Как настроить импорт данных о сделках, настройках и базы в Амо СРМ

Импортировать можно контакты, сделки, отдельно или целым блоком, например, собранным в рамках определенной рекламной кампании.

Подготовка файла к импорту

Первое действие перед запуском импорта – это подготовка файла. Его требуется отформатировать, привести к виду, который гарантированно примет система АмоСРМ. Так, поддерживаются форматы XLS, XLSX, CSV, ODS. Есть лимит на размер файла в 2 Мбайт или количество строк в 10 000. Если собранная база больше, придется разделить ее на несколько частей и загрузить их последовательно, в два или более этапов.

Правила форматирования:

1. Требуется удалить все пустые строки, особый акцент на тех, которые «затесались» между заполненными, например, после ручного удаления дублей.
2. Имя и фамилия контрагентов размещаются в одном и том же столбце (можно в разных, но только однотипно по всей базе).
3. Наименование текущего статуса сделок следует привести в соответствие с применяемыми в программе AmoCRM.
4. Формат ячеек для каждого типа данных важно привести к единому стандарту, например, для даты везде строго одинаковая последовательность вроде <день: месяц: год>.

Переносить можно открытые и закрытые сделки. Последние обязательно пометить в отдельном столбце с наименованием «Статус сделки» статусом «Успешно реализовано» или «Закрыто и не реализовано». Иначе все импортируются в базе AmoCRM незакрытыми с первичным статусом. И перед продолжением работы придется вручную «чистить» их, закрывая отработанные и оставляя те, которые еще предстоит обзванивать.

Как произвести импорт в АмоСРМ

Предварительно занесите в базу менеджеров, упоминание о которых есть в таблице, чтобы программа правильно установила статус ответственных за сделки. Зайдите в раздел «Сделки» меню AmoCRM, оно расположено рядом с кнопкой «Настроить» в виде трех точек. После нажатия в выпадающем списке на этот пункт выберите импортируемый файл и дождитесь его загрузки.

Последующие шаги:

1. Выберите разделитель «Запятая», «Точка с запятой» или «Табуляция». Ошибка приведет к «склеиванию» столбцов.
2. Там же поставьте или снимите галочку, определяющую загружать или нет первую строку с названием столбцов.
3. Сопоставьте все поля в таблице Excel соответствующим полям в программе АмоСРМ, чтобы система перенесла данные «куда надо».
4. При отсутствии какого-либо поля его можно создать прямо в процессе импорта.

«По умолчанию» всем загруженным сделкам присваивается тег «импорт_дата_время». Он позволит в любой момент найти импортированные сделки, отличить их от внесенных из других источников.

Устранение дублей при импорте

Иногда импорт осуществляется уже после того, как поработали AmoCRM, например, с лидами из рекламных кампаний, рассылок. В этом случае есть риски образования дублей клиентов, контактов и другой информации.

Примеры обстоятельств, приводящих к такой проблеме:

1. Один клиент, пусть и с разными сделками присутствует в нескольких строках таблицы.
2. Одинаковые контакты «привязаны» к разным фирмам, например, из-за смены юр. лица.
3. Две и более строк полностью дублирует друг друга по причине механической ошибки.

Почему за интеграцией и настройкой amoCRM лучше обратиться к специалистам “Деломатики”

Встречаются ситуации и с двойным импортом, когда пользователь дважды загружает один и тот же «кусок» таблицы вместо последующего. В любом случае разобраться с проблемой реально, но без опыта сделать это будет затруднительно. Рациональнее сразу поручить импорт данных в AmoCRM специалистам, которые перенесут информацию без ошибок, сэкономят массу времени для решения бизнес-задач.