Задачи в Битрикс24

Битрикс24 — это CRM система, которая автоматизирует бизнес-процессы и предлагает пользователям большой набор полезных инструментов. Задачи помогают планировать и контролировать работу всего персонала. Умея управлять Битрикс24, вы сможете рационально использовать рабочее время сотрудников и правильно распределять нагрузку между ними.

Как поставить задачу в Битрикс24?

В меню “Проекты” можно создать задачу для сотрудника, назначить его исполнителем, ответственным, соисполнителем и наблюдателем. Для создания нужно войти в раздел “Задачи и проекты”, нажать “Добавить” или воспользоваться кнопкой со значком молнии, который расположен в правом углу и имеет квадратную форму.

Если вы решили воспользоваться кнопкой “Добавить задачу”, тогда вы увидите окно с полями для заполнения. Вам необходимо:

Прописать название.
Описать этапы, ее цели и сделать заметки при необходимости.
Прикрепить файлы, если это требуется.
Создать поэтапный чек-лист для выполнения.
Назначить наблюдателей, постановщика, исполнителей и т.д.
Обозначить сроки выполнения.
Установить напоминание и прочие поля, которые необходимы.

Если действие нужно выполнять регулярно, то создайте шаблон в настройках. Это значительно сократит время постановки периодических процессов.

При выборе создания задачи через экспресс-кнопку с молнией, форма для заполнения будет содержать следующие поля:

Название;
Описание;
Сроки;
Назначение ответственных и исполнителей и т.д.

После заполнения можно объединить задачи в один проект и указать сроки с назначением ответственных лиц проекта в целом.

Назначение роли в задачах Битрикс24

CRM система предлагает 4 типа роли:

Постановщик — администратор или сотрудник, контролирующий процесс. Автоматически может быть назначен создатель, если пункт не был выбран.
Ответственный — работник, который является исполнителем и отвечает за качество выполнения. Если у него есть права, то может сам добавлять соисполнителей.
Соисполнители — назначаются в сложных или многоэтапных задачах. Могут вносить изменения в чек-лист, комментировать, оставлять ссылки, отправлять файлы.
Наблюдатели — имеют право следить за процессом исполнения, но без принятия участия в нем. Могут только комментировать, поэтому чаще всего это руководители проекта.

Ответственный и исполнитель может быть выбран только в качестве 1 сотрудника. Остальные роли назначаются в любом количестве.

Дополнительные настройки

Битрикс24 позволяет расширять настройки и использовать вкладку “Дополнительно”. Благодаря ей можно указать:

Связь задачи с проектом.
Запустить учет времени с указанием дедлайна.
Напоминание сообщением на электронную почту или телефон.
В виде подзадачи;
Как регулярную;
Пользовательские поля;
Теги;
Поставить на повтор и т.д.

В списке Календаря каждого сотрудника, назначенного ответственным, будет отображаться график и сроки дедлайна.

Как создать задачу из Живой ленты?

Напишите новость, которой хотели бы поделиться и следуйте инструкции ниже:

Внизу новости нажмите вкладку “Ещё” и выберите графу “Создать”. Заполните поля при необходимости.
Нажмите кнопку “Поставить”.
Для просмотра можно нажать на всплывающее окно с кликабельной ссылкой “Посмотреть” либо нажать на название задачи в комментариях.

Еще один способ создать задачу аналогичным образом из комментария Живой ленты.

Инструменты Меню задач

Меню с основным инструментарием расположено в верхней части экрана с правой стороны. Для просмотра других опций необходимо нажать на кнопку “Ещё”.

Перед вами откроется огромный функционал:

Проекты

Канбан

Эффективность
Приложения Битрикс24
Занятость
Отчеты
Шаблоны
Корзина

Меню можно настроить индивидуально под требования каждого сотрудника. Нужно нажать Ещё — Настроить меню — Сохранить.

Как создать шаблон задачи или сделать ее повторяющейся?

Автоматизация процессов в бизнесе ускоряет работу и помогает распределять время рационально. Шаблоны являются одной из таких полезных функций. Для создания шаблона в Битрикс24 следует:

Перейти в меню и нажать на ссылку Ещё — Шаблоны.
Можно нажать кнопку “Добавить” либо использовать старые шаблоны, которые легко редактируются и удаляются.
Перед вами откроется форма с полями, необходимыми для заполнения. Укажите названия и действуйте аналогично, как при создании новой задачи. Не забудьте сохранить.
Для создания повторяющихся задач в Битрикс24 нужно включить дополнительную опцию “Повторять задачу” (автоматизация бизнеса)
Настройте параметры повторения, указав день, неделю, месяц, год. Укажите в какие дни она должна повторяться и до какого срока это будет происходить.

Если не указана дата окончания срока, то действие будет повторяться бесконечно. Можно указать время с интервалом, тогда задача будет прекращена через определенное количество.

Почему за внедрением и настройкой Битрикс24 нужно обращаться к нам?

Мы осуществляем внедрение после проведения бизнес-аудита и досконального изучения вашей деятельности. Работаем официально по договору, разрабатываем ТЗ и не избегаем ответственности.