Электронное согласование документов

новая философия управления бизнесом
Не знаете, как организовать согласование договоров и другой документации эффективно?
Решение есть.

Наша команда давно использует в собственной работе и предлагает другим компаниям системы электронного документооборота — программы, позволяющие оптимизировать процесс согласования.

Мы адаптируем СЭД под потребности предприятия и обучаем работе с ней.

Что такое электронное
согласование договоров?

Система электронного согласования — это не просто программное обеспечение, облегчающее прохождение бюрократических процедур в организации. Это способ управления бизнесом, обеспечивающий высокий уровень эффективности администрирования.

Как это работает

Электронное согласование договоров может быть отдельным продуктом, но чаще является частью большой системы СЭД (системы электронного документооборота). Возможности грамотно адаптированной под конкретное предприятие программы позволяют охватить все процессы взаимодействия между сотрудниками.

Электронная система не просто трансформирует устный диалог в письменный, оформленный в виде электронных документов. Она полностью меняет структуру управления компанией. А главное, качественно изменяется содержание.

В процесс принятия решения в рамках программы можно вовлечь большее число сотрудников без ущерба для дела. Привлечение персонала, который обычно минимально вовлечен в процедуру согласования, к процессу принятия решений позволяет добиваться более качественных результатов. Договоры содержат меньше «узких» мест и банальных ошибок.

Если кроме финансистов, юристов и профильных специалистов доработкой документа занимаются практики, например менеджеры по закупкам/продажам, качество значительно меняется в лучшую сторону.

В рамках электронной системы документооборота любая задача решается гораздо быстрее. Это позволяет предприятию выйти на совершенно иной качественный уровень работы. Многие руководители недооценивают менеджмент — составляющую системы согласования договоров. В понимании консервативных людей СЭД часто является автоматизацией работы канцелярии. В действительности это только малая, надводная, часть «айсберга».

Внедрение электронного согласования позволяет:
Повысить скорость подписания договоров. Работа с документом становится более удобной за счет доступа к информации у всех заинтересованных лиц.
Упростить контроль работы персонала, задействованного в процессе согласования. Система наглядно демонстрирует всю процедуру.
Повысить уровень ответственности и заинтересованности сотрудников в получении максимально быстрого и качественного результата.
Уменьшить число конфликтов из-за несогласованных действий работников, так как вся процедура проходит на глазах у руководителя и других сотрудников.
Повысить вовлеченность персонала в процесс принятия значимых решений и, как следствие, заинтересованность работников в результате.
Бизнес-процесс согласования договоров

Программа допускает как параллельное, так и последовательное согласование.

  • На практике последовательная схема используется чаще небольшими компаниями.

    Крупные предприятия, где в процесс  вовлечено много сотрудников, чаще используют параллельный метод чтобы не затягивать процесс согласования.

    Проблема многократной обработки одного и того же документа после внесения изменений может быть решена разными способами. К примеру, процесс согласования делится на несколько этапов.

Упрощенно процедура согласования договоров выглядит следующим образом:

  • Сотрудник
    в чьи обязанности входит разработка документа или получение его от контрагента предприятия, направляет договор коллеге для проверки. К примеру, менеджер по закупкам получает документ по электронной почте от поставщика и передает его юристу.

  • Юрист
    передает документ с внесенными правками в бухгалтерию или отдел планирования.

  • Финансовая служба
    утверждает расходы по договору или отклоняет.

  • Директору
    поступает договор в готовом виде или проект договора с замечаниями.

Число сотрудников или отделов, участвующих в процессе, зависит от структуры управления предприятия, как и порядок согласования. Система позволяет реализовать любую схему, удобную для решения конкретных задач.
Преимущества электронного согласования

Выгоды внедрения электронной системы согласования очевидны:

  • Ускорение процесса согласования и поиска необходимых документов
  • Возможность коллегиальной работы с документом при разумных затратах времени
  • Сокращение числа бесполезных совещаний, на которых большая часть сотрудников просто присутствует
  • Повышение эффективности работы персонала и предприятия в целом
  • Сокращение административных расходов за счет повышения эффективности
  • Упрощение контроля за работой сотрудников
Почему нужна система
электронного согласования договоров

Главной проблемой согласования документов на предприятии является сложность контроля, которая влечет за собой затягивание процедуры. Электронная система превращает данный процесс в простой и наглядный. То, что вчера казалось недостижимым, сегодня становится естественным.

Целесообразность внедрения всей системы или только опции согласования договоров зависит как от потребностей фирмы, так и от программных продуктов, которые уже используются на предприятии. В идеале решение о подключении отдельных модулей принимается руководителем компании совместно со специалистом по внедрению продукта. Именно такой подход дает наилучший результат.

Мы всегда учитываем пожелания клиента. Но одновременно стремимся предложить продукт, который будет действительно полезен для предприятия. Допущенные на этапе планирования из-за неготовности клиента к значительным изменениям ошибки приводят к существенному снижению эффективности системы.

Поэтому наша задача заключается не только в качественной доработке программы под нужды предприятия. Но и в донесении до менеджмента предприятия, принимающего решения, а также персонала, целесообразности подключения отдельных модулей и опций. Мы всегда стараемся не просто создать систему, но и передать наш опыт работы с ней коллективу заказчика.

Внедрение системы электронного согласования договоров
Процесс внедрения состоит из следующих этапов:
Изучение

Изучение структуры управления предприятием. Оценка ее эффективности.
Анализ целесообразности внесения изменений. Обсуждение с клиентом возможных преобразований.

Составление справочников

Составление справочников (к примеру, по типу контрагента), классификаторов (например, по видам договоров). Разработка маршрутов согласования — порядок работы с договорами.

Доработка
Доработка системы, исходя из проведенного анализа.
Установка программы
Настройка продукта у клиента. Проведение тестов. Устранение выявленных недостатков с учетом замечаний заказчика.
Обучение
Обучение сотрудников клиента работе с продуктом.
Почему именно мы
Значительный опыт внедрения аналогичных систем на разных предприятиях, который позволяет подобрать оптимальный механизм согласования, исходя их практического опыта.
Стремление приносить пользу заказчикам. Ориентир на обоюдную выгоду. Это возможно при правильной постановке задач и умении их реализовывать.
Опыт использования аналогичной системы на собственном предприятии. Именно благодаря многолетнему тестированию продукта коллективом нашей фирмы, нам удается подбирать наилучшие решения для клиентов.
Чем мы можем быть полезны

Наша команда занимается внедрением систем электронного документооборота, в т.ч. модуля электронного согласования документов. Мы предлагаем:

  • Доработку продукта под ваши задачи. Мы ориентированы на создание эффективной системы. Однако готовы учесть все пожелания клиента.
  • Установить и настроить программу на вашем предприятии. Обещаем сдать только полностью готовую работу, когда пожелания и замечания заказчика реализованы.
  • Обучить персонал предприятия-заказчика работе с новым продуктом. Не все сотрудники легко адаптируются к переменам. Наша команда готова терпеливо помогать в процессе адаптации. Большой опыт аналогичной работы помогает преодолевать трудности.
Система электронного согласования договоров — это выход на новый уровень в управлении бизнесом.
Мир стремительно меняется. Поддержание конкурентоспособности требует постоянного развития.
Тот, кто отказывается от перемен сегодня, обнаружит себя в числе проигравших.
Звоните, мы расскажем о системе электронного согласования подробнее.
Получите консультацию

© 2023 г.