Управление финансовыми и бухгалтерскими документами – гарантия стабильности и процветания

Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства.

Финансовый и бухгалтерский учет должен вестись в каждой компании. В противном случае руководителя ждут немалые штрафы. Как и любое структурное подразделение бухгалтерия и финансовый отдел имеют свое делопроизводство, обеспечивающее оптимальную обработку документации. Грамотное ведение бухгалтерского и финансового делопроизводства не только сокращает возможные риски, но и способствует контролю за деятельностью организации.

Почему важно, правильно вести документооборот
по финансам и бухгалтерии

Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства. Многие производственные показатели зависят от степени налаженности данного процесса.

Грамотное ведение документооборота по финансам и бухгалтерии позволяет не утонуть в массе бумаг и быть уверенным в том, что:

  • оригинал документа найдется быстро;
  • указанные данные в нем соответствуют действительности;
  • в нем присутствуют все необходимые подписи;
  • документ попадает строго по месту назначения.

Налаженная система финансового документооборота ведет к достижению следующих целей:

  1. Оперативное движение документальных потоков.
  2. Организованность передвижения документа внутри компании.
  3. Бесперебойность в работе финансового и бухгалтерского отделов.
  4. Рациональное и обдуманное принятие управленческих решений

 

С какими проблемами может столкнуться владелец компании,
если работать «по старинке»

Финансовая документация составляет основную часть документооборота компании. Договора, счета-фактуры, платежные документы и прочая документация ежедневно циркулирует между подразделениями. При ведении документооборота в бумажном виде организация может столкнуться со следующими проблемами:

Длительный процесс согласования документов

Особенно это касается договорной ее части. Как правило, помимо бухгалтерской службы договор, требующий согласования, должен побывать как минимум у руководителя и юридического отдела. Если какой-то из сотрудников задержится с рассмотрением документа или забудет его на столе, уйдя в отпуск, то это чревато существенными материальными потерями от упущенной выгоды или нежеланием контрагента продолжать сотрудничество.

Трудности с получением сводной информации

Разброс документов по сотрудникам и отделам затрудняет контроль за их движением и получение информации по их текущему статусу.

Потери во времени

Обработка документов вручную занимает колоссальную долю рабочего времени. Зачастую нужную информацию сотрудники записывают на листочках. Это чревато, в случае потери информационного источника, задержкой в передаче нужных сведений или проблемами с оформлением документов.

Затруднен поиск документов

Много времени тратится на поиск конкретного документа в архиве.

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов
может помочь в работе финансового и бухгалтерского отдела

Автоматизация документооборота бухгалтерского и финансового отдела значительно упрощает и оптимизирует процесс. Особенность финансовых документов в том, что они движутся по определенному маршруту, связанному с согласованием, подписанием, регистрированием, отправкой и хранением.

На сегодняшний день уже многие компании перешли на ведение бухгалтерии в специализированных учетных системах. Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими системами позволит решит множество задач, среди которых:

1. Упрощенное согласование
Автоматизированный процесс согласования документов позволяет рассматривать и подписывать источник утверждения в электронном виде, давая возможность остальным участникам процесса видеть ход прохождения документа, давать необходимые рецензии и прочее.

2. Сохранность первичной документации
Электронные архивы не только обеспечивают полную сохранность всей документации, но и дают возможность быстрого поиска нужного документа.

3. Удобная регистрация
С электронным документооборотом вся документация будет зарегистрирована должным образом. Можно всегда по номеру найти дату поступления того или иного документа, а также выделить наиболее значимые дела в отдельную папку.

4. Оперативный обмен документацией
Автоматизация делопроизводства значительно упростит работу крупных компаний, позволяя электронно обмениваться документами между филиалами.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота для финансово-бухгалтерского отдела – это:

  • единая рабочая база для всех сотрудников с возможностью обмена рабочей документацией;
  • удобная система отчетности;
  • быстрый поиск информации.

Все это делает работу финансового-бухгалтерского отдела еще оперативнее и продуктивнее, что влияет, в конечном счете, на деятельность всего предприятия.

 

Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области

Самостоятельное внедрение такой системы может быть сопряжено с рядом проблем, связанных с недостаточной компетентностью штатных сотрудников в этой области и излишней тратой рабочего времени.

Высококвалифицированные специалисты:

проведут комплексный анализ,
связанный с движением финансового
документооборота на конкретном предприятии;

проведут беседу с заказчиком
с целью выявления его потребностей
и предпочтений;

на основании полученных данных разработают план действий, имеющий своей целью усовершенствование и оптимизацию документооборота;

подберут соответствующее программное
обеспечение и, при необходимости,
дополнительное оборудование;

оперативно и качественно внедрят систему,
настроят ее и проведут соответствующее
тестирование;

проведут обучение
с сотрудниками
компании;

окажут дальнейшее сопровождение по эксплуатации программы, включающее техническую поддержку и, при необходимости, обновление и доработку.

Специалисты со стороны – это полная адаптация системы под бизнес заказчика,
ее проверенная надежность и оперативная доработка.

 

Результаты
после внедрения

Внедрение автоматизированной системы позволяет упорядочить работу с финансовым документооборотом, давая возможность:

Руководителю

  • организовать надежное хранение документов;
  • повысить полноту и сократить время сбора документации;
  • снизить затраты рабочего времени на поиск нужных сведений;
  • сократить издержки на ксерокопирование;
  • повысить производительность труда сотрудников.

Работникам финансовой и бухгалтерской службы

  • следить за наличием оригиналов документов;
  • контролировать сроки их получения;
  • экономить время, необходимое для подготовки документации
    и предоставления их в соответствующие структуры по запросам;
  • ускорить процесс подготовки документации для передачи в архив или на уничтожение.

Для сотрудников, косвенно работающих с финансовой документацией
(юристы, руководители проектов, отдел продаж и прочее)

  • получать доступ к электронным документам, в том числе первичной документации;
  • работать со сведениями в удобном режиме с отсутствием необходимости в запрашивании
    необходимых оригиналов и их ксерокопировании.
Как наша компания
может помочь

Наша компания предоставит всех необходимых специалистов для внедрения системы автоматизации: программистов, разработчиков, консультантов, аналитиков. Комплексная работа поможет внедрить систему с получением максимально выгодного результата за счет полной оптимизации процесса работа с документацией.

Воспользовавшись нашими услугами, вы получите не только надежную базу данных с правом хранения документов, но и возможность совершать с ними все операции, необходимые для полноценного управления бухгалтерским и финансовым учетом.

 

Почему именно
наша компания

Обращение к нам гарантирует:

  1. Сотрудничество с опытным и квалифицированным партнером.
  2. Консультирование на всех этапах взаимодействия.
  3. Оптимальные условия по ценам и срокам выполнения работ.

Хотите эффективно управлять финансовыми и бухгалтерскими документами?
Обращайтесь к нам!

Оставить заявку

Оставьте ваши данные, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время