Skip to main content

Автоматизация юридических процессов

Как часто, ваши юристы пропускают сроки подачи документов, забывают позвонить клиентам или подготовить важный договор, потому что были заняты другой работой? Заканчивают рабочий день с ощущением, что просто тушили пожары, а стратегические цели в очередной раз остались на потом? Знакомо? Подобные ситуации не редкость, если процессы не организованы, а деятельность юристов не автоматизирована. Традиционно юридическая сфера связана с большим объемом бумаг и строгими регламентами. Однако, инновации и цифровые технологии постепенно делают свою дело. Автоматизация помогает юристам трудиться быстрее, уменьшает количество ошибок, избавляет от рутинных операций.

Автоматизация юридической службы

высокие технологии на страже юридической безопасности компании
Автоматизация работы юридического отдела позволяет упростить документооборот, создать единое пространство для хранения всех бумаг и общения всех сотрудников, работающих с ними, сократить объем рутины и надежно защитить интересы компании в любой ситуации.

Юридический отдел каждой компании занимается двумя важнейшими направлениями работы.

Во-первых, составлением, оформлением, корректировкой и подписанием всех договоров, которые необходимы для обеспечения нормальной работоспособности предприятия.

Во-вторых, претензионно — исковой деятельностью, направленной на защиту интересов фирмы в судебных органах.

Оба этих направления могут как способствовать эффективному росту и развития бизнеса, так и значительно тормозить его при неправильной организации.

Какие задачи можно автоматизировать?

Автоматизация юридических процессов охватывает внушительный перечень задач, которые можно разделить на несколько ключевых направлений:

  1. Подготовка и ведение документов. 

Специальное ПО открывает широкие возможности по разработке шаблонов для создания стандартной и часто используемой документации: договоров, протоколов, исков, жалоб, соглашений, отчетов. Внедрение систем электронной документации способствует отказу от бумажных носителей, сокращению сроков подписания и согласования документов, повышению скорости и упрощению их обмена, снижению рисков потери или разглашения конфиденциальной информации. Не меньшую пользу приносят систему управления документами, которые облегчают поиск и хранение информации, отслеживание документами, управление их версиями и правами доступа. 

  1. Контроль судебного делопроизводства. 

Автоматизация работы юриста включает настройку напоминаний и уведомлений о сроках и дедлайнах (например, подачи иска, жалобы, ходатайства в суд), помогает избежать штрафов и повысить шансы на успешное завершение споров. Специализированные системы автоматически отслеживают статус дел и решения судов с формированием соответствующих отчетов. Обработка судебной и правоприменительной практики для поиска прецедентов и правового обоснования. 

  1. Договорная работа. 

Интеграция в деятельность юристов онлайн-сервисов и корпоративных платформ упрощает параллельную работу над несколькими договорами разными исполнителями, минимизирует количество правок, ускоряет их согласование с применением электронных подписей. Формирование и анализ базы данных контрактов может повысить качество сделок посредством пересмотра условий соглашений в зависимости от истории взаимодействия с контрагентом. 

  1. Взаимодействие с клиентами и контрагентами. 

Быстрый доступ к данным и автоматические напоминания способствуют повышению уровня клиентского обслуживания, помогают более эффективно работать с контрагентами, планировать встречи, выстраивать взаимовыгодные коммуникации. Использование чат-ботов и виртуальных ассистентов для ответа на вопросы клиентов.

  1. Мониторинг изменений в законодательстве. 

Отслеживание изменений в нормативных актах с последующим информированием ответственных сотрудников. Дополнительно программные решения с ИИ оценивает и прогнозирует потенциальное влияние поправок в НПА и ФЗ на бизнес. 

  1. Управление рисками.

Выявление и анализ возможных рисков на основе текущих данных и имеющейся информации, например, о прошлых контактах с контрагентом. Внедрение систем автоматизированного контроля соблюдения внутренних стандартов и регламентов для повышения прозрачности деятельности юридической службы, улучшению ее производительности.

Специалистам, работающим в юридическом отделе предприятия или привлекаемым в качестве консультантов для него, необходимо обладать обширными и актуальными знаниями в таких областях права, как:
  • корпоративное законодательство
  • система налогообложения
  • таможенное право
  • законодательство об охране труда
  • вопросы сертифицирования товаров и услуг
  • ведение арбитражных дел, при необходимости – гражданских, административных и даже уголовных

Преимущества автоматизации юридического отдела

Инновационные LegalTech-решения – это программы и сервисы, предназначенные для решения разнообразных юридических задач. С их помощью юридические отделы или даже целые фирмы могут в десятки раз упростить работу с документами, уменьшить нагрузку на специалистов, повысить контроль над процессами. 

Преимущества автоматизации юридической деятельности:

  • Снижение ошибок за счет исключения человеческого фактора. Использование специальных программных решений уменьшает опечатки, разночтения, неточности при подготовке документов, облегчает работу с большими объемами информации, сокращает количество ошибок при расчете сумм неустоек, штрафов и т.д. При необходимости система напомнит о сроках, проконтролирует решение важных текущих задач. 
  • Экономия времени и ресурсов. Автоматизация юридических процессов позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, оставив монотонную и рутинную работу программам. 
  • Упрощение взаимодействия между отделами. Юристы, маркетинг, продажи, клиентский сервис, бухгалтерия — деятельность всех этих отделов тесно связана. Автоматизация обеспечивает создание единой экосистемы для максимально простых и быстрых коммуникаций между сотрудниками и структурными подразделениями. 
  • Гибкость и удобство. Многие сервисы функционируют в облаке, тем самым обеспечивая доступ к данным в любое время и из любого места. Руководитель или штатный юрист может оперативно уточнить дату и время судебного заседания, проанализировать нагрузку на сотрудников, отслеживать процесс рассмотрения дела и т.д. 

Автоматизация работы юридического отдела – это быстрая подготовка предложений, отсутствие задержек с ответами на запросы, успешное заключение договоров. Все этапы взаимодействия с клиентами и контрагентами фиксируются в системе, что исключает потерю информации.

Почему важно правильно вести
документооборот по юридическому направлению?

Нельзя сказать, что какое-то из перечисленных выше направлений деятельности корпоративных юристов важнее другого. Ошибки или неточности в любых документах влекут за собой как неразбериху на самом предприятии, так и возможные проблемы с обслуживанием клиентов, а также трудности с законом. Следствием этого может стать сокращение прибыли, ухудшение репутации, взыскание штрафов, проигранные иски и большие финансовые потери.

Какие технологии используются для автоматизации?

Для автоматизации юридической деятельности на российском IT-рынке представлено немало программ и технологий, призванных улучшить работу юристов, оптимизировать различные бизнес-процессы в отделах и отделах и службах:

1. CRM-системы для юристов. CRM – это программы автоматизации и контроля взаимодействия компании с клиентами. Они помогают хранить, систематизировать и обрабатывать информацию о поступающих запросах и обращениях, улучшать качество обслуживания, сокращать издержки. Специализированные CRM для юристов и юридических служб учитывают особенности их деятельности, оптимизируют бумажную работу, упрощают и повышают качество внешних коммуникаций. 

2. Искусственный интеллект и машинное обучение. Анализ сложных текстов, интерпретация законов, учет нюансов конкретных ситуаций, прогнозирование возможных исходов дела – ИИ отлично справляется со всеми этими и многими другими задачами. Современные сервисы, использующие машинное обучение, на раз выявляют размытые фразы и формулировки (например, “в разумные сроки”), несоответствия законам, внутренние противоречия (например, если в одном пункте указан срок внесения оплаты 10 дней, а в другом – 30), риск и невыгодные условия. 

3. Системы электронного документооборота. Именно с документами связана львиная часть задач юридического департамента или отдела. Договора, исковые заявления, соглашение о конфиденциальности — все они требуют точности, соблюдения массы формальностей и соответствия законодательству. В то же время, большая часть документации является типовой: в них используются повторяющаяся структура, стандартные формулировки и предсказуемая логика. Все это обеспечивает успех внедрения систем электронного документооборота в работу юристов. Например, в СЭД с помощью шаблона можно создавать за пару кликов мыши создавать новые договора, просто указав информацию об его сторонах, объекте соглашения, сроках и ценах. 

4. Чат-боты и виртуальные помощники. Программные решения на основе искусственного интеллекта помогают автоматизировать процессы предоставления юридических консультаций клиентам, решения повседневных юридических вопросов. Виртуальные ассистенты предоставляют помощь в поиске и анализе информации, составлении писем, контролируют сроки, отслеживают нужные юристам сведения и т.д. 

5. Интеграция с государственными сервисами. Автоматизация работы с судебными, надзорными и контролирующими органами и ведомствами, сокращению бюрократических процедур при решении текущих и стратегических задача. Такие интеграции предоставляют бизнесу реальную возможность эффективно взаимодействовать с внешними субъектами, оставаясь при этом независимыми и самостоятельными участниками информационно-правового пространства.

С какими проблемами может столкнуться владелец компании, если работать «по старинке»?
Традиционное ведение юридического документооборота, без современной системы автоматизации, чревато большим количеством проблем и затруднений:
  • Отсутствие единого пространства для хранения всех документов
    Часть бумаг по нужному вопросу может находиться в бумажном виде в одном отделе, часть – в электронном формате в другом отделе, а еще часть – быть утраченной вовсе. Это особенно пагубно сказывается на деятельности компании, когда речь заходит, например, о предъявленном иске или проверке контролирующими органами. Собрать воедино необходимые бумаги бывает или очень сложно, или невозможно вовсе.
  • Рассогласованность работы сотрудников
    В отсутствие системы в компании нет и единого пространства для общения всех работников, которые, так или иначе, связаны с деятельностью юридического отдела. В результате кто-то записывает информацию на листочек, кто-то – в блокнот, кто-то – в Excel, и так далее. Общаться одни предпочитают лично, другие – через Skype, третьи – через телефонные мессенджеры. Для того, чтобы получить слаженную работу всех сотрудников по какому-либо вопросу, приходится потратить много времени и сил, и все равно между ними возможны недопонимания и отсутствие согласованности действий.
  • Большие временные затраты и срыв сроков
    Когда единого централизованного места для хранения всех юридических документов компании нет, когда сотрудники общаются через множество разных мессенджеров, сбор нужной документации может занять слишком много времени. Следствия у этого могут быть самые разные: от срыва сроков и задержек поставок до проигрыша дела в суде.
  • Сложность управления персоналом
    Менеджеры предприятия не должны быть хорошими юристами – они должны быть хорошими менеджерами. Но когда работа юридического отдела децентрализована и ведется «по старинке», проконтролировать качество ее выполнения, да еще и без глубоких знаний в сфере права, становится очень сложно.
  • Создание угрозы для юридической безопасности компании
    В таких условиях ошибки в документации оказываются не столько исключением из правила, сколько самим правилом. А утрата важных бумаг в случае предъявления исковых требований к предприятию или проведения проверки и вовсе может стоить ему больших денег и хорошего имени.
Другими словами, работа юридического отдела «по старинке» — это отсутствие системности, излишние затраты временных, денежных и людских ресурсов, а также риск проигрыша судебного дела, нарушения актуального законодательства и не прохождения проверки контролирующими органами.

Как выбрать систему автоматизации?

Для выбора идеальной во всех отношениях системы автоматизации работы юридического отдела рекомендуем обратить внимание на следующие моменты:

1. Определение потребностей и целей компании. Важно четко понимать, чего вы ждете от системы: упрощение учета, улучшение взаимодействия с клиентами, автоматизация повседневных процессов и т.д. 

2. Оценка совместимости с существующими системами. Программное решение для юристов должно без проблем интегрироваться с уже используемыми компанией программами и сервисами: для ведения бухучета, кадрового делопроизводства, складским ПО. Это облегчит обмен документами и информацией, коммуникации между сотрудниками. 

3. Удобство использования и масштабируемость. Выбор стоит сделать в пользу систем с интуитивно понятным интерфейсом, гибкими настройками под специфику работы пользователей, возможностью увеличения количества рабочих мест, добавления новых опций и интеграций. 

4. Вопросы безопасности и конфиденциальности. Система должна поддерживать шифрование данных, настройку уровней доступа, обеспечивать конфиденциальность информации, ее защиту от кражи, внесения неправомерных изменений с целью фальсификации.

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов может помочь в работе юристов?

Электронный документооборот и автоматизация бизнес-процессов – это эффективный способ для практически полного решения всех проблем, перечисленных выше.

Так, он позволяет гарантировать следующее:

Единое централизованное пространство для хранения всей документации, служебной переписки и любой другой информации, которая имеет отношение к работе юридического отдела
Единая система для общения между сотрудниками и эффективного согласования их деятельности
Своевременное закрытие сделок и быстрое реагирование на любые ситуации, создающие угрозу для юридической безопасности компании

Удобное средство
для контроля за
работой подчиненных

Сниженная вероятность допущения ошибок и недочетов при оформлении каких-либо документов
Возможность результативно защищать интересы предприятия в суде при необходимости
Беспроблемное прохождение любых проверок от контролирующих учреждений

Автоматизация юридической службы – это современный взгляд на то, как должны работать корпоративные юристы. Игнорировать ее – то же самое, что в принципе игнорировать научно — технический прогресс, делающий нашу жизнь проще и приятнее, сокращающий время на рутинные процессы и ускоряющий решение многих проблем

Автоматизация юридических процессов является эффективным инструментом улучшения работы компании, принятия решений, оптимизации затрат. Внедрение новейших технологий и программных продуктов позволяет уменьшить количество ошибок, связанных с человеческим фактором, сделать деятельность юристов более прозрачной и контролируемой, упростить работу с документами. 

Если вы планируйте автоматизировать юридического отдела, но не знаете с чего начать — обратитесь за помощью к специалистам Деломатики. Мы знаем, как настроить и оптимизировать процессы, чтобы вы могли работать эффективнее и сосредоточиться на главном. Автоматизация с поддержкой команды Деломатики — это реальный способ сделать вашу работу проще, а бизнес успешнее!

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие стоит доверить специалистам в этой области

Система автоматизации работы юридического отдела, как и любая другая система подобного плана, нуждается в настройке и отладке под нужды конкретного предприятия, в мониторинге своей работы и внесении необходимых исправлений, а также в эффективном обучении сотрудников ее использованию. Именно поэтому заниматься внедрением такой системы должны профессионалы, которые смогут правильно реализовать все эти задачи и помогут компании получить максимум пользы от автоматизации.

Результаты после внедрения
Уже через два-три месяца после внедрения единой системы управления юридической службы предприятия можно рассчитывать на следующие результаты:
  • Идеальный порядок во всех документах, их систематизированное и централизованное хранение
  • Высокий уровень согласованности действий сотрудников разных отделов
  • Предельно корректное ведение документооборота
  • Своевременное и эффективное предоставление необходимых бумаг (заказчикам, контролирующим органам, судебным юристам при подаче исков к компании)
  • Сокращение рутинной работы, повышение производительности труда персонала
  • Обеспечение высокого уровня юридической безопасности фирмы
Наша компания профессионально занимается внедрением электронного документооборота и автоматизацией работы юридической службы. Мы помогли многим предприятиям начать использовать современную систему, и для каждого из них мы выполнили индивидуальную настройку программного решения под его особенности и потребности. Если и вы хотите использовать достижения 21-го века на благо своего бизнеса, мы будем рады оказать вам качественные и эффективные услуги!