В деятельности любой компании однажды наступает момент, когда персонал понимает, что документооборот настолько велик, что поиск нужной бумаги из кипы документов иногда является настолько проблематичным, что отнимает все время и силы. И это хорошо, если бумага будет найдена.
Но, как показывает практика, зачастую требуется поднять отчетность, созданную не один год назад. Вот тут-то и начинается настоящая проблема. Если ответственные сотрудники скрупулезно не подшивали документальную базу и не складывали ее отдельно по категориям, то поиск может затянуться на часы.
Проблема усугубляется еще тем, что сотрудники могут меняться. Зачастую спросить, где может быть тот или иной документ становится уже не у кого. Как итог: отвлекаясь на поиск, работник не успевает сделать свою работу или делает ее, но не так качественно.
Организация
электронного архива
Подготовка документов и их массовое сканирование
Заключается в сортировке документальной базы, удалении скрепок и сканировании.
Индексация документов
Отсканированные документы поэтапно обрабатываются специалистами с целью их упорядочения по определенным признакам.
Перевод электронных документов в электронный архив
Сроки и порядок наполнения архива зависят от масштабов предприятия и его специфики.
Важным вопросом при внедрении электронного архива является вопрос о том, как это сделать: собственными силами или с привлечением специалистов со стороны. Для многих компаний перевод документов в электронный вид является непозволительной роскошью, как временной, так и материальной.
Сама процедура перевода документов и наполнение архива может занять несколько месяцев. А если учесть, что сотрудники должны выполнять и основные свои обязанности, то процесс может затянуться на неопределенное время. Скорее всего, заниматься архивом придется и в нерабочее время – а это дополнительные расходы на материальное стимулирование работников.
Кроме того, перевод документов в электронный архив потребует специализированного оборудования и информационного обеспечения. Обычным сканером здесь не обойдешься. Нужна высокоточная машина, способная создать точные копии документы с сохранением всех печатей и подписей.
Обращение в нашу компанию сэкономит ваши деньги и время. Наши специалисты уже подкованы в создании электронных архивов, поэтому сделают это гораздо быстрее. Мы располагаем и необходимым информационным и техническим обеспечением. Вам нужно будет только оплатить наши услуги, а не тратить деньги на покупку оборудования, материальное поощрение и обучение сотрудников, аренду помещения для установки оборудования массового ввода.
Кроме того, в процессе внедрения могут образоваться и другие непредусмотренные статьи расходов, которые в совокупности составят сумму гораздо больше, чем фиксированная сумма по договору, заключенному с нашей компанией.
Помимо самого внедрения электронного архива вы получаете консультационную поддержку на всех его этапах и помощь в наполнении архива в дальнейшем.