10 процессов, которые можно автоматизировать с помощью Битрикс24

1. Обработка заявок с сайта и мессенджеров 

Современный покупатель избалован вниманием и не идет на компромиссы относительно сервиса и качества товара. Лишь единицы готовы ждать часами, пока магазин увидит их заявку и перезвонит. Большинство потенциальных клиентов не будет сидеть сложа руки, а займется поисками более расторопных продавцов. 

Битрикс24 поможет с оперативной обработкой заявок, независимо от источника их поступления:

• Электронная почта;
• Телефонные звонки; 
• Онлайн-чаты на сайте;
• Мессенджеры;
• Социальные сети;
• Формы обратной связи на сайте. 

Каждая новая заявка автоматически фиксируется в CRM, как лид, который затем распределяется между менеджерами согласно заданным правилам. Сотрудники видят новые заявки и получают полную информацию по ним, после чего готовят и направляют персонализированный ответ, повышающий шансы на успешное закрытие сделки. В Битрикс24 также можно настраивать автоматические напоминания о необходимости позвонить клиенту, назначить встречу, направить коммерческое предложение или счет. 

Что в итоге:

• Ничего не теряется. Ни одна заявка не останется без внимания.
• Каждый покупатель получит полные и своевременные ответы на свои вопросы. 
• Персонализированный подход способствует повышению лояльности клиентов. 

2. Распределение лидов между менеджерами

Если в компании за работу со сделками в Битрикс24 отвечает хотя бы два сотрудника, рано или поздно возникает вопрос распределения лидов между ними. Конечно, ответственного можно назначать вручную, но если в день поступает несколько десятков заявок, руководитель будет заниматься только этим. 

В Битрикс24 можно настроить автоматическое распределение лидов между менеджерами по разным критериям:

По очереди – заявки уходят к сотрудникам строго по очереди, за счет чего обеспечивается их равная загрузка;

По региону – если предприятие работает с покупателями из разных городов и субъектов РФ, можно настроить направление лидов менеджерам в зависимости от региона, указанного в заявке. 

По источнику – лиды из конкретных источников будут попадать к определенным специалистам. Например, с клиентами из Instagram работает Иванова, а с покупателями с сайта – Петров. 

Что в итоге:

• Равномерная и эффективная загрузка менеджеров.
• Быстрая реакция на новые обращения. 
• Возможность учета специализации и опыта сотрудников. 
• Высокое качество обработки лидов. 

3. Отправка коммерческих предложений (КП)

Коммерческое предложение в Битрикс24 – документ, который формируется автоматически на основе данных из CRM, и содержит информацию об услугах и товарах, условиях сотрудничества, привлекательных для клиента. Широкие возможности для интеграции корпоративной платформы с 1С, Google Docs или внутренним каталогом продукции помогает тратить считанные минуты на подготовку персонализированных КП, которые гарантированно заинтересуют каждого покупателя. 

После уточнения запроса система сама формирует КП по шаблону. При этом автоматизация через роботы исключит человеческий фактор, обеспечит точность и актуальность содержания, снизит риск ошибок и неточностей. Готовые документы соответствуют корпоративным стандартам и выдержаны в едином стиле. 

Что в итоге:

• Оперативные ответы на запросы клиентов. 
• Профессиональные коммерческие предложения, играющие на имидж компании. 
• Экономия времени и ресурсов сотрудников. 

4. Напоминания о задачах и клиентах

Напоминания в Битрикс24 реализованы в формате уведомлений, которые помогают сотрудникам не забывать о важных задачах, встречах, звонках и иных событиях. Они доступны во всех основных модулях системы: календарь, проекты, задачи, CRM. 

Например:

• Клиент несколько дней ждет коммерческое предложение или договор, а менеджер забыл про него. В Битрикс24 можно настроить автоматические напоминания по сделкам – при отсутствии активности в течение 3 дней система сама создает задачу и уведомляет об этом сотрудника. 
• Покупатель не оплатил счет в срок, а менеджер не проконтролировал это. Не допустить подобных ситуаций помогут автоматические напоминания Битрикс24 о просрочке платежа для клиента и сотрудников. 
• Чтобы не пропустить дедлайн, исполнитель ставит в системе напоминание о нем за два дня до крайнего срока, чтобы вовремя вернуться к задаче и решить ее. 

Что в итоге:

• Все задачи под контролем. Никаких забытых звонков или просроченных договоров. 
• Клиенты чувствуют заботу и внимание. 
• Повышается дисциплина и ответственность сотрудников. 

5. Выставление счетов и контроль оплат

Битрикс24 способна создавать и отправлять счета клиентам без ручного вмешательства. После подтверждения заказа система автоматически генерирует счет на оплату на основе заданных условий и отправляет его заказчику по электронной почте. 

В дальнейшем Битрикс24 отслеживает статус оплаты, отправляет соответствующие напоминания и создает задачи, чтобы ни один платеж или просрочка не остались без внимания. Когда контрагент оплачивает счет, система направляет ему уведомление – SMS, сообщение в мессенджер, письмо, о том, что деньги пришли и процесс работы над заказом идет полным ходом. 

Что в итоге:

• Уменьшение количества ошибок при создании финансовых документов. 
• Ускорение процесса получения оплаты. 
• Экономия времени сотрудников на рутинных операциях. 
• Быстрое обслуживание клиентов и повышение их лояльности. 

6. Ведение задач и проектов

После создания нового проекта в Битрикс24, полный перечень задач можно автоматически “подтянуть” из шаблона. Как это работает на практике:

1. Вручную, через форму/CRM руководитель создает в системе новый проект. 
2. Используя выбранный шаблон, Битрикс24 автоматически добавляет в проект:

• Этапы работы: “Подготовка”, “Разработка”, “Тестирование”, “Подведение итогов” и т.д.;
• Задачи и подзадачи по каждому этапу;
• Сроки выполнения отдельных задач и этапов;
• Исполнителей и их роли: кто что делает и за что несет ответственность. 

Благодаря онлайн-доступу каждый член команды проекта будет в режиме реального времени видеть всю картину: какие задачи выполнены, какие в работе, кто за что отвечает и что нужно предпринять дальнее. 

Что вы итоге:

• Упрощение коммуникаций, устранение недопонимания в коллективе. 
• Слаженная и прозрачная работа над проектами. 
• Автоматизация рутинных операций. 

7. Автоматизация HR-процессов

Битрикс24 поможет в автоматизации HR-процессов. Никаких забытых документов и потерянных инструкций. Для каждого нового сотрудника в системе подготовлен персональный чек-лист адаптации, где шаг за шагом расписаны задачи: от знакомства с нормативной документацией и командой до обучения работе с программой. Каждый этап контролируется, а ответственные лица получают соответствующие уведомления. 

Битрикс24 также пришлет автоматические напоминания менеджерам, кадровым специалистам, руководителю о:

• завершении испытательного срока для принятия своевременных решений и обратной связи;
• выполнению KPI, например, для назначения премии;
• приближающемся очередном отпуске;
• необходимости прохождения дополнительного обучения, завершения сроков сертификатов и лицензий. 

Что в итоге:

• Уменьшение нагрузки на HR и повышение прозрачности процессов.
• Быстрая и качественная интеграция новичков в команду. 
• Уменьшение риска ошибок и досадных упущений. 
• Лояльность и вовлеченность сотрудников. 

8. Сервис и поддержка клиентов

Битрикс24 объединяет разрозненные каналы коммуникаций с клиентами в слаженную и работающую без сбоев систему, где каждая заявка автоматически попадает к нужному специалисту. 

Фактически вы получаете:

• Единый центр обработки обращений. Клиенты пишут в чат, отправляют письма на e-mail, оставляют комментарии в группах соцсетей – все это мгновенно фиксируется в CRM как новый лид. 
• Автоматическое распределение заявок. Система сама определяет, кто из сотрудников лучше справится с тем или иным запросом и назначает ответственного исполнителя. 
• Прозрачность и контроль. Руководитель видит, на каком этапе воронки продаж находится каждая сделка, кто по ней работает и сколько времени прошло с поступления заявки. 
• Инструменты для информирования клиентов о сделке. При переходе продажи с одного этапа воронки на другой, покупатель получает автоматические уведомления: “Принято в работу”, “Обработано”, “В сборке” и т.д., что способствует повышению его доверия и лояльности к компании. 

Что в итоге:

• Рост удовлетворенности ЦА.
• Улучшение клиентского сервиса. 
• Быстрое реагирование на запросы покупателей.

9. Рассылки и повторные продажи

Битрикс24 позволяет настраивать автоматическую рассылку e-mail писем и СМС сообщений новым и постоянным клиентам. Компании могут создавать целые цепочки писем и сообщений, которые будут отправляться покупателям в зависимости от их действий или времени, прошедшего с момента заключения сделки или последнего обращения. 

Например: 

1. Человек приобрел в вашем интернет-магазине ноутбук. Он крайне доволен своей покупкой, условиями продажи и доставки, но через некоторое время он может забыть о вас и больше не вернуться. 
2. Спустя месяц после покупки Битрикс24 автоматически направит этому покупателю предложение по Upsell: купить стильную сумку, беспроводную мышь, внешнюю клавиатуру для ноутбука с хорошей скидкой, приобрести расширенную гарантию или услуги по обслуживанию и настройке каких-то программ. 

Что в итоге:

• Рост повторных продаж с минимальным участием менеджеров. 
• Повышение удовлетворенности и лояльности покупателей.
• Увеличение среднего чека. 

10. Отчеты и аналитика

Одной из ключевых функций Битрикс24 является автоматическое формирование отчетов по заданным пользователем показателям. Система берет на себя трудоемкую и непростую задачу по сбору и обработке любых объемов информации, за счет чего руководитель получает актуальные и достоверные данные по:

• продажам – динамике, количеству заключенных сделок за конкретный период времени, самым прибыльным услугам и продуктам и т.д. 
• активности сотрудников – для контроля выполнения задач, оценки вовлеченности в работу каждого члена команды, выявления узких мест в процессах;
• производительности менеджеров и отдела в целом. 

Отчеты в Битрикс24 могут быть представлены в формате ежедневных сводок или еженедельных аналитических обзоров. Первые необходимы для оперативного принятия решений, вторые помогут получить более полное представление о состоянии дел, спланировать дальнейшие шаги по развитию.