Управление финансовыми и бухгалтерскими документами
гарантия стабильности и процветания
Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства.
Финансовый и бухгалтерский учет должен вестись в каждой компании. В противном случае руководителя ждут немалые штрафы. Как и любое структурное подразделение бухгалтерия и финансовый отдел имеют свое делопроизводство, обеспечивающее оптимальную обработку документации. Грамотное ведение бухгалтерского и финансового делопроизводства не только сокращает возможные риски, но и способствует контролю за деятельностью организации.
Почему важно, правильно вести документооборот по финансам и бухгалтерии

Правильно организованный учет и ведение финансового документооборота позволяет компании изыскивать резервы для постоянного увеличения прибыли и не тратить понапрасну денежные средства. Многие производственные показатели зависят от степени налаженности данного процесса.

Грамотное ведение документооборота по финансам и бухгалтерии позволяет не утонуть в массе бумаг и быть уверенным в том, что:
  • оригинал документа найдется быстро
  • указанные данные в нем соответствуют действительности
  • в нем присутствуют все необходимые подписи
  • документ попадает строго по месту назначения
Налаженная система финансового документооборота ведет к достижению следующих целей:
  • Оперативное движение документальных потоков
  • Организованность передвижения документа внутри компании
  • Бесперебойность в работе финансового и бухгалтерского отделов
  • Рациональное и обдуманное принятие управленческих решений
С какими проблемами может столкнуться владелец компании, если работать «по старинке»

Финансовая документация составляет основную часть документооборота компании. Договора, счета-фактуры, платежные документы и прочая документация ежедневно циркулирует между подразделениями.
При ведении документооборота в бумажном виде организация может столкнуться со следующими проблемами:

  • Длительный процесс согласования документов

    Особенно это касается договорной ее части. Как правило, помимо бухгалтерской службы договор, требующий согласования, должен побывать как минимум у руководителя и юридического отдела. Если какой-то из сотрудников задержится с рассмотрением документа или забудет его на столе, уйдя в отпуск, то это чревато существенными материальными потерями от упущенной выгоды или нежеланием контрагента продолжать сотрудничество.

  • Трудности с получением сводной информации

    Разброс документов по сотрудникам и отделам затрудняет контроль за их движением и получение информации по их текущему статусу.

  • Потери во времени

    Обработка документов вручную занимает колоссальную долю рабочего времени. Зачастую нужную информацию сотрудники записывают на листочках. Это чревато, в случае потери информационного источника, задержкой в передаче нужных сведений или проблемами с оформлением документов.

  • Затруднен поиск документов

    Много времени тратится на поиск конкретного документа в архиве.

Как внедрение ЭДО и автоматизация бизнес-процессов может помочь в работе финансового и бухгалтерского отдела
Автоматизация документооборота бухгалтерского и финансового отдела значительно упрощает и оптимизирует процесс. Особенность финансовых документов в том, что они движутся по определенному маршруту, связанному с согласованием, подписанием, регистрированием, отправкой и хранением.
На сегодняшний день уже многие компании перешли на ведение бухгалтерии в специализированных учетных системах. Интеграция электронного документооборота с бухгалтерскими системами позволит решит множество задач, среди которых:
  • Упрощенное согласование

    Автоматизированный процесс согласования документов позволяет рассматривать и подписывать источник утверждения в электронном виде, давая возможность остальным участникам процесса видеть ход прохождения документа, давать необходимые рецензии и прочее.

  • Сохранность первичной документации

    Электронные архивы не только обеспечивают полную сохранность всей документации, но и дают возможность быстрого поиска нужного документа.

  • Удобная регистрация

    С электронным документооборотом вся документация будет зарегистрирована должным образом. Можно всегда по номеру найти дату поступления того или иного документа, а также выделить наиболее значимые дела в отдельную папку.

  • Оперативный обмен документацией

    Автоматизация делопроизводства значительно упростит работу крупных компаний, позволяя электронно обмениваться документами между филиалами.

Кроме того, автоматизация бизнес-процессов и внедрение электронного документооборота для финансово-бухгалтерского отдела – это:

  • единая рабочая база для всех сотрудников с возможностью обмена рабочей документацией

  • удобная система отчетности
  • быстрый поиск информации
Все это делает работу финансового-бухгалтерского отдела еще оперативнее и продуктивнее, что влияет, в конечном счете, на деятельность всего предприятия.
Почему внедрение такой системы в компанию или на предприятие
стоит доверить специалистам в этой области
Самостоятельное внедрение такой системы может быть сопряжено с рядом проблем, связанных с недостаточной компетентностью штатных сотрудников в этой области и излишней тратой рабочего времени.
Высококвалифицированные специалисты:

проведут комплексный анализ, связанный с движением финансового документооборота на конкретном предприятии

проведут беседу с заказчиком с целью выявления его потребностей и предпочтений
проведут обучение с сотрудниками компании
подберут соответствующее программное обеспечение и, при необходимости, дополнительное оборудование
оперативно и качественно внедрят систему, настроят ее и проведут соответствующее тестирование
на основании полученных данных разработают план действий, имеющий своей целью усовершенствование и оптимизацию документооборота
окажут дальнейшее сопровождение по эксплуатации программы, включающее техническую поддержку и, при необходимости, обновление и доработку

Специалисты со стороны – это полная адаптация системы под бизнес заказчика, ее проверенная надежность и оперативная доработка.

Результаты после внедрения
Руководителю
  • организовать надежное хранение документов
  • повысить полноту и сократить время сбора документации
  • снизить затраты рабочего времени на поиск нужных сведений
  • сократить издержки на ксерокопирование
  • повысить производительность труда сотрудников
Работникам финансовой и бухгалтерской службы
  • следить за наличием оригиналов документов
  • контролировать сроки их получения
  • экономить время, необходимое для подготовки документации и предоставления их в соответствующие структуры по запросам
  • ускорить процесс подготовки документации для передачи в архив или на уничтожение
Для сотрудников, работающих с финансовой документацией
  • получать доступ к электронным документам, в том числе первичной документации
  • работать со сведениями в удобном режиме с отсутствием необходимости в запрашивании необходимых оригиналов и их ксерокопировании
Как наша компания может помочь

Наша компания предоставит всех необходимых специалистов для внедрения системы автоматизации: программистов, разработчиков, консультантов, аналитиков. Комплексная работа поможет внедрить систему с получением максимально выгодного результата за счет полной оптимизации процесса работа с документацией.

Воспользовавшись нашими услугами, вы получите не только надежную базу данных с правом хранения документов, но и возможность совершать с ними все операции, необходимые для полноценного управления бухгалтерским и финансовым учетом.

Почему именно наша компания
Обращение к нам гарантирует:
  • Сотрудничество с опытным и квалифицированным партнером
  • Консультирование на всех этапах взаимодействия
  • Оптимальные условия по ценам и срокам выполнения работ
Хотите эффективно управлять финансовыми и бухгалтерскими документами? Обращайтесь к нам!