Автоматизация делопроизводства

важный шаг в оптимизации деятельности компании

Делопроизводство связано с целой цепочкой работы с документами, включающей их создание, согласование, отправку, получение и хранение. Нарушение хотя бы одного из пунктов может существенно повлиять на деятельность компании. Автоматизация делопроизводства упорядочит документооборот, сократит издержки и оградит от репутационных и юридических рисков.

Делопроизводство является важнейшей составной частью деятельности любой компании, позволяющей осуществлять учет и систематизацию поступающей деловой, распорядительной и текущей документации. Делопроизводитель должен присутствовать в каждой организации независимо от размеров. От грамотно поставленного делопроизводства зависит слаженность работы всей компании.

Проблемы, с которыми сталкиваются предприниматели при ведении делопроизводства

Как правило, наращивание проблем при ведении делопроизводства связано с увеличением масштабов компании:

Руководитель начинает терять контроль за движением документации, что отрицательно влияет на его представление о деятельности компании в целом
Подразделения, лишаясь связи друг с другом, начинают работать менее слаженно, что влияет на конечный результат
На поиск нужной информации тратится до половины рабочего времени
Часто тратится время на воссоздание потерянного документа

Как следствие:

производительность труда падает
растет ошибочная потребность в ресурсах, как технических, так и трудовых
увеличиваются затраты на усовершенствование рабочих мест и обучение персонала
расширяется штат

Все это в комплексе приводит к росту затрат и падению прибыли.

Автоматизация делопроизводства

Делопроизводство связано с цепочкой работы с документами,
включающей их создание, согласование, отправку, получение и хранение.
Нарушение хотя бы одного из пунктов может ощутимо повлиять на деятельность компании.

К примеру, один и тот же договор в электронном виде может храниться у юриста, в печатной форме – у руководителя, а все операции, осуществляющиеся по нему – у бухгалтера. Отсутствие на рабочем месте хотя бы одного из этих сотрудников в нужный момент может существенно затруднить работу.

Автоматизация делопроизводства позволит привести разбросанные по отделам сведения в единую целостность. Она представляет собой применение специализированных программных продуктов, предназначенных для управления документальными потоками. Такие продукты хорошо совмещаются с другими системами компании и работают с большим объемом информации.

Почему надо автоматизировать делопроизводство

Главная цель автоматизации – устранение недостатков, присущих бумажному документообороту:

долгий поиск

нужного документа

вероятность

потери данных

затрудненность параллельной работы с одним источником

трудности в получении информации о стадиях прохождения документа

С экономической точки зрения автоматизация делопроизводства:

Позволит снизить стоимость обработки одного документа

К примеру, для ответа всего на один на запрос с налоговой службы нужно потратить:

бумагу и чернила на копирование сведений
рабочее время на поиск, подготовку и заверку копий

А сколько всего таких запросов может быть, и не только от налоговиков!

При автоматизированном процессе достаточно будет только отправить нужный документальный пакет по электронной почте. При этом время на обработку одного документа сокращается на 75%, а общие затраты, включающие содержание архивного помещения, на 80%.

Оградит от юридических и репутационных рисков

Потеря документа, несвоевременный ответ контролирующему органу или партнерам – все это может существенно отразиться на репутации компании.

С практической стороны вопроса автоматизация делопроизводства позволит:

осуществлять грамотное движение документации по самому короткому пути с минимальными затратами
контролировать прохождение документа с выполнением задач в строго установленный срок;
систематизировать регистрацию и учет всей входящей и исходящей информации
осуществлять архивацию документов, формируя из них электронные дела

С помощью автоматизации делопроизводства можно отслеживать ход делопроизводственных процессов, начиная от работы исполнителя за своим рабочим местом и заканчивая передачей обработанного документа в архив. Это позволяет найти слабые места как в работе персонала, так и в самом документообороте.

Автоматизация делопроизводства позволит свести к минимуму затраты на поиск документа, сократив потерю рабочего времени более чем на 30%. А о таком явлении как потеря сведений с электронным документооборотом можно просто забыть.

От автоматизации делопроизводства зависит качество принимаемых управленческих решений, влияющих на конечный результат деятельности.

Внедрение системы автоматизации делопроизводства на предприятии

Программное обеспечение, призванное автоматизировать делопроизводство, должно строиться на базе аппаратно-программной основы для системы, охватывающей все подразделения организации.

Только так можно будет достигнуть следующих целей:

упорядочить работу с документами
консолидировать все информационные потоки между подразделениями в электронном виде
применять единую систему индексации документальной базы
унифицировать управленческие документы и прочее

Не каждый руководитель имеет соответствующее техническое обеспечение и навыки. Поэтому лучше привлечь специалистов со стороны, которые за фиксированную сумму по договору не только внедрят АСД, но и окажут консультационные услуги по работе с ней.

Алгоритм внедрения системы автоматизации документооборота состоит из следующих этапов:

Процесс внедрения состоит из следующих этапов:

1. Анализ организационной структуры компании

с выявлением основных бизнес-процессов.

2. Формирование номенклатуры документов

разработка классификаторов, инструкций и справочников.

3. Адаптация системы под полученную информацию

4. Настройка и установка программного обеспечения

и проведение тестовой эксплуатации.

5. Выявление недочетов в ходе тестирования

и настройка системы в окончательном варианте.

6. Обучение сотрудников работе с системой

Внедрение автоматизированной системы делопроизводства связано со следующими проблемами:

1. Информационная

Не все руководители и тем более сотрудники должным образом информированы о программном продукте. Зачастую они неверно представляют себе его функцию и не всегда грамотно оценивают эффективность от его внедрения. Квалифицированные специалисты исправят этот пробел, проведя соответствующее обучение.

2. Организационная

Компания должна быть готова к внедрению АСД, что должно проявляться в:

четко поставленной задаче, чтобы привлеченные специалисты могли настроить систему под конкретного заказчика
согласованности к внедрению со стороны всех подразделений
изменении организационно-распорядительных документов, хотя бы в части инструкции по делопроизводству

3. Психологическая

Часто внедрение АСД сопровождается сопротивлением со стороны персонала, считающим, что после него будет виден каждый шаг его работы. В этом случае руководителю необходимо добиться доверительного отношения со стороны сотрудников.

Возможные проблемы при внедрении автоматизации делопроизводства

Результаты после внедрения

В сфере обработки документации:

повышение качества и оперативности работы
упорядочение документооборота
снижение трудозатрат на рутинные операции
исключение дублирования при работе с информацией

В сфере контроля за дисциплиной:

возможность контроля за прохождением документа на всех его стадиях
проверка своевременности исполнения документов
сокращение сроков движения документа

В сфере доступности к информации:

централизованное хранение информации, дающее возможность ее оперативного поиска
слаженная работа между подразделениями
применение общей для всей организации системы индексации, справочников и прочих информационных документов

Чтобы внедрение автоматизированной системы документооборота прошло более гладко, наши сотрудники осуществят поэтапный переход от бумажной работы к электронной. Это позволит персоналу быстрее адаптироваться к новым условиям работы.
На всех этапах внедрения будет осуществляться комплексная поддержка, проявляющаяся как в технической, так и в консультационной работе. В стоимость услуг также входит обучение персонала работе с программным обеспечением.

Получите консультацию