Управление тендерами и закупками
Оптимизация управления закупками и тендерами – актуальная задача для частных компаний, крупных холдингов и бюджетных организаций. Грамотный подход с использованием современных технологий и сервисов позволяет экономить денежных средства бизнеса, находить наиболее выгодные по цене и качеству предложения, выстраивать долгосрочные и взаимовыгодные отношения с поставщиками, повышать эффективность всей производство-хозяйственной деятельности предприятия.
Закупки – ключевой процесс управления материальными ресурсами бизнеса, включающий поиск поставщиков, изучение и оценку их предложений, выбор оптимальных условий, заключение соглашений о поставке. В рамках этого процесса решается, что, когда и где покупать для достижения поставленных целей. Главная задача закупок – приобретение работ, услуг, сырья, материалов и других товаров нужного качества и в требуемом количестве, по оптимальной цене и в определенные сроки.
Конкретные цели закупок зависят от потребностей субъекта:
- Коммерческие компании – организация поставок сырья, оборудования, офисной техники, канцелярских принадлежностей, товаров для перепродажи и т..д.
- Муниципальные и государственные организации – обеспечение школ учебниками, больниц лекарствами, привлечение подрядчиков для строительства и обслуживания инфраструктурных объектов и т.д.
- Некоммерческие организации – приобретение продуктов питания малоимущих граждан, реализация социальных проектов и благотворительных мероприятий.
Иными словами, закупки обеспечивают организации ресурсами, необходимыми для выполнения текущих задач, поддержания бизнес-процессов, достижения стратегических целей.
Тендер – торги для поиска поставщика товара или услуги. Участники тендера направляют заказчикам свои условия поставки. Тот, кто предложит лучшие условия, становится победителем. Порядок проведения тендеров и случаи, когда они обязательны, закреплены в федеральных законах.
Обратите внимание! В российском законодательстве фактически отсутствует термин “тендер”. Вместо него законодатель использует такое сложное понятие, как “конкурентный способ определения поставщиков”.
По закону закупки в формате тендеров обязательны для государственных бюджетных организаций (школ, детских садов, больниц), естественных монополий и госкорпораций (Роскосмос, Росатом), компаний с долей государственного участия более 50% (Почта России, РЖД, Сбер).
Проводить тендеры могут и частные предприятия. В этом случае они называются коммерческими. Правила проведения тендеров и условия участия в них бизнес может устанавливать самостоятельно. Главное, чтобы они не противоречили закону.
Автоматизация управления тендерами и закупками
Основные этапы управления тендерами и закупками
Эффективное управление закупками и поставками является важным аспектом обеспечения бизнеса ресурсами. Как правило, алгоритм закупочной деятельности схож для большинства компаний и включает несколько основных этапов.
1. Планирование потребностей.
Чтобы понять, какие товары или услуги сторонних подрядчиков нужны компании сегодня, понадобятся через неделю или месяц проводится систематический анализ хозяйственной и производственной деятельности компании. На основании результатов анализа составляется план закупок, устанавливаются сроки и объемы поставок на предстоящий период. Отдельное внимание уделяется выделению бюджета необходимого для выполнения плана закупок.
2. Поиск и выбор поставщиков.
Для управления закупками и поставщиками необходимо периодический мониторинг рынка, сбор информации о производителях, официальных дилерах интересных кампании товаров. В идеале у компании должен иметься список надежных и проверенных поставщиков с хорошей репутацией, способных закрывать разные потребности бизнеса.
3. Проведение тендеров.
Управление тендерами предусматривает выбор типа торгов: закрытые или открытые. Далее выполняется подготовка и распространение тендерной документации: технических заданий, условий контракта, критерий оценки и т.д. Как только все будет готово, заказчик объявляет тендер, предоставив поставщикам время и возможность для подачи заявок.
4. Оценка предложений и выбор победителя.
Заказчик регистрирует поступающие от участников тендера предложения. Используя утвержденные ранее критерии оценки (цена, качества, условия и сроки поставки и т.д.) изучает поступившие заявки. Выбирает победителя, чье предложение было признано лучшим из лучших.
5. Заключение договоров.
Стороны составляют и подписывают договор, который учитывает все условия поставки, согласованные в ходе тендера.
6. Мониторинг исполнения контрактов.
Заказчик отслеживает условия выполнения контракта: сроки поставок, номенклатуру товаров и услуг, их качество. Во избежание возможных проблем и споров, стороны должны быстро реагировать на любые претензии и недочеты, возникающие в процессе исполнения контрактов. Продуманное до мелочей управление корпоративными закупками способствует не только уменьшению затрат, но и повышению качества приобретаемой продукции.
Основные проблемы, с которыми сталкиваются предприятия в таких случаях, можно свести к следующим:
-
Недостаточно тщательная разработка тендера
и/или некорректное описание условий на внешних площадках.
Любой тендер может претендовать на поиск подходящих исполнителей лишь в том случае, если в нем приведены исчерпывающие условия сотрудничества, и все это сделано в соответствии с актуальными нормами и требованиями законодательства. -
Неправильное оформление документации.
Составление документов исключительно за счет использования людских ресурсов всегда влечет за собой возможность того, что где-то будет допущен просчет. Если автоматизированной системы нет, то обнаружить его не получится, и в результате это может стоить фирме большого количества времени и денег. Не говоря уже о том, что ошибки, идущие вразрез с требованиями федеральных и региональных законов, могут привести к наложению штрафов. Или к проигрышу конкурирующим поставщикам, также участвующим в тендере. -
Несвоевременность проводимых закупок, их недостаточный или чрезмерный объем.
Если централизованного программного обеспечения для решения этой задачи нет, то собирать информацию о том, что необходимо каждому подразделению фирмы и в каком количестве, оказывается крайне сложно. Еще сложнее делать это своевременно. В результате тендеры и закупки проводятся нерационально. -
Рассогласованность в работе отделов, которые занимаются закупками.
Проблема при отсутствии единого ПО заключается не только в своевременном и качественном сборе информации из разных подразделений предприятия, но и в их слаженной работе в принципе. У каждого отдела свои представления о том, что, как, в каком объеме и очередности стоит делать, и в результате допускается еще больше ошибок, неточностей и лишних затрат. -
Сложности с созданием плана закупок.
Эта проблема является следствием из двух предыдущих: из-за проблем со сбором данных и организацией слаженной работы различных отделов составить жизнеспособный план закупок становится практически невозможно. При таком формате работы его гарантированно придется многократно и довольно кардинально менять, и это также скажется на продуктивности труда и рациональности расходов.
Другими словами, работа с тендерами и закупками без специального ПО – это всегда недостаточно эффективное расходование денежных, временных и людских ресурсов.
Риски и проблемы в управлении тендерами и закупками
Риски, возникающие в процессе управления закупками — это проблемы и/или неопределенности, которые в перспективе могут привести к нарушению цепочки поставок необходимых для деятельности бизнеса товаров или услуг, вызывают задержки доставки, увеличивают расходы и становятся причиной операционной неэффективности, которая негативно сказывается на производительности предприятия.
Успешность управления закупками зависит от:
- рисков финансовой стабильности – финансовые сложности, неплатежеспособность поставщика, способные привести к срыву поставок;
- рисков качества – несоблюдение поставщиком отраслевых норм и стандартов нередко приводит к снижению качества, ухудшению свойств поставляемой продукции;
- рисков логистики – это могут быть непредвиденные остановки производственных мощностей, сложности с доставкой готовой продукции, различные проблемы, связанные с транспортной инфраструктурой;
- репутационных рисков – сотрудничество с недобросовестными поставщиками способно нанести серьезный ущерб имиджу бренда;
- коррупционных рисков – получение взяток сотрудниками, которые принимают решения о закупке со стороны заказчика, предоставление третьим лицам закрытой информации о тендере и т.д.
Обратите внимание! По результатам прокурорских проверок, проведенных в 2024 году, было возбуждено около 1500 уголовных дел и привлечено к ответственности более 40 тысяч лиц за нарушения в сфере государственных, муниципальных и коммерческих закупок. В большинстве случаев, должностным лицам компаний и бюджетных организаций предъявляют обвинения по следующим статьям УК РФ: ст.159 (мошенничество), ст. 160 (присвоение и растрата), ст.165 (причинение ущерба), ст.178 (ограничение конкуренции), ст.201 (злоупотребление полномочиями), ст.291 (дача взятки) и ст.291.1 (посредничество при даче взятки).
готовить документацию для тендеров?
Несоблюдение этих условий может привести к штрафам, проблемам с поиском поставщиков и выполнением закупок. К участникам тендеров также предъявляется ряд требований, игнорирование которых приведет к невозможности удовлетворить заявку и потере потенциального заказчика. Поэтому своевременное и корректное оформление всех документов, которые, так или иначе, связаны с тендерами – это важнейший залог эффективного и беспроблемного сотрудничества между заказчиками и поставщиками.
Современные подходы и технологии в управлении тендерами и закупками
По оценкам экспертов, объемы затрат на закупку товаров и услуг составляют от 25 до 65% от общей прибыли коммерческих предприятий, в бюджете организаций с государственным участием. Ресурсоемкость, сложность и длительность закупочной деятельности вынуждает бизнес изыскивать способы и пути для ее оптимизации.
1. Автоматизация процессов.
Внедрение автоматизированных технологий и программ управления закупками позволяет повышать эффективность и результативность большинства мероприятий и процессов, реализуемых при осуществлении закупочной деятельности. Незаменимыми помощниками в данной сфере деятельности уже давно стали:
- СЭД – системы электронного документооборота;
- ERP – системы планирования ресурсов предприятия;
- Специализированные товароучетные системы.
Комплексные и многофункциональные системы управления тендерами упрощают формирование базы поставщиков, позволяют контролировать уровень запасов и логистику, визуализировать текущие и будущие потребности в сырье и материалах.
2. Использование электронных торговых площадок.
ЭТП (электронная торговая площадка) – сайты для размещения государственных и коммерческих тендеров. Заказчики публикуют заявки на покупку товаров и услуг. Поставщики выставляют свои предложения по участию в конкурсном отборе. После согласования условий, стороны заключают контракт.
Преимущества использования ЭТП:
- Прозрачность закупочной деятельности. Скрыть какую-то информацию для отдельных пользователей не получится.
- Огромная аудитория поставщиков, готовых к тендерным процедурам, со всей страны. Каждый из них прошел аккредитацию на площадке и соответствует ее требованиям.
- Сокращение расходов на закупку. Даже, если на объявление о тендере откликнулось два претендента, заказчик получает лучшие условия сотрудничества относительно цены, сроков поставки, товарного ассортимента и т.д.
- Открытая конкурентная среда. Для всех участников электронных торгов на площадке действуют равные условия.
3. Применение аналитических инструментов.
Управление закупками и продажами невозможно без применения инновационных инструментов аналитики. Онлайн-сервисы, цифровые ассистенты с ИИ и алгоритмами машинного обучения берут на себя выполнение рутинных операций, коих в закупочном процессе великое множество:
- Анализ рыночных цен на внешних площадках;
- Проверка контрагентов по реестрам РНП, СМСП, ЕГРЮЛ/ЕГРИП;
- Обработка закупочной документации – подготовка и проверка закупочных заданий, проверка счет-фактуры, проекта договора;
- Размещение объявлений о закупках на ЭТП, обработка заявок от поставщиков-участников конкурсных процедур;
- Комплексный аудит системы менеджмента качества поставщиков;
- Прогнозирование потребностей бизнеса в товарах и услугах, составление плана закупок.
Современные подходы и технологии в управлении закупками товаров позволяют повысить эффективность и прозрачность всех процессов, улучшить качество принимаемых решений, выстраивать долгосрочные отношения с поставщиками в непростых условиях современного рынка.
Закупки проводятся своевременно и в полном, но не чрезмерном объеме.
Соответственно, деньги и время компании расходуются продуктивно.
Обзор популярных систем для управления тендерами и закупками
1. Битрикс24. Комплексная и функциональная корпоративная платформа для управления бизнесом, включающая CRM, задачи и проекты, инструменты для коммуникации и автоматизации бизнес-процессов. Система станет отличным решением для автоматизации тендерного и/или закупочного отделка предприятия. Для переноса информации по торгам в Битрикс24 можно использовать готовые решения или разработать отдельную интеграцию, учитывающую особенности работы предприятия.
2. Pyrus. Онлайн платформа для управления задачами и бизнес-процессами, входящая в топ-10 BPM low-code платформ в России. Система позволяет создавать шаблоны для типовых закупочных процессов, что ускоряет оформление новых заявок и тендеров, управлять всеми документами, связанными с поставками из одного окна. В Pyrus также имеются инструменты для создания новых тендеров с автоматическим уведомлением участников о сроках и условиях, оценки поступивших предложений по заданным критериям.
3. Directum RX. Популярная система автоматизации бизнес-процессов, ведения электронного документооборота организации, управления задачами и контроль их исполнения. Платформа предлагает широкий набор опций, позволяющих оптимизировать и систематизировать операции, связанные с закупками и тендерами: автоматическое формирование тендерной и договорной документации, ускорение ее согласования и подписания, подготовка объявлений о новых закупках, сбор предложений и их оценка, отслеживание статусов исполнения заказов и сроков поставок, подготовка отчетов по закрытым контрактам.
Критерии выбора системы для управления тендерами и закупками
Для выбора оптимального сервиса управления закупками и тендерами рекомендуем учитывать ряд критериев, которые помогут обеспечить результативность и качество закупочной деятельности, удовлетворение всех потребностей и ожиданий бизнеса:
- Функциональные возможности системы. Поддержка всего жизненного цикла закупок, от планирования до проведения тендеров и заключения контрактов с победителями. Автоматизация рутинных и повторяющихся задач: подготовка документации и ее согласование, уведомление о сроках и условиях тендеров, составление отчетов по различным метрикам. Плюсом станет наличие инструментов оценки рисков и соблюдения нормативных требований.
- Интеграция с другими системами компании: ERP, CRM,СЭД, бухгалтерскими системами и т.д.
- Удобство использования и адаптация под потребности бизнеса. Интуитивно понятный интерфейс, возможности кастомизации системы, наличие мобильной версии и/или приложения ПО.
- Стоимость внедрения и обслуживание. Общие расходы на внедрение включают затраты на покупку лицензии, настройку системы, обучение сотрудников, поддержку разработчика и интеграторов. Дополнительно имеет смысл уточнить о существовании обучающих материалов, руководств, вебинаров, которые могли бы помочь в освоении сервиса.
Выбор подходящей системы для организации управления закупками – важный шаг на пути оптимизации процессов, цифровировизации бизнеса, повышения успешности работы всей компании.
Наша компания занимается внедрением передовых решений на различные предприятия далеко не первый год. С нашей помощью многие фирмы оптимизировали свою работу, смогли добиться продуктивного труда подчиненных, повысить свои доходы и выйти на новый уровень своего развития.
Если вы видите, что ваше предприятие организует закупки и тендеры хаотично, не систематизировано, и вполне очевидно теряет из-за этого свои ресурсы, то мы будем рады помочь вам решить эту проблему.
