Планирование и контроль работы сотрудников

лучшее, что можно придумать для достижения поставленных задач

Планирование и контроль работы сотрудников дает возможность судить об эффективности функционировании организации. Без этой важнейшей управленческой функции может возникнуть хаос и игнорирование работниками своих прямых обязанностей. В такой обстановке добиться слаженности работы становится нереальным. Кроме того, планирование и контроль позволяют найти и устранить управленческие ошибки, что во многом определяет достижение конечной цели.

Проблемы в бизнесе без четкого планирования задач сотрудникам

Любой руководитель задумывается над вопросом повышения производительности труда. И это не случайно: по статистике работники в среднем тратят на трудовой процесс половину рабочего времени. Все остальное время они решают личные вопросы, общаются с коллегами, курят, пьют чай и прочее. Бурная деятельность развивается только в моменты заглядывания руководителя в кабинеты.

Без грамотного руководства и четкого планирования задач сотрудникам можно столкнуться с такими проблемами:

Появление халатных работников, которые просто отбывают положенное время на службе, не задумываясь о выполнении служебных обязанностей
Нарушение дисциплины, заключающееся в опозданиях на работу и уходов с нее раньше положенного времени
Возрастание количества напрасно потраченного времени, в течение которого работник не приносит никакую пользу компании
При сложной организационной структуре — потеря контроля над тем, что процессы, выполняемые на нижнем уровне, исполняются так, как было задумано на верхнем

Итог плачевен: планы не выполняются, прибыль уменьшается.

Выход из ситуации банален: сделать так, чтобы подчиненные все рабочее время занимались непосредственно производственными вопросами. Как говорится, люди работают настолько эффективно, насколько грамотно ими руководят. А для этого необходимо осуществлять контроль выполнения задач.

С помощью чего можно осуществить работу с задачами сотрудников

Итак, контроль над сотрудниками нужен. Но вот как контролировать работу каждый руководитель решает самостоятельно.
Существует несколько разновидностей контроля:

Мониторинг результата работы

Заключается в контролировании работы на выходе. Т.е. работнику поставлена задача, которую он бесконтрольно выполняет. Руководитель оценивает только результат. С одной стороны, управленец экономит свое время и дает возможность сотрудникам проявить самостоятельность, но с другой – в случае нечеткой постановки задачи будет получен отличный от ожиданий результат.

Предварительный контроль

Подразумевает вмешательство в производственный процесс ближе к его завершению. Т.е. основную работу сотрудник выполняет, но руководитель проверяет ее на этапе завершения. Метод позволяет вовремя определить, к той ли цели движется сотрудник и при необходимости направить его в нужное русло.

Контроль этапов работы

Заключается в делении производственного процесса на этапы и проверки результата работы на каждом этапе.

Периодический контроль

Подразумевает осуществление проверки деятельности подчиненных в периодичном режиме. Например, в определенные дни или часы. Такой мониторинг позволяет выявить причины, по которым сотрудник не справляется с теми или иными задачами и принять соответствующее решение.

Выборочный контроль

Заключается в выборочном мониторинге, при котором проверяются отдельные сотрудники и в отдельный период времени, о котором они не знают.

Методы осуществления контроля

Осуществить работы с задачами сотрудников можно используя следующие приемы:

Планерки
Позволяют мотивировать сотрудников и дают конкретное представление о результатах деятельности того или иного сотрудника.
Тайный покупатель
Способен проконтролировать весь производственный процесс изнутри.
Нормативы, KPI
За каждым сотрудником закрепляются определенные показатели, которые он обязан выполнить. Контроль заключается в проверке их выполнения.
Мотивирующая доска
На ней размещаются планы и результаты их достижения каждым сотрудником.
Наблюдение в режиме GPS
Эффективно для контроля передвижных сотрудников. Позволяет точно знать, где находится сотрудник и сколько времени она потратил на выполнение той или иной операции.
Видеонаблюдение
Позволяет в режиме реального времени следить за перемещением сотрудников.
Программы-шпионы или программы учета рабочего времени
Устанавливаются на компьютеры сотрудников и позволяют фиксировать время, проведенное за ПК и посещаемые ресурсы.
Инструменты, фиксирующие приход работника на службу и его отлучение с рабочего места
Могут быть представлены терминалами или биометрическим системами.
Программы, разграничивающие время, потраченное на решение производственных задач от пользования сетями
Устанавливаются на компьютер и на основе собранных данных рассчитывают КПД сотрудников.
Специализированные инструменты, позволяющие контролировать мобильных сотрудников
Электронные системы управления ставят производственные задачи, контролируют затраченное время. Они устанавливаются на ПК или как мобильные приложения.

Эффективность от внедрения таких систем

Данные инструменты позволяют руководителям точно знать, чем заняты их подчиненные как на рабочих местах за компьютерами, так и находясь за пределами компании.
Эффективность контроля складывается из следующих моментов:

Повышение производительности труда
на 30-50%

Выявление сотрудников, чья деятельность противоречит политике безопасности и вредит компании

Возможность оперативного реагирования на новые вводные данные

Внедрение системы контроля и планирования задач

На помощь для осуществления контроля работы сотрудников могут прийти системы контроля и планирования задач. Они заключаются в ежедневных или еженедельных планах и отчетах о проделанной работе.

Постановка задач заключается в следующем: работник на каждый день составляет план работы, а в конце рабочего дня отчитывается по его выполнению. При этом он должен показать не только результат, но и время на выполнение той или иной процедуры.

Такая организация работы позволит:

Решать задачи по принципу важности для компании, а не исходя из желания
Исключить простои в работе
Оперативно заменить несущественные задачи на значимые
Уменьшить вероятность пустой траты времени

Удобство систематизации задач в том, что при появлении новой задачи от руководителя работник сразу вносит ее в план своей базы данных. При этом он может освободить место для нее, переместив менее срочные задачи в хранилище задач.

Чтобы система контроля и планирования задач была более эффективной, рекомендуется:

каждой задаче присвоить свое название
запланировать время на ее выполнение
указать крайний срок выполнения
добавить краткий план действий по ее выполнению
определить приоритетность каждой задачи

Программа сама будет отслеживать ход работ и сообщать об истечении срока той или иной задачи.

Этапы внедрения системы

Приобрести лицензию на ту или иную программу недостаточно.
Важно четко представлять порядок внедрения системы на предприятие, который состоит из следующих этапов:

1. Выбор рабочей группы

Рабочая группа из числа сотрудников должна детально ознакомиться с системой, ознакомить с ней других сотрудников, вести тесное взаимодействие с поставщиком услуги.

2. Установка системы

Ответственный специалист устанавливает систему на компьютерах сотрудников.

3. Ввод данных

Осуществляется по мере поступления заказов. Для оперативного ввода необходимо разработать шаблоны типовых заказов и назначить ответственного сотрудника.

4. Анализ эксплуатации системы

В ходе адаптации выявляются и решаются проблемы, недочеты, вопросы.

Внедрение системы планирования и контроля связано с дополнительной нагрузкой на персонал: помимо выполнения основных задач им придется осваивать новый технический продукт. Поэтому процесс должен сопровождаться адекватной системой мотивации и материального стимулирования.

Обращение в нашу компанию гарантирует:

Высокое качество оказываемых услуг

Консультирование на каждом этапе работе

Своевременную техническую помощь при внедрении системы планирования и контроля

Помощь в работе с сотрудниками, заключающуюся в их обучении и адаптации

Качественная организация бизнес процессов способна вывести в первые ряды любую компанию.
А системный подход к их совершенствованию, основанный на автоматизации БП – ключ к успешному и прибыльному бизнесу!

Как наша компания может помочь

Наша команда поможет вам организовать эффективный контроль над пероналом. Мы:

Приедем к вам в офис и оценим «масштабы бедствия»
Проанализируем ситуацию и, исходя из вашей деятельности, количества сотрудников и числа выполняемых бизнес процессов, выберем для вас наиболее подходящий инструмент мониторинга
Установим выбранную систему контроля и проконтролируем ее действие на практике

Вы всегда сможете обратиться к нам за консультацией по эксплуатации инструментов контроля.

Хотите повысить производительность труда уже сейчас?
Обращайтесь к нашим специалистам и устанавливайте системы планирования и контроля работы сотрудников!

Отправить заявку

Читайте также другие статьи: