Автоматизация выставления счетов

Почему выставление счетов – боль для бизнеса 

Многие предприниматели недооценивают ущерб от ручной работы со счетами. Но если копнуть глубже, сухие цифры и факты говорят сами за себя:

1. Скрытые затраты времени и ресурсов. Ответьте честно, сколько часов в неделю уходит на создание, проверку и отправку счетов клиентов, а потом еще и проверку оплаты или напоминание о ней? А ведь это время можно потратить на продажи, стратегическое планирование, маркетинг. То есть менеджеры получают зарплату не за рост бизнеса и доходов, а за монотонные клики мышкой. 
2. Человеческий фактор: во сколько обходится каждая ошибка в счете. История из жизни: бухгалтер в спешке добавил лишний ноль в счете ключевому клиенту. Ошибка была обнаружена только после звонка с претензиями. Документы исправили, но доверие подорвано и через месяц клиент ушел к конкурентам. Забытый счет, неправильная сумма, опечатка в реквизитах – все это чревато задержкой оплаты, кассовыми разрывами и самое страшное, потерей репутации, которая нарабатывается годами
3. Рутина портит отношения с клиентами. Покупатель, которому своевременно не отправили счет или отправили, но с ошибками, считает, что к нему относятся неуважительно, о нем забыли или же он может подумать, что в компании все работают спустя рукава. На рынке, где царит жесткая конкуренция, подобный сервис – непозволительная роскошь и прямой путь к скорому банкротству. 

Автоматизация счетов необходима всем, кто устал от ручного биллинга: SaaS-сервисам, онлайн-школ и других компаний, работающих по подписке, B2B компаний, где важна точность в документах и своевременность оплат, растущих фирм, в которых количество клиентов растет, а штат остается прежним. 

Что такое автоматизация выставления счетов? 

Автоматизация выставления счетов клиентам – процесс, при котором создание, обработка и управление счетами автоматизируются с помощью специализированных программ и облачных сервисов. Такое решение позволяет отказаться от ручного ввода информации, монотонных рабочих процессов, уменьшить количество ошибок и опечаток. 

Если говорить простыми словами, ПО для автоматического выставления счетов и актов – это ваш личный финансовый ассистент, готовый работать без сбоев и усталости 24/7. Сервисы самостоятельно создают и отправляют документы по заданному сценарию. Пользователю нужно лишь настроить шаблоны, внести данные клиентов и указать, как часто и куда следует направлять счет. Далее система все будет делать сама:

1. В нужный день формирует счет;
2. Отправляет его в Личный кабинет или на e-mail клиента;
3. При отсутствии оплаты отправляет забывчивому клиенту уведомление о сроках;
4. Фиксирует факт поступления денежных средств. 

Участие менеджеров и бухгалтера в этом процессе минимальное, при этом обеспечивается надежный контроль над всеми счетами. 

Почему не стоит ждать от бухгалтера: роль менеджера в современных CRM

Почему CRM – это новый центр управления счетами?

1. Счет должен быть там же, где клиент и сделка. 

Бухгалтер находится вне зоны работы с клиентом и сделкой. Ему нужно передавать информацию, ждать, пока он создаст счет, что затягивает процесс.

CRM-система позволяет менеджеру создавать счета прямо в системе, где хранится вся информация по сотрудничеству с покупателем. Это значительно ускоряет процесс, снижает вероятность ошибок, делает работу более оперативной и эффективной. Менеджер видит полную картину, включая историю заказов, контакты и финансовые взаимоотношения.

2. Автоматическое заполнение реквизитов. 

Бухгалтер тратит время на ручной ввод данных, проверку реквизитов, что увеличивает риск ошибок и замедляет процесс.

CRM-системы автоматически заполняют реквизиты на основе информации, хранящейся в базе данных. Это исключает опечатки при вводе сведений, экономит время, позволяет выставлять счета буквально за считанные секунды. 

3. Быстрая печать и отправка PDF. 

Бухгалтер должен распечатывать или сохранять счета, а затем отправлять их клиентам, что требует времени и может вызвать задержки.

CRM-система позволяет одним кликом создать PDF-файл счета и отправить его клиенту по электронной почте. Это происходит мгновенно, обеспечивая быструю доставку и упрощая коммуникацию.

4. Минимум коммуникаций между отделами.

Ручной процесс выставления счетов требует частых обращений к бухгалтеру для получения информации, проверки данных, что создает лишнюю нагрузку на бухгалтерию и отдел продаж, провоцирует ненужные простои в работе. 

CRM-система объединяет информацию о клиентах, сделках и счетах в одном месте, сводя коммуникации между отделами к минимуму. Менеджер имеет доступ к всей необходимой информации, может самостоятельно выставлять счета и отслеживать оплату по ним. Бухгалтер же получает готовую информацию для учета. 

Решение для amoCRM

AmoCRM – популярная система учета клиентов и сделок, призванная облегчить работу, увеличить количество продаж. Она упрощает ведение электронного документооборота, настройки рассылок, работу с обратной связью. Система также позволяет в автоматическом режиме выставлять счета, сохранять их в 1С, контролировать поступившую оплату. 

Основные функции и инструменты АМО СРМ при работе со счетами:

• автоматическое создание счетов на основе информации о сделках, продуктах, клиентах из базы данных и карточек CRM;
• настройка шаблонов счетов для разных категорий клиентов или услуг;
• удобные интеграции с системами МойСклад, Свой модуль, 1С, платежными сервисами PayPal, Stripe и т.д. 
• автоматическая отправка уведомлений и напоминаний клиентам о выставленных счетах и платежах;
• контроль оплаты счетов и автоматическое обновление информации по поступившим платежам в CRM;
• генерация отчетов по выставленным счетам и их статусу. 

Решения для Битрикс24: счета 

В CRM Битрикс24 реализованы мощные инструменты для создания бизнес-процессов и скриптов, позволяющих полностью автоматизировать работу со счетами. Пользователи могут создавать и редактировать счета в любых сценариях при работе со сделками, контактами, компаниями, а также при изменении задач. 

И хотя сущность Битрикс24.CRM счет не имеет собственных бизнес-процессов, практика показывает, что все события можно обрабатывать по лидам/сделкам. Для настройки бизнес-процесса достаточно:

• Создать шаблоны счетов с реквизитами компании. 
• Включить в воронку продаж стадии, которые станут триггерами для создания счета, например, “Согласование условий” или “Подготовка коммерческого предложения”. 
• Подготовить шаблоны писем для отправки счетов клиентов. 
• Настроить условия и фильтры для контроля процесса, отслеживания оплаты.

В Битрикс24 также можно создать бизнес-процессы, которые будут:

1. проверять просроченные счета, отправлять клиентам напоминания об оплате;
2. создавать задачи для менеджеров, например: позвонить клиенту через 5 дня после отправки счета;
3. автоматически обновлять статус счета после поступления платежа. 

Большой плюс автоматизации счетов в Битрикс24 – простые и удобные интеграции CRM с 1С, МойСклад, RetailCRM. 

RetailCRM: инструменты для ритейла и e-commerce

RetailCRM – платформа для управления взаимоотношениями с клиентами в ритейле и интернет-коммерции, автоматизации процесса подготовки счетов и других стадий обработки заявок. Выставит счет на оплату можно прямо из заказа или чата в Телеграмм, ВК, WhatSapp. Покупатель просто получает ссылку, при переходе по которой видит страницу оплаты или QR-код. Платежи выполняются на странице банка. 

Инструменты RetailCRM для автоматизации работы со счетами:

• автоматическое выставление счетов из карточки заказа на всю сумму или частичную оплату;
• автоматизация рутинных операций с помощью триггеров. Например, система сама заполняет реквизиты в документе, используя информацию из базы данных; 
• массовая генерация счетов и отслеживание статуса оплаты;
• автоматическое назначение статусов. Например, если сумма счета отличается от стоимости товара, оплата будет иметь статус “аванс”. 
• интеграция с платежными системами, банками: Сбер, Т-Банк, Точка Банк, Payonline, invoys, RBK-money, Paykeeper, учетной системой 1С. 

МойСклад: как автоматизировать счета без CRM (или вместе с ней)

МойСклад – мощная система для автоматизации склада и торговли, позволяющая в том числе ускорить и повысить эффективность процессов по выставлению счетов. Встроенные работы способны генерировать счета из документа отгрузки или заказа покупателю, после чего платформа отправляет печатную форму по электронной почте клиента. 

Преимущества облачного сервиса МойСклад для автоматизации работы со счетами очевидна:

• предельно простой интерфейс – программа не требует значительных расходов на внедрение и времени на обучение;
• широкие возможности для интеграции с amoCRM, Битрикс24, RetailCRM;
• настраиваемые шаблоны счетов и платежных документов;
• сценарии автоматизации работы со счетами можно создавать вручную или на основе шаблонов;
• возможность настройки уведомлений клиентам о предстоящих и просроченных платежах, контроль поступления оплаты. 

Сравнительная таблица

Заключение 

Выставлять счета вручную в наши дни – это как копать яму лопатой, когда рядом стоит экскаватор. Вы тратите время, силы, упускаете возможности. Автоматическое выставление счетов в CRM – это основа стабильного роста и развития любого бизнеса. Инвестиция, которая с лихвой окупится уже через пару месяцев. 

Обратитесь к менеджерам Деломатики, чтобы узнать больше о возможностях автоматизации выставления счетов и других рутинных процессов.