К примеру, один и тот же договор в электронном виде может храниться у юриста, в печатной форме – у руководителя, а все операции, осуществляющиеся по нему – у бухгалтера. Отсутствие на рабочем месте хотя бы одного из этих сотрудников в нужный момент может существенно затруднить работу.
Автоматизация делопроизводства позволит привести разбросанные по отделам сведения в единую целостность. Она представляет собой применение специализированных программных продуктов, предназначенных для управления документальными потоками. Такие продукты хорошо совмещаются с другими системами компании и работают с большим объемом информации.
бумагу и чернила на копирование сведений
А сколько всего таких запросов может быть, и не только от налоговиков!
При автоматизированном процессе достаточно будет только отправить нужный документальный пакет по электронной почте. При этом время на обработку одного документа сокращается на 75%, а общие затраты, включающие содержание архивного помещения, на 80%.
Потеря документа, несвоевременный ответ контролирующему органу или партнерам – все это может существенно отразиться на репутации компании.
С практической стороны вопроса автоматизация делопроизводства позволит:
осуществлять грамотное движение документации по самому короткому пути с минимальными затратами
С помощью автоматизации делопроизводства можно отслеживать ход делопроизводственных процессов, начиная от работы исполнителя за своим рабочим местом и заканчивая передачей обработанного документа в архив. Это позволяет найти слабые места как в работе персонала, так и в самом документообороте.
Автоматизация делопроизводства позволит свести к минимуму затраты на поиск документа, сократив потерю рабочего времени более чем на 30%. А о таком явлении как потеря сведений с электронным документооборотом можно просто забыть.
От автоматизации делопроизводства зависит качество принимаемых управленческих решений, влияющих на конечный результат деятельности.