Создание электронного архива документов

Создание электронного архива документов – эффективный и действенный способ повышения производительности всей организации. По самым скромным подсчетам, сотрудники могут терять до 5-10% своего рабочего времени и времени коллег на поиск нужной информации. А потерянное время – это потерянные деньги. Переход на цифровой документооборот и организация электронного архива обеспечивают бизнес полноценной и функциональной системой хранения документов, которая позволяет подтвердить их подлинность даже через несколько десятков лет, исключает возможные потери ценных сведений, снижает затраты на ведение архивной деятельности.

Электронный архив

оптимизирует деятельность организации любого масштаба, повысит производительность труда и уменьшит финансовые расходы

Электронный архив документов – ваш первый помощник в сохранности документов и их быстром поиске

Электронный архив документов представляет собой систему структурированного хранения документальной базы в электронном виде. Он позволяет найти нужный документ за считанные минуты, значительно экономя время сотрудников и повышая производительность труда.

Проблемы бумажного архива документов

Организация электронного архива документов является лучшим решением целого ряда проблем, которые неизбежно сопутствуют традиционным бумажным архивам:

Большой объем хранения и нехватка пространства. Для размещения на архивное хранение договоров, приказов, бухгалтерской и кадровой документации необходимое отдельное хорошо проветриваемое помещение, защищенное от избыточной влажности и ультрафиолета. Крупным компаниям порой приходится арендовать под архив дополнительные здания, что влечет за собой серьезные расходы. Соответственно, если документооборот ведется в цифровом виде, вопрос с поиском отдельных помещений под архив отпадает сам собой.
Ручной поиск и сложность учета. Найти деловые бумаги пятилетней или десятилетней давности – весьма трудоемкая задача. А если они хранятся в разных филиалах компании, то и вовсе невыполнимая. Электронных архив отлично решает проблему с оперативным поиском документов. Он вмещает огромные массивы данных, которые хранятся в структурированном виде, что облегчает процесс поиска информации, подготовки отчетов за любой период времени.
Риски утери, пожара, затопления и порчи. При работе с бумагами практически нереально избежать случаев утери документов и ошибок в учете. Потерять электронный документ очень сложно. К тому же цифровому хранилищу не страшны пожары, природные стихийные бедствия и техногенные катастрофы.

Отсутствие удаленного доступа. Чтобы найти и просмотреть бумажный документ сотруднику необходимо лично посетить архив, что может создавать определенные сложности, например, из-за его удаленности от основного офиса или графика работы. В этом плане работать с цифровыми материалами намного удобнее, так как получить доступ к ним можно с любого рабочего или личного компьютера (при наличии у пользователя соответствующих прав в системе).

Преимущества использования электронного архива документов

Электронный архив оптимизирует деятельность организации любого масштаба, повысит производительность труда и уменьшит финансовые расходы. В общем, сделает все для процветания компании и получения максимальной прибыли.

Сократит время на поиск как одного документа, так и их групп
Обеспечит контроль доступа к информации с учетом прав сотрудников с просмотр истории действий каждого пользователя
Обеспечит своевременное поступление данных из точек продаж или региональных подразделений
Практически на 90% сократит использование оригиналов документов в бумажном виде
Организует своевременный обмен данными между разными информационными системами
Сократит расходы на обслуживание и хранение документальной базы

И самое главное — все данные в системе хранятся в исходном формате с возможностью их форматирования. При этом все промежуточные версии сохраняются. Можно также быстро восстановить всю информацию в случаях сбоя системы. Электронный архив также дает возможность работы с одним и тем же документом нескольким сотрудникам одновременно.

Что такое электронный архив и каковы его преимущества

Электронный архив архивных документов – упорядоченная система хранения цифровой документации, работа с которой регламентируется локальными нормативными актами и положениями ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492. Фактически речь идет о защищенном хранилище информации, которое пополняется документами из ЭДО и прочих цифровых источников.

Электронный архив документов организации может быть реализован в виде:

Локального архива – цифровая документация размещается и хранится на пользовательском сервере.
Облачного хранилища – электронные документы хранятся на стороннем сервере с возможностью онлайн доступа к ним.
Хранилища системы ЭДО и архива – хранение документов у провайдеров ЭДО. Условиях создания архива, его пополнения и доступа согласуются компанией с провайдером.

Независимо от выбранного способа формирования электронного архива документов и его вида, потраченные силы, время и средства с лихвой окупаются следующими преимуществами:

Оптимизация документооборота и автоматизация бизнес-процессов;
Единообразие форматов архивных документов;
Быстрый и легкий поиск отдельных документов и/или информации по заданным ключевым словам;
Широкие возможности для масштабирования по мере роста и развития организации;
Снижение расходов на архивное хранение;
Простая интеграция архивного ПО с другими сервисами и системами, используемыми бизнесом.

Среди плюсов электронного архива документов предприятия эксперты также называют отсутствие рисков дублирования и многократного копирования бумаг, их утраты, ужесточение контроля за физическим местонахождением оригиналов первичных документов, сокращение времени на предоставление отчетной информации по требованию контрольных и надзорных органов власти.

Почему надо использовать электронный архив в организации?

В деятельности любой компании однажды наступает момент, когда персонал понимает, что документооборот настолько велик, что поиск нужной бумаги из кипы документов иногда является настолько проблематичным, что отнимает все время и силы. И это хорошо, если бумага будет найдена.

Но, как показывает практика, зачастую требуется поднять отчетность, созданную не один год назад. Вот тут-то и начинается настоящая проблема. Если ответственные сотрудники скрупулезно не подшивали документальную базу и не складывали ее отдельно по категориям, то поиск может затянуться на часы.

Проблема усугубляется еще тем, что сотрудники могут меняться. Зачастую спросить, где может быть тот или иной документ становится уже не у кого. Как итог: отвлекаясь на поиск, работник не успевает сделать свою работу или делает ее, но не так качественно.

Как формируется электронное хранилище: этапы

Создание и организация архива электронных документов – непростой процесс, который включает несколько основных этапов.

Анализ и планирование

В первую очередь необходимо определить объем документов, их перечень, период создания, которые должны быть переведены в цифровой формат. Уточняются типы данные, требования к безопасности и доступу. В соответствии с полученной информации выполняется выбор системы управления документами и специализированного программного обеспечения. Определяется, каким образом будет реализовываться проект: силами подрядчика под ключ, самостоятельно или в смешанном формате.

Цифровизация документов

Самый простой способ создания электронного образа документа – отсканировать его. Оцифровка должна осуществляться с использованием высокопроизводительных сканеров с последующим применением технологий распознавания символов и преобразования изображений в текст. Каждому электронному документу присваиваются соответствующие индексы и теги для облегчения их структуризации, классификации, поиска.

Организация и классификация

Каждый электронный документ вносится в номенклатуру с отметками о месте хранения (сетевая папка, база данных и пр.), указанием на то, что дело ведется в электронном виде. Все объекты в архивном каталоге регистрируются, описываются (автор, дата создания, тип документа) и связываются с другими документами.

Импорт данных из других систем

Подготовленные и систематизированные цифровые файлы загружаются в систему управления. Задаются настройки распределения поступающих из различных источников в электронный архив документов.

Настройка доступа и безопасности

На следующем этапе следует проанализировать специфику деятельности компании, чтобы понять, какие сотрудники будут использовать хранилище и какие уровни доступа к нему нужно организовать. В качестве мер безопасности для систем управления документами и электронного архива применяются такие меры, как: шифрование данных, многофакторная аутентификация, пароли, аудит и контроль действий пользователей.

Резервное копирование

Для предотвращения случайной утраты данных настраивается их резервное копирование, задается его периодичность. Дубликаты архивных документов размещают в облачных хранилищах и на удаленных серверах.

Обучение пользователей

Сотрудники, которые будут работать с электронным архивом получают справочные и методические материалы, подробные инструкции. На первых порах после внедрения возможно проведение обучающих тренингов и семинаров.

Внедрение и тестирование

Пилотный запуск системы выполняется для одного вида электронных документов, одного источника данных. Если тестирование проходит успешно можно расширять охват.

Эксплуатация и обслуживание

В будущем для стабильного и безопасного функционирования электронного документооборота и архива документов система должна регулярно обновляться. Специалисты службы поддержки ПО или штатные системные администраторы контролируют ее работу для оперативного выявления и устранения сбоев и ошибок, внедряют новые функции и инструменты по мере развития компании.

Перевод архива в электронный вид необходим:

Руководителю

Который сможет значительно сэкономить на содержании архива в бумажном виде и существенно снизить налоговые риски компании, возникающие из-за потери тех или иных данных

Сотрудникам, особенно работникам бухгалтерских служб

Система электронного документооборота (СЭД) упростит работу при взаимодействии как внутри компании между подразделениями, так и с налоговой структурой. Она сэкономит время на поиск и копирование документов и навсегда избавит от таких ситуаций, как пропажа документов

Службе безопасности

Которая может быть уверена в сохранности документов и невозможности их передачи третьим лицам или уничтожения в корыстных целях.

СЭД позволит:

создавать электронные документы на основе бумажных их вариантов путем сканирования, ручного ввода или передачи по электронной почте
в любой момент просматривать документы и распечатывать их
быстро найти нужные сведения, используя иерархический каталог или атрибуты документа
разграничить доступ к документальной базе в соответствии с правами сотрудников
обеспечить надежную сохранность информации с возможностью резервного копирования и исключения ее удаления
отслеживать всю историю изменений, вносимых в документы или операций, проводимых с ними
интегрировать документальную базу в уже существующие системы

Комплектование архива и работа с электронными документами

Все документы, поступающие в электронный архив, проходят экспертизу ценности, в ходе которой устанавливаются сроки, необходимость и возможность их хранения.

Жизненный цикл документов в электронном архиве предусматривает:

Создание и регистрационный учет цифрового образа документа, подлежащего архивному хранению;
Использование и хранение в течение определенного номенклатурой срока;
Списание и уничтожение. Объекты, которые больше не нужны организации подлежат уничтожению. Во избежание возможных ошибок процесс списания документов с истекшим сроком хранения должен тщательно регламентироваться.

Единица учета документов, подлежащих архивному хранению — цифровое дело. Каждое дело имеет индивидуальный учетный номер, являющийся частью шифра. Шифр также должен содержать номер описи дела, номер архивного фонда, номер единицы хранения по описи. Шифр наносится на вкладыш цифрового носителя вместе с наименованием компании и структурного подразделения, датой записи информации на электронный носитель, отметками об ограничении доступа.

В процессе учета документов, поступающих в электронный архив, выполняется:

Регистрация: в журнале учета указывается номер, дата и источник поступления документа, его реквизиты и краткое содержание;
Классификация и распределение по делам (папкам): по типу, важности, сроку хранения;
Внесение соответствующих изменений в описи цифровых дел.

Правила учета архивных документов и их хранения закреплены в ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492 и локальных нормативных актах предприятия.

Организация
электронного архива

Формирование единой базы электронного документооборота связано с большим объемом работы, от результатов которого зависит:

каким будет созданная база
будет ли она соответствовать потребностям компании
насколько оптимально будет использоваться программа, и какие ресурсы потребуются для обеспечения ее бесперебойной работы
сроки создания архива и стоимость услуги

Организация электронного архива состоит из следующих этапов:

1. Планирование функций, которые будет выполнять система для корпораций

2. Анализ компании

На данном этапе:

идет оценка компании с точки зрения ее вида деятельности и размера, также анализируются средства коммуникации
проводится сортировка документальной базы на первоочередные и второстепенные
устанавливается очередность перевода проектной документации, исходя из ее значимости
анализируются имеющиеся в компании информационные системы и способы хранения документов в электронном формате
определяются атрибуты документов, по которым они будут вноситься в архив и использоваться при поиске
идет знакомство с планами компании по автоматизации деятельности с целью совмещения информационных систем с электронным архивом и удобства работы с ним

3. Выделение подсистемы архива с точки зрения их приоритетности

Необязательно сразу внедрять весь электронный архив сразу. Можно начать с наиболее первостепенных задач, поэтапно обучая сотрудников работе с архивом и постепенно вводя следующие данные.

4. Оценка бумажного архива компании

Необходима с целью выявления документов, утративших актуальность и перевод которых в электронный вид нецелесообразен.

Стоимость создания электронного архива

Затраты на организацию архивного хранения документов в электронном архиве зависят от таких факторов, как:

объемы документации, подлежащей оцифровке и хранению;
инфраструктура: необходимость в приобретении и обслуживании серверного оборудования, СЭД и другого специализированного ПО;
сопровождение: расходы на техническую поддержку сторонних специалистов, обновление программного обеспечение, обучение персонала. Это могут быть, как разовые, так и регулярные платежи.

Сроки окупаемости вложений на создание электронного архива могут варьироваться в зависимости от специфики бизнеса и масштабов проекта. Как правило, уже через несколько месяцев сотрудники предприятий отмечают упрощение доступа к информации, ускорение процессов ее обработки и увеличению общей производительности.

Типовые проекты по организации электронного архива включают:

Анализ потребностей и ожиданий заказчика: оценка текущих процессов, требований к использованию и хранению документов;
Проектирование системы: разработка архитектуры электронного архива, выбор программного обеспечения и оборудования;
Оцифровка документов: сканирование и преобразование бумажных документов в электронный формат.
Настройка системы: установка программного обеспечения, создание реестров и баз данных.
Обучение персонала: проведение тренингов и курсов для сотрудников.

Процесс внедрения электронного архива состоит из следующих этапов:

Подготовка документов и их массовое сканирование
Заключается в сортировке документальной базы, удалении скрепок и сканировании.
Индексация документов
Отсканированные документы поэтапно обрабатываются специалистами с целью их упорядочения по определенным признакам.
Перевод электронных документов в электронный архив
Сроки и порядок наполнения архива зависят от масштабов предприятия и его специфики.

Внедрение электронного архива предполагает не только техническую составляющую, но и подготовку персонала к новшеству. Необходимо обучить сотрудников, чтобы эффект от нововведения был заметен быстрее.

Внедрение электронного архива

Почему стоит выбрать «Деломатику» для внедрения ЭДО?

Совет! Выбирайте системы электронного документооборота, проверенные реальным опытом использования. Для этого рекомендуем изучить кейсы и практику внедрения СЭД в близких к вам компаниях – из той же сферы деятельности и схожего масштаба. Еще один важный момент – успех проекта, во многом, зависит от вендора или интегратора, которые будут заниматься реализацией проекта. Их опыта, квалификации и знаний должно быть достаточно для решения поставленных задач.

Преимущества сотрудничества с компанией «Деломатика»:

Опыт работы более 10 лет – у нас имеются кейсы по внедрению СЭД в работу компаний из разных отраслей деятельности;
Индивидуальный подход к работе с каждым клиентом – мы не используем универсальные и типовые схемы работы, мгновенно адаптируемся под обстоятельства, потребности и ожидания заказчиков.
Комплексные решения «под ключ»: от анализа бизнес-процессов до обучения сотрудников – не бросаем проекты на полпути. Наши клиенты получают полностью настроенную и готовую к работе систему.
Поддержка на всех этапах внедрения и постгарантийное обслуживание.

Чтобы получить консультацию или задать вопросы по внедрению СЭД позвоните или напишите нам.

Почему именно наша компания

Мы ценим каждого клиента, поэтому делаем свою работу оперативно и качественно. Ваша задача – предоставить нам всю документальную базу и четко поставить цели, остальное мы возьмем на себя. Вы можете спокойно заниматься текущей деятельностью, не заботясь о сортировке, сканировании, индексировании и переводе документов в электронный вид.

Со своей стороны мы гарантируем:

Максимальную оперативность
Непревзойденное качество
Строгую конфиденциальность

Как наша компания может помочь

Важным вопросом при внедрении электронного архива является вопрос о том, как это сделать: собственными силами или с привлечением специалистов со стороны. Для многих компаний перевод документов в электронный вид является непозволительной роскошью, как временной, так и материальной.

Сама процедура перевода документов и наполнение архива может занять несколько месяцев. А если учесть, что сотрудники должны выполнять и основные свои обязанности, то процесс может затянуться на неопределенное время. Скорее всего, заниматься архивом придется и в нерабочее время – а это дополнительные расходы на материальное стимулирование работников.

Кроме того, перевод документов в электронный архив потребует специализированного оборудования и информационного обеспечения. Обычным сканером здесь не обойдешься. Нужна высокоточная машина, способная создать точные копии документы с сохранением всех печатей и подписей.

Обращение в нашу компанию сэкономит ваши деньги и время. Наши специалисты уже подкованы в создании электронных архивов, поэтому сделают это гораздо быстрее. Мы располагаем и необходимым информационным и техническим обеспечением. Вам нужно будет только оплатить наши услуги, а не тратить деньги на покупку оборудования, материальное поощрение и обучение сотрудников, аренду помещения для установки оборудования массового ввода.

Кроме того, в процессе внедрения могут образоваться и другие непредусмотренные статьи расходов, которые в совокупности составят сумму гораздо больше, чем фиксированная сумма по договору, заключенному с нашей компанией.

Помимо самого внедрения электронного архива вы получаете консультационную поддержку на всех его этапах и помощь в наполнении архива в дальнейшем.

Цифровое хранилище: задачи и функции

Классический бумажный архив – это бесчисленные стеллажи, полки, папки и коробки. А как выглядит цифровое хранилище? Оно представляет собой многофункциональную систему, которая размещается в “облаке” или на локальных серверах с целью упорядоченного хранения цифровых копий или оригиналов электронных документов.

В число основных задач и функций цифрового хранилища входит:

долговременное и безопасное хранение электронных файлов;
упорядочивание и систематизация больших массивов данных;
оперативный и удобный поиск файлов;
защита ценных сведений от потери, повреждения, несанкционированного доступа;
систематическое резервное хранение данных;
подготовка и ведение отчетной документации по работе электронного архива и всей компании.

Преимущества цифрового хранилища перед бумажным

Преимущество	Цифровое хранилище	Бумажное хранилище
Доступность	Доступ к информации практически из любой точки мира	Доступ только при личном посещении архива
Экономия пространства	Занимает минимум физического места	Требует много места для размещения и хранения бумаг
Поиск и сортировка	Быстрый поиск по ключевым словам и тегам	Ручной поиск занимает много времени и сил
Безопасность	Информация защищена паролями, шифрованием, двухфакторной аутентификацией, разграничением прав доступа	Уязвимость к несанкционированному доступу, краже, повреждениям
Сохранность	Резервное копирование и восстановление	Документы подвержены повреждениям и утрате
Экологичность	Уменьшает потребление бумаги	Увеличивает количество отходов
Финансовые расходы	Меньше расходов на бумагу, печать, обработку	Высокие расходы на бумагу, ведение и обслуживание архива

Можно ли организовать цифровое хранилище самостоятельно?

Теоретически – да, практически – дорого, рискованно и долго. Реализация подобных проектов требует наличия определенных знаний, значительных затрат времени и сил. Для достижения желаемого результата необходимо учесть множество аспектов и подводных камней, связанных с выбором ПО и оборудования, обеспечения безопасности данных, автоматизации процессов, соблюдения требований ГОСТов. Даже незначительные, на первый взгляд ошибки, способны стать причиной утраты важных сведений и проблем с законом. Поэтому, не стоит рисковать – доверьте создание цифрового архива документов специалистам компании Деломатика.

Надежная, эффективная и безопасная организация цифрового архива

Залогом стабильной работы цифрового хранилища документов становится грамотный выбор программного решения. При поиске системы управления электронной документацией обратите внимание на следующие критерии:

Безопасность – защита защиту данных от несанкционированного доступа, утечек и кибератак. Использование шифрования, многофакторной аутентификации, регулярные аудиты безопасности помогут сохранить ваши бумаги в безопасности.
Отказоустойчивость – важно, чтобы система быстро возвращалась к работе после сбоев, позволяла создавать резервные копии, дублировать сведения на защищенные сервера. Выбор решений с высокой отказоустойчивостью и распределенной архитектурой поможет минимизировать риски утраты информации.
Сопровождение – профессиональная и быстро реагирующая на запросы пользователей служба поддержки существенно облегчает процесс использования ПО. Большое значение также имеют регулярные обновления системы, возможность ее масштабирования по мере увеличения объема данных.

Специалисты компании Деломатика помогут вашему бизнесу перейти на ведение архива в электронном формате. Для работы над каждым проектом мы используем индивидуальный и комплексный подход, охватывающий все этапы организации цифрового хранилища: от аудита документооборота до обслуживания и поддержки системы. В зависимости от потребностей заказчика готовы предложить не только готовые, но и кастомные решения, экспертный взгляд на улучшение и автоматизацию существующих процессов.

Создание электронного архива – важный шаг к цифровой трансформации вашего бизнеса. Сотрудничество с Деломатикой позволит создать функциональную систему управления документов с возможностью их надежного и безопасного хранения в течение 10, 20 и даже 50 или 100 лет. Чтобы получить консультацию, заказать аудит бумажного документооборота позвоните или напишите нашим менеджерам.

Надоело тратить уйму времени на поиск нужного документа или вы давно хотите освободить производственные площади от кипы бумаг? А может быть, вы часто сталкиваетесь со случаями потери важных данных. Тогда вам просто необходим электронный архив документов.
Обращайтесь к нам сегодня, и уже завтра мы приступим к работе!

Получите консультацию