Управление задачами: эффективное взаимодействие с сотрудниками = получение максимального результата

Получение прибыли, как главный результат работы любой компании, невозможно без эффективного использования трудовых ресурсов. Причем здесь речь идет не только о постановке задач сотрудникам, но и грамотного контроля за их выполнением.

Не всегда в предпринимательской деятельности результаты оправдывают свои ожидания. Во многом проблема связана с неумением руководителя правильно ставить задачи перед подчиненными. Сотрудники просто не понимают, что от них хотят, а руководитель винит их в безответственности и некомпетентности.

Многие руководители пытаются решить проблему массовым сокращением «нерадивых» сотрудников. Но это не является лучшим вариантом, т.к. может привести к тому, что на плечи оставшегося персонала ляжет неподъемный груз, который тоже не сможет привести к планируемому результату.

Организовать бизнес должным образом, при котором заказы будут поставляться в срок и снизится количество недовольных клиентов, поможет внедрение системы управления задачами.

Управление задачами представляет собой процесс постановки поручений как себе, так и исполнителям с промежуточным и итоговым контролем за их выполнением. Каждая задача – это очередной шаг для достижения целей компании. Поэтому важно, чтобы каждая из них выполнялась качественно и в срок.

 

С какими проблемами сталкиваются предприниматели,
работая «по старинке»

В ходе предпринимательской деятельности могут меняться важность, приоритеты, сроки поручений и даже сами поручения. В случае отсутствия системы управления задачами эта часть работы, и так забирающая много сил и времени, усложняется в многократном объеме.

Получение прибыли, как главный результат работы любой компании, невозможно без эффективного использования трудовых ресурсов. Причем здесь речь идет не только о постановке задач сотрудникам, но и грамотного контроля за их выполнением.

Неэффективное управление поставленными поручениями может привести к таким проблемам:

  1. Невыполнение запросов сотрудников других подразделений или клиентов компании.
  2. Постоянная потеря важной информации.
  3. Отсутствие прозрачности и наглядности выполнения работ.
  4. Нерациональный расход рабочего времени менеджерами, занятыми управлением.

 

Почему нужна система
для управления задачами

Внедрение системы для управления преследует следующие цели:

Оценка соответствия
текущего спектра задач числу
имеющихся сотрудников.

Оптимальное
распределение поручений
между сотрудниками.

Контроль
скорости выполнения
определенных задач.

Мониторинг
эффективности деятельности
каждого сотрудника.

Система управления задачами помогает с точностью фиксировать все поручения с последующей оценкой их эффективности. При достаточно крупном предприятии сделать это только за счет собственной головы очень проблематично.

 

Автоматизация
управления задачами

Автоматизация управления задачами позволяет четко распределить обязанности, повышая тем самым степень ответственности каждого сотрудника и эффективность работы всей компании.

Существуют различные типы программного обеспечения для управления проектами:

  1. Локальные, находящиеся в ведение пользователя и позволяющие сохранять информацию для дальнейшего хранения на ПК.
  2. Программы на базе облачного веб-интерфейса, доступ к которому возможен за счет браузера.
  3. Однопользовательские, применяемые как персональные.
  4. Многопользовательские, предназначенные для координации нескольких пользователей.

Автоматические системы управления задачами должны удовлетворять следующим требованиям:

понятный и простой интерфейс
с минимумом настроек

несложный
функционал

«облачность»

синхронизация

возможность работы
в команде

приложение
под iOS и Android

В настоящее время известно множество программных продуктов, имеющих как свои достоинства, так и недостатки.

 

Как программы для управления задач
могут облегчить работу

Руководители, которые стали применять программы для управления задачами, получили значительную экономию времени.

Они стали обладателем инструмента, позволяющим управлять бизнес-процессами и контролировать работу каждого сотрудника. Это позволило оперативно реагировать на недочеты в работе и корректировать их в ходе выполнения. Как результат – оптимизация взаимодействия сотрудников, направленная на получения максимального результата.

Программа для управления проектами позволяет управлять и совместно работать с удаленными сотрудниками, находящимся в другом филиале или командировке.

Автоматизация управления задачами позволяет руководителю осуществлять взаимодействие между подразделениями, назначать ответственных, управлять проектами и разрабатывать системы мотивации сотрудников всего за счет нескольких кликов мыши.

 

Внедрение системы
для управления задачами

Алгоритм работы с поручениями в системе состоит из следующих этапов:

  • постановка задачи с указанием ее автора, исполнителя и контролера;
  • определение сроков ее выполнения;
  • выполнение поручения с фиксацией ее завершения в программе;
  • оценка полноты и корректности выполненной задачи;
  • уведомление автора о завершении работы.

Программа позволяет видеть трудозатраты по каждому работнику и следить за эффективностью его деятельности. По ходу выполнения поручения каждый участник может вносить комментарии в систему и отслеживать любые внесенные изменения.

В ходе работы все участники процесса могут обмениваться сообщениями. Всю историю по задаче программа сохраняет и позволяет обратиться к ней в любое время.

Комплексная система управления проектами необходима:

Руководителю

для оценки работы подразделений и отдельно взятого сотрудника – система позволяет ему видеть общую картину по компании, поручения, стоящие перед сотрудниками и ход выполнения ими той или иной работы;

Начальникам подразделений

для контроля за выполнением поставленных перед данным отделом поручений;

Каждому сотруднику

для планирования собственного рабочего времени за счет того, что он видит, что ему требуется сделать.

Почему внедрение таких систем в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области

Только грамотные специалисты смогут корректно оценить масштабы работы и внедрить системы управления задачами только в те сферы, где они действительно нужны. Также они могут посоветовать и самостоятельно внедрить, тратя на процесс гораздо меньше времени, чем если бы это сделал сам руководитель, наиболее оптимальное программное обеспечение для конкретной компании. Обучить сотрудников у квалифицированных специалистов также получится лучше и быстрее, чем у самого руководителя.

 

Результаты
после внедрения

К основным результатам после внедрения можно отнести:

  1. Единообразное управление поручениями, информацией и документами
    Все задачи сортируются и хранятся в соответствии с имеющимися приоритетами, ресурсами и сроками.
  2. Получение полного доступа к поручениям
    Каждый сотрудник, уполномоченный выполнять данную задачу, имеет к ней доступ. Он видит сроки начала и завершения задачи, всю необходимую документальную базу, групповые обсуждения по ней.
  3. Оптимальное взаимодействие

Автоматизация управления поручениями дает возможность совместной работы, включающей обмен документами, групповые дискуссии и прочее.

 

Как наша компания
может помочь

Техническая сложность автоматизации управления проектами состоит в ее соответствии стилю и модели управления, присущих той или иной компании. Наши сотрудники предложит именно то программное обеспечение, которое будет учитывать все особенности политики управления персоналом именно в вашей компании. Это является ключевым моментом автоматизации.

Также мы дадим возможность:

  • получать отчеты и узнавать о статусе задач в режиме реального времени;
  • улучшить командную работу между всеми сотрудниками вашей компании.
Почему
именно наша компания

Обращение в нашу компанию гарантирует оптимальное, оперативное и качественное решение для Вашего бизнеса. Хотите, чтобы ваши сотрудники наконец поняли, что вы от них хотите и стали работать только на результат. Автоматизируйте управление задачами вместе с нами!

Оставить заявку

Оставьте ваши данные, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время