Внедрение системы электронного документооборота

По данным исследования рынка электронного документооборота (ЭДО) в России, на начало 2025 года, около 68% действующих компаний используют ЭДО. В Санкт-Петербурге и Москве этот показатель достигает 80%. Ничего удивительного в этом нет, ведь электронные документы не нужно печатать, хранить, отправлять контрагентам по почте или курьером. Они полностью заменяют бумажные аналоги, а их юридическую значимость признают даже госорганы: например, электронный документ можно предъявить в качестве доказательства в суде.

Что такое ЭДО и СЭД

Электронный документооборот (ЭДО) – система обмена электронными документами с контрагентами по защищенным каналам связи. Ее главная задача – объединение в одном сервисе (одной программе) документы по всем процессам и задачам с целью контроля, автоматизации, оптимизации работы компании. Использование ЭДО избавляет от необходимости создания и подписания документов на бумажных носителей, что существенно ускоряет все бизнес-процессы организации.

Система электронного документооборота (СЭД) – программное обеспечение, предназначенное для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, согласование, отправка, хранение. Популярные системы поддерживают возможность маршрутизации документов, а также широкий перечень базовых функций: поиск, систематизация и классификация, работа с шаблонами и т.д.

ЭДО может быть:

Внутренним – обмен электронной документацией внутри компании. Позволяет автоматизировать корпоративное делопроизводство, организовать и повысить производительность работы персонала, ускорить операции по обработке и регистрации документов, возникающих в процессе хозяйственной деятельности предприятия. ЭДО способствует созданию внутри компании прозрачного и контролируемого цифрового пространства для внутреннего взаимодействия между структурными подразделениями, в том числе территориально обособленными, отдельно взятыми сотрудниками.
Внешним – обмен электронными юридически значимыми документами с контрагентами, партнерами надзорными и контролирующими государственными органами. Способствует ускорению и автоматизации операций по созданию, подписанию, согласованию и передаче документов, отслеживанию их статуса.

Внедрение СЭД – это не только сокращение затрат на работу с документацией, уменьшение бюрократических проволочек, досадных задержек в подписании важных контрактов и актов, ошибок, связанных с человеческим фактором. Прежде всего, это выход на принципиально новый уровень бизнес-процессов и коммуникаций внутри компании и с контрагентами, четкий контроль каждого этапа работы с документами.

Автоматизация документооборота на предприятии

практическая польза

Система электронного документооборота позволяет повысить эффективность работы персонала компании в несколько раз.

Споры о том, кто и почему не передал информацию следующему звену, уходят в прошлое. СЭД наглядно показывает всю проделанную каждым сотрудником работу.

Что такое система электронного документооборота

СЭД — это автоматизированная система, к которой подключаются практически все сотрудники фирмы для выполнения своих обязанностей и предоставления руководству компании отчетности о проделанной работе.

В СЭД отражаются все документы предприятия. По желанию компании может быть автоматизирована не вся деятельность, а только отдельные участки. Целесообразность подключения подразделений, отделов и конкретных сотрудников определяется, исходя из численности персонала, управленческой и организационной структур и других особенностей работы предприятия.

Подготовка к внедрению ЭДО

Подготовка к внедрению системы электронного документооборота — это важный стратегический шаг для повышения эффективности, автоматизации и оптимизации бизнес-процессов. В ходе подготовительного этапа необходимо решить следующие задачи:

1. Оценка текущего документооборота. Составление и актуализация номенклатуры дел — содержит информацию о том, какие документы должны вестись в каждом отделе, кто с ними работает, где и в течение какого времени они хранятся. Изучение процессов документооборота, существующих ручных операций, используемых для работы с документами программ, сервисов, офисной техники.

2. Выявление ключевых проблем и “узких мест”. Определение, на каких этапах работы с документацией чаще всего возникают задержки и с чем они связаны. Анализ ошибок в работе с информацией, случаев утраты важных сведений и документов.

Если простейшие и рутинные операции отнимают массу времени и сил, а найти ответственного, определить на каком этапе находится решение поставленной задачи — целей квест, все это сигнализирует о необходимости скорейшего внедрения СЭД.

3. Определение целей. Они должны быть четкими, достижимыми и измеримыми. Для этого, например, можно спрогнозировать, как переход на ЭДО позволит уменьшить расходы на печать, хранение и курьерскую доставку бумажных документов.

4. Анализ требований бизнеса к системе. Составление списка необходимых функций СЭД: создание, согласование, поиск, архивное хранение, отчетность и т.д. Удобство и простота интерфейса. Возможности для интеграции СЭД в IT-инфраструктуру компании.

В каких случаях целесообразно внедрение СЭД

Переход на электронный документооборот (ЭДО) — это не только избавление от множества бумаг, но и фиксирование ряда процессов, которые раньше никак не учитывались. Просьбы, устные распоряжения и передача информации для обработки также отражается в СЭД, что позволяет избежать конфликтов, недоразумений и бесполезной траты времени на выяснение спорных ситуаций. Автоматизация бизнес-процессов — это эффективное решение.

Когда стоит задуматься о приобретении СЭД:

На согласование действий между отдельными сотрудниками и подразделениями уходит слишком много времени. КПД работы персонала низкий.
Поиск информации в архиве затруднен из-за большого числа документов. Получить информацию быстро для принятия управленческих решений практически невозможно. Деятельность нередко просто блокируется из-за трудности найти необходимые документы. Поход в архив за одним документом часто занимает целый рабочий день. Особенно затруднен поиск необходимой информации среди текущей документации, которая еще не была должным образом разобрана и заархивирована.
В компании часто возникают конфликты из-за несогласованности. Разрешение противоречий требует сил, энергии и времени руководителей подразделений или отделов, но далеко не всегда дает результат. Если работа организована неправильно, наказывать сотрудников бесполезно. СЭД включает контрольный механизм, позволяющий свести человеческий фактор к минимуму.
Трудность в получении сводных данных. Чтобы подготовить отчет на основе сведений, отраженных на бумаге, требуется много времени. Сделать ту же работу с помощью электронной системы можно всего за несколько секунд. Только при обработке очень больших массивов информации и малой мощности компьютеров расчеты могут занять десятки минут (до часа). Но и в этом случае эффективность работы персонала почти не снижается, так как участие человека в процессе обработки данных минимально.
Постоянная корректировка планов, требующая внесения изменений в документацию, вносит серьезную путаницу в работу и увеличивает трудоемкость в разы. В бумажный документ нельзя внести больше 1-3 изменений, так как обилие зачеркиваний не даст возможности полноценно работать. Во многие документы вносить исправления просто нельзя. Поэтому в случае ошибки или необходимости изменения данных по объективным причинам приходится все переделывать. Поэтому даже работу небольшой компании необходимо автоматизировать.

Выбор системы электронного документооборота

Для выбора оптимальной СЭД рекомендуем проанализировать следующие ключевые моменты:

Безопасность. Платформа должна соответствовать национальным и международным стандартам в сфере информационной и кибербезопасности, поддерживать разные способы аутентификации, распределение ролей пользователей. Обязательными моментами также является шифрование данных при передаче и хранении, функции резервного копирования и восстановления информации.
Удобство. Сервис должен быть рассчитан на работу со всеми популярными формами документов (DOCX, PDF и т.д.), иметь удобный и интуитивно понятный интерфейс. Большим плюсом станет наличие мобильной версии для доступа к программе со смартфонов или планшетов.
Интеграции. Необходимо, чтобы выбранная система была совместима со всеми программами и системами, которые использует компания (CRM, ERP, 1С и т.д.). Поддерживала онлайн-справочники и возможности надстройки активно используемых модулей (Парус, 1С, Oracle). Не конфликтовала с внешними сервисами и площадками – e-mail, мессенджерами, интернет-магазином и т.д.
Масштабируемость. Система должна развиваться и изменяться вместе с компанией. Для этого в ней должна быть реализована возможность добавления новых пользователей, иметься настройки системы под специфические требования бизнеса.

На отечественном IT-рынке представлен большой выбор программных решений для автоматизации документооборота в компаниях практически любого размера и направлениях деятельности.

Исходя из принципа работы СЭД может быть:

Коробочной – программа, которая устанавливается на корпоративный сервер и рабочие компьютеры компании. В будущем он может настраивать ПО под себя, дорабатывать его под свои нужды, обновлять и т.д.
Облачной – функциональные системы, размещенные на серверах разработчика. Доступ к ним клиент получает за абонентскую плату, которая вносится раз в месяц, раз в год и т.д. Тарифы зависят от набора функций и инструментов, которые входят в лицензию. При использовании облачных сервисов компании не нужно выделять под СЭД собственные мощности, при этом доступ к ним возможен из любого места, где есть интернет.

По функционалу различают:

Системы документооборота – классический вариант ПО, предназначенный для работы с электронного документами;
Архивы – системы для архивного хранения документов с возможностью быстрого поиска информации и разграничения прав доступа;
Workflow – программы автоматизации бизнес-процессов, маршрутизации и отслеживания движения электронной документации;
ПО с опцией CRM – помимо непосредственно работы с документами, обладают встроенными функциями, призванными облегчить взаимодействие и коммуникацию с партнерами.
ECM-системы – современные системы, включающие все основные функции СЭД, при этом они позволяют работать с неструктурированным контентом.

В зависимости от функционала, возможностей и дополнительных инструментов внедрение СЭД обеспечивает автоматизацию внутреннего делопроизводства, внешнего документооборота, процессов подписания и согласования договоров, проектной деятельности, работу со специальной документацией (кадровой, бухгалтерской, складской), архивное хранение документов.

Цели внедрения ЭДО

Компании по разным причинам нуждаются в СЭД. Однако есть и общие задачи, решение которых необходимо всем:

Создание единой базы данных

Наличие информации в базе позволяет всегда иметь под руками необходимые сведения и подвергать их обработке. Эффективность БД во много зависит от конкретной системы, так как функциональные возможности продуктов заметно отличаются. Есть различия и в удобстве работы с ЭДО. Простота и понятность позволяют экономить время на обучении нового персонала, а также максимально быстро выполнять работу в системе опытным сотрудникам. Важны не только возможности продукта, но и качество их реализации. Интуитивно понятная система существенно упрощает работу компании. Она берет на себя часть организационных функций.

Упрощение контроля руководством предприятия

Упрощение контроля руководством предприятия, а также руководителями звеньев, за исполнением распоряжений сотрудниками и исполнением ими своих функциональных обязанностей. С помощью СЭД в любой момент можно получить отклик от любого сотрудника.
Чтобы увидеть часть проделанной работы, не придется даже выходить из кабинета. Хорошо организованная система дает возможность быстрого обзора деятельности всей компании. Необходимость в постоянных совещаниях отпадает. Многое из того, что обсуждается в ходе утренней планерки, просто видно в СЭД.

Уменьшение риска утраты важных документов

Отсутствие небольшого авансового отчета или ведомости в период налоговой или другой проверки госорганов может привести к штрафным санкциям в десятки тысяч рублей. Автоматизация позволит быстро и правильно подготовить документ на замену, если случилось ЧП.

Упрощение поиска документов

Затраты времени существенно сокращаются, если вся необходимая для работы информация есть под руками. Экономится не только время сотрудника, который работает на данном участке, но и многих других, в обычных условиях вынужденных ждать, когда требуемая информация будет найдена.

Создание простой и понятной учетной структуры документации

Для каждого предприятия разрабатывается своя, исходя из имеющихся потребностей.

Повышение уровня дисциплины на предприятии

СЭД дает возможность всего за несколько минут оценить качество работы сотрудника. Это приводит к росту самоконтроля и ответственности персонала.

Повышение эффективности работы в целом

Увеличение скорости обработки документов ведет к уменьшению числа простоев даже тех сотрудников, которые обычно с документацией не работают, так как все в компании взаимосвязано.

Этапы внедрения ЭДО в компании

Внедрение ЭДО в компании выполняется в несколько последовательных этапов.

Разработка стратегии и плана внедрения. Руководитель или владелец бизнеса отдает распоряжение о создании рабочей группы, назначает ответственных за проект должностных лиц. В состав рабочей группы обычно входят представители разных структурных подразделений: службы делопроизводства, юридического отдела, бухгалтерии и т.д. Участники рабочей группы выполняют анализ текущего делопроизводства, выявляют узкие и проблемные места, разрабатывают техническое задание на автоматизацию документооборота с учетом конкретных пожеланий и требований.
Выбор СЭД, настройка системы и интеграция. Выбранная система электронного документооборота подключается к корпоративной IT-инфраструктуре. Выполняется ее интеграция с бухгалтерией, складскими программами, CRM и ERP. Настраиваются права доступа и цифровые подписи (ЭЦП).
Тестирование и обучение сотрудников. Система тестируется в пилотном режиме. Выявленные ошибки оперативно исправляются. Организуются обучающие сессии по работе сотрудников с системой.
Полноценный запуск и поддержка. На этом этапе документооборот компании полностью переводится в электронный формат. Параллельно выполняется мониторинг работы СЭД для своевременного выявления и устранения возможных проблем.

Экономический эффект
от внедрения СЭД

Распределение обязанностей между сотрудниками можно проводить прямо в системе. Здесь же указывается ответственный работник и срок исполнения. Все просто и наглядно. С появлением ЭДО руководителю не приходится тратить время на записывание всех распоряжений и, затем, поиск информации. В системе все пометки находятся рядом с документом. Их легко найти, чтобы проконтролировать работу. Очевидно, что с ростом прозрачности растет производительность труда в организации.

Повышение эффективности документооборота. Утрата внутреннего документа станет редкостью. Сотрудникам часто даже не придется просить друг друга дать необходимую информацию, так как все требуемые данные в грамотно организованной СЭД находятся в общем доступе. При этом функционал системы позволяет закрывать информацию от работников, которые не должны иметь к ней доступа. Возможность редактирования данных также доступна не всем.
Повышение производительности труда всего персонала и в первую очередь сотрудников, работающих с документацией. Работники будут больше заниматься полезными делами и меньше формальными. Уход значительной части рутинной работы обычно не только экономит время, но и способствует росту творческого потенциала. Работники начинают заниматься полезным делом, так как формальная часть сжимается. Нередко после внедрения СЭД следует сокращение персонала, так как объем работы сокращается.
Уменьшение времени на обработку документов также ведет к повышению эффективности работы компании. Сокращение временных затрат обеспечивается за счет электронного согласования, возможности быстрого поиска информации в БД, отсутствия необходимости компилировать данные вручную и т.п. Установив СЭД, не нужно подолгу ждать в приемной, когда освободится директор. Не нужно суммировать расходы на калькуляторе. Не требуется по несколько раз бегать в соседний отдел за данными. Нет нужды подолгу перекладывать объемные папки в архиве.
Экономия на бумажных носителях. Большие компании окупают приобретение электронной системы всего за 6 месяцев только за счет экономии на бумаге, тонере для принтеров и сканеров, ремонтах указанной техники и других сопутствующих расходах.

Полностью перейти на безбумажные технологии невозможно, но даже двукратное уменьшение печатных документов дает хорошо заметный экономический эффект. С появлением СЭД меняется вся система управления на предприятии.

Этапы внедрения системы

Стандартный процесс внедрения СЭД состоит из следующих этапов:

Анализ

Анализ существующей управленческой структуры и системы документооборота на предприятии.

Разработка проекта

Предполагает постановку целей, задач, установку связей между ними и подготовку готовой структуры системы

Непосредственная разработка СЭД

На этом этапе также выполняется настройка системы для реализации на конкретном предприятии и тестирование продукта. Процесс сопровождается подготовкой техдокументации

Запуск

Трудности, с которыми сталкивается компания
при внедрении СЭД

Качественно реализовать СЭД, состоящую из множества самостоятельных АРМ (автоматизированных рабочих мест), могут только профессионалы. Сделать это собственными силами с помощью мессенджеров и комплекта Майкрософт Офис невозможно на должном уровне. Кроме того, создание, даже простенькой СЭД, довольно трудоемкая работа.

Важно: процесс внедрения также должен включать оптимизацию работы компании, что доступно только специалистам. Иначе ЭДО может усложнить работу, а не облегчить.

Основная проблема внедрения системы — необходимость адаптации сотрудников. Старшая возрастная группа при этом нередко сопротивляется новому подходу, так как не обладает необходимой гибкостью. На этом этапе нужно проявить терпение. Если ЭДО выбрана правильно, то работать в ней будет легко. С такой задачей справится любой пожилой человек, который научился пользоваться социальными сетями.

Если уровень компьютеризации на предприятии низкий, то внедрение СЭД потребует дополнительных затрат на покупку техники. Вложения окупятся. Однако на начальном этапе расходы могут иметь место.

Коммерческие преимущества внедрения ЭДО с «Деломатикой»

Внедрение ЭДО с командой специалистов «Деломатики» — это:

Снижение до 50% расходов компании на покупку бумаги и печать;
Ускорение на 80% процессов обработки документов, их подписания и согласования;
Уменьшение на 90% количества ошибок и случайной потери важных документов;
Повышение на 99% прозрачности бизнес-процесс и контроля за исполнением задач;

100% соответствие требованиям законодательства РФ в сфере электронного документооборота.

Почему стоит выбрать «Деломатику» для внедрения ЭДО?

Совет! Выбирайте системы электронного документооборота, проверенные реальным опытом использования. Для этого рекомендуем изучить кейсы и практику внедрения СЭД в близких к вам компаниях – из той же сферы деятельности и схожего масштаба. Еще один важный момент – успех проекта, во многом, зависит от вендора или интегратора, которые будут заниматься реализацией проекта. Их опыта, квалификации и знаний должно быть достаточно для решения поставленных задач.

Преимущества сотрудничества с компанией «Деломатика»:

Опыт работы более 10 лет – у нас имеются кейсы по внедрению СЭД в работу компаний из разных отраслей деятельности;
Индивидуальный подход к работе с каждым клиентом – мы не используем универсальные и типовые схемы работы, мгновенно адаптируемся под обстоятельства, потребности и ожидания заказчиков.
Комплексные решения «под ключ»: от анализа бизнес-процессов до обучения сотрудников – не бросаем проекты на полпути. Наши клиенты получают полностью настроенную и готовую к работе систему.
Поддержка на всех этапах внедрения и постгарантийное обслуживание.

Чтобы получить консультацию или задать вопросы по внедрению СЭД позвоните или напишите нам.

Мы предлагаем решения, которые:

Позволяют оптимизировать работу предприятия.
Способствуют росту и развитию компании.
Ведут к пятикратному сокращению затрат времени на работу с документами, включая подготовку и согласование.
Позволяют повысить КПД работы персонала на 15-20%.
Способствуют взаимозаменяемости сотрудников.
Дают возможность свести к минимуму проблемы, связанные с трудностью поиска документов и их утрате.
Обеспечивают максимально быстрый доступ к любым данным и документам предприятия.
Обеспечивают легкость доступа к данным компании из дома, кафе, где идут переговоры, и других мест. Доступ к СЭД компании возможен не только с ноутбука или стационарного компьютера, но и со смартфона. Для удаленной работы используется специальное мобильное приложение, обеспечивающее удобное размещение данных на небольшом экране телефона.

Почему стоит выбрать нас

Автоматизация документооборота важная составляющая повышения уровня конкурентоспособности компании. Не откладывайте позитивные изменения, способные вывести ваш бизнес на новый уровень. Обращайтесь!

Отправить заявку