Электронное согласование документов
Решение есть.
Наша команда давно использует в собственной работе и предлагает другим компаниям системы электронного документооборота — программы, позволяющие оптимизировать процесс согласования.
Мы адаптируем СЭД под потребности предприятия и обучаем работе с ней.
Электронное согласование договоров может быть отдельным продуктом, но чаще является частью большой системы СЭД (системы электронного документооборота). Возможности грамотно адаптированной под конкретное предприятие программы позволяют охватить все процессы взаимодействия между сотрудниками.
Электронная система не просто трансформирует устный диалог в письменный, оформленный в виде электронных документов. Она полностью меняет структуру управления компанией. А главное, качественно изменяется содержание.
В процесс принятия решения в рамках программы можно вовлечь большее число сотрудников без ущерба для дела. Привлечение персонала, который обычно минимально вовлечен в процедуру согласования, к процессу принятия решений позволяет добиваться более качественных результатов. Договоры содержат меньше «узких» мест и банальных ошибок.
Если кроме финансистов, юристов и профильных специалистов доработкой документа занимаются практики, например менеджеры по закупкам/продажам, качество значительно меняется в лучшую сторону.
В рамках электронной системы документооборота любая задача решается гораздо быстрее. Это позволяет предприятию выйти на совершенно иной качественный уровень работы. Многие руководители недооценивают менеджмент — составляющую системы согласования договоров. В понимании консервативных людей СЭД часто является автоматизацией работы канцелярии. В действительности это только малая, надводная, часть «айсберга».
Программа допускает как параллельное, так и последовательное согласование.
-
На практике последовательная схема используется чаще небольшими компаниями.
Крупные предприятия, где в процесс вовлечено много сотрудников, чаще используют параллельный метод чтобы не затягивать процесс согласования.
Проблема многократной обработки одного и того же документа после внесения изменений может быть решена разными способами. К примеру, процесс согласования делится на несколько этапов.
-
Сотрудник
в чьи обязанности входит разработка документа или получение его от контрагента предприятия, направляет договор коллеге для проверки. К примеру, менеджер по закупкам получает документ по электронной почте от поставщика и передает его юристу. -
Юрист
передает документ с внесенными правками в бухгалтерию или отдел планирования. -
Финансовая служба
утверждает расходы по договору или отклоняет. -
Директору
поступает договор в готовом виде или проект договора с замечаниями.
Выгоды внедрения электронной системы согласования очевидны:
электронного согласования договоров
Главной проблемой согласования документов на предприятии является сложность контроля, которая влечет за собой затягивание процедуры. Электронная система превращает данный процесс в простой и наглядный. То, что вчера казалось недостижимым, сегодня становится естественным.
Целесообразность внедрения всей системы или только опции согласования договоров зависит как от потребностей фирмы, так и от программных продуктов, которые уже используются на предприятии. В идеале решение о подключении отдельных модулей принимается руководителем компании совместно со специалистом по внедрению продукта. Именно такой подход дает наилучший результат.
Мы всегда учитываем пожелания клиента. Но одновременно стремимся предложить продукт, который будет действительно полезен для предприятия. Допущенные на этапе планирования из-за неготовности клиента к значительным изменениям ошибки приводят к существенному снижению эффективности системы.
Поэтому наша задача заключается не только в качественной доработке программы под нужды предприятия. Но и в донесении до менеджмента предприятия, принимающего решения, а также персонала, целесообразности подключения отдельных модулей и опций. Мы всегда стараемся не просто создать систему, но и передать наш опыт работы с ней коллективу заказчика.
Изучение структуры управления предприятием. Оценка ее эффективности.
Анализ целесообразности внесения изменений. Обсуждение с клиентом возможных преобразований.
Составление справочников (к примеру, по типу контрагента), классификаторов (например, по видам договоров). Разработка маршрутов согласования — порядок работы с договорами.
