Автоматизация управления задачами – не просто очередной тренд, а необходимость, от которой, во многом, зависит способность бизнеса к развитию и конкуренции. Слишком часто важные поручения теряются в бесконечных e-mail переписках, а отчеты создаются, буквально на коленке, и в последнюю минуту. В век повсеместной цифровизации тратить драгоценное время на рутинные операции, как минимум, нелогично. Внедрение современных технологий для постановки и управления потоком задач – это прямой путь к увеличению продуктивности, снижению стресса для команды, улучшению качества принимаемых решений, оптимизации используемых ресурсов.

Автоматизация процесса управления задачами – комплекс мероприятий по внедрению в корпоративные информационные системы специализированного ПО (локальный софт, онлайн-сервисы и системы) для работы с бизнес-процессами с минимальным участием человеческого фактора. 

Автоматизация управления задачами имеет множество преимуществ:

• Экономия времени и сил. Успешное внедрение специализированных сервисов избавляет сотрудников от необходимости выполнять повторяющиеся и монотонные операции, освобождает время для более важной, стратегической и творческой работы. 
• Уменьшение времени выполнения задач. Автоматизированные алгоритмы обеспечивают более быстрое выполнение заданий руководства. Например, на ручную подготовку отчетов может уйти до нескольких часов или даже дней, тогда как программа формирует их за считанные секунды и в пары кликов мыши. 
• Уменьшение количество ошибок. Автоматизированные рабочие процессы сводят к минимуму негативное влияние человеческого фактора на итоговый результат. Задачи выполняются по заранее установленным правилам, что приводит к высокой точности ввода данных, их обработки и вычислений. 
• Повышение прозрачности. Все задачи, сроки и этапы их выполнения, статусы видны в системе, что упрощает их контроль и управления. 
• Эффективная совместная работа. Централизованные корпоративные платформы обеспечивают успешные коммуникации между сотрудниками и отделами, выступают в качестве удобной платформы для обмена документами, ведения диалога, обратной связи и координации. 

Внедрение программ по управлению задачами позволяют современным компаниям справляться с возрастающей рабочей нагрузкой без пропорционального увеличения штата сотрудников. Все это способствует развитию и масштабируемости бизнеса без ущерба для продуктивности и качества рабочего процесса.

После выбора системы автоматизации управления задач можно переходить к ее внедрению. В процессе реализации проекта важно учитывать все аспекты, начиная с обучения и подготовки сотрудников и заканчивая интеграцией программы с уже существующими платформами. 

Процесс внедрения выполняется в несколько этапов:

1. Определение целей и задач автоматизации. Еще на этапе планирования нужно четко понимать, каким должен быть итоговый результат. 
2. Изучение текущих процессов. Детальный анализ существующих процессов, определение тех из них, которые нуждаются в оптимизации и могут быть автоматизированы. 
3. Выбор систем, инструментов и технологий, с учетом особенностей и направления деятельности компании. 
4. Разработка плана внедрения с указанием этапов, сроков и ответственных лиц. 
5. Подготовка персонала. Обучение сотрудников, чтобы они могли эффективно использовать внедренную программу. 
6. Внедрение и тестирование и на предмет выявления и скорейшего устранения возможных проблем. Получение и обработка обратной связи от пользователей. 
7. Интеграция с уже используемыми корпоративными системами для бесшовной и продуктивной работы всей компании. 

При внедрении систем автоматизации необходимо продумать не только технические, но и организационные моменты. В частности, нужно учесть, как новые программы будут влиять на взаимодействие между сотрудниками и отделами, оценить возможные расходы и скорость возврата инвестиций.

На российском рынке представлен хороший выбор систем автоматизации задач, каждая из которых имеет свои плюсы и минусы. Среди существующего разнообразия платформ особо отметим:

• Pyrus – Low-code платформа для автоматизации бизнес-процессов, управления задачами и согласования документов. Функциональное программное решение позволяет вывести бизнес на принципиально новый уровень с помощью гибкой настройки процессов без необходимости программирования. 
• Kaiten – продвинутый IT-продукт для выстраивания и автоматизации бизнес-процессов любой сложности и любой сферы деятельности. Система подходит, как для индивидуального планирования, так и для координации работы по задачам и проектам в небольших фирмах и на крупных предприятиях. 
• Планфикс – система управления бизнес-процессами, проектами, задачами, которая достаточно легко и просто адаптируется под любые рабочие сценарии. Платформа включает таск-трекер, CRM, многие другие инструменты и возможности для настройки автоматизированных сценариев.