Практическая польза автоматизации документооборота на предприятии

Система электронного документооборота позволяет повысить эффективность работы персонала компании в несколько раз. Споры о том, кто и почему не передал информацию следующему звену, уходят в прошлое. СЭД наглядно показывает всю проделанную каждым сотрудником работу.

 

Что такое система
электронного документооборота

СЭД - это автоматизированная система, к которой подключаются практически все сотрудники фирмы для выполнения своих обязанностей и предоставления руководству компании отчетности о проделанной работе.

В СЭД отражаются все документы предприятия. По желанию компании может быть автоматизирована не вся деятельность, а только отдельные участки. Целесообразность подключения подразделений, отделов и конкретных сотрудников определяется, исходя из численности персонала, управленческой и организационной структур и других особенностей работы предприятия.

 

В каких случаях
целесообразно внедрение СЭД

Переход на электронный документооборот (ЭДО) - это не только избавление от множества бумаг, но и фиксирование ряда процессов, которые раньше никак не учитывались. Просьбы, устные распоряжения и передача информации для обработки также отражается в СЭД, что позволяет избежать конфликтов, недоразумений и бесполезной траты времени на выяснение спорных ситуаций. Автоматизация бизнес-процессов - это эффективное решение.

 

Когда стоит задуматься о приобретении СЭД:

  • На согласование действий между отдельными сотрудниками и подразделениями уходит слишком много времени. КПД работы персонала низкий.
  • Поиск информации в архиве затруднен из-за большого числа документов. Получить информацию быстро для принятия управленческих решений практически невозможно. Деятельность нередко просто блокируется из-за трудности найти необходимые документы. Поход в архив за одним документом часто занимает целый рабочий день. Особенно затруднен поиск необходимой информации среди текущей документации, которая еще не была должным образом разобрана и заархивирована.
  • В компании часто возникают конфликты из-за несогласованности. Разрешение противоречий требует сил, энергии и времени руководителей подразделений или отделов, но далеко не всегда дает результат. Если работа организована неправильно, наказывать сотрудников бесполезно. СЭД включает контрольный механизм, позволяющий свести человеческий фактор к минимуму.
  • Трудность в получении сводных данных. Чтобы подготовить отчет на основе сведений, отраженных на бумаге, требуется много времени. Сделать ту же работу с помощью электронной системы можно всего за несколько секунд. Только при обработке очень больших массивов информации и малой мощности компьютеров расчеты могут занять десятки минут (до часа). Но и в этом случае эффективность работы персонала почти не снижается, так как участие человека в процессе обработки данных минимально.
  • Постоянная корректировка планов, требующая внесения изменений в документацию, вносит серьезную путаницу в работу и увеличивает трудоемкость в разы. В бумажный документ нельзя внести больше 1-3 изменений, так как обилие зачеркиваний не даст возможности полноценно работать. Во многие документы вносить исправления просто нельзя. Поэтому в случае ошибки или необходимости изменения данных по объективным причинам приходится все переделывать. Поэтому даже работу небольшой компании необходимо автоматизировать.
Цели
внедрения ЭДО

Компании по разным причинам нуждаются в СЭД. Однако есть и общие задачи, решение которых необходимо всем:

Создание единой базы данных

Наличие информации в базе позволяет всегда иметь под руками необходимые сведения и подвергать их обработке. Эффективность БД во много зависит от конкретной системы, так как функциональные возможности продуктов заметно отличаются. Есть различия и в удобстве работы с ЭДО. Простота и понятность позволяют экономить время на обучении нового персонала, а также максимально быстро выполнять работу в системе опытным сотрудникам. Важны не только возможности продукта, но и качество их реализации. Интуитивно понятная система существенно упрощает работу компании. Она берет на себя часть организационных функций.

Создание простой и понятной учетной структуры документации

Для каждого предприятия разрабатывается своя, исходя из имеющихся потребностей.

Уменьшение риска утраты важных документов

Отсутствие небольшого авансового отчета или ведомости в период налоговой или другой проверки госорганов может привести к штрафным санкциям в десятки тысяч рублей. Автоматизация позволит быстро и правильно подготовить документ на замену, если случилось ЧП.

Повышение уровня дисциплины на предприятии

СЭД дает возможность всего за несколько минут оценить качество работы сотрудника. Это приводит к росту самоконтроля и ответственности персонала.

Упрощение поиска документов

Затраты времени существенно сокращаются, если вся необходимая для работы информация есть под руками. Экономится не только время сотрудника, который работает на данном участке, но и многих других, в обычных условиях вынужденных ждать, когда требуемая информация будет найдена.

Упрощение контроля руководством предприятия

а также руководителями звеньев, за исполнением распоряжений сотрудниками и исполнением ими своих функциональных обязанностей. С помощью СЭД в любой момент можно получить отклик от любого сотрудника. Чтобы увидеть часть проделанной работы, не придется даже выходить из кабинета. Хорошо организованная система дает возможность быстрого обзора деятельности всей компании. Необходимость в постоянных совещаниях отпадает. Многое из того, что обсуждается в ходе утренней планерки, просто видно в СЭД.

Повышение эффективности работы в целом

Увеличение скорости обработки документов ведет к уменьшению числа простоев даже тех сотрудников, которые обычно с документацией не работают, так как все в компании взаимосвязано.

Экономический эффект
от внедрения СЭД
  • Повышение эффективности документооборота Утрата внутреннего документа станет редкостью. Сотрудникам часто даже не придется просить друг друга дать необходимую информацию, так как все требуемые данные в грамотно организованной СЭД находятся в общем доступе. При этом функционал системы позволяет закрывать информацию от работников, которые не должны иметь к ней доступа. Возможность редактирования данных также доступна не всем.
  • Повышение производительности труда всего персонала и в первую очередь сотрудников, работающих с документацией. Работники будут больше заниматься полезными делами и меньше формальными. Уход значительной части рутинной работы обычно не только экономит время, но и способствует росту творческого потенциала. Работники начинают заниматься полезным делом, так как формальная часть сжимается. Нередко после внедрения СЭД следует сокращение персонала, так как объем работы сокращается.
  • Уменьшение времени на обработку документов также ведет к повышению эффективности работы компании. Сокращение временных затрат обеспечивается за счет электронного согласования, возможности быстрого поиска информации в БД, отсутствия необходимости компилировать данные вручную и т.п. Установив СЭД, не нужно подолгу ждать в приемной, когда освободится директор. Не нужно суммировать расходы на калькуляторе. Не требуется по несколько раз бегать в соседний отдел за данными. Нет нужды подолгу перекладывать объемные папки в архиве.
  • Экономия на бумажных носителях Большие компании окупают приобретение электронной системы всего за 6 месяцев только за счет экономии на бумаге, тонере для принтеров и сканеров, ремонтах указанной техники и других сопутствующих расходах.

Полностью перейти на безбумажные технологии невозможно, но даже двукратное уменьшение печатных документов дает хорошо заметный экономический эффект. С появлением СЭД меняется вся система управления на предприятии.

Распределение обязанностей между сотрудниками можно проводить прямо в системе. Здесь же указывается ответственный работник и срок исполнения. Все просто и наглядно. С появлением ЭДО руководителю не приходится тратить время на записывание всех распоряжений и, затем, поиск информации. В системе все пометки находятся рядом с документом. Их легко найти, чтобы проконтролировать работу. Очевидно, что с ростом прозрачности растет производительность труда в организации.

 

Трудности, с которыми сталкивается компания
при внедрении СЭД

Качественно реализовать СЭД, состоящую из множества самостоятельных АРМ (автоматизированных рабочих мест), могут только профессионалы. Сделать это собственными силами с помощью мессенджеров и комплекта Майкрософт Офис невозможно на должном уровне. Кроме того, создание, даже простенькой СЭД, довольно трудоемкая работа.

Важно: процесс внедрения также должен включать оптимизацию работы компании, что доступно только специалистам. Иначе ЭДО может усложнить работу, а не облегчить.

Основная проблема внедрения системы - необходимость адаптации сотрудников. Старшая возрастная группа при этом нередко сопротивляется новому подходу, так как не обладает необходимой гибкостью. На этом этапе нужно проявить терпение. Если ЭДО выбрана правильно, то работать в ней будет легко. С такой задачей справится любой пожилой человек, который научился пользоваться социальными сетями.

Если уровень компьютеризации на предприятии низкий, то внедрение СЭД потребует дополнительных затрат на покупку техники. Вложения окупятся. Однако на начальном этапе расходы могут иметь место.

 

Этапы
внедрения системы

Стандартный процесс внедрения СЭД состоит из следующих этапов:

  1. Анализ существующей управленческой структуры и системы документооборота на предприятии.
  2. Разработка проекта. Проектирование решения, предполагает постановку целей, задач, установку связей между ними и подготовку готовой структуры системы.
  3. Непосредственная разработка СЭД. На этом этапе также выполняется настройка системы для реализации на конкретном предприятии и тестирование продукта. Процесс сопровождается подготовкой техдокументации.
  4. Запуск.
Почему стоит
выбрать нас

Мы предлагаем решения, которые:

  • Позволяют оптимизировать работу предприятия.
  • Способствуют росту и развитию компании.
  • Ведут к пятикратному сокращению затрат времени на работу с документами, включая подготовку и согласование.
  • Позволяют повысить КПД работы персонала на 15-20%.
  • Способствуют взаимозаменяемости сотрудников.
  • Дают возможность свести к минимуму проблемы, связанные с трудностью поиска документов и их утрате.
  • Обеспечивают максимально быстрый доступ к любым данным и документам предприятия.
  • Обеспечивают легкость доступа к данным компании из дома, кафе, где идут переговоры, и других мест. Доступ к СЭД компании возможен не только с ноутбука или стационарного компьютера, но и со смартфона. Для удаленной работы используется специальное мобильное приложение, обеспечивающее удобное размещение данных на небольшом экране телефона.

Автоматизация документооборота важная составляющая повышения уровня конкурентоспособности компании. Не откладывайте позитивные изменения, способные вывести ваш бизнес на новый уровень. Обращайтесь!

Оставить заявку

Оставьте ваши данные, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время