Электронный документооборот (ЭДО): для чего он нужен и как организовать его в компании
Цифровизация шагает по стране. Еще каких-то 15-20 лет назад, для оформления на работу нового сотрудника или согласования договора поставки с контрагентами бизнесу приходилось составлять, распечатывать и подписывать десятки бумаг. В наши дни на выполнение этих и многих других операций достаточно нескольких минут… и стабильно работающей системы электронного документооборота. Внедрение ЭДО в организации экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции почтой или курьером, содержание архива. Рассмотрим электронный документооборот, что это и как работает.
Что такое электронный документооборот?
Электронный документооборот (ЭДО) — это регламентированный нормативно-правовыми актами процесс обмена цифровыми документами через операторов ЭДО.
Для использования электронного документооборота в организациях должны соблюдаться два условия:
- Документ заверен электронной подписью (ЭП), которая придает ему юридическую значимость.
- Документ отправлен через систему электронного документооборота.
Это важно! Недостаточно отправить файл в мессенджере или по электронной почте — это отнюдь не ЭДО, хотя документ и находится в электронном формате. Скан бумажного договора — это еще не электронный документ, а только электронный образ документа, существующего на бумаге. ЭДО осуществляется через специальные системы, которые обеспечивают защиту от несанкционированного доступа и внесения изменений в передаваемые файлы.
Системы электронного документооборота (СЭД) — программы и сервисы, предназначенные для ведения ЭДО. Они могут устанавливаться на ПК или использоваться в режиме онлайн в облачной версии. Благодаря СЭД бизнес получает возможность максимально автоматизировать работу с документацией.
В перечень базовых функций таких сервисов входит: создание широкого перечня кадровой, бухгалтерской, организационно-распорядительной и многой другой документации, обмен документами с контрагентами, ведение электронного архива и многое другое. Практика показывает, что в СЭД вести внешний и внутренний документооборот в десятки раз удобнее, чем делать все то же самое, но вручную и в бумажном виде.
Доступ к системам ЭДО пользователям предоставляют операторы ЭДО — лицензированные и аккредитованные ФНС компании-провайдеры, которые помогают предпринимателям выстраивать обмен электронными документами с предприятиями и организациями разных форм собственности. Операторы создают программное обеспечение для ЭДО и обеспечивают его работоспособность. Дополнительно многие из них предоставляют различные сопутствующие услуги: автоматизация и оптимизация бизнес-процесс, выдача электронных подписей и пр.
Отличие ЭДО от бумажного документооборота
Организация электронного документооборота и отказ от бумажных носителей — востребованное направление автоматизации бизнес-процессов в деловом мире. Актуальность внедрения ЭДО обусловлена существованием следующих моментов:
Во-первых, возрастающая скорость принятия решений и необходимость оперативного реагирования на изменения рынка требуют наличия современной системы обработки, передачи, хранения и поиска информации. Бумажный документооборот с его громоздкостью, бюрократизмом и пресловутым “человеческим” фактором в этой ситуации малоэффективен.
Во-вторых, рост объемов бумаг, которые генерируют предприятия, приводит к необходимости создания надежных и масштабируемых хранилищ. Традиционные архивы все чаще не справляются с поставленными перед ними задачами. В свою очередь ЭДО с его возможностью хранения документации в цифровом формате, обеспечивает жесткий контроль и управление практически любыми массивами информации.
В-третьих, в работе с документацией ключевую роль играет фактор безопасности. Бумажные договора, накладные, приказы и заявления можно украсть, потерять или банально испортить, тогда как в ЭДО такие ситуации маловероятны. Все популярные сервисы и программы оснащены алгоритмами шифрования данных, защиты от несанкционированного доступа для обеспечения высокого уровня информационной безопасности и конфиденциальности.
В упрощенном виде схему электронного документооборота в организации и за ее пределами можно сравнить с передачей файлов сотрудникам и контрагентам по защищенным каналам связи. В роли последних выступают СЭД, за работу которых отвечают операторы ЭДО. В большинстве сервисов каждому документу присваивается определенный статус, позволяющий в пару кликов мыши получать сведения о том, на какой стадии обработки и согласования он находится: отправлен, получен, подписан и т.д.
Организация электронного документооборота
Основные виды ЭДО
В зависимости от того, какие правовые отношения связывают участников ЭДО его принято делить на три вида:
- Внутренний — обмен документами внутри компании: между структурными подразделениями, специалистами, руководителями всех уровней и персоналом. Подписание цифровых файлов, которые циркулируют в организации, возможно без сертификата усиленной КЭП, достаточно простой электронной подписи. Для обмена документацией также не требуется договор с оператором ЭДО — можно использовать локальное ПО. Внутренний ЭДО практически никак не регламентируется законодательством и является необязательным. Предприниматели переходят на него по желанию, чтобы упростить, ускорить и удешевить работу с бумагами.
- Внешний — организация работы систем электронного документооборота с контрагентами. Часть документов, которыми обмениваются стороны, имеют строгую унифицированную форму, другие бумаги — разрабатываются и утверждаются совместно. Внешний ЭДО происходит через операторов.
Стороны могут пользоваться услугами одного оператора. В этом случае порядок организации электронного документооборота выглядит так:
Создание и подписание документа — Оператор ЭДО — Контрагент.
Если операторы разные, схема усложняется:
Создание и подписание документа — Свой оператор ЭДО — Оператор ЭДО контрагента — Контрагент
Подписание документации в рамках внешнего ЭДО выполняется КЭП.
- С государственными органами — предоставление отчетов, уведомлений, сообщений и прочих форм в ФНС, Росстат, ФСС, другие надзорные и контрольные учреждения. Все бланки унифицированы. Исключением являются обращения, которые подаются в свободной форме. Обмен выполняется через специальные системы, разработанные конкретным органов или посредством операторов ЭДО.
Дополнительно электронный документооборот классифицируют по видам документов, которыми обмениваются стороны:
- бухгалтерский: акты, сверки, УПД, накладные и т.д.;
- управленческий: распоряжения, приказы;
- кадровый: справки, приказы, трудовые договора;
- юридический: справки, выпуски, договора;
- складской: ТН и ТТН, перемещение товаров;
- производственный: требования-накладные, сметы, накладные, отчеты производства;
- архивный.
Использование ЭДО позволит значительно улучшить учет, сократить расходы и повысить контроль над исполнением управленческих задач.
При работе с бумажными документами компания тратит впустую:
Каждый день практически 80% рабочего времени руководителя уходит на работу с информацией и подписание документов. При этом его сотрудники тратят 30% времени на создание, подписание и отправку документации. Кроме того, более 15% документальной базы безвозвратно теряется, а время на безуспешный поиск нужной бумаги никто не возвращает.
Многие документальные записи необходимы в нескольких экземплярах – а это дополнительные расходы на их копирование, которые включают покупку бумаги, чернил и обслуживание техники.
Переход к ЭДО позволит повысить производительность труда, сократить время на обработку одной деловой бумаги
и снизить затраты на оплату площади для хранения документов.
-
вывод документа на печать
-
отправка почтой его контрагенту
-
ручной ввод контрагентом информации себе в систему
-
сокращение расходов на бумажные носители информации
-
снижение непроизводственных затрат рабочего времени
-
оптимизация информационных потоков
Как работает система ЭДО
Независимо от того, чем занимается бизнес: продажей чулочно-носочных изделий или производством металлоконструкций, порядок внедрения и последующего ведения электронного документооборота в организации будут одинаковы.
- Выбор оператора ЭДО, заключение с ним договора, установка и настройка ПО, регистрация учетных записей пользователей.
- Загрузка или создание в системе электронного документа.
- Согласование и заверение документа ЭП.
- Отправка файла контрагенту.
- Получение документа контрагентом в его личном кабинете ЭДО. Сам процесс передачи занимает считанные секунды. Если контрагент пока еще не использует ЭДО, на электронную почту ему будет направлено приглашение для регистрации.
- Утверждение и подписание документа контрагентом с помощью ЭЦП. На данном этапе сторона может отклонить документ, потребовать внесения в него изменений, если с чем-то не согласна.
- В момент заверения или отклонения документа контрагентом вторая сторона получает соответствующую уведомление. Подписанный сторонами электронный документ автоматически сохраняется в системе ЭДО.
Таким образом, для организации процесса электронного документооборота необходимо получить электронную подпись и заключить договор с оператором ЭДО. В соответствии с ФЗ-63 от 06.04.2011 существует три вида электронных подписей — простая, неквалифицированная и квалифицированная.
Простая электронная подпись (ПЭП) — набор цифровых данных, генерируемый командой для присоединения к электронному документу. Например, ПЭП можно добавить к файлу MS Word для подтверждения авторства.
Неквалифицированная электронная подпись (НЭП) — позволяет определить и проверить автора, уточнить факт редактирования файла после его отправки. Физлица используют НЭП для заверения налоговых деклараций, совершения различных действий на Госуслугах, компании часто задействуют НЭП во внутреннем документообороте.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) — наиболее надежный вид ЭП, обладающий полноценной юридической силой и гарантирующий отсутствие правок в документе после его подписания. КЭП приравнивается к собственноручной, поэтому сфера и возможности ее применения достаточно широки: от сдачи отчетов в ФНС, регистрации онлайн-касс, участия в госзакупках до подписания договоров с контрагентами и пр.
-
Нерациональное использование рабочего времениСогласование документов с руководством, пересылка писем, обработка данных и поиск информации занимает слишком много времени. Вместо того, что направлять свою энергию на решение производственных задач работнику приходится часть ее отдать ненужной бумажной волоките. Кроме того, постоянное отвлечение на поиск нужных сведений очень отвлекает от первостепенных текущих задач, что может привести к возникновению ошибок и снижению работоспособности.
-
Затруднение в получении информации и путаница в документах
Нередко в работе необходимо наличие множества документальных источников, разброс которых по разным папкам и местам существенно затрудняют текущую работу. Приказы, инструкции, нормативные документы имеют свойство изменяться. Руководство постоянно вносит какие-то, которым нужно беспрекословно следовать. Беспорядочность в делопроизводстве зачастую приводит к путанице. Как результат – недопонимания, возникающие между руководством и подчиненными.
-
Затрудненная работа с архивомУ каждого документа имеется свой срок хранения. С годами архивное помещение компании заполняется настолько, что чтобы найти нужную бумагу, нужно приложить немало усилий. Автоматизированная регистрация документов избавляет от этих проблем.
-
Нарушение прозрачности бизнес-процессовБумажное делопроизводство затрудняет управление процессами составления, получения, исполнения и хранения документальных источников.
-
Снижение качества работы сотрудниковБольшая часть поручений руководства, прописанная на бумаге, просто не выполняется сотрудниками. А у руководителя нет возможности контролировать выполнение этих поручений и оценивать результат работы подчиненных.
-
Низкий уровень безопасности данныхПри бумажном делопроизводстве любой сотрудник может передать информацию третьему лицу. А это прямая дорога к нежелательным последствиям и возможным убыткам. Программа ЭДО предусматривает предоставление индивидуальных полномочий на определенный документ для сотрудников. Даже если документ будет передан третьему лицу, система всегда отследит, кто последним из сотрудников имел к нему доступ.
-
Усложнение процедуры обучения сотрудников и внедрения новых бизнес-процессовПри бумажном делопроизводстве донесение новой информации до каждого подчиненного занимает очень много времени. ЭДО позволяет оптимизировать данный процесс.
-
Затрудненная адаптация к международным стандартамЭДО позволяет быстро менять шаблоны документов при изменении в международных стандартах. Бумажное делопроизводство себе такого позволить не может.
-
Снижение уровня корпоративной культурыЭДО объединяет все подразделения компании, позволяя вовлекать в бизнес-процессы всех сотрудников, повышая уровень корпоративной культуры и увеличивая скорость обработки документации.
Преимущества и ограничения перехода на ЭДО
Преимущества электронного документооборота:
- Экономия времени и средств — в ЭДО не нужно тратиться на бумагу и курьеров.
- Уменьшение ошибок, связанных с человеческим фактором — большинство документов формируется автоматически на основании имеющейся в БД информации.
- Упрощенный доступ к документам и их поиск — статус документов виден прямо в системе. Если сторона забудет подписать или отправить — система напомнит об этом. Во всех сервисах ЭДО действует полнотекстовый поиск, позволяющий оперативно находить нужную информацию.
- Улучшение взаимодействия с контрагентами — документы мгновенно пересылаются между сторонами. При необходимости в них можно оперативно вносить изменения и дополнения.
- Высокая степень защиты данных — операторы ЭДО проходят процедуру аккредитации в ФНС. Для обеспечения информационной безопасности используют шифрование данных. Электронная документация хранится на защищенных серверах, что снижает риск ее кражи или утери.
Но имеются у технологии электронного документооборота в организации и свои недостатки и ограничения:
- Возможные технические сбои — неполадки и ошибки в системе или с интернет-соединением способны нарушить работу сервиса ЭДО, привести к потере документов.
- Риск утечки данных — к сожалению, от хакерских атак, вирусов и иных угроз не защищены даже самые известные сервисы ЭДО.
- Расходы на внедрение и обучение персонала — суммы затрат будут различаться в зависимости от выбранной системы документооборота, тарифов, необходимого количества рабочих мест. В частности, на первоначальном этапе организации ЭДО нужно будет купить, установить и настроить систему, обучить сотрудников.
Внедрение и применение электронного документооборота в организации — важный шаг на пути к автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. Теоретически ЭДО может использоваться практически любой компанией, масштаб и сфера деятельности значения не имеют. Но на практике все немного сложнее. Зачастую для малого бизнеса, который заключает пару контрактов в год и имеет 1-2 работников, целесообразность расходов на покупку и настройку системы ЭДО вызывает серьезные сомнения. Во всех остальных случаях преимущества электронного документооборота с лихвой покрывают его недостатки и помогают существенно снижать организационные и офисные расходы.
Применяется в компаниях с жестко регламентированными нормами документооборота и благоприятствует решению следующих задач:
- упорядочение работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
- оптимизация движения внутренней документации;
- налаживание работы с обращениями клиентов;
- организация внутреннего электронного архива документов.
Автоматизировать документооборот в этом случае означает перейти от бумажного делопроизводства к электронному.
Это система, позволяющая структурировать хранение документов и обеспечивающая быстрый и удобный их поиск. Главными функциями такого архива являются:
- надежная сохранность документации;
- разграничение прав доступа к ней;
- оцифровка бумажного документального потока;
- управление электронным контентом;
- быстрый поиск информации и поточный ее ввод.
Электронные архивы позволяют сократить время поиска информации, свести на нет риск потери или порчи документов, повысить качество информационной безопасности. Они редко используются в автономном режиме и функционируют в составе СЭД.
Предназначены для автоматизации всех бизнес-процессов организации, а не отдельных их функций. Благодаря Workflow весь рабочий процесс четко организован. Все операции: от создания документа до сроков его отправки закреплены в системе, поэтому пользователю не нужно задумываться о таких вещах как создать, обработать или получить документацию.
Функция напоминания всегда уведомит о наступлении срока отправки отчета и сообщит руководителю, что на данном этапе у сотрудника возникли проблемы.
ECM системы позволяют работать как со структурированной, так и неупорядоченной информацией. Также они имеют более гибкий функционал.
Система автоматизации документооборота строится на следующих принципах:
-
Разовая регистрация документа, которая позволяет однозначно его идентифицировать в любой версии СЭД
-
Допустимость выполнения операций в параллельном режиме, что сокращает время движения документации и повышает оперативность ее исполнения
-
Неразрывность движения документа, дающая возможность идентифицировать ответственного сотрудника за выполнение задачи на каждом этапе
-
Согласованная информационная база, исключающая возможность репликации документа
-
Возможность поиска документального источника даже при минимальной информации о нем
-
Возможность контролирования движения документации на всех бизнес-процессах за счет развитой системы отчетности по статусам движения
Когда электронный документооборот обязателен
Организация электронной системы документооборота выгодна, если предприятие:
- На постоянной основе работает с большим количеством покупателей и контрагентов;
- Реализует широкий перечень товаров на маркетплейсах;
- Планирует торговать подакцизной и маркированной продукцией;
- Систематически взаимодействует с контролирующими и надзорными ведомствами и гос органами: ФНС, ФСС и др;
- Принимает и выставляет счета-фактуры;
- Сотрудничает с компаниями не только своего города, но и из других населенных пунктов;
- Имеет большое количество сотрудников.
Организация документооборота в электронной форме в большинстве случаев дело абсолютно добровольное. Но существуют ситуации, когда использование ЭДО обязательно и строго регламентируется законом:
- Если фирма участвует в обороте товаров, маркированных в системе “Честный знак”. Например, бутилированная вода, табачные изделия, молочная продукция, обувь, одежда и др.
- Если компания работает с товарами импортного производства, которые проходят через НСП — Национальную систему прослеживаемости. Например, холодильниками, спецтехникой и др.
- Если ИП или юрлицо планирует участвовать в госзакупках.
- Если бизнес сдает электронную отчетность в государственные органы: Налоговая и Социальный Фонд России.
Это важно! Как таковых ограничений на использование системы электронного документооборота в организации нет. Вести электронный документооборот могут ИП, коммерческие фирмы, самозанятые граждане, бюджетные учреждения (школы, больницы) и т.д.
Компания, перешедшая на ЭДО, сможет решить следующие задачи:
-
Полная автоматизация процесса работы с документальной базой
-
Обеспечение работы с удаленными пользователями
-
Синхронная работа в системе не лимитированного числа пользователей
-
Повышение результативности работы с документами
-
Рост корпоративной культуры при работе с документацией
-
Уменьшение величины бумажного документооборота и сокращение с ним связанных затрат
-
Сокращение времени на обработку, поиск, согласование и отправку документов
-
Упорядочение процесса регистрации документации
-
Организация управления рабочими потоками
-
Обеспечение прозрачности на всех этапах движения документов
-
Сохранение и контролирование истории работы с документацией
-
Увеличение производительности труда
-
Сокращение числа потерянной информации
-
Возможность сортировки документации по любым критериям
-
Возможность поиска информации по разным атрибутам
-
Обеспечение информационной безопасности
-
Возможность оценки документооборота, включающая создание отчетов и контроль над исполнением сотрудниками своих задач
-
Возможность хранения в электронном формате неограниченное количество информации
-
Возможность воссоздания любого первоисточника из резервной копии
Как выбрать оператора ЭДО
Для удобства пользователей ФНС еще несколько лет назад начала вести официальный перечень компаний-операторов ЭДО. В него входят все аккредитованные провайдеры, предоставляющие услуги по организации электронного документооборота. Позиция в перечне зависит от соответствия оператора и реализуемого им сервиса ЭДО ряду ключевых требований, предъявляемых ФНС. Верхние строчки рейтинга традиционно занимают:
- ЭДО СКБ Контур (Диадок);
- ООО Компания Тензор (СБИС)
- ООО Таском (Файлер);
- Оператор-ЦРПТ (ЭДО Лайт);
- АО Калуга Астрал (Астрал Отчет);
- ООО Корус Консалтинг СНГ (СФЕРА Курьер).
При выборе оператора ЭДО для организации электронного документооборота в компании эксперты рекомендуют обращать внимание на следующие моменты:
- Тариф. Можно приобрести абонемент на годовое использование сервиса или оплатить отправку определенного числа документов.
- Интерфейс. В идеале он должен быть простым и понятным, вызывать минимум вопросов в процессе обучения и применения.
- Условия внедрения. Учитывайте время и финансовые расходы, необходимые на покупку, техническое внедрение и настройку СЭД. Большим плюсом станет помощь оператора в решении проблем, возникающих на этапе внедрения.
- Мобильное приложение. Удобный формат работы, который пригодится, если руководитель и специалисты часто отсутствуют в офисе, имеют разъездной характер работы.
- Плата за входящую документацию. Обычно данная опция предоставляется бесплатно, но есть и неприятные исключения.
- Наличие роуминга для обмена документами с контрагентами, которые используют сервисы других операторов ЭДО.
- Техническая поддержка. У пользователей должна быть возможность оперативно связаться со специалистами поддержки для получения консультаций и решения возникающих проблем.
Уточните имеется ли бесплатная пробная версия сервиса ЭДО или тестовый период. Это позволит на практике понять, подходит вашей компании конкретная система документооборота или нет.
Пошаговый переход на электронный документооборот
Создание электронного документооборота в организации с нуля — это непростой и ответственный процесс, включающий несколько обязательных этапов:
- Оценка потребностей бизнеса. Прежде чем выбрать СЭД следует определить основные функции ПО, необходимые именно вам. Например, это может быть редактирование и хранение документов, составление первичной бухгалтерской документации, автоматизация работы с контрагентами и т.д.
- Выбор оператора и системы ЭДО. В настоящее время в России работает более 40 аккредитованных ФНС компаний-провайдеров, представляющих на рынке собственные системы электронного документооборота. Для принятия верного решения важно изучить возможности и цены разных сервисов, сравнить их функциональность и удобство использования.
- Получение электронной подписи. Для этого нужно обратиться в аккредитованный удостоверяющий центр. Лучше сразу оформить КЭП — без нее практически невозможно взаимодействовать с госорганами, к тому же она подходит для работы с большинством крупных сервисов ЭДО.
- Интеграция с внутренними процессами компании. Сервис ЭДО необходимо интегрировать с другими системами и программами, которые применяются сотрудниками, например, системами бухгалтерского или кадрового учета.
- Тестирование и обучение персонала. На заключительном этапе внедрения система тестируется для оперативного выявления и устранения возможных ошибок. Организуется обучение сотрудников, которые будут работать в сервисе.
Организация и сопровождение электронного документооборота — это всегда длительный и многофакторный процесс, требующий самого пристального внимания со стороны руководства и рядовых сотрудников. Чтобы он прошел в максимально короткие сроки и приносил максимальный эффект доверьте настройку СЭД и решение множества проблем, возникающих на разных этапах внедрения профильным специалистам.
-
Только современные и многофункциональные решения, позволяющие расти и добиваться максимального результатаЗа счет применения ЭДО вы заметите, что согласование документации ускорится в 5 раз, а сотрудники начнут работать на 15-20% эффективнее.
-
Исключение зависимости от «незаменимых» сотрудниковЭлектронный документооборот позволит вам найти в системе нужный документ тогда, когда это необходимо, даже если ответственный за него сотрудник будет отсутствовать.
-
Быстрый доступ к нужной информацииНаличие интернета и электронная систематизация документации позволит любому сотруднику в считанные секунды найти нужные сведения. Стоящая на повестке дня информация, полученная своевременно – залог эффективности принятия решений.
-
Исключение риска потери документовЕдиная база данных позволяет сохранить всю документацию с быстрым и удобным доступом к ней.
-
Возможность удаленной работыС электронным документооборотом вам не обязательно всегда находиться в офисе – нужную бумагу всегда можно запросить по электронной почте или при возможности зайти в единую базу данных через домашний компьютер.
Тогда переходите на электронный документооборот уже сегодня! СЭД – ваш первый шаг к повышению эффективности бизнеса!