Skip to main content

Комплексная автоматизация делопроизводства и документооборота: особенности внедрения и выбора системы

Автоматизация делопроизводства — это не просто модный тренд, а мощный и результативный способ улучшения работы любой современной организации, независимо от ее масштаба и сферы деятельности. Больше не сорвется ни одна сделка, из-за затерявшегося на столе секретаря договора. Специалисты будут оперативно реагировать на заявки. Важные письма партнерам не зависнут на подписи у руководителя. Внедрение специальных систем и сервисов электронного документооборота, обеспечивает эффективное управление документами, контроль за работой сотрудников, прозрачность и защищенность бизнес-процессов, уменьшение числа ошибок, связанных с человеческим фактором.

Автоматизация делопроизводства

важный шаг в оптимизации деятельности компании
Делопроизводство связано с целой цепочкой работы с документами, включающей их создание, согласование, отправку, получение и хранение. Нарушение хотя бы одного из пунктов может существенно повлиять на деятельность компании. Автоматизация делопроизводства упорядочит документооборот, сократит издержки и оградит от репутационных и юридических рисков.
Делопроизводство является важнейшей составной частью деятельности любой компании, позволяющей осуществлять учет и систематизацию поступающей деловой, распорядительной и текущей документации. Делопроизводитель должен присутствовать в каждой организации независимо от размеров. От грамотно поставленного делопроизводства зависит слаженность работы всей компании.

Теоретические основы делопроизводства

Документы, образующиеся и используемые в процессе организационно-хозяйственной деятельности любой компании, концентрируют в себе до 90% ее информационных ресурсов. Фактически документооборот направлен на упорядоченный и строго регламентированный обмен информацией между сотрудниками и подразделениями. Как следствие, повышение эффективности работы с документами положительно отражается на функционировании всей компании, выполнении ею своих функцией, будь то повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия, предоставление разнообразных услуг государственными или муниципальными учреждениями. 

Делопроизводство — комплексная система правил и технологий работы с документами, охватывающая все этапы подготовки документов (документирование) и организацию работы с ними (обработка, отправка, получение, хранение) вплоть до уничтожения бумаг и/или передачи их на архивное хранение. 

Ключевым технологическим процессом работы с документами является документооборот — движение документов в рамках ДОУ (документационного обеспечения управления): с момента их создания или получения и до исполнения, передачи в дело или отправки конечному получателю. 

По общему правилу вопросами реализации, контроля и координации процессов, относящихся к документообороту, в организации занимается специальная служба: отдел ДОУ, управление делами, секретариат, канцелярия и т.д. В своей деятельности специалисты, ответственные за ведение делопроизводства, руководствуются действующим законодательством РФ: 

  • Типовой инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (утверждена приказов ФАС РФ №68 от 27 ноября 2000 года). 
  • ГОСТ Р 51141-98 “Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения”. 

Основные правила и принципы организации электронного документооборота в России закреплены в ФЗ №63 “Об электронной подписи”, ФЗ №149 “Об информации, информационных технологиях и защите информации”, Налоговом кодексе РФ, Гражданском кодексе РФ.

Проблемы традиционного документооборота

Для традиционного документооборота, основанного на ручной обработке бумажных документов, характерно существование целого ряда проблем, серьезно осложняющих управление бизнес-процессами:

Проблема №1. Постоянно растущие объемы документов на бумажных носителях. Вручную упорядочить и систематизировать разнообразные письма, коммерческие предложения, приказы и распоряжения, договора, кадровую документацию очень непросто, к тому же решение подобных задач на требует немало времени и сил от персонала. 

Проблема №2. Рутинные и монотонные задачи. В традиционном делопроизводстве большинство операций являются повторяющимися: прием, передача и отправка, создание типовых документов, их исполнение и хранение. Выполнение всех этих операций ручным способом требует значительных усилий, при этом возрастает риск случайных ошибок. 

Проблема №3. Утеря или недостоверность информации. Ни для кого не секрет, что бумажные документы часто теряются, повреждаются. К тому же ошибки, допущенные в процессе составления типовых бумаг, заполнения бланков, могут привести к неточности и недостоверности, содержащихся в них данных. 

Проблема №4. Неэффективное взаимодействие между отделами. В традиционном документообороте доступ к данным ограничен определенным сотрудником, что осложняет согласованную работу и оперативный обмен информацией между структурными подразделениями. 

Проблема №5. Сложности с поиском информации. Найти нужное письмо среди нескольких сотен других, полученных компанией, например, за месяц, путем банального ручного перебора и просмотра бумаг более, чем непросто. Гораздо быстрее и проще сделать запрос на компьютере и изучить полученную выборку. 

Проблема №6. Расходы на хранение. Бумажные документы нуждаются в существенных расходах на обеспечение условий для их архивного хранения. Это может быть весьма трудоемкой задачей, особенно на крупных предприятиях с большим объемом бумаг. 

Обратите внимание! Согласно статистике, представленной крупнейшими международными консалтинговыми агентствами: 7,5% всех бумажных документов теряются безвозвратно (Coopers & Lybrand); обработка электронных документов занимает на 75% меньше времени в сравнении с обработкой бумажных документов (Nolan Norton Institute); объем обработки электронной документации в среднем в 2-3 выше объема бумажных документов, который обрабатывается за то же время (Ernst & Young). 

Таким образом, ключевые проблемы традиционного делопроизводства — ресурсоемкость, малоэффективность, сложности с поиском нужной информации, подверженность ошибкам. Автоматизация делопроизводства и внедрение электронного документооборота позволит решить не только перечисленные, но и многие другие проблемы, влияющие на производительность и эффективное управление бизнесом.

Проблемы, с которыми сталкиваются предприниматели при ведении делопроизводства

Как правило, наращивание проблем при ведении делопроизводства связано с увеличением масштабов компании:

  • Руководитель начинает терять контроль за движением документации, что отрицательно влияет на его представление о деятельности компании в целом
  • Подразделения, лишаясь связи друг с другом, начинают работать менее слаженно, что влияет на конечный результат
  • На поиск нужной информации тратится до половины рабочего времени
  • Часто тратится время на воссоздание потерянного документа

Как следствие:

  • производительность труда падает
  • растет ошибочная потребность в ресурсах, как технических, так и трудовых
  • увеличиваются затраты на усовершенствование рабочих мест и обучение персонала
  • расширяется штат

Все это в комплексе приводит к росту затрат и падению прибыли.

Выгоды автоматизации документооборота

Преимущества автоматизации процесса делопроизводства проявляются:

1. в области обработки документов, за счет:

  • ускорения и улучшения работы с данными, упорядочивания документов, контроля их исполнения;
  • освобождения времени для интеллектуального и творческого труда;
  • повышения качества документов путем стандартизации и унификации их оформления;
  • исключения дублирования ввода данных. 

2. в вопросах предоставления доступа к информации, за счет:

  • создания единого, централизованного хранилища данных;
  • оперативного поиска нужной информации;
  • логической связи документов, например, касающихся одного проекта или сотрудника. 

3. в области контроля за исполнительной дисциплиной, за счет:

  • контроля движения документов, предотвращение их потери или задержек в передаче;
  • своевременного информирования исполнителей о поставленных задачах;
  • автоматизированного контроля исполнения;
  • сокращения сроков обработки и передачи документации. 

Внедрение современных систем автоматизации делопроизводства способствует созданию общих правил работы с документами в организации, объединению информационных потоков в прозрачную общекорпоративную систему документооборота.

Автоматизация делопроизводства
Делопроизводство связано с цепочкой работы с документами,
включающей их создание, согласование, отправку, получение и хранение.
Нарушение хотя бы одного из пунктов может ощутимо повлиять на деятельность компании.

К примеру, один и тот же договор в электронном виде может храниться у юриста, в печатной форме – у руководителя, а все операции, осуществляющиеся по нему – у бухгалтера. Отсутствие на рабочем месте хотя бы одного из этих сотрудников в нужный момент может существенно затруднить работу.

Автоматизация делопроизводства позволит привести разбросанные по отделам сведения в единую целостность. Она представляет собой применение специализированных программных продуктов, предназначенных для управления документальными потоками. Такие продукты хорошо совмещаются с другими системами компании и работают с большим объемом информации.

Почему надо автоматизировать делопроизводство
Главная цель автоматизации – устранение недостатков, присущих бумажному документообороту:
долгий поиск
нужного документа
вероятность
потери данных
затрудненность параллельной работы с одним источником
трудности в получении информации о стадиях прохождения документа
С экономической точки зрения автоматизация делопроизводства:
Позволит снизить стоимость обработки одного документа
К примеру, для ответа всего на один на запрос с налоговой службы нужно потратить:
  • бумагу и чернила на копирование сведений

  • рабочее время на поиск, подготовку и заверку копий

А сколько всего таких запросов может быть, и не только от налоговиков!

При автоматизированном процессе достаточно будет только отправить нужный документальный пакет по электронной почте. При этом время на обработку одного документа сокращается на 75%, а общие затраты, включающие содержание архивного помещения, на 80%.

Оградит от юридических и репутационных рисков

Потеря документа, несвоевременный ответ контролирующему органу или партнерам – все это может существенно отразиться на репутации компании.

С практической стороны вопроса автоматизация делопроизводства позволит:

  • осуществлять грамотное движение документации по самому короткому пути с минимальными затратами

  • контролировать прохождение документа с выполнением задач в строго установленный срок;
  • систематизировать регистрацию и учет всей входящей и исходящей информации
  • осуществлять архивацию документов, формируя из них электронные дела

С помощью автоматизации делопроизводства можно отслеживать ход делопроизводственных процессов, начиная от работы исполнителя за своим рабочим местом и заканчивая передачей обработанного документа в архив. Это позволяет найти слабые места как в работе персонала, так и в самом документообороте.

Автоматизация делопроизводства позволит свести к минимуму затраты на поиск документа, сократив потерю рабочего времени более чем на 30%. А о таком явлении как потеря сведений с электронным документооборотом можно просто забыть.

От автоматизации делопроизводства зависит качество принимаемых управленческих решений, влияющих на конечный результат деятельности.

Типы систем делопроизводства

В зависимости от особенностей и направления деятельности компании может потребоваться интеграция одной или даже нескольких систем автоматизации делопроизводства и документооборота:

  • EDMS (Электронные системы управления документами) — сложные, комплексные решения, состоящие из взаимосвязанных организационных, технических, программных элементов, обеспечивающие эффективное управление информацией и разными видами документов на протяжении всего их жизненного цикла: от создания до уничтожения. 

  • ECM (Управление содержимым предприятия) — инновационные системы ECM ориентированы на работу с любым контентом, который необходим для ведения и развития бизнеса. С их помощью выполняется обработка не только типовой документации, но и неструктурированной информации, включая текстовые и табличные электронные документы, чертежи, рисунки, графики, презентации, e-mail сообщения, сканированные изображения, видео и аудио файлы. 

  • BPM (Управление бизнес-процессами) — набирающий популярность класс IT-систем, позволяющих автоматизировать управление отдельными бизнес-процессами организации, моделировать и совершенствовать их. Например, бизнес-процесс оформление очередного отпуска включает следующие действия: сотрудник подает заявление, руководитель согласовывает заявление, кадровик оформляет и подписывает приказ об отпуске, бухгалтер рассчитывает и начисляет отпускные. BMP, выступающая в роли системы управления бизнес-процессы, рассматривает перечисленные действия, как самостоятельные единицы, которые должны быть грамотно спланированы и нуждаются в контроле. 

  • ERP-системы с модулями документооборота — программный комплекс, разработанный для управления компанией. В такой системе хранятся взаимосвязанные данных обо всех бизнес-процессах, реализуемых предприятием: продажи, производство, склад, закупки, проекты, управление персоналом и т.д.

Этапы внедрения системы документооборота

Автоматизация делопроизводства и документооборота посредством внедрения электронных систем документооборота происходит последовательно и в несколько этапов:

  1. Анализ текущего состояния делопроизводства на предприятии. Особое внимание следует уделить ошибкам и уязвимым местам, маршрутам информационных потоков. Порядку регистрации и обработки входящей корреспонденции.
  2. Выбор оптимальной системы, возможности и функционал которой соответствуют потребностям и ожиданиям бизнеса. 
  3. Подготовка инфраструктуры: программной, аппаратной, сетевой.
  4. Внедрение и тестирование выбранной системы. Все ошибки, выявленные в процессе первичного запуска и тестирования должны оперативно устраняться.
  5. Обучение персонала работе с программой. На этом этапе разрабатываются правила перехода на ЭДО, инструкции и локальные регламенты, вводится система контроля за электронным документооборотом. 
  6. Поддержка и развитие системы.

Особенности выбора системы для автоматизации

Автоматизация делопроизводства и переход на электронный документооборот — серьезный шаг, который сулит множество преимуществ, но требует тщательного и осмысленного подхода к выбору оптимальной системы. Российский IT-рынок предлагает широкий выбор решений и подобрать идеальное во всех отношениях программное обеспечение — задача не из легких. Чтобы не потеряться в многообразии предложений, обратите внимание на следующие моменты:

  • Масштаб компании и объем документооборота: внутреннего и внешнего;
  • Возможные сложности и особенности интеграции выбранного ПО с уже используемыми системами и сервисами: 1С, CRM, ERP, электронная почта;
  • Необходимые функции — базовый функционал СЭД включает такие операции, как: прием, регистрация, согласование, передача, подписание, поиск и хранение документов;
  • Бюджетные ограничения — предусматривают стоимость лицензии, расходы на внедрение и настройку, тарифы на обслуживание и техническую поддержку системы ЭДО. 
  • Поддержка и сопровождение — многие известные поставщики программных решений предлагают услуги технического сопровождения, что зачастую является весомым плюсом и позволяет экономить на оплате труда штатных системных администраторов. 

Правильный выбор системы автоматизации делопроизводства и коммуникации — ключ к успешному переходу на электронный документооборот, развитию и совершенствованию всех бизнес-процессов и работы компании в целом. 

Технические аспекты работы с системой 

Защита персональных данных: угрозы, средства и способы обеспечения  информационной безопасности

Для автоматизации делопроизводства в организации необходимо решение различных задач, в том числе связанных с техническими аспектами работы выбранной системы:

  • Обеспечение защиты данных и высокого уровня информационной безопасности. В контексте электронного документооборота под безопасностью понимается не только защита от внешних угроз, но и обеспечение целостности, конфиденциальности, доступности данных внутри организации. 
  • Резервное копирование. Оно необходимо для сохранения данных в случае их потери, случайного удаления, повреждения. Отлаженные и стабильно работающие алгоритмы резервного копирования позволяют оперативно восстанавливать информацию и документы, продолжать работу без значительных потерь. 
  • Мобильный доступ. Необходим для оптимизации внутренних бизнес-процессов. Позволяет создавать, согласовывать, редактировать документы, вести полнотекстовый поиск, формировать задачи и поручения прямо с телефона или планшета. 
  • Электронная подпись. Один из важнейших элементов любой системы электронного документооборота. Электронная подпись равноценна собственноручной на бумажных документах. С ее помощью выполняется заверение документации, придание им юридической силы. 
Внедрение системы автоматизации делопроизводства на предприятии
Программное обеспечение, призванное автоматизировать делопроизводство, должно строиться на базе аппаратно-программной основы для системы, охватывающей все подразделения организации.
Только так можно будет достигнуть следующих целей:
  • упорядочить работу с документами
  • консолидировать все информационные потоки между подразделениями в электронном виде
  • применять единую систему индексации документальной базы
  • унифицировать управленческие документы и прочее
Не каждый руководитель имеет соответствующее техническое обеспечение и навыки. Поэтому лучше привлечь специалистов со стороны, которые за фиксированную сумму по договору не только внедрят АСД, но и окажут консультационные услуги по работе с ней.
Алгоритм внедрения системы автоматизации документооборота состоит из следующих этапов:
Процесс внедрения состоит из следующих этапов:
1. Анализ организационной структуры компании
с выявлением основных бизнес-процессов.
2. Формирование номенклатуры документов
разработка классификаторов, инструкций и справочников.
3. Адаптация системы под полученную информацию
4. Настройка и установка программного обеспечения
и проведение тестовой эксплуатации.
5. Выявление недочетов в ходе тестирования
и настройка системы в окончательном варианте.
6. Обучение сотрудников работе с системой
Внедрение автоматизированной системы делопроизводства связано со следующими проблемами:
1. Информационная
Не все руководители и тем более сотрудники должным образом информированы о программном продукте. Зачастую они неверно представляют себе его функцию и не всегда грамотно оценивают эффективность от его внедрения. Квалифицированные специалисты исправят этот пробел, проведя соответствующее обучение.
2. Организационная
Компания должна быть готова к внедрению АСД, что должно проявляться в:
  • четко поставленной задаче, чтобы привлеченные специалисты могли настроить систему под конкретного заказчика
  • согласованности к внедрению со стороны всех подразделений
  • изменении организационно-распорядительных документов, хотя бы в части инструкции по делопроизводству
3. Психологическая
Часто внедрение АСД сопровождается сопротивлением со стороны персонала, считающим, что после него будет виден каждый шаг его работы. В этом случае руководителю необходимо добиться доверительного отношения со стороны сотрудников.
Возможные проблемы при внедрении автоматизации делопроизводства
Результаты после внедрения
В сфере обработки документации:
  • повышение качества и оперативности работы
  • упорядочение документооборота
  • снижение трудозатрат на рутинные операции
  • исключение дублирования при работе с информацией
В сфере контроля за дисциплиной:
  • возможность контроля за прохождением документа на всех его стадиях
  • проверка своевременности исполнения документов
  • сокращение сроков движения документа
В сфере доступности к информации:
  • централизованное хранение информации, дающее возможность ее оперативного поиска
  • слаженная работа между подразделениями
  • применение общей для всей организации системы индексации, справочников и прочих информационных документов

Перспективы развития автоматизации документооборота

В 2024 году ассоциация РОСЭУ оценивала российский рынок систем автоматизации делопроизводства в 6,5 млрд.руб, при этом согласно прогнозам уже в ближайшие несколько лет он должен вырасти до 10 млрд.руб. Перспективы развития систем автоматизации эксперты связывают с несколькими тенденциями:

  1. Автоматизация процессов с помощью RPA (Robotic Process Automation) и AI (Artificial Intelligence). Благодаря новейшим технологиям электронный документооборот становится более гибким и быстрее адаптируется к меняющимися требованиям деловой среды. 
  2. Расширение возможностей использования блокчейн-технологий для обеспечения прозрачности и безопасности электронного документооборота. 
  3. Переход на облачные решения, позволяющие более быстро реагировать на рыночные тренды и потребности бизнеса, увеличивать или уменьшать объемы хранилища данных, по мере необходимости подключать дополнительные вычислительные мощности. 
  4. Интеграция СЭД с другими бизнес-системами для создания единого информационного пространства, где данные о документах, финансовых операциях, контрагентах и других процессах доступны из разных программ и сервисов. 
  5. Увеличение популярности безбумажных офисов. Отказ от традиционного документооборота позволяет ускорить обмен информацией, оптимизировать рабочие процессы, упростить хранение данных, повысить информационную безопасность. 

Комплексная автоматизация делопроизводства организации — это просто, если ее реализацией занимаются квалифицированные и опытные интеграторы. Специалисты Деломатика помогут с выбором системы и технологий, подходящих для вашего бизнеса. Выполнят подключение, настройку и внедрение ПО в текущую деятельность компании.

Чтобы внедрение автоматизированной системы документооборота прошло более гладко, наши сотрудники осуществят поэтапный переход от бумажной работы к электронной. Это позволит персоналу быстрее адаптироваться к новым условиям работы.
На всех этапах внедрения будет осуществляться комплексная поддержка, проявляющаяся как в технической, так и в консультационной работе. В стоимость услуг также входит обучение персонала работе с программным обеспечением.