«Битрикс24» и учет рабочего времени в 2024

В статье отображены ключевые моменты по учету рабочего времени в «Битрикс24», чтобы персонал более эффективно выполнял свои обязанности. Функционал доступен на платных тарифах.

Инструменты для учета рабочего времени в «Битрикс»

Система учета рабочего времени начинается с простых доступных для использования сервисов. Про них по порядку.

Бизнес-органайзер

Предназначен для максимальной оптимизации рабочих процессов в компании в единой информационной среде. 

В него входят следующие инструменты:

• «Событие». Используя эту функцию, легко сообщить о предстоящем митинге, выбрать свободный день, а так же онлайн или офлайн площадку для его проведения. 
• «Мои задачи». Служит для ознакомления с поставленными задачами и их сроками реализации. Полный список в развернутом виде доступен через «Календарь».  

Онлайн-планировщик задач

Руководитель проекта или менеджер выставляет в начале дня одну или несколько задач, распределяя их между специалистами. В свою очередь они расставляют приоритеты, и берут их в работу, отмечая время выполнения, если она изначально не выставлено.

Электронный ежедневник

Доступна интеграция личных календарей каждого подчиненного, а также календарей: Google, ICloud, MS Outlook (мобильные приложения). Так эффективнее можно распределить время и задачи, расставить приоритеты.

Персонал самостоятельно планирует каждый рабочий день, неделю, месяц. Выставляет временной интервал смены, указывает перерывы на обед, обозначает задачи, которые готов сдать сегодня. В конце дня полученные данные доступны руководителю в виде отчетов. 

Учет времени для сотрудника — как начать и завершить рабочий день

Этот функционал доступен платно, начиная с профессионального тарифа.

Например, вы пришли на работу или открыли ноутбук, мобильное приложение будучи на удаленке, и планируете начать свой рабочий день в «Битрикс24». Предлагаем компактную методичку по учету рабочего времени для сотрудников.

Как включить учет рабочего времени

Вверху, там где на панели расположены часы, светится кнопка «Начать».

Далее «Начать рабочий день».

С момента активации сразу идет фиксация текущего времени.

Доступна функция «Начать с другим временем» через редактирование, если забыли включить сразу же при старте выполнения задачи. Соответственно указываете причину в предлагаемом для этого поле.

Указываете окончание рабочего дня, в графе «Длительность рабочего дня» будет обозначен временной период. 

Как взять перерыв 

Переходите опять в «Часы», там есть кнопка «Перерыв», нажимаете. После окончания, просто запускаете «Продолжить».

Как следить за учетом рабочего времени

Открываем слева «Компании», далее время и отчеты, выбираем «Рабочее время».

Лично для сотрудника виден его отчет, для руководителя – всех штатных и внештатных специалистов, задействованных в компании. 

Завершение рабочего дня

Для его завершения следует нажать кнопку «Завершить рабочий день» рядом с «Перерывом».

Ошибка «Вы не закрыли предыдущий рабочий день» 

Случайно забыли завершить отработанный день. На верхне панели выскочит оповещение с пометкой. Описываете причину изменения и закрываете предыдущий день.

Ошибка «Длительность рабочего дня не может быть отрицательной»

Допустим у вас выскочила такое сообщение. Существует вероятность того, что были некорректно внесены данные о начале и конце рабочего дня. Возможно временные данные перерывы превысили допустимое значение, так как в «Битрикс» используется формат чч:мм. Т.е. если вы случайно указали 40:50, то это уже больше 12 часов перерыва. Через редактирование можно все отрегулировать.

Как учитывать время управляющему и отслеживать рабочее время сотрудников: разбираем

Учет рабочего времени в битрикс24 для руководящего состава выглядит совершено иначе. Давайте рассмотрим основные моменты.

Где посмотреть рабочее время

Через раздел «Компания» выбираем на верхней панели «Время и Отчеты», далее «Рабочее время». И на открывшемся поле будут видны данные по продолжительности рабочих дней, а также автоматически созданные отчеты сотрудников.

Подчиненные могут видеть исключительно время своего рабочего дня в отличие от управляющего, назначенного администратора. 

Фильтры рабочих дней: настройка

Для сотрудников доступна настройка отчетного периода графика, рабочего времени по датам.

Управляющему доступно редактирование любых данных рабочего времени. Также есть возможность настройки полей во фильтре для более быстрого поиска данных. Например, задать отображение всех рабочих дней, которые были завершены вовремя.

Как посмотреть рабочий день сотрудника

Выбирайте сотрудника из списка, нажимаете на дату, за которую необходимо получить информацию, в календаре. Будет показаны данные: длительность рабочего дня, перерывы, начало и конец рабочего дня. Т.е. формируется ежедневный развернутый отчет.

Допустим, вы увидели ошибку в отчете, нажимаете «Изменить» и корректируете так как вам необходимо. 

Как настроить ежедневные отчеты

Это функция находится на значке около часов сотрудников. Выбирайте «Ежедневный отчет», активируете через сохранение изменений.

Здесь доступны следующие настройки, которые можно выбрать:

• «обязателен». В конце рабочего дня в обязательном порядке будет предоставлена форма отчета;
• «не обязателен». Форма появляется, но она не является обязательной для заполнения сотрудником; 
• «не показывать форму отчета». Не отражается. 

Дополнительные настройки страницы рабочего времени

Чтобы использовать дополнительные функции учета рабочего времени модуля «Битрикс24» нажмите на значок «шестеренки», который находится в правом углу.

И там будут доступны: 

• Статистика 

Сводная таблица с данными по все сотрудникам компании, где указаны дни, рабочие часы, замечания по задачам и проектам.

• Начало и конец рабочего дня

Непосредственно в самом календаре предоставляется информация о том в какое время каждый сотрудник начал и закончил свой рабочий день.

• Часовой пояс

Удобная функция, через нее настраивается часовой пояс, который удобен лично для компании.

• Рабочие графики

Инструмент для редактирования и создания новых рабочих графиков.

• Экспорт в Excel

В «Битрикс24» доступна выгрузка сформированных отчетов в формате Excel-файла за выбранный отчетный период.

Как выглядит таблица.

В принципе ничего сложного, но требуются определенные навыки и время.

Если после прочитанной статьи все-таки сложно разобраться с функционалом «Битрикс24» и как в нем учитывать рабочее время персонала, рекомендуется обращаться к специалистам компании «Деломатика». Они не только запустят все функции, а также пошагово объяснят как все работает, помогут оптимизировать. Вы можете всегда позвонить нам, чтобы получить бесплатную консультацию, узнать действующие тарифы по настройке.

Делайте свой бизнес в комфортных для вас условиях, а мы в этом поможем!