Сопровождение заседаний и совещаний
в автоматическом режиме – гарантия
оперативного исполнения принятых решений


При протоколировании совещаний в автоматическом режиме готовый документ создается сразу же в ходе заседания на базе утвержденного в организации его шаблона.

Как итог – оперативность исполнения задач, поставленных на совещании и возможность эффективного контроля за его ходом.

Сопровождение заседаний и совещаний в автоматическом режиме –
гарантия оперативного исполнения принятых решений

Какова бы ни была масштабность деятельности компании периодические совещания являются неотъемлемой частью ее работы. Именно на заседаниях подводятся итоги работы и намечаются стратегии дальнейшего развития.

Чтобы результативность проведенного совещания была максимальной необходимо качественное его протоколирование и сопровождение. Протокол отражает всю необходимую информацию, озвученную на заседании, и позволяет при необходимости обратиться к ней любому участнику совещания.

 

Проблемы при протоколировании совещаний

Как правило, ответственен за составление протокола секретарь. В его обязанности входит вносить в документ всю необходимую информацию. Причем протокол, составленный непосредственно на заседании, считается черновиком. Готовый документ появляется только по истечению трех дней после тщательного анализа и обработки.

Помимо протоколирования секретарь должен сопровождать совещания, т.е. составлять списки участников, иметь при себе и вовремя предоставлять тексты докладчикам и так далее.

Такой процесс связан с огромной бумажной волокитой. Всю необходимую документацию необходимо систематизировать и анализировать. А сам протокол требует определенных правил оформления. Поэтому помимо присутствия на самом мероприятии ответственного за протоколирование ждет немалая работа после.

Помимо бумажного канцеляризма протоколирование совещаний может быть связано со следующими проблемами:

1. Отсутствие данных в текущий момент, т.е. ознакомиться с содержанием протокола и использовать его в своей работе сразу не получится.

2. Влияние человеческого фактора, при котором из-за невнимательности, отвлекающих моментов и отставании в фиксировании данных в протоколе отражается не вся важная информация.

3. Некачественная звуко- или видеозапись, которая используется при протоколировании совещания может затруднить воспроизведение хода заседания. Как итог – потеря важных моментов, озвученных на мероприятии.

4. Отсутствие должной компетентности у ответственного за протоколирование, который может внести в документ незначительные высказывания и упустить важные моменты.

5. Оформление чистовика протокола с ошибками или с несоответствием требованиям.

 

Автоматизация сопровождения (протоколирования) совещаний

При протоколировании совещаний в автоматическом режиме готовый документ создается сразу же в ходе заседания на базе утвержденного в организации его шаблона. Согласование, подписание и ознакомление с документом происходит в электронном виде, что дает возможность сделать это непосредственно сразу же после совещания и в параллельном режиме. Как итог – оперативность исполнения задач, поставленных на совещании и возможность эффективного контроля за его ходом.

Автоматизация протоколирования совещаний позволяет полностью отказаться от бумажного сопровождения данного процесса, что значительно его ускоряет. Так, компьютеризация позволяет:

1. Подготавливать протокол сразу в электронном виде
Для этого имеется специально утвержденная в организации форма.

2. Рассылать готовый документ всем участникам совещания сразу после его завершения
Это позволяет сделать автоматическая рассылка документа в электронном виде по списку получателей, каждый из которых получает соответствующее уведомление.

3. Ознакомиться с протоколом в электронном формате
Это можно сделать сразу после окончания совещания.

4. Подписать протокол электронной подписью
Председатель совещания также после мероприятия получает электронное уведомление и может подписать документ электронной цифровой подписью.

5. Хранить протокол в электронном архиве
В архив документ поступает сразу же после его исполнения и хранится там в соответствии с установленными сроками хранения.

 

Внедрение в компанию

Внедрить автоматизацию протоколирования можно как собственными силами, используя программное обеспечение, инструкцию и руководство пользователя. А можно воспользоваться услугами профессионалов.

Проблемы при самостоятельном внедрении

К основным ошибкам при внедрении системы собственными силами относятся:

  1. Использование системы на 5-25% от ее возможностей из-за отсутствия о них должной информации.
  2. Массовая эксплуатация системы после обучения и применение ее техник на 10-35% по истечение определенного периода времени.
  3. Отсутствие со стороны сотрудников должного представления о работе системы.

Как наша компания может помочь

Наши специалисты решат все недочеты самостоятельного внедрения. Так, вы можете доверить нам:

  • разработку корпоративного стандарта документа и его внедрение;
  • помощь в настройке IT – системы с целью ее корректной работы;
  • обучение правильной работе с системой;
  • ознакомление сотрудников со всеми возможностями системы.

 

Результаты после внедрения

Автоматическая рассылка протокола всем участникам совещания позволит сократить расходы на картриджи и бумагу, так как подписать и ознакомиться с документом можно в автоматическом режиме, не заботясь о распечатывании документа.

Кроме того, автоматизация сопровождения заседаний:

снижает трудозатраты
и значительно экономит время;

дает членам совещания полную информационную базу
обо всех освещаемых вопросах
и принятых решениях в ходе их исполнения.

Бизнес-эффект от автоматизации протоколирования заключается в:

ускорении согласования
и подписания протокола
практически в 2-3 раза;

сокращении на 25-45%
числа невыполненных
поручений.

 

Почему именно наша компания

Воспользовавшись нашими услугами, вы получите современную и удобную в эксплуатацию систему информационной поддержки совещаний, включающую оперативный доступ к документу и возможность участия в заседаниях за счет удаленного доступа.

Мы гарантируем:

  1. Высокую скорость внедрения
  2. Полную защиту информации
  3. Отказ от печатных документов и избыточного функционала.

Наши специалисты проведут анализ бизнес-процессов компании,
учтут потребности и пожелания клиента и разработают на этой основе программный продукт,
позволяющий автоматизировать весь цикл проведения заседаний.

Оставить заявку

Оставьте ваши данные, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время