Автоматизация управления тендерами и закупками

как залог динамичного развития компании

Внедрение автоматизированной системы управления тендерами и закупками позволяет:

сократить расходы
оптимизировать работу сотрудников
упростить документооборот
закупать именно то, и именно тогда, когда нужно

Тендеры и закупки – это неизбежная часть современного бизнеса. Практически любой компании нужны услуги или товары, которые предоставляет другая фирма, при этом параллельно компания и сама зачастую что-либо продает. С обеих сторон этого процесса лежит необходимость в сборе исчерпывающей информации, знании актуальных законов и правильном оформлении документов, рациональном расходовании ресурсов и получении прибыли. И обе стороны этого процесса выигрывают, если решают подобные задачи централизованно и системно.

Сложности при несистемной организации работы тендерного отдела

В отсутствие единой автоматизированной системы тендеры и закупки проводятся в рассогласованном формате, с вероятностью допущения ошибок и недочетов.

Основные проблемы, с которыми сталкиваются предприятия в таких случаях, можно свести к следующим:

Недостаточно тщательная разработка тендера
и/или некорректное описание условий на внешних площадках.
Любой тендер может претендовать на поиск подходящих исполнителей лишь в том случае, если в нем приведены исчерпывающие условия сотрудничества, и все это сделано в соответствии с актуальными нормами и требованиями законодательства.
Неправильное оформление документации.
Составление документов исключительно за счет использования людских ресурсов всегда влечет за собой возможность того, что где-то будет допущен просчет. Если автоматизированной системы нет, то обнаружить его не получится, и в результате это может стоить фирме большого количества времени и денег. Не говоря уже о том, что ошибки, идущие вразрез с требованиями федеральных и региональных законов, могут привести к наложению штрафов. Или к проигрышу конкурирующим поставщикам, также участвующим в тендере.
Несвоевременность проводимых закупок, их недостаточный или чрезмерный объем.
Если централизованного программного обеспечения для решения этой задачи нет, то собирать информацию о том, что необходимо каждому подразделению фирмы и в каком количестве, оказывается крайне сложно. Еще сложнее делать это своевременно. В результате тендеры и закупки проводятся нерационально.
Рассогласованность в работе отделов, которые занимаются закупками.
Проблема при отсутствии единого ПО заключается не только в своевременном и качественном сборе информации из разных подразделений предприятия, но и в их слаженной работе в принципе. У каждого отдела свои представления о том, что, как, в каком объеме и очередности стоит делать, и в результате допускается еще больше ошибок, неточностей и лишних затрат.
Сложности с созданием плана закупок.
Эта проблема является следствием из двух предыдущих: из-за проблем со сбором данных и организацией слаженной работы различных отделов составить жизнеспособный план закупок становится практически невозможно. При таком формате работы его гарантированно придется многократно и довольно кардинально менять, и это также скажется на продуктивности труда и рациональности расходов.

Другими словами, работа с тендерами и закупками без специального ПО – это всегда недостаточно эффективное расходование денежных, временных и людских ресурсов.

Почему важно правильно и своевременно
готовить документацию для тендеров?

Проведение тендеров и участие в них – это процессы, которые четко регламентируются положениями актуальных законов. Так, например, заказчик закупок должен обеспечить:

Равноправие по отношению ко всем поставщикам, участвующим в тендере.
Открытие всей информации, касающейся тендера.
Экономически оправданное расходование средств на покупку товаров/услуг в соответствии с тендером.
Отказ от оценки поставщиков по неизмеряемым показателям.

Несоблюдение этих условий может привести к штрафам, проблемам с поиском поставщиков и выполнением закупок. К участникам тендеров также предъявляется ряд требований, игнорирование которых приведет к невозможности удовлетворить заявку и потере потенциального заказчика. Поэтому своевременное и корректное оформление всех документов, которые, так или иначе, связаны с тендерами – это важнейший залог эффективного и беспроблемного сотрудничества между заказчиками и поставщиками.

Как внедрение информационных систем может помочь?

Внедрение автоматизированной системы управления тендерами и закупками решает практически все из упомянутых проблем:

На предприятии появляется единое поле для информационного обмена, со всегда актуальными данными, которое можно использовать для проведения максимально рациональных закупок и тендеров.

Сотрудники разных отделов получают возможность общаться и согласовывать свою деятельность с использованием одной программы. Это как упрощает коммуникации, так и позволяет выполнять более эффективное руководство подчиненными.

Документация для проведения тендеров и закупок оформляется без ошибок. Программное обеспечение используется и для внедрения электронного документооборота, который снижает вероятность недочетов, и разгружает сотрудников от рутинной работы.

Закупки проводятся своевременно и в полном, но не чрезмерном объеме.
Соответственно, деньги и время компании расходуются продуктивно.

Появляется возможность планировать закупки и тендеры. Это полезно во многих отношениях, и в одну из первых очередей – благодаря возможности более четко планировать финансовый аспект работы предприятия.

Тендеры проводятся и выполняются своевременно, с максимальной выгодой для предприятия. Этому способствуют практически все из перечисленных выше пунктов.

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие стоит доверить специалистам в этой области?

Внедрение автоматизированной системы управления тендерами и закупками – это процесс, который должен включать в себя следующее:

Настройку программного обеспечения под особенности и потребности конкретной компании.
Обучение сотрудников фирмы использованию программы.
Мониторинг работы системы после внедрения и внесение корректировок при необходимости.

Отсутствие этих обязательных составляющих приведет к тому, что программа не даст того результата, который могла бы, и который ожидался перед началом процесса. Именно поэтому крайне важно доверять внедрение подобной системы специалистам, которые смогут полностью обеспечить безболезненный переход на новый формат работы.

Результаты после внедрения

Основные результаты, которые будут заметны уже через 2-3 месяца после работы компании с новым ПО, сводятся к следующим:

Оптимизация расходования всех ресурсов за счет рационализации проведения закупок

Освобождение сотрудников от рутинной работы с документацией

Простое взаимодействие между сотрудниками, между отделами, а также удобство управления ими

Гарантированное оформление всех бумаг в соответствии с законами и потребностями компании

Увеличение прибыли компании, в первую очередь, благодаря сокращению расходов

Своевременное проведение всех необходимых закупок, без сбоев и простоев

Внедрение системы управления тендерами и закупками от опытных специалистов

Наша компания занимается внедрением передовых решений на различные предприятия далеко не первый год. С нашей помощью многие фирмы оптимизировали свою работу, смогли добиться продуктивного труда подчиненных, повысить свои доходы и выйти на новый уровень своего развития.

Если вы видите, что ваше предприятие организует закупки и тендеры хаотично, не систематизировано, и вполне очевидно теряет из-за этого свои ресурсы, то мы будем рады помочь вам решить эту проблему.

Не давайте фору своим конкурентам, работая «по старинке» — обращайтесь к нам за внедрением автоматизированной системы, и вы сможете оставить их далеко позади!

Получите консультацию