Skip to main content

Автоматизация управления задачами

Автоматизация управления задачами – не просто очередной тренд, а необходимость, от которой, во многом, зависит способность бизнеса к развитию и конкуренции. Слишком часто важные поручения теряются в бесконечных e-mail переписках, а отчеты создаются, буквально на коленке, и в последнюю минуту. В век повсеместной цифровизации тратить драгоценное время на рутинные операции, как минимум, нелогично. Внедрение современных технологий для постановки и управления потоком задач – это прямой путь к увеличению продуктивности, снижению стресса для команды, улучшению качества принимаемых решений, оптимизации используемых ресурсов.

Управление задачами

эффективное взаимодействие с сотрудниками
=
получение максимального результата

Получение прибыли, как главный результат работы любой компании, невозможно без эффективного использования трудовых ресурсов. Причем здесь речь идет не только о постановке задач сотрудникам, но и грамотного контроля за их выполнением.

Управление задачами представляет собой процесс постановки поручений с промежуточным и итоговым контролем за их выполнением. Каждая задача – это очередной шаг для достижения целей компании. Поэтому важно, чтобы каждая из них выполнялась качественно и в срок.

Преимущества автоматизации управления задачами

Автоматизация процесса управления задачами – комплекс мероприятий по внедрению в корпоративные информационные системы специализированного ПО (локальный софт, онлайн-сервисы и системы) для работы с бизнес-процессами с минимальным участием человеческого фактора. 

Автоматизация управления задачами имеет множество преимуществ:

  • Экономия времени и сил. Успешное внедрение специализированных сервисов избавляет сотрудников от необходимости выполнять повторяющиеся и монотонные операции, освобождает время для более важной, стратегической и творческой работы. 
  • Уменьшение времени выполнения задач. Автоматизированные алгоритмы обеспечивают более быстрое выполнение заданий руководства. Например, на ручную подготовку отчетов может уйти до нескольких часов или даже дней, тогда как программа формирует их за считанные секунды и в пары кликов мыши. 
  • Уменьшение количество ошибок. Автоматизированные рабочие процессы сводят к минимуму негативное влияние человеческого фактора на итоговый результат. Задачи выполняются по заранее установленным правилам, что приводит к высокой точности ввода данных, их обработки и вычислений. 
  • Повышение прозрачности. Все задачи, сроки и этапы их выполнения, статусы видны в системе, что упрощает их контроль и управления. 
  • Эффективная совместная работа. Централизованные корпоративные платформы обеспечивают успешные коммуникации между сотрудниками и отделами, выступают в качестве удобной платформы для обмена документами, ведения диалога, обратной связи и координации. 

Внедрение программ по управлению задачами позволяют современным компаниям справляться с возрастающей рабочей нагрузкой без пропорционального увеличения штата сотрудников. Все это способствует развитию и масштабируемости бизнеса без ущерба для продуктивности и качества рабочего процесса.

Автоматизация
управления задачами

Автоматизация управления задачами позволяет четко распределить обязанности, повышая тем самым степень ответственности каждого сотрудника и эффективность работы всей компании.

Существуют различные типы программного обеспечения для управления проектами:
  • Локальные, позволяющие сохранять информацию для дальнейшего хранения на ПК пользователя

  • Программы на базе облачного веб-интерфейса, доступ к которому возможен за счет браузера

  • Однопользовательские, применяемые как персональные

  • Многопользовательские, предназначенные для координации нескольких пользователей

Ключевые функции систем автоматизации задач

Автоматизация рутинных задач в IT: Почему это важно и как начать?

Системы управления задачами в компании отличаются богатым функционалом, позволяющим упростить и оптимизировать работу:

  1. Работа с задачами. В эту группу входят инструменты и функции, позволяющие создавать новые, редактировать уже имеющиеся задачи и удалять их. После создания задачи руководитель закрепляет ее за ответственным исполнителем, устанавливает сроки выполнения и напоминания. 
  2. Поддержка рабочих процессов. С целью упрощения повторяющихся процессов в системе можно создавать шаблоны для их выполнения, задавать триггеры и алгоритмы действий, которые запускаются при выполнении определенных условий. 
  3. Отслеживание прогресса. Инструменты статистики и аналитики позволяют мониторить выполнение задач, анализировать время, затраченное сотрудников на те или иные операции. Руководитель может в любое время формировать отчеты по загрузке команды, задачам, находящимся на исполнении или уже закрытым. 
  4. Коммуникация и совместная работа. В системе можно оставлять комментарии к задачам, направлять уведомления об изменениях другим пользователям. Обмениваться сообщениями можно с помощью собственных чатов централизованных платформ или посредством интеграций с мессенджерами и почтой. 
  5. Систематизация и категоризация. Задачи можно маркировать по степени срочности и/или важности. Для удобства работы возможно использование группировки элементов по проектам или темам. 
  6. Интеграции с другими системами. Все популярные системы управления задачами совместимы с CRM, календарями, почтовыми сервисами, мессенджерами и другими инструментами, призванными упростить рабочие процессы. 
  7. Доступ с мобильных устройств. Управлять задачами, получать важные уведомления, оставлять комментарии можно не только с компьютера, но и через мобильные приложения. 
  8. Кастомизация. Широкие возможности для настройки и персонализации интерфейса и функционала под нужды конкретной компании или команды. 
  9. Безопасность и управление доступом. Руководитель и администратор могут ограничивать доступ к задачам и проектам для отдельных пользователей, распределять роли в системе в зависимости от их должностей. 

Функционал систем управления задачами помогает улучшать организацию работы, увеличивать продуктивность, минимизировать количество ошибок, которые неизбежны при выполнении операций пользователями в ручном режиме. 

Почему нужна система для управления задачами
Внедрение системы для управления преследует следующие цели:
Оценка соответствия спектра задач числу имеющихся сотрудников
Оптимальное распределение поручений между сотрудниками
Контроль скорости выполнения определенных задач
Мониторинг эффективности деятельности каждого сотрудника

Система управления задачами помогает с точностью фиксировать все поручения с последующей оценкой их эффективности.
При достаточно крупном предприятии сделать это только за счет собственной головы очень проблематично.

Критерии выбора системы автоматизации задач

Доступность в дизайне: как обеспечить удобство использования для всех —  читайте на UPROCK

Поиск оптимальной системы автоматизации задач – важный и ответственный процесс, способствующий повышению эффективности работы команды, оптимизации рабочих процессов. Чтобы система действительно помогала и упрощала операции, а не доставляла ненужных проблем, при выборе ПО следует обратить внимание на следующие моменты:

  • Функциональность. Важно заранее убедиться, что система располагает всеми необходимыми функциями, включая создание, редактирование, отслеживание задач, формирование отчетов, настройку шаблонов и триггеров. 
  • Удобство использования. Программа должна быть простой в освоении, чтобы не тратить время на обучение персонала. Наличие мобильной версии и приложение расширяет возможности управления задачами, без привязки к конкретному рабочему месту. 
  • Гибкость и масштабируемость. У пользователей не должно быть проблем с настройкой задач и процессов с учетом особенностей бизнеса, адаптацией к развитию компании, увеличению объема задач. 
  • Интеграционные возможности. Система должна свободно интегрироваться со сторонними сервисами и приложениями: почтовыми сервисами, мессенджерами, CRM, облачными хранилищами и т.д. 
  • Отчеты и аналитика. Большим плюсом станет наличие инструментов отслеживания производительности команды, прогресса, анализа успешности выполнения задач и проектов. 
  • Безопасность. Популярные программы позволяют настраивать ограничения доступа к информации для разных пользователей, обеспечивают высокий уровень конфиденциальности данных. 
  • Клиентская поддержка и обучение. Отличным вариантом станет, если у системы имеется собственная база знаний с видеоуроками, документацией, профессионально работающая служба поддержки, готовая прийти на помощь в решении проблем. 
  • Стоимость. Стоимость программы должна соответствовать ее функциональности и быть посильной для бизнеса. 

Совет! При выборе системы автоматизации учитывайте специфику работы команды и бизнеса, чтобы обеспечить максимальную эффективность и удобство работы. 

С какими проблемами сталкиваются предприниматели,
работая «по старинке»

В ходе предпринимательской деятельности могут меняться важность, приоритеты, сроки поручений и даже сами поручения. В случае отсутствия системы управления задачами эта часть работы, и так забирающая много сил и времени, усложняется в многократном объеме.

Получение прибыли, как главный результат работы любой компании, невозможно без эффективного использования трудовых ресурсов. Причем здесь речь идет не только о постановке задач сотрудникам, но и грамотного контроля за их выполнением.

Неэффективное управление поставленными поручениями может привести к таким проблемам:

  • Невыполнение запросов сотрудников других подразделений или клиентов компании

  • Постоянная потеря важной информации
  • Отсутствие прозрачности и наглядности выполнения работ
  • Нерациональный расход рабочего времени менеджерами, занятыми управлением

Процесс внедрения системы автоматизации задач

После выбора системы автоматизации управления задач можно переходить к ее внедрению. В процессе реализации проекта важно учитывать все аспекты, начиная с обучения и подготовки сотрудников и заканчивая интеграцией программы с уже существующими платформами. 

Процесс внедрения выполняется в несколько этапов:

  1. Определение целей и задач автоматизации. Еще на этапе планирования нужно четко понимать, каким должен быть итоговый результат. 
  2. Изучение текущих процессов. Детальный анализ существующих процессов, определение тех из них, которые нуждаются в оптимизации и могут быть автоматизированы. 
  3. Выбор систем, инструментов и технологий, с учетом особенностей и направления деятельности компании. 
  4. Разработка плана внедрения с указанием этапов, сроков и ответственных лиц. 
  5. Подготовка персонала. Обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать внедренную программу. 
  6. Внедрение и тестирование и на предмет выявления и скорейшего устранения возможных проблем. Получение и обработка обратной связи от пользователей. 
  7. Интеграция с уже используемыми корпоративными системами для бесшовной и продуктивной работы всей компании. 

При внедрении систем автоматизации необходимо продумать не только технические, но и организационные моменты. В частности, нужно учесть, как новые программы будут влиять на взаимодействие между сотрудниками и отделами, оценить возможные расходы и скорость возврата инвестиций.

Как программы для управления задач могут облегчить работу

Руководители, которые стали применять программы для управления задачами, получили значительную экономию времени.

Они стали обладателем инструмента, позволяющим управлять бизнес-процессами и контролировать работу каждого сотрудника. Это позволило оперативно реагировать на недочеты в работе и корректировать их в ходе выполнения. Как результат – оптимизация взаимодействия сотрудников, направленная на получения максимального результата.

Программа для управления проектами позволяет управлять и совместно работать с удаленными сотрудниками, находящимся в другом филиале или командировке.

Автоматизация управления задачами позволяет руководителю осуществлять взаимодействие между подразделениями, назначать ответственных, управлять проектами и разрабатывать системы мотивации сотрудников всего за счет нескольких кликов мыши.

Обзор популярных систем автоматизации задач

Как отслеживать задачи в Pyrus - Блог Pyrus

На российском рынке представлен хороший выбор систем автоматизации задач, каждая из которых имеет свои плюсы и минусы. Среди существующего разнообразия платформ особо отметим:

  • Pyrus – Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов, управления задачами и согласования документов. Функциональное программное решение позволяет вывести бизнес на принципиально новый уровень с помощью гибкой настройки процессов без необходимости программирования. 
  • Kaiten – продвинутый IT-продукт для выстраивания и автоматизации бизнес-процессов любой сложности и любой сферы деятельности. Система подходит, как для индивидуального планирования, так и для координации работы по задачам и проектам в небольших фирмах и на крупных предприятиях. 
  • Планфикс – система управления бизнес-процессами, проектами, задачами, которая достаточно легко и просто адаптируется под любые рабочие сценарии. Платформа включает таск-трекер, CRM, многие другие инструменты и возможности для настройки автоматизированных сценариев. 
Внедрение системы
для управления задачами

Алгоритм работы с поручениями в системе:

  • постановка задачи с указанием ее автора, исполнителя и контролера

  • определение сроков ее выполнения

  • выполнение поручения с фиксацией ее завершения в программе

  • оценка полноты и корректности выполненной задачи

  • уведомление автора о завершении работы

Программа позволяет видеть трудозатраты по каждому работнику и следить за эффективностью его деятельности. По ходу выполнения поручения каждый участник может вносить комментарии в систему и отслеживать любые внесенные изменения.

В ходе работы все участники процесса могут обмениваться сообщениями. Всю историю по задаче программа сохраняет и позволяет обратиться к ней в любое время.

Комплексная система управления проектами необходима:
Руководителю

для оценки работы подразделений и отдельно взятого сотрудника 

Начальникам подразделений

для контроля за выполнением поставленных перед данным отделом поручений

Каждому сотруднику

для планирования собственного рабочего времени за счет того, что он видит, что ему требуется сделать

Система управления задачами помогает с точностью фиксировать все поручения с последующей оценкой их эффективности.
При достаточно крупном предприятии сделать это только за счет собственной головы очень проблематично.

Оптимизировать можно любые процессы. Чем больше рутинных и повторяющихся операций будет выполнять программа, тем больше времени будет у сотрудников для улучшения качества сервиса, взаимодействия с клиентами. Специалисты компании Деломатика помогут оценить текущие процессы вашей компании, подобрать и внедрить подходящую именно вам систему автоматизации контроля и управления задачами.

Как наша компания может помочь
Техническая сложность автоматизации управления проектами состоит в ее соответствии стилю и модели управления, присущих той или иной компании. Наши сотрудники предложит именно то программное обеспечение, которое будет учитывать все особенности политики управления персоналом именно в вашей компании. Это является ключевым моментом автоматизации.
Также мы дадим возможность:
  • получать отчеты и узнавать о статусе задач в режиме реального времени
  • улучшить командную работу между всеми сотрудниками вашей компании
Почему внедрение таких систем управления стоит доверить специалистам

Только грамотные специалисты смогут корректно оценить масштабы работы и внедрить системы управления задачами только в те сферы, где они действительно нужны. Также они могут посоветовать и самостоятельно внедрить, тратя на процесс гораздо меньше времени, чем если бы это сделал сам руководитель, наиболее оптимальное программное обеспечение для конкретной компании. Обучить сотрудников у квалифицированных специалистов также получится лучше и быстрее, чем у самого руководителя.

Результаты после внедрения
К основным результатам после внедрения можно отнести:
  • Единообразное управление поручениями, информацией и документами
    Все задачи сортируются и хранятся в соответствии с имеющимися приоритетами, ресурсами и сроками.

  • Получение полного доступа к поручениям
    Каждый сотрудник, уполномоченный выполнять данную задачу, имеет к ней доступ. Он видит сроки начала и завершения задачи, всю необходимую документальную базу, групповые обсуждения по ней.

  • Оптимальное взаимодействие
    Автоматизация управления поручениями дает возможность совместной работы, включающей обмен документами, групповые дискуссии и прочее.

Почему именно наша компания
Обращение в нашу компанию гарантирует оптимальное, оперативное и качественное решение для Вашего бизнеса.
Хотите, чтобы ваши сотрудники наконец поняли, что вы от них хотите и стали работать только на результат. Автоматизируйте управление задачами вместе с нами!