Робот в СРМ Битрикс24 — это последовательность действий, которая срабатывает автоматически при переходе сделки, задания, задачи в новую стадию.
Пример робота: менеджер отдела продаж перевел сделку из сталии “Внесение авансового платежа” в стадию “Выполнение заказа” после в системе автоматически сменилось ответственное должностное лицо.
С помощью робота можно значительно ускорить и упростить работу персонала, повысить производительность сотрудников, организовать реализацию крупных проектов, спланировать выполнение масштабных задач.
Настройку роботов Битрикс выполняет пользователь с учетом их назначения и возможностей:
Роботы для сотрудников. Для менеджеров компании, которые используют Bitrix24 можно автоматизировать следующие функции:
- Добавление лидов и сделок в списки исключений CRM;
- Создание заданий и задач для конкретного сотрудника с установкой сроков их выполнения и других атрибутов;
- Планирование встреч и созвонов с клиентами, партнерами, поставщиками;
- Внесение изменений в документ. Например, после того, как сделка переводится в стадию “Закрыто” к названию договору может автоматически добавляться поле “Успешно завершенный”.
- Контроль выполнения поставленных задач;
- Создание копии текущей сделки;
- Отправка СМС сообщений, электронных писем по e-mail;
- Смена ответственного должного лица, статуса лида или сделки;
- Создание или удаление документов;
- Подготовка уведомлений и т.д.
Роботы для связи с клиентами. При работе с клиентами настройка робота Битрикс 24 позволяет автоматизировать:
- Совершение информационных звонков;
- Отправку SMS сообщения или электронного письма, как только сделка переходит на определенную стадию;
- Отправка сообщений клиенту через тот канал, с помощью которого он связался с вами — социальная сеть, мессенджер и т.д.
Роботы для рекламы. С помощью роботов этого типа можно запрограммировать автоматическое добавление клиента в аудиторию ремаркетинга площадок ВК, Фейсбук, Яндекс.Аудитории.
“Свои” роботы. Битрикс24 позволяет использовать не только встроенные инструменты, но и уникальные роботы, созданные сторонними разработчиками и интеграторами.
Чем роботы отличаются от бизнес-процессов
Роботы или технология PRA — это принципиально новый уровень автоматизации деятельности компании. До появления этого инструмента программирование повторяющихся задач выполнялось с помощью такой функции, как “бизнес-процессы”. Но, как показало время, работа с бизнес-процессами в Битрикс24 вызывает немало вопросов и сложностей при самостоятельной настройке даже простых сценариев.
Несмотря на схожее назначение, при внедрении роботов разработчики не ставили перед собой цель заменить текущий конструктор бизнес-процессов. Технология PRA скорее создана в качестве дополнения для удобной и быстрой автоматизации отдельных операций при работе с клиентами и ведении сделок.
Сравнительная характеристика роботов и бизнес-процессов:
Инструкция по настройке роботов в Битрикс24
Один робот предназначен для выполнения одного типа действий: создает, удаляет или вносить изменения в документ, меняет ответственного, отправляет сообщение клиентам, когда сделка переходит в новую стадию и т.д. При этом в Битрикс24 на одну стадию можно добавлять несколько роботов, которые будут срабатывать последовательно или одновременно.
Настройка роботов в Битрикс 24 выполняется по следующему алгоритму:
- После авторизации в профиле Bitrix перейдите в раздел CRM — Роботы — Настроить роботов.
- Чтобы создать нового робота кликните на “+” и на кнопку “Добавить”.
- Система предложит вам выбрать один из вариантов:
- Для сотрудника;
- Для связи с клиентом;
- Свои роботы;
- Реклама.
и указать действие, которое нужно автоматизировать. Например, это может отправка СМС-сообщения клиенту, через 30 минут после того, как менеджер перевед новый лид на стадию “В работе”.
3.1. Выберите “Отправить SMS клиенту” и “Добавить”.
3.2. Укажите время отправки сообщения: Выполнить “Через 30 минут”.
3.3. Составьте текст сообщения.
3.4. В выпадающем меню укажите “Тип номера клиента”. Если оставить “автоматический выбор” робот будет отправлять СМС на первый номер, указанный в карточке покупателя.
3.5. В поле “Провайдер” выберите, например “Сообщения в WhatsApp”.
3.6. Сохраните настроенного робота.
Обратите внимание! Проводить настройку роботов в Битрикс 24 могут только сотрудники, у которых имеются соответствующие права доступа.
Условия в роботах
Как мы уже говорили неоднократно, запуск робота происходит после того, как лид или сделка переходят на определенную стадию. При этом пользователь может скорректировать момент срабатывания, при выполнении каких условий и для каких сделок (лидов).
Для этого:
- В настройках робота нужно задать условия, при достижении которых система выполняет определенное автоматическое действия;
- Как только сделка или лид оказываются в нужной стадии система проводит проверку выполнения заданных условий и если они выполнены, то запрограммированный алгоритм обработки запускается.
Например: при создании робота для смены ответственного лица в лиде при повторном обращении клиента можно указать условие “контакт”. То есть, если система видит, что покупатель обращается повторно, она автоматически изменяет ответственное лицо на менеджера, который общался с ним в прошлый раз.
Сложные условия в роботах
В Битрикс24 для настройки роботов могут использоваться сложные условия, генерация которых осуществляется с помощью логических операторов “и/или”.
Например: можно настроить автоматическую отправку уведомлений руководителю о каждой успешно завершенной сделке на сумму до 100.000 до 500.000 рублей. Условие в этом случае будет выглядеть следующим образом: “Сумма не меньше 100.000” и “Сумма не больше 500.000”.
Еще один вариант использования сложных условий — настройка отложенного запуска робота через определенное время после перевода лида или сделки на новую стадию.
Например: пользователь может настроить отправку уведомления руководителю отдела, сделка не будет переведена в статус “Выполнено” в течение 5 рабочих дней с момента поступления в статус в “В работе”.
Заказать настройку роботов в Битрикс24
С помощью роботов в системе Битрикс24 можно автоматизировать огромное количество рутинных, повторяющихся процессов. Но здесь необходимо понимать, что неверно настроенные роботы способны серьезно осложнить работу CRM и персонала фирмы.
При планировании алгоритмов и использовании инструментов автоматизации необходимо четко понимать их возможности и желаемые цели. Это позволит исключать возможные конфликты и предусматривать разные варианты развития сценариев. Специалисты Деломатики по вашему запросу проведут настройку любого количества роботов, прокачают вашу СРМ и помогут увеличить продажи, как минимум на 15-20%!
