Электронное согласование документов
Еще 10-20 лет назад на оформление и согласование пакета бумажных документов даже внутри одной компании уходило до нескольких дней. Получение заветной подписи на грифе “СОГЛАСОВАНО” у представителей министерств и ведомств нередко затягивалось до месяца и даже больше. Повсеместное внедрение электронного документооборота (ЭДО) позволило кратно сократить сроки подписания, утверждения и согласования документации. К тому же благодаря ЭДО бизнесу удалось решить целый ряд проблем, сопутствующих традиционному документообороту: ошибки и опечатки при ручном наборе текстов и данных, сложности с поиском нужной информации, случайная утрата и повреждение бумаг.
Разберем, что представляют собой системы электронного согласования документов, возможности и преимущества их применения в современных компаниях.
Решение есть.
Наша команда давно использует в собственной работе и предлагает другим компаниям системы электронного документооборота — программы, позволяющие оптимизировать процесс согласования.
Мы адаптируем СЭД под потребности предприятия и обучаем работе с ней.
Системы управления договорами: что это такое?
Автоматизированные решения для управления договорами, согласования документа в электронной форме предназначены для выстраивания сквозных бизнес-процессов, прозрачных и понятных маршрутов утверждения и согласования документации, контроля на каждом этапе работе с контрактами: от их создания до подписания и пролонгации.
Внедрение специализированных систем позволяет бизнесу избежать следующих рисков:
- Нарушение регламентных процедур и политик компании относительно шаблонов документов с одобренной терминологией, метаданными, пользователями, нормативной информации;
- Несоответствие данных в CRM, ERP и тексте документа из-за его согласования в отрыве от сквозного бизнес-процесса;
- Долгая процедура согласования из-за отсутствия четкого алгоритма действий;
- Сложный и трудозатратный поиск документов и информации, связанных с конкретным договором;
- Судебные тяжбы и штрафные санкции из-за недостаточного контроля за исполнением договорных обязательств;
- Высокие трудозатраты юристов на контроль соответствия условий контакта с корпоративными регламентами;
- Внесение в уже подписанный и утвержденный одной сторон договор несогласованных изменений;
- Утечка или кража информации, низкий уровень конфиденциальности;
- Срывы сроков закрытия сделки из-за длительной и сложной процедуры согласования договоров.
Важный момент! Автоматизация процессов управления договорами открывает широкие возможности по централизации сбору, хранению и обработке данных о поставщиках и контрагентах, качестве их работы. Например, с помощью специализированной системы электронного документооборота вы можете за считанные минуты узнать, о том, сколько вы платите поставщику, как быстро и насколько своевременно проходят доставки, реагирует ли контрагент на запросы по замене отдельных позиций, как часто в поставках бывает брак. Таким образом, вы приобретаете дополнительные аргументы на переговорах о пересмотре условий поставок, компенсации потерь из-за нарушения второй стороной обязательств, можете принять взвешенное решение о продлении договора или его расторжении, подготовке претензий.
Функционал современных систем управления документооборотом и договорами
Популярные системы управления документооборотом и договорами обладают внушительным перечнем базовых и специальных функций, направленных на оптимизацию и автоматизацию повторяющихся процессов, повышение эффективности взаимодействия между сотрудниками компании и контрагентами.
Базовые функции систем электронного документооборота включают:
- Создание и регистрация документов. Новые приказы, договоры, первичная бухгалтерская документация, отчеты формируются в программе в пару кликов мыши с помощью стандартных форм и шаблонов. Поступающие и исходящие документы фиксируются с присвоением уникального номера и даты регистрации в автоматическом режиме.
- Подписание и согласование. Чтобы придать электронному документу юридической силы выполняется его заверение цифровой подписью. Для реализации функции согласования в системе разрабатываются и настраиваются маршруты передачи документов, добавляется возможность оставлять замечания, комментарии, резолюции.
- Поиск и фильтрация. С целью систематизации информации и для удобства навигации все документы, добавленные в электронное хранилище, каталогизируют по категориям, проектам, отделам. За быстрый поиск нужных пользователю сведений отвечают встроенные фильтры: по автору, содержанию, названию, дате и пр.
- Хранение и архивирование. Вся документация собирается и хранится в одном месте, что исключает ее случайную утрату. Исполненные и устаревшие документы автоматически перемещаются в электронный архив с сохранением доступа к ним.
- Интеграция с другими корпоративными системами. Системы электронного документооборота при необходимости можно синхронизировать с CRM, ERP для удобного обмена данными, улучшения клиентского сервиса, автоматизации работы с контрагентами.
Специальные функции систем электронного документооборота и управления договорами:
- Библиотека шаблонов. Юридический отдел предварительно создает шаблоны типовых договоров, а бизнес-подразделения используют их для самостоятельной подготовки новых документов. Встроенный конструктор обеспечивает гибкую настройку шаблонов под конкретные нужды и запросы.
- Автоматическое напоминание о сроках контракта и необходимости его продления. Календари и уведомления позволяют настраивать оповещения о том, что договор прекращает свое действие, необходимости его пролонгации или пересмотре условий. Для своевременного исполнения обязательств в системе имеется планировщик для назначения ответственных лиц по задачам.
- Анализ рисков и юридическая экспертиза. При возникновении спорных вопросов или сомнений к работе с договором подключаются юристы для экспертизы условий и текста, оценки потенциальных рисков, выявлении “подводных камней”.
- История изменений. В электронной системе автоматически сохраняются и записываются все действия, связанные с договором: кто и когда вносил изменения, ставил подписи, согласовывал, что способствует повышению уровня информационной безопасности и защиты данных.
Перечисленные функции существенно упрощают работу с электронными документами и договорами, уменьшают ошибки, связанные с человеческим фактором, повышают прозрачность и безопасность бизнес-процессов.
Электронное согласование договоров может быть отдельным продуктом, но чаще является частью большой системы СЭД (системы электронного документооборота). Возможности грамотно адаптированной под конкретное предприятие программы позволяют охватить все процессы взаимодействия между сотрудниками.
Электронная система не просто трансформирует устный диалог в письменный, оформленный в виде электронных документов. Она полностью меняет структуру управления компанией. А главное, качественно изменяется содержание.
В процесс принятия решения в рамках программы можно вовлечь большее число сотрудников без ущерба для дела. Привлечение персонала, который обычно минимально вовлечен в процедуру согласования, к процессу принятия решений позволяет добиваться более качественных результатов. Договоры содержат меньше «узких» мест и банальных ошибок.
Если кроме финансистов, юристов и профильных специалистов доработкой документа занимаются практики, например менеджеры по закупкам/продажам, качество значительно меняется в лучшую сторону.
В рамках электронной системы документооборота любая задача решается гораздо быстрее. Это позволяет предприятию выйти на совершенно иной качественный уровень работы. Многие руководители недооценивают менеджмент — составляющую системы согласования договоров. В понимании консервативных людей СЭД часто является автоматизацией работы канцелярии. В действительности это только малая, надводная, часть «айсберга».
Типы систем управления документооборотом и договорами
Для создания, согласования документа в электронном виде и его последующего исполнения возможно использование следующих систем управления документооборотом и договорами:
- Локальные решения для малого и среднего бизнеса. Фактически основная задача таких программ — хранение данных и предоставление доступа к ним, предоставление пользователям условий для ведения внутреннего электронного документооборота.
Плюсы:
- Высокий уровень информационной безопасности. Все данные хранятся на собственных серверах компании, что обеспечивает полный контроль над информацией и снижает риски утечки.
- Гибкость настроек. Локальные программные решения позволяют настраивать систему под специфику и особенности работы организации, включая интеграцию с уже используемым корпоративным ПО.
- Независимость от от внешних серверов и облачных провайдеров. Это делает систему стабильнее и менее подверженной сбоям связи.
К минусам локальных систем управления документами относят расходы на закупку оборудования и ПО, их обслуживание и поддержку. Доступ к таким сервисам возможен только с корпоративных устройств, подключенных к внутренней сети, что накладывает ограничения для удаленной занятости персонала. Помимо прочего, отметим, что локальные программы достаточно непросто интегрировать с другими инструментами автоматизации, используемыми компанией.
- Облачные сервисы. Активное применение инновационных облачных технологий помогает бизнесу в создании безопасной и экономически эффективной инфраструктуры управления документами.
Плюсы:
- Доступность и мобильность. Пользователи получают доступ к функционалу системы, документам и информации практически из любого места, где есть интернет. Это удобно, если в организации практикуется работа удаленных команд и специалистов, находящихся в разных локациях.
- Экономичность. Для внедрения облачных решений не нужны значительные первоначальные вложения в оборудование и ПО.
- Простота обновления. Поставщики облачных систем самостоятельно обновляют и обслуживают их, поддерживают соответствие бланков, шаблонов, инструментов меняющимся законодательным требованиям.
Основными минусами облачных систем документооборота становится зависимость от интернет-соединения, ограниченные возможности кастомизации и адаптации под специфические потребности компании.
- Корпоративные решения. Разрабатываются под нужды крупных предприятий. Представляют собой комплексных программных и аппаратных средств, предназначенных для сбора, обработки, хранения, передачи информации между отделами, филиалами, представительствами организации.
Плюсы:
- Масштабируемость. Такие системы рассчитаны на большое количество рабочих мест, легко адаптируются к росту и развитию бизнеса.
- Высокий уровень защиты данных. Корпоративное ПО, как правило, оснащается мощными инструментами для обеспечения информационной безопасности: многофакторная аутентификация, шифрование данных, контроль доступа, распределение ролей.
- Расширенные функциональные возможности. Включают расширенную аналитику, продвинутые средства интеграции с другими корпоративными системами и глубокую настройку бизнес-процессов.
Минусами корпоративных систем управления документами становятся серьезными затраты на внедрение и эксплуатацию, сложности интеграции, повышенные требования к IT-ресурсами для поддержания производительности системы при большом объеме данных и числе пользователей.
Программа допускает как параллельное, так и последовательное согласование.
-
На практике последовательная схема используется чаще небольшими компаниями.
Крупные предприятия, где в процесс вовлечено много сотрудников, чаще используют параллельный метод чтобы не затягивать процесс согласования.
Проблема многократной обработки одного и того же документа после внесения изменений может быть решена разными способами. К примеру, процесс согласования делится на несколько этапов.
-
Сотрудник
в чьи обязанности входит разработка документа или получение его от контрагента предприятия, направляет договор коллеге для проверки. К примеру, менеджер по закупкам получает документ по электронной почте от поставщика и передает его юристу. -
Юрист
передает документ с внесенными правками в бухгалтерию или отдел планирования. -
Финансовая служба
утверждает расходы по договору или отклоняет. -
Директору
поступает договор в готовом виде или проект договора с замечаниями.
Как выбрать систему управления документооборотом и договорами?
Чтобы настроить электронное согласование документов внутри компании и за ее пределами необходимо со всей ответственностью подойти к выбору оптимального решения для автоматизации. Особое внимание рекомендуем обратить на следующие моменты:
- Нужды и специфика бизнеса. Размер компании, объем документооборота. Очевидно, что малому или среднему бизнесу, который за месяц подписывает не больше 5-10 договоров, не нужны сложные и дорогостоящие корпоративные платформы.
- Необходимый функционал. Он должен включать не только стандартные, но и специальные возможности: создание и регистрация документов, ЭЦП, настройка электронного согласования, интеграцию с другими системами и сервисами.
- Безопасность системы и ее соответствие требованиям законодательства РФ. Используемые решения должны обеспечивать защиту и конфиденциальность данных. Оперативно обновляться и подстраиваться под меняющееся законодательство страны.
- Цены и условия лицензирования. Доступ к системам документооборота может предоставляться на условиях покупки лицензии, оплаты ежемесячного доступа по тарифу и т.д. Отдельно следует учитывать расходы на настройку, обслуживание и поддержку сервиса, обучение персонала (при необходимости).
- Поддержка и обслуживание. Как правило, локальные программы компании обслуживают и обновляют самостоятельно, тогда как за работоспособность облачных сервисов отвечают технические специалисты разработчика.
Совет! Перед покупкой лицензии на ПО, внедрением облачной системы управления документами и договорами ответьте на следующие вопросы:
- Какие форматы документов поддерживаются выбранной системой и используются компанией?
- Есть ли у системы мобильная версия или приложение?
- Как в компании организован процесс передачи информации и документов?
- Какие процессы в рамках электронного документооборота, вы планируйте автоматизировать (согласование, подписание, исполнение и т.д.)?
Выгоды внедрения электронной системы согласования очевидны:
электронного согласования договоров
Главной проблемой согласования документов на предприятии является сложность контроля, которая влечет за собой затягивание процедуры. Электронная система превращает данный процесс в простой и наглядный. То, что вчера казалось недостижимым, сегодня становится естественным.
Целесообразность внедрения всей системы или только опции согласования договоров зависит как от потребностей фирмы, так и от программных продуктов, которые уже используются на предприятии. В идеале решение о подключении отдельных модулей принимается руководителем компании совместно со специалистом по внедрению продукта. Именно такой подход дает наилучший результат.
Мы всегда учитываем пожелания клиента. Но одновременно стремимся предложить продукт, который будет действительно полезен для предприятия. Допущенные на этапе планирования из-за неготовности клиента к значительным изменениям ошибки приводят к существенному снижению эффективности системы.
Поэтому наша задача заключается не только в качественной доработке программы под нужды предприятия. Но и в донесении до менеджмента предприятия, принимающего решения, а также персонала, целесообразности подключения отдельных модулей и опций. Мы всегда стараемся не просто создать систему, но и передать наш опыт работы с ней коллективу заказчика.
Изучение структуры управления предприятием. Оценка ее эффективности.
Анализ целесообразности внесения изменений. Обсуждение с клиентом возможных преобразований.
Составление справочников (к примеру, по типу контрагента), классификаторов (например, по видам договоров). Разработка маршрутов согласования — порядок работы с договорами.
