Бизнес-процессы в Битрикс24: создание и настройка

Бизнес-процессы обеспечивают упорядочивание работы, экономию времени, исключение человеческого фактора. Также они обеспечивают распределение ответственности, упрощение контроля, повышение производительности. Еще они подходят для отслеживания результативности.

Типы бизнес-процессов в Б24

Чтобы начать работать, требуется перейти в подраздел «Бизнес-процессы» в расположенном слева меню Б24. В появившемся окне будет 4 вкладки. Тут возможно выполнить настройку, просмотр законченных и актуальных процедур.

Общие

К общим относятся процедуры, которые ожидают действий. Счетчик в расположенном слева меню отображает число данных действий. Руководство может просмотреть процедуры персонала, написав имя работника в строке фильтра. Если работник пребывает в отпуске, руководство может передать задачу иному специалисту.

Мои процессы

К данному типу причисляют процедуры, которые были запущены. Для запуска требуется кликнуть по клавише «Запустить процесс».

СРМ и бизнес-процессы

К этому типу относятся процедуры, которые доступны. Их можно редактировать. Админ портала может отметить, какие процедуры сделать доступными для пуска в новостной ленте. Достаточно нажать на требуемую процедуру и выполнить нужные действия.

Решаемые задачи бизнес-процессов

Посредством такого функционала можно автоматизировано:

обрабатывать запросы – СРМ осуществляет сбор заявок на сайте через форму обратной связи;
обновлять карточки – после перехода сделки на новую стадию СРМ обновляет данные, изменяет статус;
создавать документы – есть возможность задания шаблонов для автоматического формирования типовых соглашений, накладных, чеков.

Цель бизнес-процессов

Главное назначение таких процедур – это автоматизация повторяющихся действий. Допустим, специалист договорился с клиентом о сделке, однако отвлекся на другие дела и не прислал своевременно фактурный счет. Может быть так, что заказчик подал обращение по электронной почте в саппорт, но его запрос потерялся среди большого количества иных обращений.

При автоматизации процедур ничего такого не случится. СРМ обеспечит:

назначение задач;
назначение ответственных лиц;
отправку уведомлений ответственным лицам;
отслеживание каждой стадии исполнения сделки;
контроль сроков.

Создание бизнес-процессов в Б24

Требуется следовать такому алгоритму:

Перейти в живую ленту.
Нажать на «Еще».
Перейти в раздел процессов.
Кликнуть по кнопке создания нового процесса, расположенной в нижней части списка.

Преимущества настройки бизнес-процессов

Основные плюсы таковы:

уменьшение влияния человеческого фактора и числа однотипных ошибок;
рост скорости принятия решений, исполнения задач;
избавление от бумажной волокиты посредством электронного документооборота;
контроль труда работников в режиме реального времени;
прозрачность работы для руководящего состава;
повышение эффективности, с которой взаимодействуют разные подразделения.

Как настроить бизнес-процессы

Настройку выполняют так:

ставят задачу и описывают алгоритм;
пошагово создают шаблон;
запускают и тестируют настроенную систему;
сдают систему в эксплуатацию.

Постановка задачи и описание алгоритма

Допустим, назначена задача – сделать руководителя наблюдателем сделки, если ее сумма превышает 100 тыс. руб. Разработка алгоритма осуществляется посредством любых удобных средств, к примеру, можно изобразить план на листке.

Создание шаблона по шагам

Шаблон служит для реализации заданного алгоритма. Создать его можно так:

Добавляем шаблон БП для сделок. Нужно открыть настройки СРМ, перейти к бизнес-процессам. По умолчанию используется шаблон для последовательной процедуры.
Настройка шаблона. Можно поменять название, сделать описание, изменить переменные и константные значения.
Добавление блок-схемы. Формирование блок-схемы осуществляется посредством действий, которые сгруппировали по подразделам.

Запуск и тестирование

Для проверки требуется сформировать сделку, сумма которой превышает 100 тыс. руб. Нужно открыть карточку сделки, просмотреть журнал. Еще необходимо провести проверку со сделкой на сумму меньше 100 тыс. руб.

Сдача в эксплуатацию

Необходимо отметить реального руководителя в константном значении «Руководитель». Также нужно назначить автоматический запуск. После этого можно сдавать систему в эксплуатацию.