Управление финансовыми и бухгалтерскими документами

гарантия стабильности и процветания

Финансовый и бухгалтерский учет должен вестись в каждой компании. В противном случае руководителя ждут немалые штрафы. Как и любое структурное подразделение бухгалтерия и финансовый отдел имеют свое делопроизводство, обеспечивающее оптимальную обработку документации. Грамотное ведение бухгалтерского и финансового делопроизводства не только сокращает возможные риски, но и способствует контролю за деятельностью организации.

Почему важно, правильно вести документооборот по финансам и бухгалтерии

Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства. Многие производственные показатели зависят от степени налаженности данного процесса.

Грамотное ведение документооборота по финансам и бухгалтерии позволяет не утонуть в массе бумаг и быть уверенным в том, что:

оригинал документа найдется быстро
указанные данные в нем соответствуют действительности
в нем присутствуют все необходимые подписи
документ попадает строго по месту назначения

Налаженная система финансового документооборота ведет к достижению следующих целей:

Оперативное движение документальных потоков
Организованность передвижения документа внутри компании
Бесперебойность в работе финансового и бухгалтерского отделов
Рациональное и обдуманное принятие управленческих решений

С какими проблемами может столкнуться владелец компании, если работать «по старинке»

Финансовая документация составляет основную часть документооборота компании. Договора, счета-фактуры, платежные документы и прочая документация ежедневно циркулирует между подразделениями.
При ведении документооборота в бумажном виде организация может столкнуться со следующими проблемами:

Длительный процесс согласования документов

Особенно это касается договорной ее части. Как правило, помимо бухгалтерской службы договор, требующий согласования, должен побывать как минимум у руководителя и юридического отдела. Если какой-то из сотрудников задержится с рассмотрением документа или забудет его на столе, уйдя в отпуск, то это чревато существенными материальными потерями от упущенной выгоды или нежеланием контрагента продолжать сотрудничество.
Трудности с получением сводной информации

Разброс документов по сотрудникам и отделам затрудняет контроль за их движением и получение информации по их текущему статусу.
Потери во времени

Обработка документов вручную занимает колоссальную долю рабочего времени. Зачастую нужную информацию сотрудники записывают на листочках. Это чревато, в случае потери информационного источника, задержкой в передаче нужных сведений или проблемами с оформлением документов.
Затруднен поиск документов

Много времени тратится на поиск конкретного документа в архиве.

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов может помочь в работе финансового и бухгалтерского отдела

Автоматизация документооборота бухгалтерского и финансового отдела значительно упрощает и оптимизирует процесс. Особенность финансовых документов в том, что они движутся по определенному маршруту, связанному с согласованием, подписанием, регистрированием, отправкой и хранением.

На сегодняшний день уже многие компании перешли на ведение бухгалтерии в специализированных учетных системах. Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими системами позволит решит множество задач, среди которых:

Упрощенное согласование

Автоматизированный процесс согласования документов позволяет рассматривать и подписывать источник утверждения в электронном виде, давая возможность остальным участникам процесса видеть ход прохождения документа, давать необходимые рецензии и прочее.
Сохранность первичной документации

Электронные архивы не только обеспечивают полную сохранность всей документации, но и дают возможность быстрого поиска нужного документа.
Удобная регистрация

С электронным документооборотом вся документация будет зарегистрирована должным образом. Можно всегда по номеру найти дату поступления того или иного документа, а также выделить наиболее значимые дела в отдельную папку.
Оперативный обмен документацией

Автоматизация делопроизводства значительно упростит работу крупных компаний, позволяя электронно обмениваться документами между филиалами.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота для финансово-бухгалтерского отдела – это:

единая рабочая база для всех сотрудников с возможностью обмена рабочей документацией
удобная система отчетности
быстрый поиск информации

Все это делает работу финансового-бухгалтерского отдела еще оперативнее и продуктивнее, что влияет, в конечном счете, на деятельность всего предприятия.

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области

Самостоятельное внедрение такой системы может быть сопряжено с рядом проблем, связанных с недостаточной компетентностью штатных сотрудников в этой области и излишней тратой рабочего времени.
Высококвалифицированные специалисты:

проведут комплексный анализ, связанный с движением финансового документооборота на конкретном предприятии

проведут беседу с заказчиком с целью выявления его потребностей и предпочтений

проведут обучение с сотрудниками компании

подберут соответствующее программное обеспечение и, при необходимости, дополнительное оборудование

оперативно и качественно внедрят систему, настроят ее и проведут соответствующее тестирование

на основании полученных данных разработают план действий, имеющий своей целью усовершенствование и оптимизацию документооборота

окажут дальнейшее сопровождение по эксплуатации программы, включающее техническую поддержку и, при необходимости, обновление и доработку

Специалисты со стороны – это полная адаптация системы под бизнес заказчика, ее проверенная надежность и оперативная доработка.

Результаты после внедрения

Руководителю

организовать надежное хранение документов
повысить полноту и сократить время сбора документации
снизить затраты рабочего времени на поиск нужных сведений
сократить издержки на ксерокопирование
повысить производительность труда сотрудников

Работникам финансовой и бухгалтерской службы

следить за наличием оригиналов документов
контролировать сроки их получения
экономить время, необходимое для подготовки документации и предоставления их в соответствующие структуры по запросам
ускорить процесс подготовки документации для передачи в архив или на уничтожение

Для сотрудников, работающих с финансовой документацией

получать доступ к электронным документам, в том числе первичной документации
работать со сведениями в удобном режиме с отсутствием необходимости в запрашивании необходимых оригиналов и их ксерокопировании

Как наша компания может помочь

Наша компания предоставит всех необходимых специалистов для внедрения системы автоматизации: программистов, разработчиков, консультантов, аналитиков. Комплексная работа поможет внедрить систему с получением максимально выгодного результата за счет полной оптимизации процесса работа с документацией.

Воспользовавшись нашими услугами, вы получите не только надежную базу данных с правом хранения документов, но и возможность совершать с ними все операции, необходимые для полноценного управления бухгалтерским и финансовым учетом.

Почему именно наша компания

Обращение к нам гарантирует:

Сотрудничество с опытным и квалифицированным партнером
Консультирование на всех этапах взаимодействия
Оптимальные условия по ценам и срокам выполнения работ

Хотите эффективно управлять финансовыми и бухгалтерскими документами? Обращайтесь к нам!

Получите консультацию