Автоматизация делопроизводства
Теоретические основы делопроизводства
Документы, образующиеся и используемые в процессе организационно-хозяйственной деятельности любой компании, концентрируют в себе до 90% ее информационных ресурсов. Фактически документооборот направлен на упорядоченный и строго регламентированный обмен информацией между сотрудниками и подразделениями. Как следствие, повышение эффективности работы с документами положительно отражается на функционировании всей компании, выполнении ею своих функцией, будь то повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия, предоставление разнообразных услуг государственными или муниципальными учреждениями.
Делопроизводство — комплексная система правил и технологий работы с документами, охватывающая все этапы подготовки документов (документирование) и организацию работы с ними (обработка, отправка, получение, хранение) вплоть до уничтожения бумаг и/или передачи их на архивное хранение.
Ключевым технологическим процессом работы с документами является документооборот — движение документов в рамках ДОУ (документационного обеспечения управления): с момента их создания или получения и до исполнения, передачи в дело или отправки конечному получателю.
По общему правилу вопросами реализации, контроля и координации процессов, относящихся к документообороту, в организации занимается специальная служба: отдел ДОУ, управление делами, секретариат, канцелярия и т.д. В своей деятельности специалисты, ответственные за ведение делопроизводства, руководствуются действующим законодательством РФ:
- Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказов ФАС РФ №68 от 27 ноября 2000 года).
- ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”.
Основные правила и принципы организации электронного документооборота в России закреплены в ФЗ №63 “Об электронной подписи”, ФЗ №149 “Об информации, информационных технологиях и защите информации”, Налоговом кодексе РФ, Гражданском кодексе РФ.
Проблемы традиционного документооборота
Для традиционного документооборота, основанного на ручной обработке бумажных документов, характерно существование целого ряда проблем, серьезно осложняющих управление бизнес-процессами:
Проблема №1. Постоянно растущие объемы документов на бумажных носителях. Вручную упорядочить и систематизировать разнообразные письма, коммерческие предложения, приказы и распоряжения, договора, кадровую документацию очень непросто, к тому же решение подобных задач на требует немало времени и сил от персонала.
Проблема №2. Рутинные и монотонные задачи. В традиционном делопроизводстве большинство операций являются повторяющимися: прием, передача и отправка, создание типовых документов, их исполнение и хранение. Выполнение всех этих операций ручным способом требует значительных усилий, при этом возрастает риск случайных ошибок.
Проблема №3. Утеря или недостоверность информации. Ни для кого не секрет, что бумажные документы часто теряются, повреждаются. К тому же ошибки, допущенные в процессе составления типовых бумаг, заполнения бланков, могут привести к неточности и недостоверности, содержащихся в них данных.
Проблема №4. Неэффективное взаимодействие между отделами. В традиционном документообороте доступ к данным ограничен определенным сотрудником, что осложняет согласованную работу и оперативный обмен информацией между структурными подразделениями.
Проблема №5. Сложности с поиском информации. Найти нужное письмо среди нескольких сотен других, полученных компанией, например, за месяц, путем банального ручного перебора и просмотра бумаг более, чем непросто. Гораздо быстрее и проще сделать запрос на компьютере и изучить полученную выборку.
Проблема №6. Расходы на хранение. Бумажные документы нуждаются в существенных расходах на обеспечение условий для их архивного хранения. Это может быть весьма трудоемкой задачей, особенно на крупных предприятиях с большим объемом бумаг.
Обратите внимание! Согласно статистике, представленной крупнейшими международными консалтинговыми агентствами: 7,5% всех бумажных документов теряются безвозвратно (Coopers & Lybrand); обработка электронных документов занимает на 75% меньше времени в сравнении с обработкой бумажных документов (Nolan Norton Institute); объем обработки электронной документации в среднем в 2-3 выше объема бумажных документов, который обрабатывается за то же время (Ernst & Young).
Таким образом, ключевые проблемы традиционного делопроизводства — ресурсоемкость, малоэффективность, сложности с поиском нужной информации, подверженность ошибкам. Автоматизация делопроизводства и внедрение электронного документооборота позволит решить не только перечисленные, но и многие другие проблемы, влияющие на производительность и эффективное управление бизнесом.
Как правило, наращивание проблем при ведении делопроизводства связано с увеличением масштабов компании:
-
Руководитель начинает терять контроль за движением документации, что отрицательно влияет на его представление о деятельности компании в целом
-
Подразделения, лишаясь связи друг с другом, начинают работать менее слаженно, что влияет на конечный результат
-
На поиск нужной информации тратится до половины рабочего времени
-
Часто тратится время на воссоздание потерянного документа
Как следствие:
Все это в комплексе приводит к росту затрат и падению прибыли.
Выгоды автоматизации документооборота
Преимущества автоматизации процесса делопроизводства проявляются:
1. в области обработки документов, за счет:
- ускорения и улучшения работы с данными, упорядочивания документов, контроля их исполнения;
- освобождения времени для интеллектуального и творческого труда;
- повышения качества документов путем стандартизации и унификации их оформления;
- исключения дублирования ввода данных.
2. в вопросах предоставления доступа к информации, за счет:
- создания единого, централизованного хранилища данных;
- оперативного поиска нужной информации;
- логической связи документов, например, касающихся одного проекта или сотрудника.
3. в области контроля за исполнительной дисциплиной, за счет:
- контроля движения документов, предотвращение их потери или задержек в передаче;
- своевременного информирования исполнителей о поставленных задачах;
- автоматизированного контроля исполнения;
- сокращения сроков обработки и передачи документации.
Внедрение современных систем автоматизации делопроизводства способствует созданию общих правил работы с документами в организации, объединению информационных потоков в прозрачную общекорпоративную систему документооборота.
включающей их создание, согласование, отправку, получение и хранение.
Нарушение хотя бы одного из пунктов может ощутимо повлиять на деятельность компании.
К примеру, один и тот же договор в электронном виде может храниться у юриста, в печатной форме – у руководителя, а все операции, осуществляющиеся по нему – у бухгалтера. Отсутствие на рабочем месте хотя бы одного из этих сотрудников в нужный момент может существенно затруднить работу.
Автоматизация делопроизводства позволит привести разбросанные по отделам сведения в единую целостность. Она представляет собой применение специализированных программных продуктов, предназначенных для управления документальными потоками. Такие продукты хорошо совмещаются с другими системами компании и работают с большим объемом информации.
А сколько всего таких запросов может быть, и не только от налоговиков!
При автоматизированном процессе достаточно будет только отправить нужный документальный пакет по электронной почте. При этом время на обработку одного документа сокращается на 75%, а общие затраты, включающие содержание архивного помещения, на 80%.
Потеря документа, несвоевременный ответ контролирующему органу или партнерам – все это может существенно отразиться на репутации компании.
С практической стороны вопроса автоматизация делопроизводства позволит:
С помощью автоматизации делопроизводства можно отслеживать ход делопроизводственных процессов, начиная от работы исполнителя за своим рабочим местом и заканчивая передачей обработанного документа в архив. Это позволяет найти слабые места как в работе персонала, так и в самом документообороте.
Автоматизация делопроизводства позволит свести к минимуму затраты на поиск документа, сократив потерю рабочего времени более чем на 30%. А о таком явлении как потеря сведений с электронным документооборотом можно просто забыть.
От автоматизации делопроизводства зависит качество принимаемых управленческих решений, влияющих на конечный результат деятельности.
Типы систем делопроизводства
В зависимости от особенностей и направления деятельности компании может потребоваться интеграция одной или даже нескольких систем автоматизации делопроизводства и документооборота:
- EDMS (Электронные системы управления документами) — сложные, комплексные решения, состоящие из взаимосвязанных организационных, технических, программных элементов, обеспечивающие эффективное управление информацией и разными видами документов на протяжении всего их жизненного цикла: от создания до уничтожения.
- ECM (Управление содержимым предприятия) — инновационные системы ECM ориентированы на работу с любым контентом, который необходим для ведения и развития бизнеса. С их помощью выполняется обработка не только типовой документации, но и неструктурированной информации, включая текстовые и табличные электронные документы, чертежи, рисунки, графики, презентации, e-mail сообщения, сканированные изображения, видео и аудио файлы.
- BPM (Управление бизнес-процессами) — набирающий популярность класс IT-систем, позволяющих автоматизировать управление отдельными бизнес-процессами организации, моделировать и совершенствовать их. Например, бизнес-процесс оформление очередного отпуска включает следующие действия: сотрудник подает заявление, руководитель согласовывает заявление, кадровик оформляет и подписывает приказ об отпуске, бухгалтер рассчитывает и начисляет отпускные. BMP, выступающая в роли системы управления бизнес-процессы, рассматривает перечисленные действия, как самостоятельные единицы, которые должны быть грамотно спланированы и нуждаются в контроле.
- ERP-системы с модулями документооборота — программный комплекс, разработанный для управления компанией. В такой системе хранятся взаимосвязанные данных обо всех бизнес-процессах, реализуемых предприятием: продажи, производство, склад, закупки, проекты, управление персоналом и т.д.
Этапы внедрения системы документооборота
Автоматизация делопроизводства и документооборота посредством внедрения электронных систем документооборота происходит последовательно и в несколько этапов:
- Анализ текущего состояния делопроизводства на предприятии. Особое внимание следует уделить ошибкам и уязвимым местам, маршрутам информационных потоков. Порядку регистрации и обработки входящей корреспонденции.
- Выбор оптимальной системы, возможности и функционал которой соответствуют потребностям и ожиданиям бизнеса.
- Подготовка инфраструктуры: программной, аппаратной, сетевой.
- Внедрение и тестирование выбранной системы. Все ошибки, выявленные в процессе первичного запуска и тестирования должны оперативно устраняться.
- Обучение персонала работе с программой. На этом этапе разрабатываются правила перехода на ЭДО, инструкции и локальные регламенты, вводится система контроля за электронным документооборотом.
- Поддержка и развитие системы.
Особенности выбора системы для автоматизации
Автоматизация делопроизводства и переход на электронный документооборот — серьезный шаг, который сулит множество преимуществ, но требует тщательного и осмысленного подхода к выбору оптимальной системы. Российский IT-рынок предлагает широкий выбор решений и подобрать идеальное во всех отношениях программное обеспечение — задача не из легких. Чтобы не потеряться в многообразии предложений, обратите внимание на следующие моменты:
- Масштаб компании и объем документооборота: внутреннего и внешнего;
- Возможные сложности и особенности интеграции выбранного ПО с уже используемыми системами и сервисами: 1С, CRM, ERP, электронная почта;
- Необходимые функции — базовый функционал СЭД включает такие операции, как: прием, регистрация, согласование, передача, подписание, поиск и хранение документов;
- Бюджетные ограничения — предусматривают стоимость лицензии, расходы на внедрение и настройку, тарифы на обслуживание и техническую поддержку системы ЭДО.
- Поддержка и сопровождение — многие известные поставщики программных решений предлагают услуги технического сопровождения, что зачастую является весомым плюсом и позволяет экономить на оплате труда штатных системных администраторов.
Правильный выбор системы автоматизации делопроизводства и коммуникации — ключ к успешному переходу на электронный документооборот, развитию и совершенствованию всех бизнес-процессов и работы компании в целом.
Технические аспекты работы с системой
Для автоматизации делопроизводства в организации необходимо решение различных задач, в том числе связанных с техническими аспектами работы выбранной системы:
- Обеспечение защиты данных и высокого уровня информационной безопасности. В контексте электронного документооборота под безопасностью понимается не только защита от внешних угроз, но и обеспечение целостности, конфиденциальности, доступности данных внутри организации.
- Резервное копирование. Оно необходимо для сохранения данных в случае их потери, случайного удаления, повреждения. Отлаженные и стабильно работающие алгоритмы резервного копирования позволяют оперативно восстанавливать информацию и документы, продолжать работу без значительных потерь.
- Мобильный доступ. Необходим для оптимизации внутренних бизнес-процессов. Позволяет создавать, согласовывать, редактировать документы, вести полнотекстовый поиск, формировать задачи и поручения прямо с телефона или планшета.
- Электронная подпись. Один из важнейших элементов любой системы электронного документооборота. Электронная подпись равноценна собственноручной на бумажных документах. С ее помощью выполняется заверение документации, придание им юридической силы.
