Автоматизация юридической службы – высокие технологии на страже юридической безопасности компании

Автоматизация работы юридического отдела позволяет упростить документооборот, создать единое пространство для хранения всех бумаг и общения всех сотрудников, работающих с ними, сократить объем рутины и надежно защитить интересы компании в любой ситуации.

Юридический отдел каждой компании занимается двумя важнейшими направлениями работы. Во-первых, составлением, оформлением, корректировкой и подписанием всех договоров, которые необходимы для обеспечения нормальной работоспособности предприятия (от договоров на поставки сырья или товаров до договоров с конечными покупателями и клиентами). Во-вторых, претензионно - исковой деятельностью, направленной на защиту интересов фирмы в судебных органах. Оба этих направления могут как способствовать эффективному росту и развития бизнеса, так и значительно тормозить его при неправильной организации.

 

Специалистам, работающим в юридическом отделе предприятия или привлекаемым в качестве консультантов для него, необходимо обладать обширными и актуальными знаниями в таких областях права, как:

  • корпоративное законодательство;
  • система налогообложения;
  • таможенное право;
  • законодательство об охране труда;
  • вопросы сертифицирования товаров и услуг;
  • ведение арбитражных дел, при необходимости –
    гражданских, административных и даже уголовных.
Почему важно правильно вести документооборот
по юридическому направлению?

Нельзя сказать, что какое-то из перечисленных выше направлений деятельности корпоративных юристов важнее другого. Ошибки или неточности в любых документах влекут за собой как неразбериху на самом предприятии, так и возможные проблемы с обслуживанием клиентов, а также трудности с законом. Следствием этого может стать сокращение прибыли, ухудшение репутации, взыскание штрафов, проигранные иски и большие финансовые потери.

 

С какими проблемами может столкнуться владелец компании,
если работать «по старинке»?

Традиционное ведение юридического документооборота, без современной системы автоматизации, чревато большим количеством проблем и затруднений:

 

Отсутствие единого пространства
для хранения всех документов

Часть бумаг по нужному вопросу может находиться в бумажном виде в одном отделе, часть – в электронном формате в другом отделе, а еще часть – быть утраченной вовсе. Это особенно пагубно сказывается на деятельности компании, когда речь заходит, например, о предъявленном иске или проверке контролирующими органами. Собрать воедино необходимые бумаги бывает или очень сложно, или невозможно вовсе.

Рассогласованность работы сотрудников

В отсутствие системы в компании нет и единого пространства для общения всех работников, которые, так или иначе, связаны с деятельностью юридического отдела. В результате кто-то записывает информацию на листочек, кто-то – в блокнот, кто-то – в Excel, и так далее. Общаться одни предпочитают лично, другие – через Skype, третьи – через телефонные мессенджеры. Для того, чтобы получить слаженную работу всех сотрудников по какому-либо вопросу, приходится потратить много времени и сил, и все равно между ними возможны недопонимания и отсутствие согласованности действий.

Большие временные затраты и срыв сроков

Когда единого централизованного места для хранения всех юридических документов компании нет, когда сотрудники общаются через множество разных мессенджеров, сбор нужной документации может занять слишком много времени. Следствия у этого могут быть самые разные: от срыва сроков и задержек поставок до проигрыша дела в суде.

Сложность управления персоналом

Менеджеры предприятия не должны быть хорошими юристами – они должны быть хорошими менеджерами. Но когда работа юридического отдела децентрализована и ведется «по старинке», проконтролировать качество ее выполнения, да еще и без глубоких знаний в сфере права, становится очень сложно.

Создание угрозы для юридической безопасности компании

В таких условиях ошибки в документации оказываются не столько исключением из правила, сколько самим правилом. А утрата важных бумаг в случае предъявления исковых требований к предприятию или проведения проверки и вовсе может стоить ему больших денег и хорошего имени.

Другими словами, работа юридического отдела «по старинке» - это отсутствие системности, излишние затраты временных, денежных и людских ресурсов, а также риск проигрыша судебного дела, нарушения актуального законодательства и не прохождения проверки контролирующими органами.

 

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов
может помочь в работе юристов?

Электронный документооборот и автоматизация бизнес-процессов – это эффективный способ для практически полного решения всех проблем, перечисленных выше.

Так, он позволяет гарантировать следующее:

Единое централизованное пространство для хранения
всей документации, служебной переписки и любой другой
информации, которая имеет отношение к работе
юридического отдела.

Единая система для общения
между сотрудниками
и эффективного согласования
их деятельности.

Удобное средство для контроля
за работой подчиненных.

Сниженная вероятность допущения ошибок и недочетов
при оформлении каких-либо документов.

Своевременное закрытие сделок и быстрое реагирование
на любые ситуации, создающие угрозу для юридической
безопасности компании.

Возможность результативно защищать
интересы предприятия в суде
при необходимости.

Беспроблемное прохождение любых проверок
от контролирующих учреждений.

Автоматизация юридической службы – это современный взгляд на то, как должны работать корпоративные юристы. Игнорировать ее – то же самое, что в принципе игнорировать научно - технический прогресс, делающий нашу жизнь проще и приятнее, сокращающий время на рутинные процессы и ускоряющий решение многих проблем

 

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области

Система автоматизации работы юридического отдела, как и любая другая система подобного плана, нуждается в настройке и отладке под нужды конкретного предприятия, в мониторинге своей работы и внесении необходимых исправлений, а также в эффективном обучении сотрудников ее использованию. Именно поэтому заниматься внедрением такой системы должны профессионалы, которые смогут правильно реализовать все эти задачи и помогут компании получить максимум пользы от автоматизации.

Результаты
после внедрения

Уже через два-три месяца после внедрения единой системы управления юридической службы предприятия можно рассчитывать на следующие результаты:

  • Идеальный порядок во всех документах, их систематизированное и централизованное хранение.
  • Высокий уровень согласованности действий сотрудников разных отделов.
  • Предельно корректное ведение документооборота.
  • Своевременное и эффективное предоставление необходимых бумаг (заказчикам, контролирующим органам,
    судебным юристам при подаче исков к компании).
  • Сокращение рутинной работы, повышение производительности труда персонала.
  • Обеспечение высокого уровня юридической безопасности фирмы.

Наша компания профессионально занимается внедрением электронного документооборота и автоматизацией работы юридической службы. Мы помогли многим предприятиям начать использовать современную систему, и для каждого из них мы выполнили индивидуальную настройку программного решения под его особенности и потребности. Если и вы хотите использовать достижения 21-го века на благо своего бизнеса, мы будем рады оказать вам качественные и эффективные услуги!

Оставить заявку

Оставьте ваши данные, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время