При протоколировании совещаний в автоматическом режиме готовый документ создается сразу же в ходе заседания на базе утвержденного в организации его шаблона.
Как итог – оперативность исполнения задач, поставленных на совещании и возможность эффективного контроля за его ходом.
Как правило, ответственен за составление протокола секретарь. В его обязанности входит вносить в документ всю необходимую информацию. Причем протокол, составленный непосредственно на заседании, считается черновиком. Готовый документ появляется только по истечению трех дней после тщательного анализа и обработки.
Помимо протоколирования секретарь должен сопровождать совещания, т.е. составлять списки участников, иметь при себе и вовремя предоставлять тексты докладчикам и так далее.
Такой процесс связан с огромной бумажной волокитой. Всю необходимую документацию необходимо систематизировать и анализировать. А сам протокол требует определенных правил оформления. Поэтому помимо присутствия на самом мероприятии ответственного за протоколирование ждет немалая работа после.
Отсутствие данных в текущий момент, т.е. ознакомиться с содержанием протокола и использовать его в своей работе сразу не получится.
Влияние человеческого фактора, при котором из-за невнимательности, отвлекающих моментов и отставании в фиксировании данных в протоколе отражается не вся важная информация.
Некачественная звуко- или видеозапись, которая используется при протоколировании совещания может затруднить воспроизведение хода заседания. Как итог – потеря важных моментов, озвученных на мероприятии.
Отсутствие должной компетентности у ответственного за протоколирование, который может внести в документ незначительные высказывания и упустить важные моменты.
Оформление чистовика протокола с ошибками или с несоответствием требованиям.
Подготавливать протокол сразу в электронном виде
Для этого имеется специально утвержденная в организации форма.
Рассылать готовый документ всем участникам совещания сразу после его завершения
Это позволяет сделать автоматическая рассылка документа в электронном виде по списку получателей, каждый из которых получает соответствующее уведомление.
Ознакомиться с протоколом в электронном формате
Это можно сделать сразу после окончания совещания.
Подписать протокол электронной подписью
Председатель совещания также после мероприятия получает электронное уведомление и может подписать документ электронной цифровой подписью.
Хранить протокол в электронном архиве
В архив документ поступает сразу же после его исполнения и хранится там в соответствии с установленными сроками хранения.
снижает трудозатраты
и значительно экономит время
дает членам совещания полную информационную базу
обо всех освещаемых вопросах и принятых решениях в ходе их исполнения