Организация учета финансового и бухгалтерского документооборота

Работа бухгалтерии компаний связана с большими объемами информации. Финансовый документооборот требует регулярной оптимизации связанных с ним процессов. Иначе будут ошибки, снизится производительность. Внедрение системы электронного оборота, автоматизация учета решает проблемы, связанные с обработкой, учетом, хранением в бизнесе.

Управление финансовыми и бухгалтерскими документами

гарантия стабильности и процветания

Финансовый и бухгалтерский учет должен вестись в каждой компании. В противном случае руководителя ждут немалые штрафы. Как и любое структурное подразделение бухгалтерия и финансовый отдел имеют свое делопроизводство, обеспечивающее оптимальную обработку документации. Грамотное ведение бухгалтерского и финансового делопроизводства не только сокращает возможные риски, но и способствует контролю за деятельностью организации.

Организация и автоматизация финансового документооборота

Стабильная работа системы финансового документооборота – фундамент, на котором строится надежная бизнес-конструкция. Ручная обработка документации приводит к просчетам, отнимает больше времени. Предотвращать хаотичные ситуации при подобной организации непросто. Низкая скорость согласования в отделах трудности работы бухгалтерии приводят к несвоевременному проведению платежей. Просчеты оборачиваются штрафными санкциями, экономия на цифровизации в итоге оборачивается еще большими финансовыми потерями. Избежать этого помогает автоматизация.

Какие проблемы решает:

повышает производительность труда бухгалтерии, других отделов за счет исключения ручного режима обработки;
сокращает сроки работы с документацией;
улучшает качество маршрутизации объекта между отделами;
снижает риски потерь, обеспечивает безопасность данных;
упрощает совместную деятельность, связанную с обработкой информации;
позволяет работать с электронными объектами и другими форматами.

Налаженные процессы бухучета с использованием информационных технологий упрощают и ускоряют работу, сокращают ошибки, повышают уровень контроля. Без автоматизации развивается только малое предпринимательство. Обязанность сдачи отчетов в электронном виде требует использования хотя бы простейшей цифровизации. Грамотное внедрение автоматизированных систем стало необходимостью.

Почему важно, правильно вести документооборот по финансам и бухгалтерии

Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства. Многие производственные показатели зависят от степени налаженности данного процесса.

Грамотное ведение документооборота по финансам и бухгалтерии позволяет не утонуть в массе бумаг и быть уверенным в том, что:

оригинал документа найдется быстро
указанные данные в нем соответствуют действительности
в нем присутствуют все необходимые подписи
документ попадает строго по месту назначения

Налаженная система финансового документооборота ведет к достижению следующих целей:

Оперативное движение документальных потоков
Организованность передвижения документа внутри компании
Бесперебойность в работе финансового и бухгалтерского отделов
Рациональное и обдуманное принятие управленческих решений

Типичные проблемы при работе с финансовыми документами

Документооборот финансовых документов в режиме меняющегося законодательства, усложнения форм отчетности, жестких сроков становится непростой задачей. Нагрузка на бухгалтерию растет, что увеличивает риски промахов.

Проблемы ручной обработки:

из-за отсутствия единой базы хранения теряются счета, акты;
риски ошибок при введении данных вручную высоки, появляются ошибки, опечатки в суммах, реквизитах;
процедура согласования затягивается, материал проходит через много отделов, застревая в них на дни и даже недели;
контролировать, кто сейчас работает с объектом, сложно, так же как и оценивать качество процесса;
затруднение поиска, хранения, учета.

Такие проблемы касаются не только традиционных, но и электронных документов. Например, письмо оседает на почте руководителя отдела на несколько дней, попадая к главному бухгалтеру с опозданием. В результате оплата тоже не проводится вовремя, приводя к потере скидки поставщика. Еще один яркий пример – технические ошибки при формировании отчетов. Они возникают на любом этапе из-за неправильного применения формул, человеческого фактора. Одна неправильная цифра полностью искажает отчетные цифры.

С какими проблемами может столкнуться владелец компании, если работать «по старинке»

Финансовая документация составляет основную часть документооборота компании. Договора, счета-фактуры, платежные документы и прочая документация ежедневно циркулирует между подразделениями.
При ведении документооборота в бумажном виде организация может столкнуться со следующими проблемами:

Длительный процесс согласования документов

Особенно это касается договорной ее части. Как правило, помимо бухгалтерской службы договор, требующий согласования, должен побывать как минимум у руководителя и юридического отдела. Если какой-то из сотрудников задержится с рассмотрением документа или забудет его на столе, уйдя в отпуск, то это чревато существенными материальными потерями от упущенной выгоды или нежеланием контрагента продолжать сотрудничество.
Трудности с получением сводной информации

Разброс документов по сотрудникам и отделам затрудняет контроль за их движением и получение информации по их текущему статусу.
Потери во времени

Обработка документов вручную занимает колоссальную долю рабочего времени. Зачастую нужную информацию сотрудники записывают на листочках. Это чревато, в случае потери информационного источника, задержкой в передаче нужных сведений или проблемами с оформлением документов.
Затруднен поиск документов

Много времени тратится на поиск конкретного документа в архиве.

Как автоматизация решает эти проблемы?

Документооборот финансовой деятельности в автоматизированном формате представляет собой проведение операций, составление отчетов с помощью информационных систем. Благодаря цифровизации часть задач сотрудников делегируется компьютеру. Особенно это касается рутинных процессов: налоговых и других расходных платежей, составления отчетов, заполнения таблиц, форм, хранения сведений. Конкурентоспособность бизнеса во многом зависит от своевременного внедрения информационных сервисов.

Преимущества автоматизации:

Единая учетная политика. Документация сосредоточена в одной системе, разрабатывается в едином формате. Исключаются разрозненность материалов, их потери.
Снижение влияния человеческого фактора. Ввод и проверка реквизитов, кастинг данных осуществляют автоматически, что сокращает количество опечаток. Большая часть технических ошибок связана с этой проблемой. Система сама проверяет правильность формул для расчетов, соответствие предоставленных исходных сведений действующим нормам. Точность окончательных отчетов возрастает. Потенциальные проблемы на этапе подготовки выявляются и устраняются вовремя.
Быстрое согласование. Уведомления о движении объекта проходят в электронном формате оперативно. Ручная подпись не требуется, достаточно поставить электронную. Это сокращает время, затрачиваемое на согласования.
Полноценный контроль над маршрутизацией. Ответственное лицо наблюдает за передвижением документа. Локация задержки отображается сразу, что позволяет принять меры для ускорения перемещения.
Возможность интеграции. Совмещение с 1С, SAP, ERP позволяет данным обновляться автоматически. Несогласованность цифр в разных системах минимизируется. Дублирование информации нивелируется.

Современные системы быстро встраиваются, гибко адаптируются к исходным условиям. Несмотря на упрощение работы сотрудника, операционные процессы подразумевают наличие контроля человека. Финансовые специалисты получают возможность заняться аналитикой, планированием. Поэтому страхи работников, что автоматизация лишит их профессии – безосновательны.

Интеграция с другими системами

Финансовый документооборот организации в автоматизированном формате не существует опосредованно. Информационная система встраивается в уже существующие налаженные бизнес-процессы. Оптимально органично внедрить ее без ущерба, обеспечивая взаимодействие сервисов и упрощение обработки документации. Информационные системы в процессе слияния не должны менять повседневные сценарии. Сотрудники получают доступ к данным всех сервисов одновременно, изменения автоматически отражаются в учетных сервисах.

Интеграция позволяет осуществлять отправку, получение, проводить обработку без переходов из одной системы в другую. Ручной перенос данных из одного окна в другой не требуется. Период подключения зависит от вида сервиса, особенности настроек.

1С. Стандартная система учета, предполагающая типовое решение по интеграции – установку на сервер, компьютер. Дает возможность обмена документами в электронном формате с контрагентами. Перестраивать внутренние сценарии не потребуется, по необходимости осуществляются доработка, адаптации под запросы пользователей.
SAP, Oracle, Microsoft Dynamics. Управленческие сервисы позволяют подписывать документы, мониторить маршрут, отправлять и получать. В результате бесшовной интеграции связываются внутренние данные и информация, поступающая извне.
Госзакупки и ЭДО (Диадок, Контур). С ними интеграция проводится облачно, без каких-либо изменений в конфигурации. Программу устанавливают на компьютер, сервер и сопрягают с учетными данными. Подходят для больших объемов документооборота финансовой службы.
CRM, BI-системы. Собирают исходные данные, позволяют их анализировать, делать выводы, организовывать рабочие процессы. Зачастую требуют персональных решений при интеграции.

Привычные для бухгалтеров рабочие сценарии не меняются, но процессы проходят намного быстрее.

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов может помочь в работе финансового и бухгалтерского отдела

Автоматизация документооборота бухгалтерского и финансового отдела значительно упрощает и оптимизирует процесс. Особенность финансовых документов в том, что они движутся по определенному маршруту, связанному с согласованием, подписанием, регистрированием, отправкой и хранением.

На сегодняшний день уже многие компании перешли на ведение бухгалтерии в специализированных учетных системах. Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими системами позволит решит множество задач, среди которых:

Упрощенное согласование

Автоматизированный процесс согласования документов позволяет рассматривать и подписывать источник утверждения в электронном виде, давая возможность остальным участникам процесса видеть ход прохождения документа, давать необходимые рецензии и прочее.
Сохранность первичной документации

Электронные архивы не только обеспечивают полную сохранность всей документации, но и дают возможность быстрого поиска нужного документа.
Удобная регистрация

С электронным документооборотом вся документация будет зарегистрирована должным образом. Можно всегда по номеру найти дату поступления того или иного документа, а также выделить наиболее значимые дела в отдельную папку.
Оперативный обмен документацией

Автоматизация делопроизводства значительно упростит работу крупных компаний, позволяя электронно обмениваться документами между филиалами.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота для финансово-бухгалтерского отдела – это:

единая рабочая база для всех сотрудников с возможностью обмена рабочей документацией
удобная система отчетности
быстрый поиск информации

Все это делает работу финансового-бухгалтерского отдела еще оперативнее и продуктивнее, что влияет, в конечном счете, на деятельность всего предприятия.

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области

Самостоятельное внедрение такой системы может быть сопряжено с рядом проблем, связанных с недостаточной компетентностью штатных сотрудников в этой области и излишней тратой рабочего времени.
Высококвалифицированные специалисты:

проведут комплексный анализ, связанный с движением финансового документооборота на конкретном предприятии

проведут беседу с заказчиком с целью выявления его потребностей и предпочтений

проведут обучение с сотрудниками компании

подберут соответствующее программное обеспечение и, при необходимости, дополнительное оборудование

оперативно и качественно внедрят систему, настроят ее и проведут соответствующее тестирование

на основании полученных данных разработают план действий, имеющий своей целью усовершенствование и оптимизацию документооборота

окажут дальнейшее сопровождение по эксплуатации программы, включающее техническую поддержку и, при необходимости, обновление и доработку

Специалисты со стороны – это полная адаптация системы под бизнес заказчика, ее проверенная надежность и оперативная доработка.

Результаты после внедрения

Руководителю

организовать надежное хранение документов
повысить полноту и сократить время сбора документации
снизить затраты рабочего времени на поиск нужных сведений
сократить издержки на ксерокопирование
повысить производительность труда сотрудников

Работникам финансовой и бухгалтерской службы

следить за наличием оригиналов документов
контролировать сроки их получения
экономить время, необходимое для подготовки документации и предоставления их в соответствующие структуры по запросам
ускорить процесс подготовки документации для передачи в архив или на уничтожение

Для сотрудников, работающих с финансовой документацией

получать доступ к электронным документам, в том числе первичной документации
работать со сведениями в удобном режиме с отсутствием необходимости в запрашивании необходимых оригиналов и их ксерокопировании

Выгоды для бизнеса

Автоматизация бизнес-процессов улучшает управление организацией любого направления. Чем сложнее предприятие, чем объемнее электронный финансовый документооборот, тем выгоднее становится цифровизация.

Какие бизнес-задачи решает автоматизация:

компания получает возможность взаимодействия с разными системами учета, включая сторонние сервисы;
юридические значимые нормативы поступают своевременно, можно проводить обмен с контрагентами,
изменения требований законодательства оперативно учитываются;
системное формирование отчетов на основании полученной аналитики осуществляется точно, без ошибок.

В результате документооборот сокращается не менее чем на 50%. Что существенно сказывается на экономии времени сотрудников. За один временной интервал получится решить больше задач.

Снижение количества ошибок положительно отражается на финансовой динамике. Организация избегает штрафов, сокращает траты.

Полноценный контроль над движением документов повышает прозрачность маршрутизации. Все действия в отношении документа отслеживаются на любом этапе. Видно, кто во время обработал материал, кто задержал.

Благодаря возможности шифрования и создания резервных копий данные пребывают в безопасности. Оптимизация процессов положительно отражается на общем результате, так как информация доступна в единой системе.

Перемены в экономике, непостоянность требований к отчетности требуют автоматизации бизнес-процессов. Оптимизация повышает конкурентное преимущество на рынке, освобождает ресурсы организации. Стратегическое планирование, аналитика выходят на другой уровень, а управленческие решения принимаются обоснованно.

Компания «Деломатика» обеспечит поддержку процесса внедрения Битрикс 24 на всех этапах. Наши специалисты проанализируют работу текущих систем, выявят плюсы, минусы. Учтут индивидуальные потребности бизнеса, гарантируя мягкую интеграцию финансового документооборота с поддержкой платформ. По запросу доработают продукт и обучат персонал.

Как наша компания может помочь

Наша компания предоставит всех необходимых специалистов для внедрения системы автоматизации: программистов, разработчиков, консультантов, аналитиков. Комплексная работа поможет внедрить систему с получением максимально выгодного результата за счет полной оптимизации процесса работа с документацией.

Воспользовавшись нашими услугами, вы получите не только надежную базу данных с правом хранения документов, но и возможность совершать с ними все операции, необходимые для полноценного управления бухгалтерским и финансовым учетом.

Почему именно наша компания

Обращение к нам гарантирует:

Сотрудничество с опытным и квалифицированным партнером
Консультирование на всех этапах взаимодействия
Оптимальные условия по ценам и срокам выполнения работ

Хотите эффективно управлять финансовыми и бухгалтерскими документами? Обращайтесь к нам!

Получите консультацию