Как часто, ваши юристы пропускают сроки подачи документов, забывают позвонить клиентам или подготовить важный договор, потому что были заняты другой работой? Заканчивают рабочий день с ощущением, что просто тушили пожары, а стратегические цели в очередной раз остались на потом? Знакомо? Подобные ситуации не редкость, если процессы не организованы, а деятельность юристов не автоматизирована. Традиционно юридическая сфера связана с большим объемом бумаг и строгими регламентами. Однако, инновации и цифровые технологии постепенно делают свою дело. Автоматизация помогает юристам трудиться быстрее, уменьшает количество ошибок, избавляет от рутинных операций.

Автоматизация юридических процессов охватывает внушительный перечень задач, которые можно разделить на несколько ключевых направлений:

1. Подготовка и ведение документов. 

Специальное ПО открывает широкие возможности по разработке шаблонов для создания стандартной и часто используемой документации: договоров, протоколов, исков, жалоб, соглашений, отчетов. Внедрение систем электронной документации способствует отказу от бумажных носителей, сокращению сроков подписания и согласования документов, повышению скорости и упрощению их обмена, снижению рисков потери или разглашения конфиденциальной информации. Не меньшую пользу приносят систему управления документами, которые облегчают поиск и хранение информации, отслеживание документами, управление их версиями и правами доступа. 

2. Контроль судебного делопроизводства. 

Автоматизация работы юриста включает настройку напоминаний и уведомлений о сроках и дедлайнах (например, подачи иска, жалобы, ходатайства в суд), помогает избежать штрафов и повысить шансы на успешное завершение споров. Специализированные системы автоматически отслеживают статус дел и решения судов с формированием соответствующих отчетов. Обработка судебной и правоприменительной практики для поиска прецедентов и правового обоснования. 

3. Договорная работа. 

Интеграция в деятельность юристов онлайн-сервисов и корпоративных платформ упрощает параллельную работу над несколькими договорами разными исполнителями, минимизирует количество правок, ускоряет их согласование с применением электронных подписей. Формирование и анализ базы данных контрактов может повысить качество сделок посредством пересмотра условий соглашений в зависимости от истории взаимодействия с контрагентом. 

4. Взаимодействие с клиентами и контрагентами. 

Быстрый доступ к данным и автоматические напоминания способствуют повышению уровня клиентского обслуживания, помогают более эффективно работать с контрагентами, планировать встречи, выстраивать взаимовыгодные коммуникации. Использование чат-ботов и виртуальных ассистентов для ответа на вопросы клиентов.

5. Мониторинг изменений в законодательстве. 

Отслеживание изменений в нормативных актах с последующим информированием ответственных сотрудников. Дополнительно программные решения с ИИ оценивает и прогнозирует потенциальное влияние поправок в НПА и ФЗ на бизнес. 

6. Управление рисками.

Выявление и анализ возможных рисков на основе текущих данных и имеющейся информации, например, о прошлых контактах с контрагентом. Внедрение систем автоматизированного контроля соблюдения внутренних стандартов и регламентов для повышения прозрачности деятельности юридической службы, улучшению ее производительности.

Инновационные LegalTech-решения – это программы и сервисы, предназначенные для решения разнообразных юридических задач. С их помощью юридические отделы или даже целые фирмы могут в десятки раз упростить работу с документами, уменьшить нагрузку на специалистов, повысить контроль над процессами. 

Преимущества автоматизации юридической деятельности:

• Снижение ошибок за счет исключения человеческого фактора. Использование специальных программных решений уменьшает опечатки, разночтения, неточности при подготовке документов, облегчает работу с большими объемами информации, сокращает количество ошибок при расчете сумм неустоек, штрафов и т.д. При необходимости система напомнит о сроках, проконтролирует решение важных текущих задач. 
• Экономия времени и ресурсов. Автоматизация юридических процессов позволяет сосредоточиться на стратегических задачах, оставив монотонную и рутинную работу программам. 
• Упрощение взаимодействия между отделами. Юристы, маркетинг, продажи, клиентский сервис, бухгалтерия — деятельность всех этих отделов тесно связана. Автоматизация обеспечивает создание единой экосистемы для максимально простых и быстрых коммуникаций между сотрудниками и структурными подразделениями. 
• Гибкость и удобство. Многие сервисы функционируют в облаке, тем самым обеспечивая доступ к данным в любое время и из любого места. Руководитель или штатный юрист может оперативно уточнить дату и время судебного заседания, проанализировать нагрузку на сотрудников, отслеживать процесс рассмотрения дела и т.д. 

Автоматизация работы юридического отдела – это быстрая подготовка предложений, отсутствие задержек с ответами на запросы, успешное заключение договоров. Все этапы взаимодействия с клиентами и контрагентами фиксируются в системе, что исключает потерю информации.

Для автоматизации юридической деятельности на российском IT-рынке представлено немало программ и технологий, призванных улучшить работу юристов, оптимизировать различные бизнес-процессы в отделах и отделах и службах:

1. CRM-системы для юристов. CRM – это программы автоматизации и контроля взаимодействия компании с клиентами. Они помогают хранить, систематизировать и обрабатывать информацию о поступающих запросах и обращениях, улучшать качество обслуживания, сокращать издержки. Специализированные CRM для юристов и юридических служб учитывают особенности их деятельности, оптимизируют бумажную работу, упрощают и повышают качество внешних коммуникаций. 

2. Искусственный интеллект и машинное обучение. Анализ сложных текстов, интерпретация законов, учет нюансов конкретных ситуаций, прогнозирование возможных исходов дела – ИИ отлично справляется со всеми этими и многими другими задачами. Современные сервисы, использующие машинное обучение, на раз выявляют размытые фразы и формулировки (например, “в разумные сроки”), несоответствия законам, внутренние противоречия (например, если в одном пункте указан срок внесения оплаты 10 дней, а в другом – 30), риск и невыгодные условия. 

3. Системы электронного документооборота. Именно с документами связана львиная часть задач юридического департамента или отдела. Договора, исковые заявления, соглашение о конфиденциальности — все они требуют точности, соблюдения массы формальностей и соответствия законодательству. В то же время, большая часть документации является типовой: в них используются повторяющаяся структура, стандартные формулировки и предсказуемая логика. Все это обеспечивает успех внедрения систем электронного документооборота в работу юристов. Например, в СЭД с помощью шаблона можно создавать за пару кликов мыши создавать новые договора, просто указав информацию об его сторонах, объекте соглашения, сроках и ценах. 

4. Чат-боты и виртуальные помощники. Программные решения на основе искусственного интеллекта помогают автоматизировать процессы предоставления юридических консультаций клиентам, решения повседневных юридических вопросов. Виртуальные ассистенты предоставляют помощь в поиске и анализе информации, составлении писем, контролируют сроки, отслеживают нужные юристам сведения и т.д. 

5. Интеграция с государственными сервисами. Автоматизация работы с судебными, надзорными и контролирующими органами и ведомствами, сокращению бюрократических процедур при решении текущих и стратегических задача. Такие интеграции предоставляют бизнесу реальную возможность эффективно взаимодействовать с внешними субъектами, оставаясь при этом независимыми и самостоятельными участниками информационно-правового пространства.