Skip to main content

Как улучшить бизнес процессы компании

Системный подход и автоматизация БП – ключ к успешному бизнесу!
Бизнес процессы (БП) — это систематически повторяющиеся шаги, осуществляемые компанией с целью создания конечного продукта. Это взаимоотношения в коллективе, строящиеся на базе обмена информацией и ее анализе и позволяющие наладить бесперебойное течение производства. Любые сбои в БП могут привести к простою производства и не востребованности оказываемых услуг.
Основные бизнес процессы в компании
Общепринята следующая классификация бизнес процессов:
Основные

Их главная цель — ориентация на конечный продукт или услугу. Это целевые объекты создания и функционирования организации, направленные на получение прибыли. Так, основным БП для предприятия по производству кормов для животных будет непосредственно производство кормов для животных.

Сопутствующие

Это операции, направленные на оказание услуг или производство товаров, которые занимают сопутствующее положение по отношению к основному производству. Сопутствующие процессы также ориентированы на получение дохода. К примеру, сопутствующей операцией для автотранспортной компании станет ремонт стороннего автопарка на собственной территории.

Вспомогательные

Операции, ориентированные на бесперебойное течение основных бизнес процессов. Для любого производства вспомогательной операцией является ремонт оборудования, задействованного в изготовлении конечного продукта.

Обеспечивающие

Действия, направленные на поддержку остальных бизнес процессов. К ним относятся кадровое, финансовое, техническое обеспечение и прочее.

Бизнес процессы управления

Операции, которые охватывают весь комплекс управленческих функций на уровне всех БП. Это планирование и контроль, стратегия и управленческое воздействие.

Бизнес процессы развития

Связаны с совершенствованием оказываемых услуг и могут быть представлены, к примеру, техническим перевооружением.

Иногда все эти бизнес процессы объединяют в три группы:

  • основные, куда входят и сопутствующие

  • вспомогательные, включающие и обеспечивающие
  • управляющие, содержащие также БП развития

Данная классификация является весьма условной. У каждой компании существуют свои бизнес процессы, определяющиеся своей значимостью. Если для одной фирмы на первом месте стоит операция взаимодействия с клиентами, то для другой – управления персоналом. Причем каждый из этих процессов является под процессом одной из групп БП.

К примеру, если взять бухгалтерский учет, то подготовка отчетности будет относиться к группе обеспечивающих операций, а ведение первичной документации – к отдельным процедурам основных бизнес процессов.

Все бизнес процессы компании взаимосвязаны и ориентированы на конечный результат, являясь движущей стратегической силой.

С какими проблемами в бизнес процессах чаще всего сталкивается предприниматель

Вывод напрашивается сам собой: хотите держать всю работу под контролем?
Выстраивайте бизнес процессы в самом начале становления. и тогда ускорение бизнеса не заставит себя долго ждать.

Для успешной деятельности все БП должны работать по следующим принципам:
  • Если понимать, что деятельность приносит пользу, то она будет более продуктивной
  • Цель бизнес процессов – наладить деятельность компании
  • Только та деятельность нацелена на результат, которая ориентирована на выполнение процесса
Только от руководителя зависит, будут ли его сотрудники работать на результат. А для этого нужно:
  • Определить ответственного сотрудника за определенным бизнес процессом
  • Облегчить анализ операций установкой специального программного обеспечения
  • Разрабатывая действия, быть кратким и использовать только правдивую информацию
К сожалению, не каждый руководитель способен грамотно построить БП на предприятии. В итоге он сталкивается со следующими проблемами:

  • В компании нет единой технологии осуществления необходимых видов деятельности
    Руководитель должен не только определить цели, но и организовать сотрудников для ее достижения. Он должен придумать технологию взаимодействия подразделений или поручить эту функцию ответственному специалисту. Единая технология поможет найти ошибки в работе компании и значительно их уменьшить.

  • Руководитель не имеет представления об организационном проектировании
    Многие бизнесмены живут сегодняшним днем, им важно, чтобы компания приносила прибыль здесь и сейчас. Они совсем не думают о долгосрочном развитии проекта и не задают себе вопрос: как улучшить бизнес. А ведь основная причина многих проблем – отсутствие системного подхода к развитию предпринимательской деятельности.

  • Отсутствует должный контроль за деятельностью работников
    Даже если БП разработаны и доведены до персонала многие руководители жалуются на отсутствие контроля за деятельностью сотрудников. Он не может, к примеру, проследить, всегда ли операции отражаются в учете, и проводится ли монтаж оборудования с учетом требований документации на него.

  • Отсутствие информационной базы
    Зачастую руководитель сталкивается с такой проблемой, как отсутствие информационной системы, которая значительно облегчает ручной процесс работы.

Методы ускорения и улучшения бизнес процессов в компании

Даже в небольшой компании с минимальным числом сотрудников необходимо структурировать бизнес процессы.
Любая коммерческая деятельность связана с оплатой счетов, учетом расходов, утверждения отпусков и командировок и прочее.
Все эти цепочки действий требуют согласования и контроля.

Улучшение БП за счет собственных сил

Для создания собственной базы бизнес процессов руководитель должен:

  • описать их, собрать о них информацию
  • проанализировать полученное, найти проблемные места, определить желаемый итог
  • нарисовать карту бизнес процессов, обозначить взаимосвязи, назначить ответственных сотрудников
  • сформировать алгоритм действий в системе
  • обучить персонал

Если руководитель понятия не имеет, какие БП ему нужны, начать следует с поиска проблем, повторяющихся на регулярной основе. К примеру, регулярные жалобы поставщиков на задержки с оплатой могут указывать на то, что счета долго находятся на подписи руководителя или бухгалтер не успевает их обрабатывать.

Когда проблема найдена, необходимо описать, как данный процесс должен работать в идеале, устранить огрехи и ознакомить ответственных лиц с принятым решением.

Автоматизация всех бизнес процессов существенно сэкономит как время, так и деньги в дальнейшем.

Улучшение БП собственными силами усложняется тем, что для построения модели компании необходимо выбрать специальную программу. Одной из распространенных методик является интеграция IDEF, объединяющая разные методы проектирования и структурного анализа. Квалифицированная помощь избавит от необходимости в изучении программного продукта и выведет деятельность на новый уровень в кратчайшие сроки.

Улучшение и автоматизация бизнес процессов с помощью привлечения сторонних специалистов

Привлечение сторонних специалистов к работе по улучшению бизнес процессов позволит:

  • Грамотно распределить ответственность между сотрудниками
  • Обеспечить целостность информационного потока
  • Соблюдать все сроки как по оплате, так и поставке
  • Контролировать деятельность компании за счет системной отчетности
  • Повысить качество оказываемых услуг за счет исключения человеческого фактора
  • Уменьшить число ошибок
  • Повысить производительность труда
  • Сократить время на выполнение той или иной работы
  • Выполнять несколько операций в параллельном режиме

К сожалению, самостоятельно руководитель не всегда может оценить деятельность компании. Особенно если речь идет о крупном производстве. Иногда исправить нужно всего немного, чтобы дело пошло в гору. А чтобы найти огрехи, нужен свежий взгляд. Поэтому помощь в улучшении БП за счет сторонних специалистов порой является лучшим решением.

Работа любой организации – это совокупность связанных между собой бизнес процессов. Одним из эффективнейших методов улучшения предпринимательства является комплексная автоматизация бизнес процессов. Причем за основу можно взять собственные разработки, не лишенные недостатков. Или воспользоваться уже готовой моделью, адаптированной под конкретное предприятие и позволившей в разы увеличить прибыль и сократить затраты.

Чтобы компьютеризировать БП, необходимо привлечь специалистов в сфере IT. Не каждая компания может похвастаться компетентными и ответственными в этой области сотрудниками. Поэтому сторонние компании не только предложат уже готовую модель БП, но и внедрят ее в производство.

Автоматизация бизнес процессов с помощью сертифицированных специалистов, реализовавших немало успешных проектов, — отправная точка развития бизнеса.

Эффект от автоматизации бизнес процессов
Результат от компьютеризации БП будет виден практически сразу:

  • В пять раз ускорится процесс согласования проектов и документации внутри компании

  • Работники начнут работать на 20% продуктивнее, улучшая взаимодействие между подразделениями

  • Деятельность станет более прозрачной за счет возможности контроля со стороны руководителя за информационными потоками

  • Сократится число сбоев, авралов и просроченных задач на 50%

    1. Окупаемость от вложений будет очевидна уже через полгода
Наши сотрудники оптимизируют многие направления вашей деятельности. Так, мы:

возьмем на себя деятельность по улучшению управления бизнес процессами

полностью автоматизируем делопроизводство, приведя в порядок ваш документооборот

разработаем систему управления договорами, предложив уже готовые шаблоны для создания разных документов
внедрим в вашу работу электронный документооборот, который значительно сократит ваши временные и финансовые издержки
создадим электронный архив документов, который будут содержать всю необходимую документальную базу и позволит за считанные секунды найти нужный документ
Обратившись в нашу компанию, вы избавитесь от целого ряда проблем, тормозящих вашу деятельность. Так, вы сможете:

  • Снизить объем рутины
    Автоматизация бизнес процессов упорядочит все задачи и даст возможность легко их делегировать ответственным сотрудникам. Теперь вам не надо тратить время на решение второстепенных задач, а заняться непосредственно развитием бизнеса.

  • Получить доступ ко всей необходимой информации
    У себя на рабочем месте вы сможете видеть весь документооборот, используемый в производственной деятельности. Это позволит мгновенно реагировать и принять управленческие решения.

  • Оптимизировать работу всех подразделений
    Единая информационная база позволит каждому подразделению следить за бизнес процессами и включаться в работу по своему функционалу строго в оговоренное время.

  • Сформировать единый архив документов
    Централизованное хранилище сократит время на поиск нужного документа и повысит производительность труда.

  • Уменьшить число ошибок в работе
    Автоматизация БП практически полностью исключает человеческий фактор. А это значительное сокращение ошибок и неточностей при обработке и передаче информации.

  • Осуществлять полный контроль за деятельностью сотрудников
    В системе фиксируется время постановки и выполнения каждой задачи. Поэтому вы сможете контролировать, как тот или иной сотрудник выполняет служебные обязанности.

Качественная организация бизнес процессов способна вывести в первые ряды любую компанию. А системный подход к их совершенствованию, основанный на автоматизации БП – ключ к успешному и прибыльному бизнесу!

Качественная организация бизнес процессов способна вывести в первые ряды любую компанию.
А системный подход к их совершенствованию, основанный на автоматизации БП – ключ к успешному и прибыльному бизнесу!
Начните улучшать свой бизнес уже сегодня с командой профессионалов своего дела!

Отправить заявку
Читайте также другие статьи: