Как настроить импорт данных о сделках, настройках и базы в Амо СРМ
Переход на более совершенные инструменты, например, от Microsoft Excel на AmoCRM позволяет повысить эффективность обработки лидов, уменьшить уровень отказов за счет контроля действий менеджеров. Проще всего воспользоваться функцией импорта, которую поддерживает система для управления взаимодействиями с клиентами.
Импортировать можно контакты, сделки, отдельно или целым блоком, например, собранным в рамках определенной рекламной кампании.
Подготовка файла к импорту
Первое действие перед запуском импорта – это подготовка файла. Его требуется отформатировать, привести к виду, который гарантированно примет система АмоСРМ. Так, поддерживаются форматы XLS, XLSX, CSV, ODS. Есть лимит на размер файла в 2 Мбайт или количество строк в 10 000. Если собранная база больше, придется разделить ее на несколько частей и загрузить их последовательно, в два или более этапов.
Правила форматирования:
- Требуется удалить все пустые строки, особый акцент на тех, которые «затесались» между заполненными, например, после ручного удаления дублей.
- Имя и фамилия контрагентов размещаются в одном и том же столбце (можно в разных, но только однотипно по всей базе).
- Наименование текущего статуса сделок следует привести в соответствие с применяемыми в программе AmoCRM.
- Формат ячеек для каждого типа данных важно привести к единому стандарту, например, для даты везде строго одинаковая последовательность вроде <день: месяц: год>.
Переносить можно открытые и закрытые сделки. Последние обязательно пометить в отдельном столбце с наименованием «Статус сделки» статусом «Успешно реализовано» или «Закрыто и не реализовано». Иначе все импортируются в базе AmoCRM незакрытыми с первичным статусом. И перед продолжением работы придется вручную «чистить» их, закрывая отработанные и оставляя те, которые еще предстоит обзванивать.
Как произвести импорт в АмоСРМ
Предварительно занесите в базу менеджеров, упоминание о которых есть в таблице, чтобы программа правильно установила статус ответственных за сделки. Зайдите в раздел «Сделки» меню AmoCRM, оно расположено рядом с кнопкой «Настроить» в виде трех точек. После нажатия в выпадающем списке на этот пункт выберите импортируемый файл и дождитесь его загрузки.
Последующие шаги:
- Выберите разделитель «Запятая», «Точка с запятой» или «Табуляция». Ошибка приведет к «склеиванию» столбцов.
- Там же поставьте или снимите галочку, определяющую загружать или нет первую строку с названием столбцов.
- Сопоставьте все поля в таблице Excel соответствующим полям в программе АмоСРМ, чтобы система перенесла данные «куда надо».
- При отсутствии какого-либо поля его можно создать прямо в процессе импорта.
«По умолчанию» всем загруженным сделкам присваивается тег «импорт_дата_время». Он позволит в любой момент найти импортированные сделки, отличить их от внесенных из других источников.
Устранение дублей при импорте
Иногда импорт осуществляется уже после того, как поработали AmoCRM, например, с лидами из рекламных кампаний, рассылок. В этом случае есть риски образования дублей клиентов, контактов и другой информации.
Примеры обстоятельств, приводящих к такой проблеме:
- Один клиент, пусть и с разными сделками присутствует в нескольких строках таблицы.
- Одинаковые контакты «привязаны» к разным фирмам, например, из-за смены юр. лица.
- Две и более строк полностью дублирует друг друга по причине механической ошибки.
Почему за интеграцией и настройкой amoCRM лучше обратиться к специалистам “Деломатики”
Встречаются ситуации и с двойным импортом, когда пользователь дважды загружает один и тот же «кусок» таблицы вместо последующего. В любом случае разобраться с проблемой реально, но без опыта сделать это будет затруднительно. Рациональнее сразу поручить импорт данных в AmoCRM специалистам, которые перенесут информацию без ошибок, сэкономят массу времени для решения бизнес-задач.
