – имя и иные сведения о контрагенте автоматически подставляются при выборе покупателя или поставщика;
• Номер документа и дата создания – уникальный регистрационный номер текущего документа и дата автоматически присваиваются системой;
• Сумма налога – рассчитывается исходя из выбранной системы налогообложения, ставки НДС;
• Адрес получателя –  сведения “подтягиваются” из карточки клиента. 

Автозаполнение данных через переменные в десятки раз ускоряет процесс подготовки электронных документов и исключает ошибки в процессе их оформления. Для добавления переменных в шаблон используются специальные формулы, которые можно найти в документации МойСклад. 

Этикетки и ценники 

Пользователи МойСклад могут печатать ценники и этикетки по готовым или созданным шаблонам. 

Печать этикеток и ценников по готовым шаблонам на обычном принтере – листе А4 или термоленте:

1. Перейдите в раздел “Товары” — “Товары и услуги”. 
2. Отметьте галочками товары, для которых нужно напечатать этикетки. Программа позволяет одновременно работать с несколькими товарными позициями. Печать по готовому шаблону также доступна из карточки товара или документа. 
3.  Нажмите “Печать” в верхней части страницы. 
4. Выберите нужный шаблон в выпадающем списке. 
5. Задайте параметры и нажмите на “Печать”. 

Создание нового шаблона для этикеток и ценников (редактирование существующего) с помощью встроенного редактора МойСклад:

1. Перейдите в раздел “Товары” — “Товары и услуги”.
2. Выберите товары, для которых нужны этикетки. 
3. Нажмите на кнопку “Печать” в верхней части страницы. 
4. В выпадающем списке выберите “Настроить”. 
5. Нажмите на “Добавить шаблон” в разделе “Этикетки и ценники” в окне Настройки шаблонов. 
6. На экране появится встроенный редактор этикеток и ценников. 
7. В редакторе выберите тип бумаги: А4 – для стандартного принтера, термолента – для рулонного принтера этикеток.
8. Укажите размер. В выпадающем списке можно выбрать один из стандартных размеров или задать свои поля и отступы, выбрав пункт “Другой”. 
9. Задайте элементы, которые необходимо разместить на ценнике или этикетке: логотип, название компании, серийный номер или другие характеристики. Их можно выбрать в разделе “Переменные” в левой части экрана”. Программа “подтягивает” элементы из документов и карточек товара. 
10. Настройте размер и положение элементов на этикетке. Для редактирования размера наведите курсор мыши на синюю точку на элементе и потяните ее. Изменить положение элемента можно путем простого перетаскивания. На панели в правой части экрана можно выбрать толщину линий границ, поставить зачеркнутый, выделенный текст, выровнять его на странице и так далее. 
11. Для добавления в шаблон фигур или надписей воспользуйтесь разделом “Общие” в левой части экрана. Там же находится кнопка “Изображения” для вставки картинок. Чтобы загрузить изображения или добавить ссылки в вверху экрана кликните по кнопке “+” и выберите нужный пункт в представленном списке. 
12. Нажмите “Сохранить” — “Закрыть”. Шаблон готов к печати. 

Посмотреть, как будет выглядеть этикетка, можно в режиме предпросмотра. 

Импорт и экспорт шаблонов этикеток и ценников:

1. Для импорта шаблона перейдите в редактор этикеток и ценников. В верхней части экрана нажмите на кнопку “Импортировать”, выберите через проводник нужный файл. Дождитесь завершения загрузки шаблона с ПК. 
2. Для экспорта шаблона зайдите в редактор этикеток и ценников. В верхней части страницы выберите команду “Экспортировать” и выберите файл. Шаблон будет загружен из МоегоСклада на ПК. 

Печать отчетов и списков

Пользователи МойСклад могут формировать :

• отчеты по остаткам товаров с возможностью детализированного анализа по категориям, брендам, складским позициям;
• отчеты по продажам, закупкам, движении товаров;
• финансовую отчетность о доходах, расходах, дебиторской задолженности, платежах. 

Отчеты можно получать на электронную почту, чтобы отслеживать важные показатели, не заходя в МойСклад. Все что для этого нужно – воспользоваться функцией автоформирования отчетов (на примере отчета Взаиморасчеты с контрагентами):

• Перейдите в раздел “Деньги” — “Взаиморасчеты”.
• В верхней части экрана нажмите на “Печать” и выберите “Настроить…” в выпадающем списке. 
• В окне Настройки шаблонов кликните по ссылке “Авто” в колонке “Взаиморасчеты”. 
• Поставьте галочку напротив строки “Автоматически формировать отчет”. 
• Задайте время формирования отчета и e-mail, на который его нужно отправлять. 

Опция автоформирования отчетов доступна и для шаблонов, которые были вручную добавлены в МойСклад. С помощью отчетности можно отслеживать работу компании, оценивать финансовые результаты, оперативно принимать управленческие решения. Сервис позволяет настраивать отчеты в соответствии с потребностями конкретных пользователей. 

Дополнительно в системе реализована возможность формирования и печати списков, например:

• список заказов заказов поставщикам;
• список счетов поставщикам;
• список возвратов поставщику;
• список заказов покупателей;
• список розничных продаж и т.д. 

При формировании списка программа автоматически группирует информацию по заданным критериям, представляя ее в формате понятных и удобных для сравнительного анализа таблиц. 

Обратите внимание! Для повышения эффективности обработки больших объемов данных в сервисе МойСклад реализованы фильтры и теги. Они позволяют вести поиск по названию товара, клиенту, номеру заказа, проводить сортировку и группировку товаров, заказов. Например, вы можете сформировать список по фильтру “Клиенты из Москвы” или “Заказы с курьерской доставкой”. 

Интеграция и автоматизация

Чтобы оптимизировать работу сотрудников и сократить количество рутинных операций МойСклад предлагает широкий спектр возможностей для интеграции и автоматизации процессов. 

1. Настройка авто печати этикеток и ценников по заданным правилам и сценариям. 

Например. Товар поступил на склад по документу “Приемка”. Пользователь выставляет в программе статус документа “Напечатать этикетки” после чего на принтере автоматически печатаются все этикетки из приемки в количестве принятого товара. 

2. Интеграция сервиса МойСклад с принтерами и облачными сервисами. С помощью готовых решений можно подключить к системе практически любые современные модели принтеров, включая сетевые устройства. Также доступна интеграция с популярными маркетплейсами (Ozon, wildberris, Яндекс.Маркет), CMS интернет-магазинов (WordPress, OpenCart, Magento, Bitrix и др.), CRM-системами для автоматической передачи данных о товарах, поступающих заказах, контроля остатков. 

3. API сервиса МойСклад позволяет разработчикам использовать собственные скрипты или приложения для создания и экспорта различных документов (накладных, актов приема-передачи, договоров), автоматического заполнения полей из базы данных и т.д. 

4. Автоматическая отправка документов клиентам. Например, это может быть уведомление о статусе заказе с приложением квитанции для оплаты товара, акт сверки расчетов по поступившим платежам и пр. 

Частые ошибки при работе с шаблонами и их устранение 

1. Проблемы с отображением переменных в документах.

Например, вместо ожидаемого значения выводится некорректный набор символов. Причины ошибки могут быть связаны с неверной настройкой шаблона (добавлением колонок и строк, которые нарушают порядок расчетов), неверным форматом ячейки, ограничениями области печати, из-за чего не отображается часть содержимого шаблона. Соответственно, для устранения проблемы нужно отредактировать шаблон, изменить формат ячейки, удалить ограничение области печати во вкладке “Разметка страницы”. 

2. Шаблон не видно в списке. 

Некоторые пользователи сталкиваются с проблемой отсутствия созданных ранее шаблонов в общем списке документов. Чаще всего причина ошибки кроется в неправильной настройке прав доступа. Убедитесь, что в окне настроек шаблона стоит галочка напротив поля “Видимость”. 

3. Проблемы при загрузке XML-файла 

Возникают из-за некорректной структуры или синтаксических ошибок файла, технических неполадок на стороне сервиса. Иногда сбой загрузки может быть связан с наличием в шаблоне специальных символов, способных вызвать конфликты (например, < >). Для решения проблемы убедитесь, что все обязательные поля XML файла заполнены верно, не содержат ошибок или недопустимых символов, в документе отсутствуют специальные символы и используется кодирование UTF-8. Перед повторной попыткой импорта также имеет смысл очистить кэш браузера и перезагрузить вкладку с программой.

Внедрить МойСклад с помощью Деломатики

Использование шаблонов печатных форм в МойСклад упрощает ведение электронного документооборота, повышает скорость подготовки отчетов, исключает ошибки в документах, способствует приведению их к единому стандарту оформления. Чтобы получить помощь в установке, настройке и обучении работе с облачным сервисом обратитесь к специалистам компании Деломатика.