Поклонники советского кинематографа, наверняка, помнят слова песни из кинофильма “Приключения Электроника”: “… позабыты хлопоты, остановлен бег, вкалывают роботы, а не человек….” В современных рыночных условиях автоматизация, оптимизация и роботизация процессов — это настоящий “Must Have” для любого бизнеса независимо от его масштаба и сферы деятельности. С большой долей вероятности, предприниматели, которые еще не применяют технологии и возможности автоматизации на практике, попросту не до конца понимают о чем идет речь и как все это работает. 

Разберем какие бизнес-процессы можно оптимизировать и улучшить, как и какие инструменты использовать для этого.

Автоматизация бизнес-процессов компании — это делегирование повторяющихся, рутинных задач специальным сервисам. Программные алгоритмы выполняют стандартизированные операции в десятки раз быстрее даже самого высококлассного специалиста, при этом у команды остается время на другие дела. Например, можно вести бухгалтерию и записывать поступающие заявки в табличку Excel, но более удобным вариантом, отвечающим запросам времени, станет подключение CRM и онлайн-системы для бухгалтерского учета. Софт в автоматическом режиме обработает новые заявки, подтянет информацию по товарным остаткам и оплате, сформирует и направит соответствующие уведомления покупателям. 

Говоря иными словами, суть автоматизации — внедрение софта, который будет оперативно и с минимальным участием пользователя решать рутинные задачи. 

Справочно! Согласно последним опросам, 74% российских компаний активно интересуются и реализуют проекты по внедрению автоматизации бизнес-процессов. Чаще всего оптимизируют и улучшают: документооборот (Directum, Диадок), бухгалтерский учет (1С), управление проектами (Trello, Jira, Asana), взаимодействие с целевой аудиторией (amoCRM, Битрикс 24). 

Положительный эффект автоматизации и оптимизации бизнес процессов предприятия — это экономия:

• времени — программы в десятки раз быстрее выполняют рутинные операции;
• рабочих ресурсов — внедрение специальных сервисов и систем позволяет сократить количество сотрудников, задействованных для решения определенных задач;
• денег — логичный результат уменьшения временных и кадровых затрат. 

В общем виде цели автоматизации включают:

• Повышение эффективности и точности работы. Сокращение количества ошибок, связанных с человеческим фактором;
• Оптимизация всех рабочих процессов и операций, выполняемых сотрудниками компании. Высвобождение времени персонала на операции, требующие творческого и нестандартного подхода;
• Повышение качества выпускаемой продукции, уровня клиентского сервиса и услуг. Специальное ПО обеспечивает прозрачность действий менеджеров, позволяет контролировать качество товара на каждом этапе его производства и поставки клиентам. 
• Оптимизация расходов предприятия. Автоматизации способствует сокращению затрат на ведение бухгалтерии, обработку данных, управление и организацию работы склада, оплаты труда.
• Ускоренная адаптация к меняющимся условиям рынка. “Умные” сервисы не только собирают, но и обрабатывают, анализируют огромные массивы данных, помогают в планировании и прогнозировании, принятии важных решений, позволяют оперативно реагировать на изменения во внутренней и внешней среде. 
• Повышение эффективности рекламных и маркетинговых кампаний, улучшение клиентского опыта. С помощью автоматизированных систем компании прорабатывают и улучшают воронки продаж, создают максимально персонализированные предложения, отслеживают и оценивают результаты взаимодействия с целевой аудиторией. 

Рост и трансформация — ключевые стратегические цели каждой компании. Автоматизация бизнес-процессов обеспечивает достижение этих целей, выводит бизнес на принципиально новый уровень, повышает его конкурентоспособность.

Благодаря внедрению инструментов автоматизации и оптимизации компании получают возможность обрабатывать и анализировать постоянно возрастающий объем данных. Если обработку 10 заявок в день, поступающих с сайта, можно поручить менеджеру, то ответить на 100-200 заявок вручную не сможет ни один человек. Конечно, можно нанять дополнительный персонал, но гораздо эффективнее поручить обработку входящих обращений роботу. Он ничего не пропустит, не забудет внести данные в базу, при этом его использование обойдется гораздо дешевле. 

Автоматизацию бизнес процессов также используют для удовлетворения ожиданий клиентов относительно скорости и качества обслуживания. Роботы и чат-боты с легкостью отвечают на стандартные и частые вопросы покупателям, обеспечивают им доступ к важной информации в режиме реального времени. На базе чат-ботов можно выстраивать не только автоматизированную коммуникацию с клиентами, но и, например, проводить предварительное интервью с кандидатами на ту или иную вакансию.

На текущем этапе развития технологий, полностью заменить человека в компании нереально. Многие операции все также требуют участия “живых” специалистов, способных выходить за рамки привычного, мыслить нестандартно и с фантазией. Но возможности и сфера применения разнообразных систем, сервисов и программ постоянно расширяются и что ждет нас через 30-50 лет никто не берется предсказать. 

В зависимости от направления деятельности системы автоматизации закрывают определенный список вопросов и задач:

1. Продажи. Увеличение числа клиентов за счет привлечения новых и удержания уже имеющихся покупателей — это серьезная нагрузка на персонал. Чтобы увеличить количество сделок и прибыль автоматизируйте рутинные процессы, чтобы:

• моментально реагировать на поступающие заявки, обеспечивать быстрые ответы на вопросы целевой аудитории;
• строить эффективные воронки продаж, отслеживать процесс перемещения покупателей с одного этапа на другой;
• своевременно выявлять “узкие” и проблемные места, точки, на которых клиенты “уходят” к конкурентам;
• минимизировать влияние человеческого фактора — информация по клиентам и сделкам автоматически заносится в базу, система уведомлений не позволит забыть о встрече или необходимости позвонить. 

2. Маркетинг. Современные стратегии продвижения товаров и услуг базируются на принципах персонализации. Для этого требуется выстраивание эффективных каналов коммуникации с целевой аудиторией с помощью таких инструментов, как: контекстная реклама, рассылки, чат-боты, формы обратной связи и т.д. 

Внедрение инструментов автоматизации в маркетинг обеспечивает:

• организацию работы с разными каналами продвижения;
• успешную сегментацию клиентской базы по разным критериям;
• контроль эффективности выбранной маркетинговой стратегии. 

3. Финансовое управление. Автоматизация в сфере финансового управления предусматривает сразу несколько направлений. Во-первых, специализированный софт облегчает процесс подготовки различных отчетов, повышает точность данных. Во-вторых, системы способны в автоматическим режиме отслеживать расходы и доходы, уведомлять о превышении бюджета. В-третьих, внедрение программ автоматизации упрощает ведение бухгалтерского учета: ведение финансовых записей, расчет налогов, подготовку первичной документации. 
4. Управление запасами и производством. Учет остатков сырья, материалов, готовой продукции, контроль поставок, производственных и технологических процессов требуют крайне ответственного и взвешенного подхода со стороны персонала предприятия. Переход на использование автоматизации решений позволяет:

• прогнозировать спрос на выпускаемые организацией товара;
• контролировать процесс поставки запасов;
• отслеживать нерентабельную и наоборот популярную среди покупателей продукцию для сокращения возможных убытков и наращивания прибыли. 

5. HR. Установка и применение специальных программ для управления кадрами гарантирует прозрачность всех процессов, связанных с:

• Рекрутингом — различные системы и платформы помогают оптимизировать процесс подбора кадров: от создания и размещения объявления о вакансии до проведения предварительных собеседований и испытаний;
• Учетом рабочего времени — например, сегодня существует немало программ, позволяющих вести табель рабочего времени, автоматически рассчитывать заработные платы. 
• Обучение сотрудников — отдельное внимание при внедрении систем автоматизации уделяется управлению профессиональным обучением персонала, включая планирование различных курсов, тренингов, семинаров и отслеживание достигнутого прогресса.

Вместе с тем, несмотря на значительный потенциал и возможную пользу от автоматизации бизнес-процессов, итоговое решение далеко не всегда обеспечивает получение желаемого результата. 

Прежде всего, это связано с существованием операций, которые не стоит доверять сервисам и программам:

• Процессы, которые требуют критического мышления и принятия решения по результатам комплексного анализа. 
• Процессы, реализация которых невозможна без вмешательства человека. В частности, речь идет об операциях и действиях, требующих эмоциональной составляющей, например, предоставление сложной обратной связи на жалобы и претензии клиента. 
• Процессы, подверженные частым изменениям, не имеющие четкой структуры. Если вы не можете понять, какие правила, условия и алгоритмы применять к решению задачи, вполне вероятно, что автоматизировать ее не стоит. 

Внедрению и эффективному использованию инструментов автоматизации также могут мешать такие барьеры и ограничения, как:

• Недостаточное понимание процессов, протекающих в компании. В этом случае велика вероятность автоматизировать хаос, что чревато достаточно серьезными последствиями. 
• Неудачный выбор программных решений, не соответствующих потребностям и ожиданиям предприятия. 
• Сопротивление внедрению новых стандартов и способов работы со стороны пользователей. 
• Отсутствие понимания целей и задач внедрения. Реализация проекта автоматизации “для галочки” без какого-либо эффекта и результатов. 
• Недостаток квалифицированных специалистов для поддержки внедренных систем. 

Автоматизацию бизнес-процессов также могут тормозить проблемы с безопасностью данных. Низкий уровень защиты информации, способен привести к утечке и потере ценных сведений, взлому системы злоумышленниками, что является серьезным риском для развития любого бизнеса.

Системный подход к автоматизации бизнес-процессов предприятия включает следующие этапы:

1. Анализ текущих процессов и выявление «узких мест». При оценке процессов ответьте на следующие вопросы:

• Для чего необходим процесс?
• Сколько времени уходит у сотрудников на его выполнение?
• Возможна ли его оптимизация с помощью алгоритмов?

2. Определение целей автоматизации и выбор приоритетных задач. Отсутствие четкого понимания, что нужно улучшить, для чего выполняется внедрение специализированного софта сводит эффект от оптимизации к нулю. 

3. Выбор программного обеспечения. Один из важнейших этапов. Вы можете использовать готовое решение из представленного на рынке ассортимента или разработать собственную программу под конкретные процессы. При выборе системы учитываются разные критерии: простота интеграции, необходимость в поддержке и обновлениях, масштабируемость, функционал, возможности для настройки и интеграции и т.д. Главное, чтобы технология максимально соответствовала целям автоматизации и нуждам вашей компании. 

4. Внедрение, настройка и тестирование. Софт, интегрированный в операционную и управленческую деятельность компании должен работать без сбоев и ошибок. 

5. Обучение персонала. Настройте доступ для менеджеров, которые будут работать с системой. Обучите их основным функциям ПО. На этом этапе полезно регулярно собирать обратную связь для оперативного выявления вопросов и проблем, с которыми сталкиваются пользователи. 

6. Постоянная поддержка и модернизация. Важно на постоянной основе отслеживать изменения и обновления сервисов и программ для поддержания их актуальности, функциональности и стабильной работы.

Эффективная и продуманная до мелочей оптимизация бизнес-процессов — гарантия конкурентоспособности и успешного развития бизнеса. Для решения поставленных задач компании используют:

1. Искусственный интеллект и машинное обучение — обеспечивают автоматическое выполнение сложных задач, в том числе требующих анализа больших объектов данных. Например:

• чат-боты и виртуальные помощники для обслуживания клиентов, обработки поступающих запросов в режиме 24 на 7;
• ИИ выявляет и оценивает рыночные тренды, создает достоверные прогнозы, помогает принимать обоснованные управленческие решения.
• технологии машинного обучения отлично справляются с поиском “узких мест” в различных цепочках, предлагают пути для их устранения. 

2. Облачные решения для удаленного бизнеса — в данную группу технологий входит внушительный перечень систем и сервисов, позволяющих организовывать, управлять, контролировать, выполнять рабочие операции практически из любой точки земного шара. К тому же облачные решения позволяют компаниям масштабировать ресурсы по мере необходимости без значительных затрат на модернизацию инфраструктуры. 
3. Интеграцию с интернетом вещей (IoT) — подразумевает подключение к интернету физических устройств (датчиков, измерительного и другого оборудования), для сбора и обмена данными, осуществление “предсказательного обслуживания” — обнаружение потенциальных поломок, планирование ремонта, покупки нового оборудования. 
4. Технологии работы с большими данными (Big Data) — для ведения аналитики в режиме реального времени, принятия решений на основе актуальной информации, быстрой адаптации к меняющейся рыночной ситуации, предоставления персонализированных предложений клиентам, улучшения качества обслуживания и т.д. 

Также в настоящее время активно продвигается концепция гибридных подходов, сочетающая возможности автоматизации и человеческого вмешательства для получения наилучших результатов.

Автоматизация бизнес-процессов экономит время и деньги. И это факт, с которым вряд ли будут спорить даже владельцы небольшого бизнеса. Согласитесь, намного проще и удобнее настроить бот, который через мессенджер за 24 часа напомнит клиентам о записи на маникюр, родителям о необходимости внесения ежемесячной оплаты за курсы английского, чем заниматься этим самостоятельно. Что уж говорить о крупных компаниях. Автоматизация процессов обработки и выставления счетов к оплате, внедрение чатов для обслуживания покупателей, высвобождает время сотрудников для решения более сложных и важных задач, требующих личного общения и творческого подхода. К тому же, применение современных технологий способствует уменьшению дорогостоящих ошибок, вызванных человеческим факторов. Например, при вводе данных и их последующем анализе. 

Получить развернутую профессиональную консультацию и реальную помощь в подготовке и внедрении автоматизации бизнес-процессов вы можете у менеджеров компании “Деломатики”. Звоните — мы будем рады ответить на все ваши вопросы!