Использование ЭДО позволит значительно улучшить учет, сократить расходы и повысить контроль над исполнением управленческих задач.
При работе с бумажными документами компания тратит впустую:
Каждый день практически 80% рабочего времени руководителя уходит на работу с информацией и подписание документов. При этом его сотрудники тратят 30% времени на создание, подписание и отправку документации. Кроме того, более 15% документальной базы безвозвратно теряется, а время на безуспешный поиск нужной бумаги никто не возвращает.
Многие документальные записи необходимы в нескольких экземплярах – а это дополнительные расходы на их копирование, которые включают покупку бумаги, чернил и обслуживание техники.
Переход к ЭДО позволит повысить производительность труда, сократить время на обработку одной деловой бумаги
и снизить затраты на оплату площади для хранения документов.
Нередко в работе необходимо наличие множества документальных источников, разброс которых по разным папкам и местам существенно затрудняют текущую работу. Приказы, инструкции, нормативные документы имеют свойство изменяться. Руководство постоянно вносит какие-то, которым нужно беспрекословно следовать. Беспорядочность в делопроизводстве зачастую приводит к путанице. Как результат – недопонимания, возникающие между руководством и подчиненными.
Применяется в компаниях с жестко регламентированными нормами документооборота и благоприятствует решению следующих задач:
Автоматизировать документооборот в этом случае означает перейти от бумажного делопроизводства к электронному.
Это система, позволяющая структурировать хранение документов и обеспечивающая быстрый и удобный их поиск. Главными функциями такого архива являются:
Электронные архивы позволяют сократить время поиска информации, свести на нет риск потери или порчи документов, повысить качество информационной безопасности. Они редко используются в автономном режиме и функционируют в составе СЭД.
Предназначены для автоматизации всех бизнес-процессов организации, а не отдельных их функций. Благодаря Workflow весь рабочий процесс четко организован. Все операции: от создания документа до сроков его отправки закреплены в системе, поэтому пользователю не нужно задумываться о таких вещах как создать, обработать или получить документацию.
Функция напоминания всегда уведомит о наступлении срока отправки отчета и сообщит руководителю, что на данном этапе у сотрудника возникли проблемы.
ECM системы позволяют работать как со структурированной, так и неупорядоченной информацией. Также они имеют более гибкий функционал.
Система автоматизации документооборота строится на следующих принципах:
Разовая регистрация документа, которая позволяет однозначно его идентифицировать в любой версии СЭД