Упрощение контроля руководством предприятия, а также руководителями звеньев, за исполнением распоряжений сотрудниками и исполнением ими своих функциональных обязанностей. С помощью СЭД в любой момент можно получить отклик от любого сотрудника.
Чтобы увидеть часть проделанной работы, не придется даже выходить из кабинета. Хорошо организованная система дает возможность быстрого обзора деятельности всей компании. Необходимость в постоянных совещаниях отпадает. Многое из того, что обсуждается в ходе утренней планерки, просто видно в СЭД.
Распределение обязанностей между сотрудниками можно проводить прямо в системе. Здесь же указывается ответственный работник и срок исполнения. Все просто и наглядно. С появлением ЭДО руководителю не приходится тратить время на записывание всех распоряжений и, затем, поиск информации. В системе все пометки находятся рядом с документом. Их легко найти, чтобы проконтролировать работу. Очевидно, что с ростом прозрачности растет производительность труда в организации.
Повышение эффективности документооборота. Утрата внутреннего документа станет редкостью. Сотрудникам часто даже не придется просить друг друга дать необходимую информацию, так как все требуемые данные в грамотно организованной СЭД находятся в общем доступе. При этом функционал системы позволяет закрывать информацию от работников, которые не должны иметь к ней доступа. Возможность редактирования данных также доступна не всем.
Повышение производительности труда всего персонала и в первую очередь сотрудников, работающих с документацией. Работники будут больше заниматься полезными делами и меньше формальными. Уход значительной части рутинной работы обычно не только экономит время, но и способствует росту творческого потенциала. Работники начинают заниматься полезным делом, так как формальная часть сжимается. Нередко после внедрения СЭД следует сокращение персонала, так как объем работы сокращается.
Уменьшение времени на обработку документов также ведет к повышению эффективности работы компании. Сокращение временных затрат обеспечивается за счет электронного согласования, возможности быстрого поиска информации в БД, отсутствия необходимости компилировать данные вручную и т.п. Установив СЭД, не нужно подолгу ждать в приемной, когда освободится директор. Не нужно суммировать расходы на калькуляторе. Не требуется по несколько раз бегать в соседний отдел за данными. Нет нужды подолгу перекладывать объемные папки в архиве.
Экономия на бумажных носителях. Большие компании окупают приобретение электронной системы всего за 6 месяцев только за счет экономии на бумаге, тонере для принтеров и сканеров, ремонтах указанной техники и других сопутствующих расходах.