Битрикс24 Диск

Виды дискового пространства

На сетевом диске Битрикс24 выделяют несколько логических разделов: Общий диск, Мой диск, облачное хранилище, привязанное к отделу или, например, команде проекта. Существование нескольких видов дискового пространства позволяет разграничивать файлы, предназначенные для личного и общего пользования, распределять права доступа к документам, используемым для решения разного рода задач. 

Общий диск 

Общий диск Битрикс 24 — облачное хранилище, рассчитанное на хранение общей документации, которая может использоваться всем коллективом компании. Сюда, как правило, добавляют различные инструкции, регламенты, организационно-распорядительную документацию и т.д. 

Возможности 

С помощью кнопок на основной панели раздела Общий диск пользователи Битрикс 24 могут:

• Создавать папки с разным уровнем вложенности;
• Загружать документы с компьютера или других носителей;
• Создавать электронные таблицы, документы, презентации через интеграцию корпоративного портала с Google Docs и MS Office Online.

Это важно! Общий диск доступен не на всех тарифах. Максимальный объем облачного хранилища также зависит от тарифа. 

Настройки прав

За настройку Общего диска отвечают пользователи с правами администратора. Для остальных сотрудников права доступа могут быть следующими:

• Чтение — просмотр содержимого диска.
• Добавление — файлы можно не только просматривать, но и добавлять на диск. 
• Редактирование — пользователи с этим уровнем доступа могут подключать папки к личному диску, вносить изменения в файлы, хранящиеся в облаке. При этом они не могут самостоятельно задавать права доступа, корректировать настройки Диска.Битрикс 24, удалять файлы из Корзины. 
• Полный доступ — разрешены любые действия в облачном хранилище. 

Важно! Задать и настроить права доступа можно не только ко всему Общему диску, но и по отношению к конкретным папкам и даже документам. 

Поиск по Bitrix24.Диск 

В Bitrix24 реализована возможность поиска информации по содержимому документов, которые хранятся на Дисках: личном, общих или дисках групп. Это удобно, если файлов много, а сведения необходимо найти быстро: пользователю не нужно помнить название документов, достаточно ввести в поисковую строку ключевую фразу или слово. 

Для использования функции поиска перейдите в “Настройки” — “Коммуникации” — “Диск”и включите “Разрешить поиск по содержимому документов”. Не забудьте сохранить изменения. После обновления настроек Битрикс24 выполнит индексацию документов, хранящихся на дисках. Соответственно, поиск заработает, как только процесс будет завершен. 

В дальнейшем, чтобы найти нужные сведения:

1. Выберите диск (например, Общий диск), установите фильтр “В содержимом документов”. 
2. Если знаете название документа укажите его — это позволит сузить и ускорить поиск.
3. Введите запрос в поисковую строку. Чем больше слов вы будете использовать, тем точнее будут результаты поиска. 
4. Кликните по кнопке “Найти” и дождитесь, пока система найдет все файлы формата .docx, .doc, .xlsx, .xls, .pptx, .ppt, удовлетворяющие заданному запросу. 

Это важно! Поиск по содержимому документов не покажет файлы, к которым у пользователя нет доступа. 

Диск в Группах и Проектах

Для каждой группы и проекта в Битрикс24 в автоматическом режиме создается отдельный раздел на Диске. В этих логических разделах облачного хранилища создаются и хранятся документы и файлы, которые относятся к определенным проектам, задачам, структурным подразделениям фирмы. Права доступа к ним настраиваются по аналогии с Общим диском администратором группы или проекта. 

Ссылки на электронные документы пользователи могут оставлять в Живой ленте группы, в комментариях, отправлять в личных сообщениях или по почте, прикреплять к задаче. Уведомления о создании, загрузке или редактировании уже имеющегося файла система направляет всем пользователям, которые имеют доступ к облачному хранилищу группы или задачи. Кроме того, система сохраняет все предыдущие версии редактируемых документов. Это позволяет контролировать, кто и когда вносит изменения в них, а при необходимости возвращаться правильному или наилучшему варианту файла. 

Мой диск

У каждого пользователя Битрикс24 имеется личное хранилище данных — Мой диск. В него по умолчанию попадают все файлы:

• которые загружены на портал в задачи, комментарии;
• при работе с которыми выбрана опция “Сохранить на Битрикс24.Диск”;
• созданные в комментариях, календаре, задачах и группах. 

В зависимости от того, загружают, создают или сохраняют сотрудники фирмы файлы в Битрикс 24, далее их можно найти в одной из следующих папок дискового пространства:

1. Загруженные файлы: например, в этой папке хранятся документы, которые пользователь загрузил в комментарий к посту. 
2. Сохраненные файлы: например, это могут быть файлы из ленты Новостей или из чата. 
3. Созданные файлы: в папку попадают файлы, созданные непосредственно в Битрикс 24. 

При использовании Моего диска сотрудник может формировать удобную для него структуру папок, подключать к личному хранилищу Общий диск Битрикс 24, если у него имеются права редактирования. 

Как создать собственную структуру папок

Пользователи могут создавать собственную структуру папок, настраивать порядок и вид элементов, хранящихся в Моем диске. Для этого необходимо:

• указать способ сортировки файлов и папок: по дате изменения, названию, размеру, по ID;
• выбрать порядок сортировки: смешанный, обратный или по умолчанию. 

При настройке структуры папок и файлов в личном диске также можно задать вид отображения элементов: мелкая или крупная плитка, список. 

Загрузка файлов и создание документов в браузере

Чтобы загрузить или добавить файлы и папки в личное облачное хранилище:

1. Перейдите в раздел “Диск”;
2. Выберите вкладку “Мой диск”;
3. Кликните по кнопке “Добавить”;
4. Загрузите нужный файл с компьютера. 

Также пользователям доступно создание нового файла в браузере с помощью Битрикс24.Docs, Google Docs, MS Office Online, Office 365 или программ на ПК (доступны форматы «Документ», «Таблица», «Презентация»).

Настройка общего доступа к диску для пользователей

Чтобы коллеги могли просматривать и вносить изменения в документы, которые хранятся в личном хранилище пользователя, необходимо:

1. Выбрать нужный файл и вкладку “Поделиться” — “Общий доступ”;
2. В появившемся на экране окне добавить пользователей и указать уровень доступа (чтение, добавление, редактирование, полный доступ);
3. Система направит соответствующие уведомления выбранным сотрудникам, а файлы, к которым им предоставлен доступ, будут отображаться в их личных хранилищах. 

Возможности десктопной версии Битрикс24.Диск 

Битрикс 24.Диск является важной частью десктопной версии корпоративного портала. Он позволяет:

•  организовывать совместную работу с файлами и папками в хранилище;
• синхронизированные данные с различных устройств (компьютеров, смартфонов и т.д.);
•  отслеживать историю изменения документов;
• в пару кликов мыши делиться с коллегами информацией, настраивать доступ к содержимому диска, разграничивать права доступа к личным и общим документам;
• файлы (таблицы, текстовые документы, презентации), созданные или загруженные на диск можно скачивать, редактировать, удалять или перемещать;
• делиться внутренними и публичными ссылками на документы. 

Это важно! Подключите Битрикс24.Диск, чтобы существенно упростить совместную работу с различными файлами, сократить время согласования и рассмотрения документов, организовать удаленное использование данных. 

Установка и настройка Битрикс24.Диск 

Для использования функционала Битрикс24. Диск необходимо установить десктопную версию приложения и настроить синхронизацию Битрикс24. Диск. Далее авторизоваться на корпоративном портале, перейти в раздел “Диск” и нажать на кнопку “Подключить”. Все файлы, хранящиеся в облаке системы автоматически загрузятся в папку Мои документы/Bitrix24. С этого момента все вновь созданные, редактируемые и обновляемые файлы на локальном компьютере будут по умолчанию сохраняться на Диск портала. 

Место в облачном хранилище

Уточнить объем общего, доступного и занятого пространства облачного хранилища можно во вкладке “Мой тариф”. Место на диске Битрикс24 занимают все файлы, которые загружают и создают пользователи:

• Категория “Занято другим”: в ней учитываются файлы, которые были добавлены к задачам, календарям, новостям, файлы, загруженные во встроенном мессенджере, вложения в письма, записи телефонных переговоров, документы, прикрепленные к пользовательским полям и т.д. 
• Категория “Занято базой данных”: отражает общий объем БД CRM системы. 

Как увеличить место 

Если необходимо увеличить свободное место на Диске Bitrix придерживайтесь следующих рекомендаций:

1. В разделе “Общий диск” удалите ненужные файлы: например, вложения из электронных писем, записи телефонных разговоров и др.;
2. В разделе “Мой диск” очистите от автоматически сохраненных файлов системные папки;
3. Проанализируйте личные диски каждого сотрудника на предмет неактуальных, ненужных и посторонних файлов;
4. Аналогично оцените и почистите хранилища данных всех рабочих групп и задач. 

Для полного удаления файлов не забывайте очищать Корзину. Учитывайте, что информация о доступном месте на Диске обновляется раз в сутки, поэтому сразу оценить результаты проведенных мероприятий не получится. Как вариант, увеличить облачное хранилище в Битрикс 24 можно, выбрав тариф “Компания” с неограниченным местом на Диске. 

Сетевой диск 

Локальное хранилище или отдельную папку на компьютере можно подключить, как сетевой диск, к Битрикс24. В этом случае все файлы на ПК и корпоративном портале будут синхронизированы. 

К основным функциям и возможностям сетевого диска в Bitrix24 можно отнести:

• переносить и хранить объемные файлы (аудио, видео, изображения, презентации) в облаке для экономии места на стационарных или мобильных устройствах;
•  совместная работа с любыми файлами в режиме реального времени;
• гибкая настройка прав доступа к файлам и папкам;
• автоматическое сохранение истории изменений файлов с возможностью откатиться до их предыдущих версий;
• быстрый и удобный обмен файлами с другими пользователями Битрикс;
• интеграция сетевого диска с другими сервисами портала: задачи, проекты, CRM, календарь и т.д. 

Подключение сетевого диска

Пошаговая инструкция по подключению сетевого диска к Битрикс24 включает несколько основных этапов:

1. Перейдите в раздел “Настройки” в правом верхнем углу страницы;
2. В открывшемся на экране Меню выберите “Настройки продукта” или “Моя компания”, в зависимости от используемой версии Bitrix;
3. Зайдите в подраздел “Сервисы” — “Сетевой диск”. Доступ к функции может быть ограничен по решению администратора портала;
4. На страницы “Сетевой диск” выберите “Подключить” — “Существующий диск”.
5. Задайте тип подключения из доступных вариантов. В частности, это может быть Яндекс.Диск, Google Диск, WebDAV или любые другие облачные хранилища;
6. В соответствии с выбранным типом подключения укажите путь к сетевому диску или пропишите его идентификатор;
7. При подключении облачного хранилища потребуется авторизоваться в нем, указав логин и пароль;
8. После того, как будут заданы все настройки кликните по кнопке “Подключить”. 

В завершении проверьте корректность подключения и работу сетевого диска. 

Интеграция Яндекс Диска в Битрикс24 

Подключение Яндекс Диска к порталу Битрикс 24 позволит решить сразу две важные задачи:

1. Увеличить внутреннее пространство Битрикс за счет облачного хранилища Яндекс.Диска. 
2. Упорядочить данные, которые поступают от клиентов (файлы, документы, фото и пр.).

Для успешной интеграции:

1. Установите приложение Яндекс.Диск для Битрикс24 — найти и скачать его можно из Магазина приложений корпоративного портала. 
2. На главной странице Bitrix24 нажмите на значок приложений, в открывшемся меню выберите “Яндекс.Диск”, введите данные учетной записи Яндекс.Диска и нажмите на “Подключить аккаунт”. 

После успешной интеграции значок Яндекс.Диска должен появиться в разделе “Диски” или “Мой диск”. 

Битрикс24.Диск — незаменимый инструмент для работы любой компании. Его использование избавляет от необходимости сохранять данные на флешку или в Личный Гугл Диск. Интуитивно понятный интерфейс, удобство применения, возможность совместной работы с файлами и папками, гибкие настройки доступа, абсолютная безопасность и высокий уровень защиты данных — это далеко не полный перечень преимуществ сервиса. Если у вас имеются вопросы по настройке Битрикс24.Диск, подключению и функционалу сетевого диска обратитесь к специалистам Деломатики — они с радостью ответят на них.