Организация электронного документооборота

первый шаг к повышению эффективности деятельности
Каждая организация сталкивается с большим объемом документооборота. Накапливающиеся с каждым днем важные бумаги складируются в связи с недостаточностью времени на их распределение и упорядочение. Итог – затруднение в поиске нужного документа, неоперативное принятие управленческих решений, рост затрат на делопроизводство.
Переход компании от работы с бумажной документацией на электронный документооборот позволит оптимизировать все рабочие процессы и получить максимальный доход от своей деятельности.
Понятие электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) позиционирует себя как единую систему автоматизации процессов обработки документов в электронном виде. Цель ЭДО – переход к «безбумажному» делопроизводству.
Главным элементом ЭДО является электронный документ (ЭД), который представляет собой информационный носитель, представленный в электронном виде и заверенный электронно-цифровой подписью (ЭЦП). Хранится материал на машинном носителе, но может в любой момент быть представлен в печатном виде.
Зачем организации нужен ЭДО

Использование ЭДО позволит значительно улучшить учет, сократить расходы и повысить контроль над исполнением управленческих задач.

При работе с бумажными документами компания тратит впустую:

Время

Каждый день практически 80% рабочего времени руководителя уходит на работу с информацией и подписание документов. При этом его сотрудники тратят 30% времени на создание, подписание и отправку документации. Кроме того, более 15% документальной базы безвозвратно теряется, а время на безуспешный поиск нужной бумаги никто не возвращает.

Деньги

Многие документальные записи необходимы в нескольких экземплярах – а это дополнительные расходы на их копирование, которые включают покупку бумаги, чернил и обслуживание техники.

Переход к ЭДО позволит повысить производительность труда, сократить время на обработку одной деловой бумаги
и снизить затраты на оплату площади для хранения документов.

Деятельность любой компании связана и с взаимодействием с другими организациями, которое также требует документального подтверждения.
В этом случае ЭДО позволит избежать множества ненужных действий:
  • вывод документа на печать
  • отправка почтой его контрагенту
  • ручной ввод контрагентом информации себе в систему
С помощью ЭДО можно просто отправить документацию контрагенту по электронной почте, значительно сэкономив время и деньги.
Таким образом, ЭДО нужен для достижения следующих целей:
  • сокращение расходов на бумажные носители информации
  • снижение непроизводственных затрат рабочего времени
  • оптимизация информационных потоков
Какие проблемы есть в ведении бизнеса при отсутствии ЭДО
Ведение бизнеса – это серьезное мероприятие, направленное на получение прибыли. Поэтому отвлекаться на бумажную волокиту и тратить до 15% бюджета на осуществление документооборота просто нецелесообразно. Если компания все еще работает с бумагами в прямом смысле этого слова и до сих пор не перешла на ЭДО, то она может столкнуться со следующим проблемами:
  • Нерациональное использование рабочего времени
    Согласование документов с руководством, пересылка писем, обработка данных и поиск информации занимает слишком много времени. Вместо того, что направлять свою энергию на решение производственных задач работнику приходится часть ее отдать ненужной бумажной волоките. Кроме того, постоянное отвлечение на поиск нужных сведений очень отвлекает от первостепенных текущих задач, что может привести к возникновению ошибок и снижению работоспособности.
  • Затруднение в получении информации и путаница в документах

    Нередко в работе необходимо наличие множества документальных источников, разброс которых по разным папкам и местам существенно затрудняют текущую работу. Приказы, инструкции, нормативные документы имеют свойство изменяться. Руководство постоянно вносит какие-то, которым нужно беспрекословно следовать. Беспорядочность в делопроизводстве зачастую приводит к путанице. Как результат – недопонимания, возникающие между руководством и подчиненными.

  • Затрудненная работа с архивом
    У каждого документа имеется свой срок хранения. С годами архивное помещение компании заполняется настолько, что чтобы найти нужную бумагу, нужно приложить немало усилий. Автоматизированная регистрация документов избавляет от этих проблем.
  • Нарушение прозрачности бизнес-процессов
    Бумажное делопроизводство затрудняет управление процессами составления, получения, исполнения и хранения документальных источников.
  • Снижение качества работы сотрудников
    Большая часть поручений руководства, прописанная на бумаге, просто не выполняется сотрудниками. А у руководителя нет возможности контролировать выполнение этих поручений и оценивать результат работы подчиненных.
  • Низкий уровень безопасности данных
    При бумажном делопроизводстве любой сотрудник может передать информацию третьему лицу. А это прямая дорога к нежелательным последствиям и возможным убыткам. Программа ЭДО предусматривает предоставление индивидуальных полномочий на определенный документ для сотрудников. Даже если документ будет передан третьему лицу, система всегда отследит, кто последним из сотрудников имел к нему доступ.
  • Усложнение процедуры обучения сотрудников и внедрения новых бизнес-процессов
    При бумажном делопроизводстве донесение новой информации до каждого подчиненного занимает очень много времени. ЭДО позволяет оптимизировать данный процесс.
  • Затрудненная адаптация к международным стандартам
    ЭДО позволяет быстро менять шаблоны документов при изменении в международных стандартах. Бумажное делопроизводство себе такого позволить не может.
  • Снижение уровня корпоративной культуры
    ЭДО объединяет все подразделения компании, позволяя вовлекать в бизнес-процессы всех сотрудников, повышая уровень корпоративной культуры и увеличивая скорость обработки документации.
Система автоматизации документооборота
Система автоматизации документооборота (СЭД) в зависимости от функционала и решаемым задачам может быть представлена несколькими видами:
Система делопроизводства

Применяется в компаниях с жестко регламентированными нормами документооборота и благоприятствует решению следующих задач:

  • упорядочение работы с входящей и исходящей корреспонденцией;
  • оптимизация движения внутренней документации;
  • налаживание работы с обращениями клиентов;
  • организация внутреннего электронного архива документов.

Автоматизировать документооборот в этом случае означает перейти от бумажного делопроизводства к электронному.

Электронные архивы

Это система, позволяющая структурировать хранение документов и обеспечивающая быстрый и удобный их поиск. Главными функциями такого архива являются:

  • надежная сохранность документации;
  • разграничение прав доступа к ней;
  • оцифровка бумажного документального потока;
  • управление электронным контентом;
  • быстрый поиск информации и поточный ее ввод.

Электронные архивы позволяют сократить время поиска информации, свести на нет риск потери или порчи документов, повысить качество информационной безопасности. Они редко используются в автономном режиме и функционируют в составе СЭД.

Workflow и ECM системы

Предназначены для автоматизации всех бизнес-процессов организации, а не отдельных их функций. Благодаря Workflow весь рабочий процесс четко организован. Все операции: от создания документа до сроков его отправки закреплены в системе, поэтому пользователю не нужно задумываться о таких вещах как создать, обработать или получить документацию.

Функция напоминания всегда уведомит о наступлении срока отправки отчета и сообщит руководителю, что на данном этапе у сотрудника возникли проблемы.

ECM системы позволяют работать как со структурированной, так и неупорядоченной информацией. Также они имеют более гибкий функционал.

Принципы СЭД

Система автоматизации документооборота строится на следующих принципах:

  • Разовая регистрация документа, которая позволяет однозначно его идентифицировать в любой версии СЭД

  • Допустимость выполнения операций в параллельном режиме, что сокращает время движения документации и повышает оперативность ее исполнения
  • Неразрывность движения документа, дающая возможность идентифицировать ответственного сотрудника за выполнение задачи на каждом этапе
  • Согласованная информационная база, исключающая возможность репликации документа
  • Возможность поиска документального источника даже при минимальной информации о нем
  • Возможность контролирования движения документации на всех бизнес-процессах за счет развитой системы отчетности по статусам движения
Чего можно добиться, если использовать ЭДО

Компания, перешедшая на ЭДО, сможет решить следующие задачи:

  • Полная автоматизация процесса работы с документальной базой
  • Обеспечение работы с удаленными пользователями
  • Синхронная работа в системе не лимитированного числа пользователей
  • Повышение результативности работы с документами
  • Рост корпоративной культуры при работе с документацией
  • Уменьшение величины бумажного документооборота и сокращение с ним связанных затрат
  • Сокращение времени на обработку, поиск, согласование и отправку документов
  • Упорядочение процесса регистрации документации
  • Организация управления рабочими потоками
  • Обеспечение прозрачности на всех этапах движения документов
  • Сохранение и контролирование истории работы с документацией
  • Увеличение производительности труда
  • Сокращение числа потерянной информации
  • Возможность сортировки документации по любым критериям
  • Возможность поиска информации по разным атрибутам
  • Обеспечение информационной безопасности
  • Возможность оценки документооборота, включающая создание отчетов и контроль над исполнением сотрудниками своих задач
  • Возможность хранения в электронном формате неограниченное количество информации
  • Возможность воссоздания любого первоисточника из резервной копии
Почему именно наша компания
Обратившись в нашу компанию за услугой по внедрению СЭД, вы получаете:
  • Только современные и многофункциональные решения, позволяющие расти и добиваться максимального результата
    За счет применения ЭДО вы заметите, что согласование документации ускорится в 5 раз, а сотрудники начнут работать на 15-20% эффективнее.
  • Исключение зависимости от «незаменимых» сотрудников
    Электронный документооборот позволит вам найти в системе нужный документ тогда, когда это необходимо, даже если ответственный за него сотрудник будет отсутствовать.
  • Быстрый доступ к нужной информации
    Наличие интернета и электронная систематизация документации позволит любому сотруднику в считанные секунды найти нужные сведения. Стоящая на повестке дня информация, полученная своевременно – залог эффективности принятия решений.
  • Исключение риска потери документов
    Единая база данных позволяет сохранить всю документацию с быстрым и удобным доступом к ней.
  • Возможность удаленной работы
    С электронным документооборотом вам не обязательно всегда находиться в офисе – нужную бумагу всегда можно запросить по электронной почте или при возможности зайти в единую базу данных через домашний компьютер.
Хотите сэкономить временные и финансовые ресурсы, оптимизировать бизнес-процессы, всегда иметь под рукой нужный документ?
Тогда переходите на электронный документооборот уже сегодня! СЭД – ваш первый шаг к повышению эффективности бизнеса!
Получите консультацию

© 2023 г.