Системы управления проектами
Оно включает в себя средства коммуникации, хранения файлов, управления и контроля, обеспечивает рациональное расходование ресурсов.
Автоматизация управления проектами
Улучшить и упростить разные стороны проектной деятельности позволяет автоматизация управления проектами. Это процесс основан на применении специальных программных инструментов. С их помощью руководителям организаций проще решать важные производственные задачи:
- планировать деятельность;
- распределять ресурсы;
- контролировать выполнение обязанностей;
- управлять рисками;
- осуществлять коммуникацию между участниками проекта.
Автоматизация имеет большое значение для развития бизнеса. Она сокращает рутину, стандартизирует работу каждого участника процесса. В освободившееся время сотрудники предприятия могут сосредоточиться на достижении производственных целей.
Преимущества автоматизации управления проектами
Применение инструментов и методик для управления проектом даёт предприятиям ряд преимуществ:
1. Повышает продуктивность. При автоматизации система вычисляет вероятные проблемы: места простоев, срывы дедлайнов. Это дает возможность своевременно устранять их, предотвратить. А количество ошибок, дублирующих действий, пропущенных задач, нарушенных сроков сводится к минимуму.
2. Улучшает коммуникацию и сотрудничество. К инструментам автоматизации относится единая платформа для обмена информацией и документами. Её встроенные опции повышают эффективность коллективного труда. Рабочие процессы становятся прозрачными для всех участников проекта. Деятельность сотрудников контролируется в режиме реального времени.
3. Улучшает ресурсное управление. Автоматизация позволяет эффективно распределять человеческие и материальные ресурсы. Освободившееся время заполняется полезным трудом. Система ведёт мониторинг занятости участников команды, что предотвращает перегрузку людей. Их здоровье сохраняется, а работоспособность повышается. Оценивать их труд можно без постоянного участия администратора.
4. Снижает затраты и повышает рентабельность. Оптимизация процессов экономит время и финансы. Оплачивается работа сотрудников, выполняющих реальные задачи. Простые функции берут на себя программы. Оперативное получение прозрачных отчетов сокращает время на их обработку, анализ. В результате производительность труда растёт, с ней увеличивается прибыль от бизнеса.
Программное обеспечение для совместной работы – это настоящее и будущее организации бизнес-процессов, отрицать которое в определенной степени неразумно.
Сегодня некоторые предприниматели еще работают по старым схемам, однако это неизбежно влечет за собой множество проблем:
Коммерческие аспекты автоматизации
Автоматизация процессов управления проектом направлена на увеличение доходов компании. Она имеет ряд выраженных коммерческих аспектов. Рассмотрим их более подробно.
Увеличение конкурентоспособности
Чтобы оставаться конкурентоспособным, приходится идти в ногу со временем. Внедрение автоматизации в процесс управления позволяет компаниям ориентироваться на интересы заказчиков, предупреждать ошибки при их обслуживании. Компания получает возможность быстрой адаптации к меняющимся условиям. Например, своевременно вывести на рынок новое сырье, запустить маркетинговую программу.
Улучшение клиентского обслуживания
Методы управления проектами автоматизации сокращают время, затраченное на достижение рабочих целей. Это позволяет своевременно выполнять проекты и соблюдать поставленные сроки. Новые способы управления делают все процессы и этапы работы прозрачными для всех участников процесса.
Расширение рынка и привлечение новых клиентов
Средства автоматизации управления проектом позволяют контролировать большое количество проектов одновременно. У владельцев бизнеса появляется возможность наращивать производство и расширять рынок присутствия. Компании могут направить освободившиеся ресурсы на развитие сферы обслуживания, маркетинговые разработки. Хороший способ увеличить прибыль – освоить новые направления, начать предоставлять дополнительные услуги.
Выбор системы автоматизации управления проектами
При заказе системы автоматизации управления проектами необходимо обращать внимание на критерии выбора:
- Функциональность системы. Она должна соответствовать потребностям компании.
- Возможность интеграции с уже внедрёнными системами и процессами.
- Возможность адаптации под рост бизнеса.
- Окупаемость вложений.
К выбору конкретной системы можно приступать с учётом этих моментов.
Обзор популярных решений
Востребованными на цифровом рынке сегодня являются следующие IT-продукты:
- Битрикс24;
- Pyrus;
- Advanta;
- Directum;
- Kaiten.
Рассмотрим каждое решение более подробно.
Битрикс24
Этот сервис считается универсальным, он соответствует потребностям любого бизнеса. Позволяет планировать, анализировать проектную деятельность, используя шаблоны, диаграммы. С его программы администраторы могут держать под контролем деловые процессы компании (в том числе – оборот документов). Каждую задачу определяют выбранному сотруднику, устанавливая дедлайн. В системе можно добавлять и редактировать контент, хранить и передавать информацию. Команда получает возможность коммуницировать в процессе реализации проекта. Руководитель – мониторит процесс, получает отчеты. Панель управления ориентирована на рядового пользователя.
Кроме того, «Битрикс24» предоставляет возможности для хранения и совместного редактирования документов, что упрощает процесс работы над проектами.
Pyrus
Эту платформу тоже часто используют для автоматизации бизнес-процессов. Программное обеспечение удобно в использовании. Работа с ним не требует написания кода, поэтому его охотно применяют специалисты без навыков программирования.
Сервис позволяет быстро ставить задачи, добавляя участников проекта. Общение команды структурировано, каждый этап предполагает свое обсуждение. Руководитель отслеживает выполнение задач по проекту, вносит корректировки.
Наличие бесплатного тарифного плана позволяет тестировать продукт без вложения средств. Возможности пользователя ощутимо возрастают при переходе на тарифный план «Бизнес». Pyrus легко объединить с другими сервисами и приложениями. Его особенности делают возможной совместную работу с файлами, облегчают ведение отчётности.
Также Pyrus обеспечивает наглядную аналитику работы сотрудников и бизнес-процессов, позволяет оценить эффективность работы команды и внести изменения в текущие бизнес-процессы.
Advanta
Корпоративная система Advanta помогает эффективно управлять разными видами проектов. Для этого создателями ПО предусмотрены ключевые опции: календарное планирование, дорожная карта, контроль финансов, автоматическое составление отчётности и другие полезные инструменты. Но по сравнению с Битрикс24 сфера деятельности сервиса ограничена.
У платформы большой набор настроек. С их помощью пользователи получают доступ к созданию объектов, их просмотру и редактированию (в зависимости от полномочий в организации).
Directum
Directum RX – это виртуальная рабочая среда для управления деловыми процессами и документами. Среди её достоинств – множество функций, а также хорошая способность к интеграции. Поэтому с её помощью легко адаптировать бизнес-процессы под индивидуальные особенности компании.
Система обеспечивает контроль над всеми сторонами деятельности организации. Благодаря ей деловые процессы становятся прозрачнее, а управление проектом – результативнее.
Kaiten
Планировщик Kaiten помогает организовать рабочий процесс по методам Scrum и Kanban. Система позволяет руководителю команды проекта формулировать задачи, назначать ответственных, отслеживать процесс их выполнения. С его помощью можно устанавливать сроки выполнения, переносить устаревшие задачи в архив (с сохранением всей информации) анализировать работу коллектива.
В рамках этих работ решаются следующие задачи:
управления проектами, определяются полномочия и приоритеты в руководстве решением рабочих задач.
которые могут происходить в организации.
выполнения рабочих задач
и реализации проектов в целом.
бизнес-мессенджера
и единого пространства для хранения рабочих файлов по проектам.
Внедрение системы автоматизации
Управление проектами в области автоматизации начинается с выбора ПО. Сам процесс включает в себя четыре этапа:
- Подготовительный этап. Администраторам необходимо проанализировать рабочие процессы и выявить потребности компании. После этого подбирается подходящее программное обеспечение с учётом целей автоматизации. До начала работы планируется бюджет на покупку и установку системы.
- Планирование и разработка стратегии внедрения. Здесь определяются этапы и сроки реализации проекта. Формируется команда проекта. Назначаются лица, ответственные за организацию работы и достижение результата.
- Непосредственно внедрение. Необходимо установить программное оборудование. После этого проводят его настройку и тестирование. Эксперты анализируют полученные данные и при необходимости дают рекомендации.
- Обучение персонала и адаптация процессов. В этот период проводятся тренинги и семинары для сотрудников. Бизнес-процессы адаптируются к новой системе.
- Оценка эффективности и корректировка. После внедрения системы проводится мониторинг показателей её эффективности. Если есть необходимость, вносятся изменения и улучшения.
Автоматизация управления проектами предоставляет предприятиям инструменты для повышения эффективности работы. Внедрение инноваций требует финансовых вложений, однако эти затраты окупаются в долгосрочной перспективе. Инвестиции в автоматизацию управления представляют собой вклад в повышение конкурентоспособности бизнеса. Важно доверить этот процесс профессионалам.
Провести интеграцию Битрикс поможет команда специалистов из компании «Деломатика». Аналитики компании знают, как правильно внедрить системы автоматизации для управления проектами. С их помощью руководители организации смогут оценить возможности новых решений:
- наличие централизованного хранилища документов – синхронизация сведений, мониторинг целостности, выявление противоречий;
- строгий контроль над исполнительской дисциплиной, упорядочение рабочих задач;
- мгновенный доступ к информации, автоматическая проверка корректности данных сокращение ошибок;
- скорость принятия управленческих решений, сокращение бесполезного взаимодействия;
- формирование единого информационного пространства;
- уменьшение бюрократических препятствий для развития бизнеса;
- разграничение задач дает возможность расширять проектные практики, предоставить доступ к информации всем нуждающимся в ней;
контроль над авторством вносимых изменения на всех этапах проекта позволяет анализировать его эффективность и выявлять нарушителей.
