Бизнес-процессы в компании – проблемы и выгоды внедрения

Наверняка те из вас, кто работал на предприятии, сталкивались с различными производственными или служебными процессами, которые имели одну общую особенность.

Их выполнение каждый раз происходило по одной и той же схеме. Чтобы максимально упростить и минимизировать рутинные действия, были придуманы бизнес-процессы.

Рассмотрим, как успешно внедрять их в компании, чтобы повысить прибыль, эффективность и качество работы.

Для чего нужно внедрение на предприятии
бизнес-процессов (БП)

Для автоматизации, стандартизации и формализации подобных повторяющихся однообразных действий в организациях начали внедрять бизнес-процессы, с помощью которых можно сэкономить рабочее время, нервы и силы сотрудников предприятия. Что в дальнейшем может привести к росту производительности и умножению доходов компании.

Для этого разрабатывается специальная дорожная карта для перевода всей деятельности компании на процессно-ориентированные принципы. Дорожная карта представляет собой пошаговое руководство по проектированию внедрения процессной ориентации, применительно к данной компании.

Внедрение бизнес-процессов на предприятии сводится к тому, что для повторяющихся операций разрабатываются общие стандарты и алгоритмы действий, точно следуя которым, любой сотрудник никогда не допускает досадных ошибок, экономит рабочее время и получает на выходе готовый продукт своей деятельности.

Можно проиллюстрировать работу внедренного БП на довольно простом примере. Как отделу кадров произвести поиск нового сотрудника?

Порядок шагов, описанный бизнес-процессом, таков:

  1. Рассмотреть резюме соискателя, если не подходит – отказать, если подходит – направить ему приглашение на собеседование;
  2. Провести собеседование, если не подойдет – отказать, если подойдет, то пригласить на второе собеседование.

И так далее...

И так с каждым претендентом. Тем, кто знаком с программированием и составлением блок-схем, описание этого БП напомнит условный переход «если... то...».

При создании описания бизнес-процесса профессионалы пользуются специальными нотациями – они немного схожи с синтаксисом языков программирования. Самые распространенные системы нотаций это BPMN, IDEF0, EPC.

 

Как следует
внедрять БП

Продолжая тему внедрения БП, можно привести такой пример. Сотруднику необходимо оформить отпуск, он пишет заявление, которое, после одобрения со стороны руководства, направляется в отдел кадров, где оформляется соответствующий приказ. Далее этот приказ подписывается руководителем и поступает в бухгалтерию для расчета отпускных денег.

Такой подход к работе крайне неэффективен, так как из-за простого оформления отпуска работник теряет время и постоянно отвлекается от выполнения своих прямых обязанностей. После перестройки деятельности фирмы на процессно-ориентированную основу и реструктуризации такое простое действие, как оформление отпуска и не только оно уже будет происходить автоматически.

Начальные этапы внедрения процессного подхода происходят так:

  1. Выявляются процессы, требующие особого управления;
  2. Устанавливается точная последовательность и критерии результативности для каждого процесса;
  3. Выполняется анализ и наблюдение за выполнением действий;
  4. Назначается оптимальный комплекс мероприятий для реализации запланированного БП.

Выполнение этих действий предшествует внедрению процессного подхода.

 

Основные проблемы предпринимателей
без четкого понимания бизнес-процессов

Благодаря принципиально новым идеям становится возможным максимально автоматизировать работу и внедрить в процесс использование информационных систем. Но это совсем не значит, что посредством бизнес-процессов можно описывать лишь те действия, которые связаны с применением IT-технологий. Для эффективных БП важна организация работы структуры всего предприятия, а не только автоматизация каких-либо операций.

Так как на большинстве предприятий все еще действует старая схема взаимоотношений между сотрудниками, предполагающая подчинение по вертикали, а работу лишь в горизонтальной плоскости, то в данном случае построить правильный бизнес-процесс просто не удастся. Проблемы будут возникать во взаимоотношениях между отделами, а также на уровнях «начальник-подчиненный».

Например, бизнес-стратегия «повысить доход», спущенная от руководства вниз по вертикали без учета всех факторов, будет обязательно восприниматься по-разному двумя отделениями торговой фирмы.

Отдел продаж будет делать это за счет увеличения ассортимента товаров для привлечения покупателей. А отдел закупок будет снижать расходы на приобретение, сужая ассортимент в угоду увеличению оптовых партий для того, чтобы получить существенную скидку от поставщиков. Неизбежно возникает конфликт между двумя службами, где одна сторона заинтересована в расширении ассортимента, а другая – в его уменьшении.

Главная ошибка руководителя фирмы в построении бизнес-процесса сводится к тому, что он не допускает матричной схемы управления. Согласно этому подходу, каждый участник бизнес-процесса, помимо подчинения своему непосредственному начальнику, подчиняется и руководителю данного бизнес-процесса. Это в несколько раз повышает эффективность работы, так как сотрудник полнее и продуктивнее участвует в исполнении задачи.

Кроме этого, в процесс модернизации обязательно должны вовлекаться все участники. Это дает преимущество в сравнении со старым методом, когда пара-тройка руководителей решала за всю команду, как им работать. Авторитарный подход к управлению сделает описание процесса лишь формальным, без фактических плюсов для самих сотрудников.

Еще одна распространенная ошибка среди предпринимателей, которые нечетко воспринимают работу БП. Почему-то некоторые бизнесмены полагают, что сразу после введения новой системы управления обязательно должна резко вырасти прибыль их фирмы. Непосредственный доход, как, например, от продажи продукции, некоторые процессы не дают, они лишь повышают результативность труда работников, давая возможность для увеличения производительности. Это средство, а не панацея.

 

Почему внедрение и автоматизация БП
помогут выйти на новый уровень

Для ответа на этот вопрос, следует вспомнить пример из не такого уж давнего прошлого.

Раньше получение заработной платы было сопряжено с рядом довольно неприятных и утомительных действий – сначала нужно было разузнать, дают ли зарплату, потом выстоять длинную очередь, подписать все ведомости и лишь потом положить в карман долгожданные денежки. На это иногда уходила половина рабочего дня.

Теперь чаще всего все эти нудные операции сводятся к мгновенному зачислению денег на пластиковую карту.

Это лишь малая толика выгоды, которую можно иметь, используя автоматизацию систем управления.

Всего таких систем несколько, вот самые распространенные из них:

  • CRM (Customer Relationship Management) – с ее помощью можно управлять и регулировать взаимоотношения с клиентами;
  • ERP (Enterprise Resource Planning) – осуществляет планирование ресурсов компании;
  • BPM (Business process management) – общая концепция управления с помощью бизнес-процессов.

Все они похожи по своей структуре, подразумевающей начальный ввод данных, их обработку и вывод нужной пользователю информации. Сфера применения систем автоматизации очень широка – от анализа продаж до составления смет.

Применение систем автоматизации в БП позволит:

  • упростить выполнение трудоемких задач;
  • всегда иметь под рукой необходимую информацию;
  • облегчить или снять некоторые рутинные процессы.

С привлечением новых технологий в ведении бизнес-процессов любой руководитель сможет взять под полный контроль работу всего предприятия и облегчить труд своих подчиненных.

 

Цель внедрения
бизнес-процессов

Для различных организаций цели внедрения БП бывают различными. Чаще всего это зависит от направления деятельности и количества рабочего персонала.

Для небольшой фирмы (примерно на сотню сотрудников) цели моделирования бизнес-процессов могут быть следующими:

  • регламентирование и систематизация ключевых аспектов работы – управление, финансы, поставки, сбыт и т. д.;
  • разграничение сферы ответственности каждого работника;
  • обучение работать по матричной процессной схеме с целью улучшения качества деятельности;
  • автоматизация процессов.

В организации средних масштабов (от 100 до 1000 работников) цели введения бизнес-процессов подобны перечисленным выше, плюс добавляются еще несколько функций:

  • стыковка и налаживание процессных входов и выходов с целью оптимизации работы различных структур;
  • централизация и последующее тиражирование (в подразделения) процессных стандартов;
  • периодическая ре-регламентация, инструктирование и обучение персонала.

Для крупной фирмы, где работают свыше 1000 человек, цели моделирования БП существенно увеличиваются, и добавляется еще ряд приоритетных направлений:

  • оптимизация и формализация описания процессов для многоуровневой системы;
  • использование баз данных и централизованное хранение процессных моделей;
  • автоматизация создания инструкций, регламентов, методик и других шаблонов документов, описывающих выполнение процесса;
  • формирование отчетности;
  • анализ возможной реструктуризации, подсчет рисков;
  • подбор и обучение персонала, вовлечение в процесс руководства.

Все описанные выше цели внедрения новой модели управления на предприятии ведут к одному результату – улучшению деятельности всей организации.

 

Этапы внедрения
и автоматизации БП

Проект внедрения процессно-ориентированной структуры на предприятии состоит из нескольких этапов:

  1. Определение основной стратегии – фиксируются долгосрочные цели и направления деятельности компании;
  2. Описание организационной концепции – составление карты процессов верхнего и нижнего уровней, описание функций центров ответственности;
  3. Анализ организационной структуры предприятия – уточнение функции каждого подразделения, составление схем структурных подразделений и концептуальное описание их деятельности;
  4. Идентификация – составляется спецификация, содержащая название и краткое описание процесса, список клиентов – лиц или организаций, пользующихся результатом процесса, основные цели, результат, показатели, ресурсы, а также список поставщиков, исполнителей и владельцев процесса;
  5. Составление списка должностных обязанностей и рабочих функций сотрудников;
  6. Определение степени компетенции каждого работника, вовлеченного в процесс;
  7. Описание профиля должности, состоящее из знаний, навыков, личных качеств и обязанностей.

Данные семь этапов составления «дорожной карты» любого БП для его проектирования и внедрения применяются специалистами повсеместно. Схематическое изображение составления карты бизнес-процессов можно увидеть на рисунке.

 

Этапы внедрения
и автоматизации БП

Внедрение процессного подхода в работу предприятия способствует достижению ощутимых результатов в следующих положительных направлениях:

  • руководство принимает решения, основанные на анализе и цифрах, а не на «чуйке»;
  • согласование новых проектов и решений происходит в 5 раз быстрее;
  • менеджеры заняты продвижением бизнес-идей, а не постоянным исправлением кризисных ситуаций, следовательно, на 50% уменьшается количество авралов, сбоев и нарушения сроков;
  • сотрудники работают на основе регламентов, а не на основе спонтанных приказаний, поэтому их производительность увеличивается на 20%;
  • любая перемена в работе сразу же подвергается анализу и корректировке;
  • благодаря четкому описанию бизнес-процессов улучшается прибыльность всего предприятия, и окупаемость вложений составит всего полгода.

Изучив вышеизложенное, можно сделать вывод, что внедрение и автоматизация БП помогут добиться реального роста прибылей, сокращения издержек и повышения качества деятельности.

 

Преимущества работы
с нашей компанией

Отдавая проектирование и реализацию бизнес-процессов вашей организации в наши руки, вы получите сразу несколько ощутимых плюсов:

  • упорядочивание задач понизит количество рутинной работы;
  • мгновенный доступ к информации обоснует ускорение принятия решений руководством фирмы;
  • на предприятии будет действовать единое информационное пространство, а данные будут храниться централизованно;
  • благодаря созданию общего информационного поля снизится количество ошибок, возникающих при обработке и передаче данных;
  • будет организован полный контроль исполнительской дисциплины в режиме реального времени.

Если вам хорошо знакомы проблемы работы во внештатных ситуациях из-за постоянных организационных конфликтов и непредсказуемости в достижении запланированных результатов, то вам следует задуматься о внедрении бизнес-процессов в управление компанией.

Не теряйте драгоценное время – обращайтесь к нам,
мы поможем решить все организационные задачи быстро и профессионально!

Оставить заявку

Оставьте ваши данные, и наш менеджер свяжется с вами в ближайшее время