Электронный архив

оптимизирует деятельность организации любого масштаба, повысит производительность труда и уменьшит финансовые расходы
Электронный архив документов – ваш первый помощник в сохранности документов и их быстром поиске
Электронный архив документов представляет собой систему структурированного хранения документальной базы в электронном виде. Он позволяет найти нужный документ за считанные минуты, значительно экономя время сотрудников и повышая производительность труда.
Почему надо использовать электронный архив в организации?

В деятельности любой компании однажды наступает момент, когда персонал понимает, что документооборот настолько велик, что поиск нужной бумаги из кипы документов иногда является настолько проблематичным, что отнимает все время и силы. И это хорошо, если бумага будет найдена.

Но, как показывает практика, зачастую требуется поднять отчетность, созданную не один год назад. Вот тут-то и начинается настоящая проблема. Если ответственные сотрудники скрупулезно не подшивали документальную базу и не складывали ее отдельно по категориям, то поиск может затянуться на часы.

Проблема усугубляется еще тем, что сотрудники могут меняться. Зачастую спросить, где может быть тот или иной документ становится уже не у кого. Как итог: отвлекаясь на поиск, работник не успевает сделать свою работу или делает ее, но не так качественно.

Перевод архива в электронный вид необходим:
Руководителю
Который сможет значительно сэкономить на содержании архива в бумажном виде и существенно снизить налоговые риски компании, возникающие из-за потери тех или иных данных
Сотрудникам, особенно работникам бухгалтерских служб
Система электронного документооборота (СЭД) упростит работу при взаимодействии как внутри компании между подразделениями, так и с налоговой структурой. Она сэкономит время на поиск и копирование документов и навсегда избавит от таких ситуаций, как пропажа документов
Службе безопасности
Которая может быть уверена в сохранности документов и невозможности их передачи третьим лицам или уничтожения в корыстных целях.
СЭД позволит:
  • создавать электронные документы на основе бумажных их вариантов путем сканирования, ручного ввода или передачи по электронной почте
  • в любой момент просматривать документы и распечатывать их
  • быстро найти нужные сведения, используя иерархический каталог или атрибуты документа
  • разграничить доступ к документальной базе в соответствии с правами сотрудников
  • обеспечить надежную сохранность информации с возможностью резервного копирования и исключения ее удаления
  • отслеживать всю историю изменений, вносимых в документы или операций, проводимых с ними
  • интегрировать документальную базу в уже существующие системы
Преимущества использования электронного архива документов
Электронный архив оптимизирует деятельность организации любого масштаба, повысит производительность труда и уменьшит финансовые расходы. В общем, сделает все для процветания компании и получения максимальной прибыли.
  • Сократит время на поиск как одного документа, так и их групп
  • Обеспечит контроль доступа к информации с учетом прав сотрудников с просмотр истории действий каждого пользователя
  • Обеспечит своевременное поступление данных из точек продаж или региональных подразделений
  • Практически на 90% сократит использование оригиналов документов в бумажном виде
  • Организует своевременный обмен данными между разными информационными системами
  • Сократит расходы на обслуживание и хранение документальной базы
И самое главное — все данные в системе хранятся в исходном формате с возможностью их форматирования. При этом все промежуточные версии сохраняются. Можно также быстро восстановить всю информацию в случаях сбоя системы. Электронный архив также дает возможность работы с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно.

Организация
электронного архива

Формирование единой базы электронного документооборота связано с большим объемом работы, от результатов которого зависит:
  • каким будет созданная база
  • будет ли она соответствовать потребностям компании
  • насколько оптимально будет использоваться программа, и какие ресурсы потребуются для обеспечения ее бесперебойной работы
  • сроки создания архива и стоимость услуги
Организация электронного архива состоит из следующих этапов:
1. Планирование функций, которые будет выполнять система для корпораций
2. Анализ компании
На данном этапе:
  • идет оценка компании с точки зрения ее вида деятельности и размера, также анализируются средства коммуникации
  • проводится сортировка документальной базы на первоочередные и второстепенные
  • устанавливается очередность перевода проектной документации, исходя из ее значимости
  • анализируются имеющиеся в компании информационные системы и способы хранения документов в электронном формате
  • определяются атрибуты документов, по которым они будут вноситься в архив и использоваться при поиске
  • идет знакомство с планами компании по автоматизации деятельности с целью совмещения информационных систем с электронным архивом и удобства работы с ним
3. Выделение подсистемы архива с точки зрения их приоритетности
Необязательно сразу внедрять весь электронный архив сразу. Можно начать с наиболее первостепенных задач, поэтапно обучая сотрудников работе с архивом и постепенно вводя следующие данные.
4. Оценка бумажного архива компании
Необходима с целью выявления документов, утративших актуальность и перевод которых в электронный вид нецелесообразен.
Процесс внедрения электронного архива состоит из следующих этапов:

  1. Подготовка документов и их массовое сканирование
    Заключается в сортировке документальной базы, удалении скрепок и сканировании.

  2. Индексация документов
    Отсканированные документы поэтапно обрабатываются специалистами с целью их упорядочения по определенным признакам.

  3. Перевод электронных документов в электронный архив
    Сроки и порядок наполнения архива зависят от масштабов предприятия и его специфики.

Внедрение электронного архива предполагает не только техническую составляющую, но и подготовку персонала к новшеству. Необходимо обучить сотрудников, чтобы эффект от нововведения был заметен быстрее.
Внедрение электронного архива
Почему именно наша компания
Мы ценим каждого клиента, поэтому делаем свою работу оперативно и качественно. Ваша задача – предоставить нам всю документальную базу и четко поставить цели, остальное мы возьмем на себя. Вы можете спокойно заниматься текущей деятельностью, не заботясь о сортировке, сканировании, индексировании и переводе документов в электронный вид.
Со своей стороны мы гарантируем:
  • Максимальную оперативность
  • Непревзойденное качество
  • Строгую конфиденциальность
Как наша компания может помочь

Важным вопросом при внедрении электронного архива является вопрос о том, как это сделать: собственными силами или с привлечением специалистов со стороны. Для многих компаний перевод документов в электронный вид является непозволительной роскошью, как временной, так и материальной.

Сама процедура перевода документов и наполнение архива может занять несколько месяцев. А если учесть, что сотрудники должны выполнять и основные свои обязанности, то процесс может затянуться на неопределенное время. Скорее всего, заниматься архивом придется и в нерабочее время – а это дополнительные расходы на материальное стимулирование работников.

Кроме того, перевод документов в электронный архив потребует специализированного оборудования и информационного обеспечения. Обычным сканером здесь не обойдешься. Нужна высокоточная машина, способная создать точные копии документы с сохранением всех печатей и подписей.

Обращение в нашу компанию сэкономит ваши деньги и время. Наши специалисты уже подкованы в создании электронных архивов, поэтому сделают это гораздо быстрее. Мы располагаем и необходимым информационным и техническим обеспечением. Вам нужно будет только оплатить наши услуги, а не тратить деньги на покупку оборудования, материальное поощрение и обучение сотрудников, аренду помещения для установки оборудования массового ввода.

Кроме того, в процессе внедрения могут образоваться и другие непредусмотренные статьи расходов, которые в совокупности составят сумму гораздо больше, чем фиксированная сумма по договору, заключенному с нашей компанией.

Помимо самого внедрения электронного архива вы получаете консультационную поддержку на всех его этапах и помощь в наполнении архива в дальнейшем.

Надоело тратить уйму времени на поиск нужного документа или вы давно хотите освободить производственные площади от кипы бумаг? А может быть, вы часто сталкиваетесь со случаями потери важных данных. Тогда вам просто необходим электронный архив документов.
Обращайтесь к нам сегодня, и уже завтра мы приступим к работе!
Получите консультацию

© 2023 г.