Сопровождение заседаний и совещаний

При протоколировании совещаний в автоматическом режиме готовый документ создается сразу же в ходе заседания на базе утвержденного в организации его шаблона.

Как итог – оперативность исполнения задач, поставленных на совещании и возможность эффективного контроля за его ходом.

Сопровождение заседаний и совещаний в автоматическом режиме это гарантия оперативного исполнения принятых решений
Какова бы ни была масштабность деятельности компании периодические совещания являются неотъемлемой частью ее работы. Именно на заседаниях подводятся итоги работы и намечаются стратегии дальнейшего развития.
Чтобы результативность проведенного совещания была максимальной необходимо качественное его протоколирование и сопровождение. Протокол отражает всю необходимую информацию, озвученную на заседании, и позволяет при необходимости обратиться к ней любому участнику совещания.
Проблемы при протоколировании совещаний

Как правило, ответственен за составление протокола секретарь. В его обязанности входит вносить в документ всю необходимую информацию. Причем протокол, составленный непосредственно на заседании, считается черновиком. Готовый документ появляется только по истечению трех дней после тщательного анализа и обработки.

Помимо протоколирования секретарь должен сопровождать совещания, т.е. составлять списки участников, иметь при себе и вовремя предоставлять тексты докладчикам и так далее.

Такой процесс связан с огромной бумажной волокитой. Всю необходимую документацию необходимо систематизировать и анализировать. А сам протокол требует определенных правил оформления. Поэтому помимо присутствия на самом мероприятии ответственного за протоколирование ждет немалая работа после.

Помимо бумажного канцеляризма протоколирование совещаний может быть связано со следующими проблемами:

  • Отсутствие данных в текущий момент, т.е. ознакомиться с содержанием протокола и использовать его в своей работе сразу не получится.

  • Влияние человеческого фактора, при котором из-за невнимательности, отвлекающих моментов и отставании в фиксировании данных в протоколе отражается не вся важная информация.

  • Некачественная звуко- или видеозапись, которая используется при протоколировании совещания может затруднить воспроизведение хода заседания. Как итог – потеря важных моментов, озвученных на мероприятии.

  • Отсутствие должной компетентности у ответственного за протоколирование, который может внести в документ незначительные высказывания и упустить важные моменты.

  • Оформление чистовика протокола с ошибками или с несоответствием требованиям.

Автоматизация сопровождения (протоколирования) совещаний
При протоколировании совещаний в автоматическом режиме готовый документ создается сразу же в ходе заседания на базе утвержденного в организации его шаблона. Согласование, подписание и ознакомление с документом происходит в электронном виде, что дает возможность сделать это непосредственно сразу же после совещания и в параллельном режиме. Как итог – оперативность исполнения задач, поставленных на совещании и возможность эффективного контроля за его ходом.
Автоматизация протоколирования совещаний позволяет полностью отказаться от бумажного сопровождения данного процесса, что значительно его ускоряет. Так, компьютеризация позволяет:

  • Подготавливать протокол сразу в электронном виде

    Для этого имеется специально утвержденная в организации форма.

  • Рассылать готовый документ всем участникам совещания сразу после его завершения

    Это позволяет сделать автоматическая рассылка документа в электронном виде по списку получателей, каждый из которых получает соответствующее уведомление.

  • Ознакомиться с протоколом в электронном формате

    Это можно сделать сразу после окончания совещания.

  • Подписать протокол электронной подписью

    Председатель совещания также после мероприятия получает электронное уведомление и может подписать документ электронной цифровой подписью.

  • Хранить протокол в электронном архиве

    В архив документ поступает сразу же после его исполнения и хранится там в соответствии с установленными сроками хранения.

Внедрение в компанию
Внедрить автоматизацию протоколирования можно как собственными силами, используя программное обеспечение, инструкцию и руководство пользователя. А можно воспользоваться услугами профессионалов.
Проблемы при самостоятельном внедрении
  • Использование системы на 5-25% от ее возможностей из-за отсутствия о них должной информации.
  • Массовая эксплуатация системы после обучения и применение ее техник на 10-35% по истечение определенного периода времени.
  • Отсутствие со стороны сотрудников должного представления о работе системы.
Как наша компания может помочь
Наши специалисты решат все недочеты самостоятельного внедрения. Так, вы можете доверить нам:
  • разработку корпоративного стандарта документа и его внедрение
  • помощь в настройке IT – системы с целью ее корректной работы
  • обучение правильной работе с системой
  • ознакомление сотрудников со всеми возможностями системы
Результаты после внедрения
Автоматическая рассылка протокола всем участникам совещания позволит сократить расходы на картриджи и бумагу, так как подписать и ознакомиться с документом можно в автоматическом режиме, не заботясь о распечатывании документа.
Кроме того, автоматизация сопровождения заседаний:

снижает трудозатраты
и значительно экономит время

дает членам совещания полную информационную базу
обо всех освещаемых вопросах и принятых решениях в ходе их исполнения

Бизнес-эффект от автоматизации протоколирования заключается в:
ускорении согласования и подписания протокола практически в 2-3 раза
сокращении на 25-45% числа невыполненных поручений
Почему именно наша компания
Воспользовавшись нашими услугами, вы получите современную и удобную в эксплуатацию систему информационной поддержки совещаний, включающую оперативный доступ к документу и возможность участия в заседаниях за счет удаленного доступа.
Мы гарантируем:
  • Высокую скорость внедрения
  • Полную защиту информации
  • Отказ от печатных документов и избыточного функционала
Наши специалисты проведут анализ бизнес-процессов компании, учтут потребности и пожелания клиента и разработают на этой основе программный продукт, позволяющий автоматизировать весь цикл проведения заседаний.
Отправить заявку
© 2022 г.